Informe de Practicas

Actualización y seguimiento de causación y acuse de facturas, cuentas de cobro y
legalizaciones
Informe de Avance
Lina María Delgado Sarmiento
Director:
Alvaro Camilo Muñoz Morales
Universidad Ean
Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas
Programa Académico Contaduría Pública
Práctica Profesional
Bogotá, 29/09/2023
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Aspectos Generales
Modalidad de práctica Empresarial
Periodo de ejecución de la práctica 4 de julio de 2023 a 3 de enero de 2024
Nombre del estudiante Lina Maria Delgado Sarmiento
Correo institucional del estudiante ldelgado7503@universidadean.edu.co
Teléfono del estudiante 3118324309
Compañía Connect Assistance S.A.S
Tutor empesarial Luz Dary Quiroga Prada
Correo del tutor empresarial lquiroga@connect.com.co
Teléfono del tutor empresarial 4322350
Monitor académico
Correo del monitor académico
Teléfono del monitor académico
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Tabla de Contenido
Aspectos Generales.......................................................................................................................2
Desarrollo.......................................................................................................................................4
Propósito.....................................................................................................................................4
Objetivos.....................................................................................................................................5
Objetivo general......................................................................................................................5
Objetivos específicos..............................................................................................................5
Justificación................................................................................................................................6
Descripción de la Empresa.........................................................................................................7
Metodología..............................................................................................................................11
Fases para el desarrollo del proyecto...................................................................................11
Técnicas, herramientas e instrumentos utilizados................................................................12
Cronograma de Trabajo............................................................................................................12
Seguimiento de los objetivos y actividades..............................................................................19
Bibliografía................................................................................................................................22
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Desarrollo
Propósito
Apoyar el área de contabilidad para cumplir con los tiempos de causación y pago oportuno de
facturas, cuentas de cobro, anticipos y cajas menores, asi como realizar el acuse de recibido de las
facturas y aprobación pertinente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para
cumplir con el requisito de aprobar o rechazar las facturas de acuerdo con los tiempos establecidos
por este ente y así evitar reprocesos relacionados con las facturas recibidas. Estas actividades se
realizarán con el fin de evitar retrasos en el proceso de causación, acuse y pago, agilizando el trámite
de los mismos y otros procesos contables posteriores que se pueden ver afectados si alguno de estos
procesos no se realiza a tiempo.
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Objetivos
Objetivo general.
Realizar la causación y acuse de facturas de proveedores y suplidoress, cuentas de cobro,
anticipos, cajas menores y generación de documentos soportes en lo tiempos establecidos por la
empresa y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cumplir con los requisitos de
aprobación o rechazo exigidos por este ente.
Objetivos específicos.
 Comprobar diariamente qué facturas, cuentas de cobro, cajas menores y legalizaciones se
encuentran pendientes de causación.
 Validar el cumplimiento de los requisitos para causación y pago de documentos, así como
el centro de costos al que se debe asignar.
 Causar facturas, cuentas de cobro, cajas menores y legalizaciones que cumplan con los
parámetros establecidos en las fechas acordadas para el pago oportuno de las mismas.
 Evaluar reportes RADIAN de las facturas registradas para verificar de aprobación o
rechazo.
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Justificación
El proyecto de practica empresarial se realiza en primer lugar para adquirir experiencia profesional
en el área de estudio y así poder entender como desespeñarse en un ambito laboral, profesional y
personal, por medio de los conocimientos obtenidos en la a lo largo de la formación profesional,
ademas de generando nuevo conocimiento que genera el el ambito empresarial. Al realizar este
proyecto, ademas de fortalecer aspectos profesionales y personales, se complementan los
conocimientos tecnológicos que son vitales en la profesión, siempre actualizandose en este sentido,
utilizando herramientas elementales para continuar el proceso profesional. Por otra parte, es
importante resaltar que se desarrollan habilidades de trabajo en equipo y sociales que son
indispensables para afrontar la demanda actual del entorno.
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Descripción de la Empresa
Connect Assistance fue fundada en el año 2011 en Puerto Rico, brinda asistencia en carretera,
hogar y personal las 24 horass del dia, los 7 días de la semana. Actualmente la compañía ofrecce
servicios a traves de distribuidores de automoviles, comapias de seguros y suscripciones directa al
consimidor que se venden en varios canales minoristas. La empresa opera en Puerto Rico, Panamá,
Costa Rica, Colombia y Mexico. Su misión es “Construimos el futuro que queremos resolviendo
problemas ordinarios con soluciones extraordinarias” y su código de trabajo es “Ayudamos personas,
firmamos nuestro trabajo, optimistas con iniciativa, crecemos juntos, siempre en beta, inovamos
centrados en el usuario”. Dentro de la organización se realiza la práctica empresarial en el área de
contabilidad.
Marco teórico
Tesorería
Esta constituye el área o departamento que debe manejar, gestionar y controlar los recursos
financieros de una empresa de forma eficiente y efectiva, esta también se encarga de supervisar la
entrada y salida de dinero, en esto se incluye la gestión de caja y las relaciones bancarias, además
de asegurar el cumplimiento de las obligaciones financieras (Atencio, 2015; Sánchez, 2022). Otras de
las funciones del departamento de tesorería en las compañías es el establecimiento de relaciones
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financieras, la identificación y control de riesgos y la gestión de la liquidez (López & Soriano, 2014;
PwC, 2014; Sánchez, 2022).
Funciones de la tesorería
Las funciones anteriormente mencionadas son de gran importancia para las finanzas de la compañía,
pues gracias a estas es que se puede determinar el efectivo que posee la empresa en un momento
determinado y permite estimar cuanto se tendrá a futuro en la empresa (Sánchez, 2022). Algunas de
las actividades o responsabilidades más importantes de la tesorería en la empresa son:
- Mantener la liquidez de la empresa: Esto gracias a la previsión realizada por tesorería,
donde es posible identificar las necesidades que podría tener la empresa a futuro, con lo cual
se pueden tomar acciones previamente (CUVIV Business Services S.L., 2023).
- Cumplimiento de obligaciones fiscales: Es la tesorería la que se encarga del pago de
impuestos y servicios, con los cuales se pueden tener beneficios fiscales para la organización
y evaluación del departamento, asimismo, para la evasión de multas o sanciones para la
compañía (Andrada, 2019).
- Toma de decisiones: Los análisis realizados por la tesorería, también facilitan la toma de
decisiones financieras, dado a que estas dan información crítica sobre el efectivo que está
disponible para la financiación de inversiones o si es necesario recaudar más dinero o buscar
financiamiento adicional (Sánchez, 2022; CUVIV Business Services S.L., 2023).
- Gestión de riesgo: Como se mencionó anteriormente, gracias a este departamento se
evalúan y se controlan los riesgos que puede presentar la compañía, teniendo en cuenta si
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puede haber ausencia de fondos, inhabilitación para solicitud de créditos, posibilidad de
recesión económica, entre otros. Con el fin de que no se vea afectado el cumpliento de sus o
bligaciónes a corto plazo (Andrada, 2019; CUVIV Business Services S.L., 2023).
- Gestión de capital: Mediante la evaluación de planes de inversión y crecimiento, la tesorería
permite que los fondos etén fuera de riesgo y se mantengan en una tasa de retorno favorable
para la compañía, esta función es realizada en colaboración con los departamentos de
contabilidad o investigación de la empresa para gestionar estos costos y finanzas (Andrada,
2019).
Gestión de pagos a proveedores y servicios públicos
Siguiendo con lo anterior, el área financiera de la compañía también es encargada de la realización
de pagos de servicios públicos, asimismo como los pagos a proveedores. Según el Fondo Monetario
Internacional (2014), gran cantidad de compañías presentan atrasos y otros inconvenientes con el
pago de gastos y servicios públicos, entre los cuales están el pago de prestaciones de seguridad
social y de servicios como el suministro eléctrico, de agua o teléfono. Estos pagos son de gran
importancia debido a que estas ayudan a la empresa a mantenerse operativa (Lema et al., 2021). En
adición, es necesario mencionar que el control de estos cobros y pagos no es sencillo en todos los
casos, pues algunos clientes solicitan prórogas para los plazos de los pagos, para lo cual muchas
empresas anticipan el cobro de las facturas y recurren al factoraje (adquisición de créditos). Por otra
parte, en el caso de proveedores, normalmente estos imponen plazos cortos de pago o solicitar el
pago de contado, en este caso las empresas negocian con estos la financiación de pagos mediante la
negociación de plazos de pago con intereses (Bonilla, 2000; Fernández, 2022).
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Es necesario mencionar que para la gestión de tesorería es importante conocer diversos métodos o
instrumentos que existen de cobro y pago, de esta forma es fácil seleccionar el mejor método que
pueda suplir los requerimientos de la empresa para poder cumplir con las obligaciones de cobro y
pago mencionadas previamente (C.E.E.I. Galicia, 2009). Entre estos métodos de pago se encuentran,
el cheque bancario, transferencia a cuentas bancarias; recibo bancario, el cual es un documento
emitido por la empresa dado a una entidad financiera para ser dado a una cuenta específica; billete
de empréstito, el cual es similar a un cheque y permite determinar una fecha para la cual este puede
ser cobrado; entre otros métodos (C.E.E.I. Galicia, 2009). Todo este proceso para la gestión de
cobros y pagos es importante de que sea realizado con ayuda de softwares, pues gracias a estos la
gestión de pagos y cobros puede ser realizada de forma óptima para determinar las ganacias y
relaciones con clientes y proveedores (Wolters Kluwer TAA, 2023).
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Metodología
La metodologia se basa en en el desarrollo de habilidades blandas, aprendizaje enfocado en el
área de tesoreria, autonomia y trabajo colaborativo con los miembros del equipo contable por medio
de la practica de proceso contables con la ayuda de herramientas tecnológicas y software contable y
de proceso de pagos para aprender el proceso de contabilización y pago a proveedores.
Fases para el desarrollo del proyecto.
1. El proceso inicia la primera semana de cada mes, se realiza la apertura de la contabilidad y se
empiezan a descargar las facturas y cuentas de cobro que llegan al buzon de facturación
electrónica y se hace la revisión de los requisitos de la factura (datos de emisor y receptor,
resolución vigente y fecha del mes actual) y solicitan las aprobaciones necesarias de acuerdo
con el área que solicitó el producto o servicio.
2. Luego de que se aprueba la factura, se causa en el programa BeanWorks para la respectiva
aprobación de pagos por parte de gerencia. En el caso de las facturas, se genera el acuse y
aprobación o rechazo ante la Dian y en el caso que el proveedor no esté obligado a facturar, se
genera el documento soporte correspondiente.
3. Posteriormente este programa exporta la información al software contable Intacc para que
quede registrado tanto la causación como el pago.
4. Semanalmente, se descarga el reporte RADIAN para confirmar que todas las facturas hayan
sido recibidas, se hace el cruce de facturas, si no se encuentra registrada, se descarga, se
valida que cumpla con los requisitos y se envía para aprobación.
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5. El cierre contable mensual se realiza la primera o segunda semana del siguente mes, se
realiza el último barrido de información de facturas que no hayan llegado, pendientes de
aprobación o pendientes de pago y se causan en el sistema.
6. El proceso vuelve a iniciar mensualmente.
Técnicas, herramientas e instrumentos utilizados
Se emplearán la siguentes herramientas e instrumentos para la correcta realización de las
labores en la empresa:
Para el registro contable se utiliza la plataforma Intacct que es un software de contabilidad y
administración financiera en la nube que automatiza las operacione contables de la empresa.
Para la aprobación y programación de pagos se utiliza la plataforma BeanWorks en la cual se
realiza la causación de facturas a proveedores para el área encargada o la que solicitó el servicio
apruebe el pago y posteriormente se exporte a la plataforma de Intacct.
Adicionalmente, se utiliza diariamente Office 365, especialmente Excel para manejo de bases de
datos y causaciones manuales que se requieren en ciertos casos, además de guardar registro de
los archivos en carpetas compartidas que puede visibilizar toda el área.
Cronograma de Trabajo
MES 1 – JULIO
DIA Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Explicación del proceso de
acuse y Actualización del estado de Emisión de documentos
Ingreso a la empresa y aprobación/rechazo de acuse de las facturas de soporte pendientes de mayo a
LUNES capacitación inicial facturas electrónicas mayo a la fecha. la fecha.
Actualización del estado de Actualización del estado de Emisión de documentos
acuse de las facturas de acuse de las facturas de soporte pendientes de mayo a
MARTES Capacitación mayo a la fecha. mayo a la fecha. la fecha.
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Utilización de herramientas
tecnológicas, primera
contabilización de facturas y Actualización del estado de Actualización del estado de Emisión de documentos
cuentas de cobro con apoyo acuse de las facturas de acuse de las facturas de soporte pendientes de mayo a
MIERCOLES del equipo contable mayo a la fecha. mayo a la fecha. la fecha.
Validación de documentos
Actualización del estado de soporte para no obligados, Emisión de documentos
acuse de las facturas de confirmación de que se soporte pendientes de mayo a
JUEVES Contabilización de facturas mayo a la fecha. encuentren emitidos la fecha.
Contabilización de cuentas
de cobro y explicación de Actualización del estado de Emisión de documentos Emisión de documentos
emisión de documentos acuse de las facturas de soporte pendientes de soporte pendientes de mayo a
VIERNES soporte mayo a la fecha. mayo a la fecha. la fecha.
MES 2 – AGOSTO
Causación y aprobación de
pago con las respectivas
retenciones, acuse de
recibido y
aprobación/rechazo de
Cierre contable, causación facturas electrónicas que Validación de facturas
de facturas pendientes del lleguen en el transcurso del relacionadas en cajas menores,
mes de julio, revisión día, así como documentos confirmar que se encuentren a
general de lo contabilizado soporte asociados a nombre de la empresa y que
durante el mes, cuentas de cobro. los valores legalizados
Emisión de documentos confirmando que todo se Validación del cumplimiento coincidan. Causación de
soporte pendientes de mayo encuentre debidamente de los requisitos de cada legalizaciones de caja a la
LUNES a la fecha. ingresado en el sistema. documento. plataforma de pagos.
retenciones, acuse de Causación y aprobación de
recibido y pago con las respectivas
aprobación/rechazo de retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que Cierre contable, causación y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del de facturas pendientes del facturas electrónicas que
día, así como documentos mes de julio, revisión lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a general de lo contabilizado así como documentos soporte
cuentas de cobro. durante el mes, asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento confirmando que todo se Inicio de proceso de arqueo Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada encuentre debidamente de caja menor de cada los requisitos de cada
MARTES documento. ingresado en el sistema. sede. documento.
aprobación/rechazo de Validación de facturas retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que relacionadas en cajas y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del Cierre contable, causación menores, confirmar que se facturas electrónicas que
día, así como documentos de facturas pendientes del encuentren a nombre de la lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a mes, revisión general de lo empresa y que los valores así como documentos soporte
cuentas de cobro. contabilizado durante el legalizados coincidan. asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento mes, confirmando que todo Causación de Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada se encuentre debidamente legalizaciones de caja a la los requisitos de cada
MIERCOLES documento. ingresado en el sistema. plataforma de pagos. documento.
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Causación y aprobación de Causación y aprobación de Causación y aprobación de
pago con las respectivas pago con las respectivas pago con las respectivas
retenciones, acuse de retenciones, acuse de retenciones, acuse de Causación y aprobación de
recibido y recibido y recibido y pago con las respectivas
aprobación/rechazo de aprobación/rechazo de aprobación/rechazo de retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que facturas electrónicas que facturas electrónicas que y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del lleguen en el transcurso del lleguen en el transcurso del facturas electrónicas que
día, así como documentos día, así como documentos día, así como documentos lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a soporte asociados a soporte asociados a así como documentos soporte
cuentas de cobro. cuentas de cobro. cuentas de cobro. asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada de los requisitos de cada de los requisitos de cada los requisitos de cada
JUEVES documento. documento. documento. documento.
Causación y aprobación de Causación y aprobación de Causación y aprobación de
pago con las respectivas pago con las respectivas pago con las respectivas
retenciones, acuse de retenciones, acuse de retenciones, acuse de Causación y aprobación de
recibido y recibido y recibido y pago con las respectivas
aprobación/rechazo de aprobación/rechazo de aprobación/rechazo de retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que facturas electrónicas que facturas electrónicas que y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del lleguen en el transcurso del lleguen en el transcurso del facturas electrónicas que
día, así como documentos día, así como documentos día, así como documentos lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a soporte asociados a soporte asociados a así como documentos soporte
cuentas de cobro. cuentas de cobro. cuentas de cobro. asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada de los requisitos de cada de los requisitos de cada los requisitos de cada
VIERNES documento. documento. documento. documento.
MES 3 – SEPTIEMBRE
aprobación/rechazo de Validación de facturas retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que relacionadas en cajas y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del Cierre contable, causación menores, confirmar que se facturas electrónicas que
día, así como documentos de facturas pendientes del encuentren a nombre de la lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a mes, revisión general de lo empresa y que los valores así como documentos soporte
cuentas de cobro. contabilizado durante el legalizados coincidan. asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento mes, confirmando que todo Causación de Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada se encuentre debidamente legalizaciones de caja a la los requisitos de cada
LUNES documento. ingresado en el sistema. plataforma de pagos. documento.
retenciones, acuse de Validación de facturas Causación y aprobación de
recibido y relacionadas en pago con las respectivas
aprobación/rechazo de legalización de viáticos, retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que confirmar que se y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del Cierre contable, causación encuentren a nombre de la facturas electrónicas que
día, así como documentos de facturas pendientes del empresa y que los valores lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a mes, revisión general de lo legalizados coincidan. así como documentos soporte
cuentas de cobro. contabilizado durante el Causación de asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento mes, confirmando que todo legalizaciones de viáticos y Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada se encuentre debidamente proceso para pago en caso los requisitos de cada
MARTES documento. ingresado en el sistema. aplique. documento.
14
Causación y aprobación de Causación y aprobación de
pago con las respectivas pago con las respectivas
retenciones, acuse de retenciones, acuse de Causación y aprobación de
recibido y recibido y pago con las respectivas
aprobación/rechazo de aprobación/rechazo de retenciones, acuse de recibido
facturas electrónicas que facturas electrónicas que y aprobación/rechazo de
lleguen en el transcurso del Cierre contable, causación lleguen en el transcurso del facturas electrónicas que
día, así como documentos de facturas pendientes del día, así como documentos lleguen en el transcurso del día,
soporte asociados a mes, revisión general de lo soporte asociados a así como documentos soporte
cuentas de cobro. contabilizado durante el cuentas de cobro. asociados a cuentas de cobro.
Validación del cumplimiento mes, confirmando que todo Validación del cumplimiento Validación del cumplimiento de
de los requisitos de cada se encuentre debidamente de los requisitos de cada los requisitos de cada
MIERCOLES documento. ingresado en el sistema. documento. documento.
retenciones, acuse de
recibido y
Validación de facturas aprobación/rechazo de
relacionadas en cajas facturas electrónicas que Validación de facturas
menores, confirmar que se Cierre contable, causación lleguen en el transcurso del relacionadas en cajas menores,
encuentren a nombre de la de facturas pendientes del día, así como documentos confirmar que se encuentren a
empresa y que los valores mes, revisión general de lo soporte asociados a nombre de la empresa y que
legalizados coincidan. contabilizado durante el cuentas de cobro. los valores legalizados
Causación de legalizaciones mes, confirmando que todo Validación del cumplimiento coincidan. Causación de
de caja a la plataforma de se encuentre debidamente de los requisitos de cada legalizaciones de caja a la
JUEVES pagos. ingresado en el sistema. documento. plataforma de pagos.
Cierre contable, causación pago con las respectivas
de facturas pendientes del retenciones, acuse de
mes, revisión general de lo recibido y
Validación de facturas contabilizado durante el aprobación/rechazo de Validación de facturas
relacionadas en cajas mes, confirmando que todo facturas electrónicas que relacionadas en legalización de
menores, confirmar que se se encuentre debidamente lleguen en el transcurso del viáticos, confirmar que se
encuentren a nombre de la ingresado en el sistema. día, así como documentos encuentren a nombre de la
empresa y que los valores Envío de archivo soporte asociados a empresa y que los valores
legalizados coincidan. consolidado de cuentas de cobro. legalizados coincidan.
Causación de legalizaciones documentos soporte para Validación del cumplimiento Causación de legalizaciones de
de caja a la plataforma de registro y soporte para de los requisitos de cada viáticos y proceso para pago en
VIERNES pagos. auditorias documento. caso aplique.
MES 4 – OCTUBRE
LUNES documento. ingresado en el sistema. documento. documento.
15
MARTES documento. ingresado en el sistema. documento. documento.
Validación de facturas Validación de facturas
relacionadas en cajas relacionadas en cajas Validación de facturas
menores, confirmar que se Cierre contable, causación menores, confirmar que se relacionadas en cajas menores,
encuentren a nombre de la de facturas pendientes del encuentren a nombre de la confirmar que se encuentren a
empresa y que los valores mes, revisión general de lo empresa y que los valores nombre de la empresa y que
legalizados coincidan. contabilizado durante el legalizados coincidan. los valores legalizados
Causación de legalizaciones mes, confirmando que todo Causación de coincidan. Causación de
de caja a la plataforma de se encuentre debidamente legalizaciones de caja a la legalizaciones de caja a la
JUEVES pagos. ingresado en el sistema. plataforma de pagos. plataforma de pagos.
Cierre contable, causación

de facturas pendientes del Validación de facturas
mes, revisión general de lo relacionadas en
Validación de facturas contabilizado durante el legalización de viáticos, Validación de facturas
relacionadas en cajas mes, confirmando que todo confirmar que se relacionadas en legalización de
menores, confirmar que se se encuentre debidamente encuentren a nombre de la viáticos, confirmar que se
encuentren a nombre de la ingresado en el sistema. empresa y que los valores encuentren a nombre de la
empresa y que los valores Envío de archivo legalizados coincidan. empresa y que los valores
legalizados coincidan. consolidado de Causación de legalizados coincidan.
Causación de legalizaciones documentos soporte para legalizaciones de viáticos y Causación de legalizaciones de
de caja a la plataforma de registro y soporte para proceso para pago en caso viáticos y proceso para pago en
VIERNES pagos. auditorias aplique. caso aplique.
MES 5 – NOVIEMBRE
16
del requisito de cada se encuentre debidamente de los requisitos de cada los requisitos de cada
de los requisitos de cada se encuentre debidamente del requisito de cada los requisitos de cada

MES 5 – DICIEMBRE
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Seguimiento de los objetivos y actividades
OBJECTIVO DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO
ESPECÍFICO METODOLOGÍA
Comprobar Revisar diariamente la Se utilizan siglas en cada Al ser un proceso que
diariamente carpeta donde se uno de los archivos debe realizarse
qué facturas, descargan las facturas y descargados que diariamente, se cumple
cuentas de validar su estado actual, evidencian el estado de los entre un 80 a 85%, sin
cobro, cajas si la misma ya se mismos, si se encuentran embargo, hay facturas
menores y encuentra aprobada, se aprobados se procede con que en algunas
legalizaciones debe causar y encaso la causación, si hace falta ocaciones no se
se encuentran que aplique, pasar a algún requisito para causar, reciben o no llegan al
pendientes de proceso de pago. se deja registrado en el correo de facturación
causación. nombre del documento. electrónica por lo que
se debe realizar un
proceso de revisión en
Radian para que se
cumpla por completo.
Validar el Se verifica que se cuente Se debe verificar si el En general se tiene un
cumplimiento con los documentos proveedor se ecuentra cumplimiento entre el
de los necesarios para aprobar creado en la base de datos 70 a 75%, ya qie en
requisitos para el documento como lo y en caso no se encuntre ocaciones existen
causación y son factura electrónica creado se solicita el RUT, inconsistencias entre el
19
pago de con resolución de cuando se reciben las valor facturado y el
documentos, numeración actualizada, facturas, estas incluyen una valor de la orden del
así como el valor a pagar acorde a orden de servicio y un valor servicio por lo cual se
centro de orden de servicio y RUT. el cual debe coincidir para debe validar el porqué
costos al que ser aprobada, si este no de dichas
se debe coincide se valida con el incosistencias, si se
asignar. proveedor y el área llega a un concenso se
solicitante del servicio. aprueba la facuta y
pasa a proceso de
pago.
Causar Despues de aprobadas, Se deja un registro en el El cumplimiento en
facturas, se procede con la nombre del documento que general es del 95%, en
cuentas de causación de la factura, confirma su primera pocas ocaciones no se
cobro, cajas en caso que se requiera aprobación, se sube al deja el registro en el
menores y el pago se ingresa a la sistema para aprobación de documento notificando
legalizaciones plataforma utilizada para pago y finalmente se que ya se encuetra
que cumplan este proceso tomando exporta al sistema contable aprobada por lo que
con los como referencia los para completar todo su exite un margen de
parámetros datos de vencimiento de proceso. error mínimo.
establecidos la misma. En caso la
en las fechas factura no se encuentre
acordadas registrada
para el pago contablemente, se valida
20
oportuno de el motivo por el cual no
las mismas. se ha recibido la factura
o no ha sido aprobada.
Evaluar Se realiza un cruce de Se descarga el reporte de El cumplimiento es del
reportes información entre lo que facturas recibidas 40%, ya que es un
RADIAN de registra la DIAN y lo que semanalmente a nombre de proceso que inició a
las facturas está incluido dentro del la empresa en la plataforma partir del mes de
registradas sistema contable, en de la Dian y en los archivos septiembre y no se
para verificar caso no se encuentre excel se hace el realiza con la
de aprobación incluida alguna factura comparativo con lo que se frecuencia que debe.
o rechazo. se pasa a proceso de encuentra registrado a
revisión y aprobación. traves de formulas en el
programa Excel.
21
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23
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de 2023. https://agicap.com/es/articulo/gestion-tesoreria-empresa/
Wolters Kluwer TAA (2023). Gestión de tesorería: todas las claves. Wolters Kluwer, recuperado el
26 de octubre de 2023. https://www.wolterskluwer.com/es-es/expert-insights/gestion-de-tesoreria-que-
es-y-claves
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Actualización y seguimiento de causación y acuse de facturas, cuentas de cobro y

Lina María Delgado Sarmiento

Alvaro Camilo Muñoz Morales

Facultad de Administración, Finanzas y Ciencias Económicas

Programa Académico Contaduría Pública

Modalidad de práctica Empresarial

Periodo de ejecución de la práctica 4 de julio de 2023 a 3 de enero de 2024

Nombre del estudiante Lina Maria Delgado Sarmiento

Correo institucional del estudiante ldelgado7503@universidadean.edu.co

Teléfono del estudiante 3118324309

Compañía Connect Assistance S.A.S

Tutor empesarial Luz Dary Quiroga Prada

Correo del tutor empresarial lquiroga@connect.com.co

Teléfono del tutor empresarial 4322350

Correo del monitor académico

Teléfono del monitor académico

Técnicas, herramientas e instrumentos utilizados................................................................12

procesos no se realiza a tiempo.

Realizar la causación y acuse de facturas de proveedores y suplidoress, cuentas de cobro,

anticipos, cajas menores y generación de documentos soportes en lo tiempos establecidos por la

aprobación o rechazo exigidos por este ente.

 Comprobar diariamente qué facturas, cuentas de cobro, cajas menores y legalizaciones se

encuentran pendientes de causación.

el centro de costos al que se debe asignar.

 Evaluar reportes RADIAN de las facturas registradas para verificar de aprobación o

personal, por medio de los conocimientos obtenidos en la a lo largo de la formación profesional,

proyecto, ademas de fortalecer aspectos profesionales y personales, se complementan los

indispensables para afrontar la demanda actual del entorno.

servicios a traves de distribuidores de automoviles, comapias de seguros y suscripciones directa al

problemas ordinarios con soluciones extraordinarias” y su código de trabajo es “Ayudamos personas,

centrados en el usuario”. Dentro de la organización se realiza la práctica empresarial en el área de

las funciones del departamento de tesorería en las compañías es el establecimiento de relaciones

PwC, 2014; Sánchez, 2022).

las actividades o responsabilidades más importantes de la tesorería en la empresa son:

- Mantener la liquidez de la empresa: Esto gracias a la previsión realizada por tesorería,

se pueden tomar acciones previamente (CUVIV Business Services S.L., 2023).

- Cumplimiento de obligaciones fiscales: Es la tesorería la que se encarga del pago de

y evaluación del departamento, asimismo, para la evasión de multas o sanciones para la

compañía (Andrada, 2019).

disponible para la financiación de inversiones o si es necesario recaudar más dinero o buscar

financiamiento adicional (Sánchez, 2022; CUVIV Business Services S.L., 2023).

- Gestión de riesgo: Como se mencionó anteriormente, gracias a este departamento se

- Gestión de capital: Mediante la evaluación de planes de inversión y crecimiento, la tesorería

para la compañía, esta función es realizada en colaboración con los departamentos de

contabilidad o investigación de la empresa para gestionar estos costos y finanzas (Andrada,

Gestión de pagos a proveedores y servicios públicos

Siguiendo con lo anterior, el área financiera de la compañía también es encargada de la realización

negociación de plazos de pago con intereses (Bonilla, 2000; Fernández, 2022).

el cheque bancario, transferencia a cuentas bancarias; recibo bancario, el cual es un documento

relaciones con clientes y proveedores (Wolters Kluwer TAA, 2023).

La metodologia se basa en en el desarrollo de habilidades blandas, aprendizaje enfocado en el

de la practica de proceso contables con la ayuda de herramientas tecnológicas y software contable y

de proceso de pagos para aprender el proceso de contabilización y pago a proveedores.

Fases para el desarrollo del proyecto.

1. El proceso inicia la primera semana de cada mes, se realiza la apertura de la contabilidad y se

electrónica y se hace la revisión de los requisitos de la factura (datos de emisor y receptor,

con el área que solicitó el producto o servicio.

2. Luego de que se aprueba la factura, se causa en el programa BeanWorks para la respectiva

genera el documento soporte correspondiente.

quede registrado tanto la causación como el pago.

sido recibidas, se hace el cruce de facturas, si no se encuentra registrada, se descarga, se

valida que cumpla con los requisitos y se envía para aprobación.

realiza el último barrido de información de facturas que no hayan llegado, pendientes de

aprobación o pendientes de pago y se causan en el sistema.