Actividad evaluativa Eje 1 Gerencia Organizacional

Laura Camila Latriglia Alarcón

Fundación Universitaria del Área Andina

Especialización en Gerencia en Seguridad y Salud en el trabajo,

Modalidad virtual 1 semestre 2021

INTRODUCCIÓN

El Instituto Colombiano de Aprendizaje (INCAP), es una institución de educación para

el trabajo y el desarrollo humano (ETDH), la cual, forma técnicos laborales por

competencias; con el fin de capacitar estudiantes que puedan vincularse al mercado

laboral, complementar aquellos ya vinculados laboralmente que desean actualizar sus

conocimientos o aquellas personas que han adquirido su aprendizaje de manera empírica a

través de su trabajo (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

El instituto Colombiano de aprendizaje INCAP sede Chapinero brinda educación a

través de programas técnicos por competencias, la población de la institución está

conformada por personas de los estratos 1, 2 y 3 de la ciudad de Bogotá, está ubicado en

Chapinero Av caracas Nº 63-66 (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Misión

“Formar integralmente como técnicos laborales por competencias, con excelencia y

calidad, a personas que inician su proceso de formación profesional, complementando a

aquellos ya vinculados laboralmente que desean actualizar sus conocimientos o afianzando

a quienes han adquirido su aprendizaje de manera empírica a través de su trabajo y generar

acciones que propendan por su crecimiento personal y la inserción al mundo laboral, con un

enfoque hacia la globalización y nuevas tendencias tecnológicas, contribuyendo así al

desarrollo económico y social del país” (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Visión
 “Posicionarnos como Institución Educativa líder en educación para el trabajo y

desarrollo humano (ETDH) a nivel nacional, contribuyendo así al mejoramiento y

desarrollo económico de los colombianos, fundamentados en la excelencia y la calidad de

sus productos y servicios” (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

El Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP SAS tiene como objeto social

educación técnica para el trabajo y desarrollo humano, la clasificación de la actividad

económica es educación media técnica y de formación laboral. El INCAP se encuentra en

el sector terciario, el cual comprende todas aquellas actividades en las que el resultado del

proceso de producción no es un bien tangible sino un servicio intangible (Reina, M;

Zuluaga, S; Rozo, M; 2006)

Competencia.

Las principales organizaciones que compiten con el Instituto Colombiano de

Aprendizaje sede Chapinero en Bogotá son las instituciones encargadas de la educación

laboral y desarrollo humano formando técnicos y tecnólogos en diversas áreas. Las

principales instituciones son: el Instituto de Estudios Comerciales (INESCO), la Fundación

de estudio empresarial (FEE), la escuela aeronáutica de Colombia, el Instituto Americano

para el Trabajo y Desarrollo, la Escuela de administración y formación en salud (ESAF) y

el Instituto El Triángulo (Ministerio de Educación, 2009).

Para Gordon (2014), la competencia empresarial se define como la capacidad que tiene

la empresa para desarrollar y mantener ventajas que le permitan sostener una postura

destacada en el mercado; la ventaja es vista como aquellos recursos, o atributos que la

empresa dispone, de la que carecen sus competidores y posibilita obtener un rendimiento

superior en comparación con las demás empresas.

 Cuando existe una situación de competencia en el mercado laboral, los vendedores de un

producto o servicio luchan, de manera independiente, para alcanzar beneficios e incremento

de ventas; la competitividad empresarial se manifiesta en diferencias de los precios, en la

calidad, en el servicio los cuales son valorados y preferido para los clientes (Gordon, 2014).

En concordancia con lo anterior, para Rubio y Baz (2010), la competitividad es lo que

impulsa el desarrollo de una empresa, permitiendo así que la empresa sea exitosa en el

contexto donde compite; lo anterior, se complementa con sus estructuras internas, lo que

implica un desarrollo de su capacidad y una organización para aumentar la productividad,

elevando sus ganancias, disminuyendo el riesgo de pérdida y obteniendo un triunfo sobre

sus competidores en distintos ámbitos.

Con base en lo anterior, se puede decir que para el INCAP es de relevancia su

competencia, ya que son diversas entidades que ofrecen estudios de nivel superior en

Bogotá, el conocer dicha competencia permite a la organización mejorar sus planes y ser

competitivos en el mercado, con el fin de incrementar su reconocimiento y estudiantes

inscritos.

El tipo de población que maneja el INCAP en su mayoría es de estratos

socioeconómicos 1, 2 y 3, por este motivo la entidad maneja el proceso educativo en tres

fases que le permita a los estudiantes tener flexibilidad para sus demás actividades y poder

al final del programa quedar vinculados laboralmente, las tres fases que se manejan son:

aprendizaje teórico, contrato de aprendizaje y la posible vinculación laboral con las

empresas que se encuentran en convenio con la entidad; al igual que está teniendo en

cuenta la población que maneja tiene el servicio de Valcredito para que los estudiantes
puedan financiar sus estudios directamente con la entidad (Instituto Colombiano de

Aprendizaje, 2017).

Otros valores agregados que tiene la institución por el lado académico (seguimientos,

beneficios estrategias básicas) incentivos económicos (becas), horarios flexibles (diurno,

nocturno y sábados), el área de bienestar estudiantil donde se brinda apoyo de psicólogas en

asesoramiento, se ofrece el servicio de guardería, para ayudar a los estudiantes que no

tienen con quien dejar a sus hijos puedan continuar con sus estudios.

Estructura Organizacional

El Instituto Colombiano de aprendizaje, está organizado de forma general en 4 áreas

funcionales las cuales son: Alta dirección, externos, área de dirección general y área de

secretaría y asistentes. (Ver Figura 1).

Figura 1. Organigrama Instituto Colombiano de Aprendizaje (INCAP., s.f)

Nivel de procesos.

La gestión por procesos es una forma de organizar una entidad, centrando su atención en

los procesos de dicha entidad, por medio de la identificación, documentación, mejora y

control continuo, para obtener la satisfacción de ambas partes con énfasis en el cliente

(Ruiz, Almaguer, Torres y Hernández, 2013).

Existen varios tipos de procesos: procesos directivos, procesos operativos y procesos de

apoyo. Los procesos directivos son aquellos que sirven para planificar, organizar dirigir o

controlar los recursos en una organización, proporcionan la dirección en la que deben ir los

demás procesos, indican la misión y visión de la empresa (Mallar, 2010).

El tener claro los procesos, puede dar a entender cómo funciona el INCAP, para llegar a

cumplir su razón social y justificando la existencia de la misma, siendo de relevancia para

el conocimiento de los colaboradores y puedan hacer un correcto manejo de esta.

Como se evidencia en la Figura 2, se pueden ver establecidos los procesos de apoyo del

INCAP, dividiéndolos en: procesos de soporte, proceso de prestación de servicios y

procesos gerenciales o de direccionamiento.

Descripción de procesos operativos o principales.

El INCAP tiene como procesos gerenciales: planeación estratégica; Satisfacción de

Estudiante, empresas patrocinadoras, demás clientes y proveedores, tiene como objetivo

permitir un espacio para las sugerencias, quejas, acciones de mejoramiento, acciones

preventivas, acción correctiva, no conformidad y observaciones generales; y el sistema de

Gestión de calidad que tiene como objetivo mantener la Certificación de Calidad de los
Programas Técnico laborales e Institucional (ver Figura 2) (Instituto Colombiano de

aprendizaje, 2017).

Descripción de procesos de prestación de servicios.

Del mismo modo, el INCAP tiene 9 procesos de prestación de servicios, los cuales son:

Estructura de programas para asegurar que todos los programas cuenten con los registros

de Secretaría, Certificación de Calidad, Reconocimiento del SENA y cualquier otro

adicional; promoción y mercadeo, para lograr un aumento progresivo del número de

estudiantes matriculados en INCAP; matrículas, cuyo objetivo es lograr el aumento de la

participación y utilización de los recursos digitales tanto en el proceso de inscripción como

de aplicación de pagos; administración del estudiante, brinda servicios de homologaciones,

validaciones, nivelaciones, certificados de estudio, constancia de notas, bono de excelencia,

certificados de aptitud ocupacional, deserción, deserción inter-semestral, módulos, guías,

visitas guiadas, contrato de aprendizaje, traslados de curso, traslados de regional, reintegros

y becas.

Desarrollo de programas, sirve para mejorar el desempeño académico de los

estudiantes; bienestar estudiantil, tiene como función mantener la satisfacción del

estudiante en cuanto al bienestar estudiantil recibido; evaluación de programas de mejora,

utilizan grupos de mejoramiento continuo, evaluaciones de pertinencia del programa

(egresados) y exámenes de calidad para el trabajo; Por último, articulación con la media

(Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Los procesos operativos llevan a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas

y estrategias definidas para la empresa para dar servicio a sus clientes, normalmente

constituyen la actividad primaria de la cadena de producción, por ejemplo: venta,

producción y servicios post-ventas (Ruiz, Almaguer, Torres y Hernández, 2013).

 Los procesos misionales u operativos son procesos que justifican y sirven a la empresa,

implican directamente la prestación de servicios y se encargan de crear el valor para los

clientes (Mesa, 2017). Estos procesos deben estar en un mejoramiento continuo y

progresivo, buscando generar un mayor rendimiento en la organización; cabe aclarar que

para alcanzar el éxito de los procesos es necesario el respaldo de la empresa y el equipo de

colaboradores (Mesa, 2017).

Descripción de procesos administrativos o de apoyo.

Los procesos de apoyo o de soporte del INCAP son: administración del talento humano,

cuyo objetivo es afianzar el grupo de formadores con altos estándares académicos,

laborales y pedagógicos; Administrativos que Busca la eficiencia y la eficacia en las

compras, controlar y administrar los activos fijos de la Institución; Financiero, tiene como

finalidad verificar que los pagos que se realicen cumplan los requisitos de pago y Verificar

el cumplimiento del plan de inversión; Comunicaciones y página web; Tecnología,

intentando lograr la reducción del tiempo promedio de respuesta para la solución de

solicitudes registradas en la mesa de ayuda por medio del soporte tecnológico; por último,

control y auditoría para asegurar el cumplimiento de los controles necesarios por parte de

los funcionarios de la institución para el cumplimiento de las políticas, objetivos,

estrategias, sistema integral de gestión y las demás medidas necesarias que aseguran la

Gestión de la institución (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Al realizar la planeación estratégica anualmente, se actualiza de mismo modo el mapa de

procesos de la institución, basándose en las nuevas estrategias emergentes de acuerdo a los

diferentes cambios contextuales sean interno o externos. Esto causa la mejora y el control

continuo, del agente principal de la institución, el estudiante.

 Los procesos de apoyo según Mallar (2010) son aquellos servicios que no están ligados

directamente a la misión o fin de la organización, pero resultan necesarios para los procesos

operativos se puedan cumplir, por ejemplo: Compra de artículos de oficina, pago de

anticipos, pago de impuestos, mantenimiento de las instalaciones y equipos. Los procesos

de apoyo son aquellos que sirven de base para los procesos operativos o principales; son los

responsables de proveer a la organización los insumos, personas y máquinas, siendo

determinantes para conseguir los objetivos de la empresa (Gil y Vallejo, 2008).

Conocer los procesos de apoyo, son necesarios para saber los medios específicos por los

que se cumplirá con el objetivo central de la empresa siendo esto último funcional para

poder llevar a cabo un orden y control en el INCAP.

 Figura 2. Mapa de procesos del Instituto Colombiano del Aprendizaje. (Fuente: Instituto

Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Reseña histórica

El Instituto Colombiano de Aprendizaje “INCAP” tiene diferentes hitos históricos que

sirven para conocer un poco mejor su trayectoria educativa:

Nacimiento: en el mes de junio de 1986, en la ciudad de Ibagué, cuando un grupo de ex-

instructores del SENA que habían laborado para esta y otras Instituciones especializadas en

Educación para el Trabajo, decidieron crear una Institución con una nueva propuesta

educativa, apuntándole a la calidad de la formación y excelencia en el servicio prestado

(Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

En 1997: el INCAP contaba con más de 300 estudiantes y ocho programas técnicos

laborales aprobados. En ese mismo año se inició la construcción de la actual sede

Chapinero en la Av. Caracas N° 63 – 66. En el año 2002, se creó la sede del Centro

Carrera. 5 N° 20 – 08 y se adjudicaron mediante contratos de franquicia las sedes de

Ibagué, Neiva, La Dorada y El Espinal (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

En el año 2010: el ICONTEC mediante la norma ISO 9001 versión 2000 entrega el

certificado SC 3913 al INCAP, del mismo modo el SENA reconoce la mayoría de los

programas técnicos, lo que permitió acceder al contrato de aprendizaje y contar hoy con
cerca de 420 empresas patrocinadoras y 850 aprendices (Instituto Colombiano de

Aprendizaje, 2017).

Actualidad: más de 10.000 metros cuadrados de construcción albergan

aproximadamente a 15.000 estudiantes; en cuatro edificios diseñados para las actividades

académicas y dotadas con tecnología y amplios espacios de esparcimiento y salones de

clase (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017). El INCAP Regional Chapinero es una

empresa que ha crecido con el paso del tiempo actualmente se cuenta con un número de

trabajadores entre los 250 a 500 empleados (Linkedin, s,f)

Según Jaramillo en 2005, la historia ha sido un término que se ha definido en múltiples

ocasiones, la gran mayoría coinciden en que se trata de un tipo de investigación sobre los

hechos del pasado y este se registra por las personas (o historiadores); el propósito

fundamental de la historia es conocer el pasado y buscar respuestas a inquietudes presentes.

El tener un acercamiento de la historia es primordial en el entorno de las organizaciones,

dado que, esto ocasiona obtener conocimiento acerca de la realidad y la práctica

administrativa de las empresas; también, el comprender esta variable da una profundización

adecuada de los aspectos reales en todas sus magnitudes (Betancourt, 2003).

El Instituto Colombiano de Aprendizaje en su historia menciona los hitos más

importantes desde su creación hace 35 años. Se hace un barrido cronológico de los más

importante, lo cual concuerda con la definición de Jaramillo (2005) y abordan diferentes

aspectos para conocer la realidad de la institución, tal es el caso de la mención de sus

10.000 metros cuadrados de instalaciones concordando con Betancourt (2003).

Valores.
 Los valores según García y Dolan (como se citó en Ramírez, Sánchez y quintero, 2005)

clasifica los valores en dos categorías: finales, porque atienden a objetivos existentes (éxito,

felicidad, trabajo, realización personal, justicia social, supervivencia del planeta entre

otros); instrumentales: atendiendo a los medios operativos para alcanzar los valores finales

(honestidad, responsabilidad, solidaridad, confianza, cooperación, cultural, flexibilidad,

dinero, lógica e iniciativa).

Por otra parte, se definen como aquellos juicios éticos sobre diferentes situaciones

irreales o reales hacia las que se inclina la empresa por su nivel de utilidad tanto social

como personal (Argandoña, 2016). Además, para Garteiz (2012), los valores principios

generales conforman la cultura organizacional por los que se guían las empresas y

funcionarios pertenecientes a estas, siendo el soporte sobre el cual descansa la

organización; esto es una guía para el acuerdo con personal, clientes o proveedores.

El INCAP tiene como principios o valores los siguientes: la responsabilidad, la

excelencia, la calidad, compartir, la lealtad, la justicia, la solidaridad, el respeto, la

dignidad, la igualdad, la satisfacción, el sentido de pertenecía, el mejoramiento continuo y

la integridad (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).Se deben seguir

independientemente el Área en el que se ejerza laboralmente en esta organización.

● Responsabilidad: Cumplir con el deber de asumir las consecuencias de nuestros

actos.

● Excelencia: Es el conjunto de prácticas sobresalientes en la gestión de una

organización y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales que

incluyen: la orientación hacia los resultados y el cliente, liderazgo y perseverancia,

procesos y hechos, mejora continua e innovación, alianzas mutuamente beneficiosas

y responsabilidad social.
 ● Justicia: Ser justo es ante todo comportarse de una manera ajustada o adecuada a la

naturaleza del ser con el cual se entra en relación, respetando en la práctica los

derechos que de esa misma naturaleza se derivan.

● Respeto: Es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender

su forma de pensar, aunque no sea igual que la nuestra. El respeto es reconoser los

intereses y sentimientos del otro en una relación.

● Igualdad: Es una forma de justicia social que propugna que un sistema es

socialmente justo cuando todas las personas potencialmente tienen básicamente las

mismas posibilidades de acceder al bienestar social y poseen los mismos derechos

políticos y civiles.

Creencias

Son las creencias las que generan la cultura empresarial de un negocio, AL indagar con

los colaboradores sobre ellas indicaron que la excelencia es una de ellas ya que, siempre se

puede mejorar, para superar los retos con disciplina, humildad y sencillez. Otro también

importante es el diálogo, puesto que es importante para crear un entorno de confianza en el

que todos los puntos de vista sean tenidos en cuenta, pues la diversidad de opiniones

generará mejores soluciones.

Eslogan

Eslogan es una frase corta de fácil recuerdo, se usa para vender o para aconsejar a las

comunidades sobre algo (Gonzalez, M; 2016). En el caso del INCAP es la vía del

progreso!, lo que quiere transmitir es su principal objetivo que es lograr guiar y acompañar

a los estudiantes al cumplimiento de sus metas, siendo competentes en el campo laboral,

gracias a la educación de calidad brindada, acorde a las exigencias del mercado, logrando

mejorar su calidad de vida.

Normas

El INCAP cuenta con un manual administración del personal, en el cual se estipulan el

horario de trabajo de los colaboradores, remuneración, retardos inasistencias y permisos),

autorización de horas extras para personal administrativo, autorización de pago de horas

adicionales para personal formador, autorización para contratar personal temporal, viáticos

y llamados de atención (Instituto Colombiano de Aprendizaje, 2017).

Se identifica que de las normas que el personal tiene mayor conocimiento son primero la

satisfacción de las necesidades del cliente a través del mejoramiento continuo de los

procesos y programas de formación, es por eso que el personal se está capacitando de forma

constante.

Segundo los trabajadores tienen normas de cortesía, pero la comunicación utilizada es

informal y tienen un lenguaje similar relacionado con ofrecer un excelente servicio a sus

estudiantes, basado en el trabajo en equipo interdisciplinar.

Tercero sobre el código de vestimenta que prohíbe las prendas de jean y tenis en los

colaboradores de la empresa. Según Salazar, Guerrero, Machado y Cañedo (2009) en todas

las organizaciones existen la cultura organizacional, la cual es una serie de valores,

comportamientos, tradiciones y creencias que son comunes a todas las personas que hacen

parte de la organización y además son la base de las acciones que se realizan; finalmente,

esta cultura es producto en su mayoría de los miembros de dichos lugares y es diferente de

una organización a otra.

Una persona que tiene gran importancia dentro de la organización es la coordinadora del

área de bienestar estudiantil, ella es la persona que los estudiantes más logran identificar

como un puente entre el área administrativa y los estudiantes; esto se debe a las actividades

que se ofrecen desde el área de bienestar como son las intervenciones o asesorías

psicológicas (clínica, educativa, organizacional), las clases extracurriculares (danza, futbol

sala, música) y los diferentes eventos que se realizan de forma constante durante el

semestre le permiten al estudiante sentirse más tranquilos a la hora de hablar con ella sobre

los diferentes problemas que están pasando a nivel personal, o con algún colaborador o

compañero. Permitiéndole al área de bienestar tomar las decisiones pertinentes e informar a

las personas competentes.

Cultura organizacional.

En el INCAP sede Chapinero, la cultura organizacional está orientada a las normas

busca la estabilidad y seguridad de la empresa, por medio del cumplimiento estricto de las

normas y reglas internas; está mediada por las políticas de la misma, en donde existe un

código de vestuario que prohíbe las prendas de jean y tenis en los colaboradores de la

empresa. Igualmente, los trabajadores tienen normas de cortesía, pero la comunicación

utilizada es informal y tienen un lenguaje similar relacionado con ofrecer un excelente

servicio a sus estudiantes, basado en el trabajo en equipo interdisciplinar. Dentro del

discurso dado a los colaboradores es una cultura de servicio al cliente enfocado a la

excelencia y calidad desde su misma fundación, evidenciando un esfuerzo institucional de

superación frente a los conceptos de eficiencia y eficacia, se mide la calidad educativa

según lo consideren los participantes de la comunidad (estudiantes, egresados y empresas).

Se percibe una cultura organizacional colaborativa, en la actualidad la capacidad de

adaptación rápida que significa, asimilar en poco tiempo nuevas ideas y de transformarlas

en beneficio de la organización.

Según Salazar, Guerrero, Machado y Cañedo (2009) en todas las organizaciones existen

la cultura organizacional, la cual es una serie de valores, comportamientos, tradiciones y

creencias que son comunes a todas las personas que hacen parte de la organización y

además son la base de las acciones que se realizan; finalmente, esta cultura es producto en

su mayoría de los miembros de dichos lugares y es diferente de una organización a otra.

 Fuentes en 2012, citando a García (2005), hace referencia a la cultura organizacional

como un grupo de creencias y significados que han sido normalizados por los individuos de

la organización; en cuanto a, lo anterior se transforma en la orientación de conductas y

prácticas, así como, en el horizonte simbólico de las mismas.

La cultura es algo invisible que se encuentra dentro de la organización y se manifiestan

en percepciones de grupos diminutos que, a través de creencias, costumbres, normas,

relaciones interpersonales e informales crean un sentido de pertenencia (Morales, 2010).

El análisis de la cultura es primordial en el ámbito empresarial, puesto que es una

variable para decidir e impulsar la calidad en el trabajo que allí se realiza (Fuentes, 2012).

Para concluir en relación a la teoría encontrada, se puede decir, que es de gran

importancia conocer la historia por la que ha pasado el INCAP, por medio de hitos, ya que

por medio de estos se puede entender cómo ha evolucionado esta y predecir acciones a

tomar en el futuro.

Pero una dificultad existente en esta organización es que los valores establecidos se quedan

en el papel, dado que no se comparten y difunden internamente, lo que impide que los
colaboradores los ejecuten como debería ser lo apropiado, afectando de forma negativa el

manejo interno y acciones que deberían llevarse en la organización.

El INCAP cumple con la premisa de la división de los procesos en: principales, gerenciales

y de apoyo. Sin embargo, algunos de los procesos que demonizan de apoyo, podrían ser

considerados como procesos principales. Tal es el caso de la Administración del talento

humano y la tecnología, el primero, permite que los profesores de la institución tengan las

mejores competencias necesarias para alcanzar los objetivos de la institución; y el segundo,

es pilar fundamental de muchos programas técnicos por competencia brindados por el

INCAP, por ejemplo: el técnico de Comunicación Gráfica Publicitaria. Por otro lado, hace

falta un proceso relacionado con la monitorización de los egresados y su adaptación a la

vida laboral fuera del instituto.

Por ultimo no existen estudios a profundidad del clima y la cultura organización en

diferentes áreas del INCAP, por lo tanto, es recomendable iniciar con este tipo de procesos

para ver cómo la cultura y el clima organizacional puede afectar la motivación de los

trabajadores y está a su vez el rendimiento esperado.

 REFERENCIAS

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