Trabajo Final de Sistema de Contabilidad

Universidad Abierta para Adultos
Escuela:
Escuela de negocios.
Nombre:
Andry Gallardo Marte
Asignatura:
Sistema de Contabilidad
Matricula:
2019-05484
Facilitador:
Mariana Grullart Cortorreal
Tema:
Trabajo Final
Fecha:
17 de Marzo del 2021, Santiago, Rep. Dom.
Afrecho Rodríguez
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE EFECTIVO
Afrecho Rodríguez
PR-CE-01 | MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE EFECTIVO
Manual de Procedimiento de Efectivo
Afrecho Rodríguez S.A.
PR-CE-01 Fecha de Emisión V. 00 Página 1 de 18
16-03-2021
Tabla de Contenido
I. Introducción ............................................................................................ 2
1. Objetivo General....................................................................................... 3
2. Objetivos Específicos ............................................................................... 3
3. Responsabilidades ................................................................................... 3
4. Alcance ..................................................................................................... 3
5. Marco Legal .............................................................................................. 3
6. Definiciones .............................................................................................. 4
7. Políticas .................................................................................................... 5
7.1 Caja General ...................................................................................... 5
7.2 Faltante de efectivo en Caja General ................................................. 5
7.3 Sobrantes en Caja General................................................................ 6
7.4 Caja Chica de RRHH ......................................................................... 6
7.5 Caja Chica de Operaciones ............................................................... 7
8. Descripción ............................................................................................... 8
9. Anexos ................................................................................................... 10
9.1 . Diagramas de Flujo ........................................................................ 10
10. Registros ............................................................................................. 13
11. Registro de cambios............................................................................ 16
II. Conclusión ............................................................................................ 17
III. Referencia Bibliográfica ...................................................................... 18
Preparado Por: Andry Gallardo Revisado por: José Luis Rodríguez/ Aprobado por: Bernardo
Leodoro Rodríguez Rodríguez.
Fecha: 14/03/2021 Fecha: 15/03/2021 Fecha: 16/03/2021
Firma: Firma: Firma:

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I. Introducción
En la actualidad, la empresa Afrecho Rodríguez S.A., se encuentra liderando el

mercado referente a la línea de servicios de la venta de alimentos de animales,
sin embargo, en su ambiente interno de trabajo presenta algunas debilidades
entre ellas la inseguridad en la administración del dinero, posibles riesgos de
robos o complicidad entre empleados entre otras irregularidades, lo que trae
como consecuencias que la estructura organizacional se quebrante perjudicando
a los intereses en común de la empresa.
Por tal motivo, se plantea las posibles soluciones que conllevan a direccionar los
procedimientos adecuados para cada momento del proceso, donde aplicando
un plan estratégico podría cambiar los controles internos de una forma
sistemática e inclusive con alto grado de responsabilidad por parte de cada
colaborador perteneciente a los procesos.
El siguiente Manual muestra de manera específica la división o categoría de tres

áreas donde se maneja el efectivo de manera concurrida, caja general, caja chica
de RRHH y caja chica de Operaciones, donde se realizaron políticas que vayan
acorde a tener un control que asegure la transparencia y la eficiencia de los
procesos.

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1. Objetivo General
Instaurar los procedimientos para ordenar las actividades de recepción, entrega
y custodia de los ingresos y egresos en efectivo de la empresa Afrecho
Rodríguez S.A. Para garantizar que los registros sean completados de manera
correcta.
2. Objetivos Específicos
Asegurar el correcto funcionamiento y administración del efectivo entregado y
recibido.
Establecer los procedimientos administrativos para la asignación, utilización,
reposición y rendición del efectivo.
Establecer las funciones y responsabilidades que debe n cumplir, en cuanto a la
utilización y presentación de los documentos que lo respaldan.
Presentar los procedimientos para todas aquellas personas que intervienen en
los procesos, debiendo apegarse estrictamente a los términos señalados.
3. Responsabilidades
Dirección General y Financiera son los encargados de la aprobación de este
procedimiento.
El Departamento de contabilidad es responsable de implementar, mantener y
velar por el cumplimiento de este Procedimiento.
4. Alcance
Este manual define los pasos a seguir, para que sirvan de apoyo para toda el
área de finanzas de Afrecho Rodríguez S.A. en lo que concierne el proceso
contable.
5. Marco Legal
Afrecho Rodríguez S.A., es una empresa dominicana que pertenece al sector
pecuario dedicada a la producción, distribución, y comercialización de productos
avícolas, porcinos y de ganadería; constituida con sus registros ante el ONAIPI
desde el año 2002.

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Las disposiciones que conforman el marco jurídico, para el manejo contable, son
las siguientes:
Ley General de las Sociedades Comerciales y Empresa, No. 479-08 de la
República Dominicana.
Ley No. 227-06 que otorga personalidad jurídica y autonomía funcional,
presupuestaria, administrativa, técnica y patrimonio propio.
6. Definiciones
Efectivo: Dinero en forma de monedas o papel moneda (billetes) que se utiliza
para realizar pagos en metálico o efectivo.
Caja: Oficina o ventanilla donde se recibe dinero y se hacen pagos.
Departamento de Contabilidad: Encargado de la administración, concentración
registro y custodia.
Encargado de Contabilidad: Se refiere al jefe del Departamento de
Contabilidad.
Operador de caja: Responsable de recepción de los pagos en caja.
Auxiliar de Contabilidad: Responsable en sustitución del Encargado de
Contabilidad.
Arqueo: Consiste en contar el efectivo que hay en caja en un momento
determinado, y comprobar que coincide con el saldo contable de la cuenta que
refleja el movimiento de efectivo.
Formularios: Tipo de información documentada utilizada para la recolección de
los resultados derivados de la ejecución de una actividad de un proceso. Esta
información se utiliza como evidencia para demostrar la conformidad de un
proceso.
Manual: Tipo de información documentada que establece políticas y/o
directrices para la gestión de un proceso.
Registros: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades realizadas.

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7. Políticas
7.1 Caja General
El Operador de caja será responsable de tener en funcionamiento su caja en los
horarios y días que el del Encargado (a) del departamento de Contabilidad le
indique.
Es de carácter obligatorio que el sistema de caja Newsoft sea iniciado a la misma
hora que inicie la labor del Operador de caja y sea cerrado a la hora que finalice
el horario de trabajo.
El Operador de caja no debe abandonar su lugar de trabajo asignada sin notificar
al Auxiliar de Contabilidad para que este último pueda ocupar su puesto durante
la ausencia.
En caja solo se recibe dinero en efectivo, los pagos vía cheques deben de
realizarse vía banco.
El Encargado (a) del departamento de Contabilidad le debe de entregar una
suma de RD$65,000.00 pesos al Operador de caja para el inicio del día laboral
y completar el Formulario de apertura de caja (FO-C-01 V00).
Se debe de registrar los pagos por ventas inmediatamente en el sistema
computarizado y el Operador de caja debe de guardar una copia de cada factura
para el cierre al final del día.
El o la auxiliar de Contabilidad debe de permanecer con el Operador de caja para
el cierre y cuadre de la caja, en caso de surgir alguna novedad se debe de
notificar al Encargado (a) del departamento de Contabilidad.
Se debe de completar el Formulario de cierre de caja (FO-C-02 V00)
acompañado del volante final que imprime el software automatizado y las
facturas impresas.
7.2 Faltante de efectivo en Caja General
Si se detecta un faltante en el Cierre de caja, deberá notificarse al Encargado (a)
del departamento de Contabilidad inmediato procediendo a realizar la revisión,
si efectivamente es un faltante deberá ser reflejado en su sueldo semanal.

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Determinado el faltante, el Operador de la caja tendrá la obligación de

reembolsar el importe total del faltante, debiendo documentarse mediante el
Formulario de faltante en caja (FO-C-03 v00).
El desembolso de devuelta ser determina de la siguiente manera:
a) Cuando el faltante sea menor de RD$1,001.00 pesos se procederá a
formular un vale de caja a cubrir el próximo día de cobro de sueldo
semanal.
b) Si el monto es de RD$1001.00 hasta RD$5,000.00 se realizarán
descuentos con el tope máximo permitido vía nomina hasta su pago total.
c) Si los montos son superiores a RD$5,001.00 se procede a rescindir el
contrato laboral, debiendo cubrir con el finiquito el monto correspondiente.
7.3 Sobrantes en Caja General.

Toda diferencia (sobrante) deberá ser reflejado en el Cierre de caja, debiendo
notificar al Encargado (a) del departamento de Contabilidad, quien lo
documentará mediante el Formulario de Sobrantes en Caja (FO-C-04 v00).
7.4 Caja Chica de RRHH
Se entregará al Departamento de Recursos Humanos un fondo fijo de Caja
Chica de RD$15,000.00 pesos para gastos menores, el o la encargado (o) del
departamento deberá firmar el Formulario de recepción de efectivo de Caja
Chica (FO-C-05 v00).
La Caja Chica de RRHH será administrada por la Auxiliar de RRHH, cumpliendo
con los debidos procesos de gastos.
La autorización de gastos con Fondos de Caja Chica de RRHH, corresponde a
la o el encargado (a) del departamento, debidamente firmado y sellado el Vale.
Los fondos de caja chica no se utilizarán para realizar pagos a proveedores con
los que Afrecho Rodríguez S.A. tiene crédito autorizado, se debe hacer la
consulta previamente en Contabilidad.
Todos los gastos de caja chica deberán ser reembolsados durante el mes.
De forma periódica se realizarán arqueos de los fondos de caja chica para
constatar el manejo adecuado de la misma.

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La reposición del Fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya

gastado un máximo del 50% del monto asignado, adjuntando la liquidación y
comprobantes respectivos.
La reposición de los Fondos debe de ser solicitada por la Auxiliar de Contabilidad
vía el Formulario de recepción de efectivo de Caja Chica (FO-C-03).
7.5 Caja Chica de Operaciones
Se entregará al Departamento de Operaciones un fondo fijo de Caja Chica de
RD$50,000.00 pesos para gastos menores, el o la encargado (o) del
departamento deberá firmar el Formulario de recepción de efectivo de Caja
Los gastos que se ejecuten con fondos de caja chica del área de producción
deberán estar debidamente presupuestados.
Para que un colaborador de Afrecho Rodríguez pueda obtener efectivo para
realizar gastos menores de las diferentes áreas debe solicitar vale al Auxiliar de
Operaciones de caja chica, Formulario de Gastos Menores Operaciones de
Caja Chica (FO-C-06 v00), y solo de esta única y exclusiva manera se puede
entregar lo solicitado.
El monto máximo a proporcionar es de RD$5,000.00 pesos y se debe tramitar la
firma de autorización del jefe inmediato del área que solicita el efectivo.
Las facturas deben contar con una breve explicación que justifique claramente
el gasto.
Entregar el vale de caja chica debidamente firmado por el jefe de área y la
persona responsable del efectivo al Auxiliar de Operaciones.
En término de dos días el colaborador deberá proceder a liquidar dicho anticipo
contra presentación de facturas contables.
En el caso en el que el colaborador no liquide los anticipos de fondos que se le
hayan otorgado, en el término de dos días no se le será otorgado al
departamento al que pertenezca el colaborador un nuevo anticipo de caja chica,
ni se procederá a realizarles reembolsos de gastos hasta que liquiden el vale
pendiente.

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En el caso que antes de finalizar el mes no proceda a la liquidación del anticipo,

esté será descontado de nómina y el colaborador no tendrá derecho a justificar
los gastos realizados.
Bajo ninguna circunstancia los fondos asignados de Caja chica podrán ser
utilizados por el responsable del manejo de los fondos o por cualquier
colaborador que solicite un anticipo, para usos distintos de los gastos de la
Asociación.
Si durante los arqueos de fondos existieran faltantes, estos deberán ser
reintegrados en forma inmediata, y se levantará un acta de dicha situación,
enviando copia al expediente de personal del responsable del manejo de fondos.
Todos los gastos de caja chica deberán ser reembolsados al departamento de
Contabilidad durante el mes.
8. Descripción
No Descripción Responsable
Caja General
1 Apertura la General introduciendo su usuario en el Operador de caja
software automática NewSoft.
2 Entrega dinero a caja cuando inicia su apertura como Encargado (a) de
punto de partida del día. Contabilidad.
3 Recibe a los usuarios que van a realizar pago por Operador de caja
concepto de ventas.
4 Debe de acompañar al Operador de caja para el Auxiliar de Contabilidad/
cierre de la caja general al final del día completando Operador de caja
el Formulario de cierre de caja (FO-C-02 V00).
5 Si se detecta un faltante o sobrante en el Cierre de Auxiliar de Contabilidad
caja, deberá notificarse al Encargado (a) del
departamento de Contabilidad inmediato
procediendo a realizar la revisión.
6 Revisa el cierre de caja y aplicando las Normas ya Encargado (a) de
establecida en este manual se procede. Contabilidad.
Caja Chica RRHH
1 El Auxiliar de Contabilidad entrega el dinero de Caja Auxiliar de Contabilidad/
Chica al Encargado de RRHH, completando el Encargado (a) RRHH.
Formulario de recepción de efectivo de Caja

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2 Debe de completar un vale justificando las razones Colaborador solicitante

de solicitar dinero para un gasto.
3 Verifica el vale y confirma con el Encargado la Auxiliar de RRHH
autorización del vale.
4 Si fue aprobado se procede a colocarle el sello Encargado (a) RRHH.
correspondiente.
5 El Colaborador solicitante una vez terminado el gasto Auxiliar de RRHH
debe de entregar las facturas y vale de gastos al
departamento de RRHH.
6 Si se gastado un máximo del 50% del monto Encargado (a) RRHH.
asignado, adjuntando la liquidación y comprobantes
respectivos la reposición de los Fondos debe de ser
solicitada por la Auxiliar de Contabilidad vía el
Chica (FO-C-03).
Caja Chica Operaciones (Producción)

1 Se entregará al Departamento de Operaciones un Auxiliar de Contabilidad/
fondo fijo de Caja Chica de RD$50,000.00 pesos Encargado (a) RRHH.
para gastos menores, el o la encargado (o) del
departamento deberá firmar el Formulario de
recepción de efectivo de Caja Chica (FO-C-05
v00).
2 Solicita dinero para un gasto llenando el Formulario Solicitantes o Colaborador

de Gastos Menores Operaciones de Caja Chica
(FO-C-06 v00)
3 Verifica el vale y confirma con el Encargado la Auxiliar de Operaciones
autorización del vale.
4 El Colaborar solicitante una vez terminado el gasto Auxiliar de Operaciones,
debe de entregar las facturas y vale de gastos al
departamento de RRHH.
5 Si se gastado un máximo del 30% del monto Encargado de Operaciones.
asignado, adjuntando la liquidación y comprobantes
respectivos la reposición de los Fondos debe de ser
solicitada por la Auxiliar de Contabilidad vía el
Chica (FO-C-03).

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9. Anexos
9.1 . Diagramas de Flujo

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10. Registros
CODIGO NOMBRE ALMACENADO TIEMPO RETENCION
PR-CE-01 Procedimiento de Control Físico/Digital 3 años
de Efectivo
FO-C-01 V00 Formulario de apertura de Físico/Digital 3 años
caja.
FO-C-02 V00 Formulario de cierre de Físico/Digital 3 años
caja
FO-C-03 V00 Formulario de faltante en Físico/Digital 3 años
caja
FO-C-04 V00 Formulario de Sobrantes Físico/Digital 3 años
en Caja
FO-C-05 V00 Formulario de recepción Físico/Digital 3 años
de efectivo de Caja Chica
FO-C-06 V00 Formulario de Gastos Físico/Digital 3 años
Menores Operaciones de
Caja Chica
AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

Formulario de apertura de caja.
FO-C-01 V00 Número:
Lugar y Fecha:
Unidad Administrativa:
Nombre del Responsable:
APERTURA DE CAJA GENERAL Monto

Monto Solicitado:
Responsable del Fondo Responsable Financiero
Nombre: Nombre:

16-03-2021

Formulario de Cierre de Caja
Lugar y Fecha:
CIERRE CAJA GENERAL Monto Inicial

Monto Final:
Nombre: Nombre:

Formulario de faltante en caja
Lugar y Fecha:
FALTANTE EN CAJA Monto Final:

Monto Faltante:
Nombre: Nombre:

16-03-2021

Formulario de sobrante en caja
Lugar y Fecha:
SOBRANTE EN CAJA Monto Final:

Monto Sobrante:
Nombre: Nombre:

Formulario de recepción de efectivo de Caja Chica
Lugar y Fecha:
Entidad Desconcentrada:
APERTURA Monto
Monto Solicitado:
Monto
Depositado:

EOD
Nombre: Nombre:

16-03-2021

Formulario de cierre de efectivo de Caja Chica
Lugar y Fecha:
Entidad Desconcentrada:
APERTURA Monto
Monto Solicitado:
Monto
Depositado:

EOD
Nombre: Nombre:
11. Registro de cambios
PREPARADO/ APROBADO POR

VERSION FECHA
DESCRIPCIÓN MODIFICADO POR
Afrecho Rodriguez
00 16/03/2021 Primera Edición Andry Gallardo

16-03-2021
II. Conclusión
Para finalizar, luego de los cambios realizado es evidente que se presente la

resistencia al cambio por parte de los involucrados en todos los procesos de este
Manual de Procedimiento de Efectivo, por lo que se recomienda un plan de
capacitación en general para mostrar los beneficios del trabajo organizado y
enseñar de manera detallada este procedimiento.
El diseño del Manual de Procedimientos garantizaría un mejor desarrollo de las

operaciones en las cajas chicas junto con el personal involucrado en todos sus
procesos.
Se aconseja actualizar el Manual de Procedimientos cada año si fuese

necesario, o cuando amerite añadir o cambiar procedimientos según el
crecimiento del negocio.

16-03-2021
III. Referencia Bibliográfica
Álvarez, T. M. (2002). Manual para elaborar Políticas y Procedimientos. México:

Editorial Panorama.
Arias, F. G. (2012). Proyecto de Investigación: Introducción a la Metodología

Científica. Caracas, Venezuela: Editorial Episteme C.A.
Barquero, M. (2013). Manual Práctico de Control Interno. Barcelona: Profit

Editorial.
Jiménez, P. E. (2013). Diccionario de Administración y Finanzas. Estados Unidos

de Norteamérica.

Trabajo Final de Sistema de Contabilidad

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Universidad Abierta para Adultos

2. Objetivos Específicos ............................................................................... 3

5. Marco Legal .............................................................................................. 3

7.1 Caja General ...................................................................................... 5

7.2 Faltante de efectivo en Caja General ................................................. 5

7.3 Sobrantes en Caja General................................................................ 6

7.4 Caja Chica de RRHH ......................................................................... 6

7.5 Caja Chica de Operaciones ............................................................... 7

9.1 . Diagramas de Flujo ........................................................................ 10

10. Registros ............................................................................................. 13

11. Registro de cambios............................................................................ 16

II. Conclusión ............................................................................................ 17

III. Referencia Bibliográfica ...................................................................... 18

Firma: Firma: Firma:

En la actualidad, la empresa Afrecho Rodríguez S.A., se encuentra liderando el

El siguiente Manual muestra de manera específica la división o categoría de tres

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

Determinado el faltante, el Operador de la caja tendrá la obligación de

7.3 Sobrantes en Caja General.

Firma: Firma: Firma:

La reposición del Fondo deberá ser solicitada en el momento que se haya

Firma: Firma: Firma:

En el caso que antes de finalizar el mes no proceda a la liquidación del anticipo,

Firma: Firma: Firma:

2 Debe de completar un vale justificando las razones Colaborador solicitante

Caja Chica Operaciones (Producción)

2 Solicita dinero para un gasto llenando el Formulario Solicitantes o Colaborador

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

Firma: Firma: Firma:

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-01 V00 Número:

APERTURA DE CAJA GENERAL Monto

Responsable del Fondo Responsable Financiero

Firma: Firma: Firma:

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-02 V00 Número:

CIERRE CAJA GENERAL Monto Inicial

Responsable del Fondo Responsable Financiero

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-03 V00 Número:

FALTANTE EN CAJA Monto Final:

Responsable del Fondo Responsable Financiero

Firma: Firma: Firma:

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-04 V00 Número:

SOBRANTE EN CAJA Monto Final:

Responsable del Fondo Responsable Financiero

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-05 V00 Número:

Responsable del Fondo Responsable Financiero

Firma: Firma: Firma:

AFRECHO RODRIGUEZ S.A.

FO-C-06 V00 Número:

Responsable del Fondo Responsable Financiero

11. Registro de cambios

PREPARADO/ APROBADO POR

Firma: Firma: Firma:

Para finalizar, luego de los cambios realizado es evidente que se presente la