Sistemas y Procedimientos Administrativos

República Bolivariana de Venezuela Ministerio del

Poder Popular para la Educación Superior
UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
Extensión CUAM – Industrial, Valencia
2021 Módulo I

Actividad Nº 06:
MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Caso de Estudio: Proceso de Optimización de la Sección de Cuentas
por Pagar de Helados El Recreo, C.A.

Valencia, Marzo 2021

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Índice
Pá
g.
 Descripción de la Situación 03
 Fase 01: Inicio 05
 Fase 02: Planificación 07
 Fase 03: Ejecución 10
 Fase 04: Control 12
 Fase 05: Conclusión 13

Lcdo. Johan Rizo

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Descripción de la Situación:
Primero que nada, es importante resaltar que las cuentas por pagar son en
muchas oportunidades una problemática para las empresas, ya que debido a que son
obligaciones adquiridas no le dan la organización adecuada. En algunos casos, el
desorden que se puede tener con respecto a ellas, puede generar más trabajo del
habitual y afectar los resultados obtenidos por la gestión administrativa.

En este sentido, en el área de contabilidad de la Empresa Helados El Recreo,

C.A., se pueden observar muchas debilidades en este particular, ocasionando atrasos
y desajustes en la gestión de pagos. Motivado a lo anterior, en el departamento de
contabilidad muchas veces no se encuentran los soportes de las cuentas por pagar o
los estados de cuenta no muestran la realidad de estas obligaciones, motivando con
esta problemática a la creación de un proyecto de mejora para esta situación.

Ahora bien, las cuentas por pagar en la citada empresa presentan un proceso
para ser registradas y posteriormente pagadas, pero este proceso de las cuentas por
pagar debe ser mejorado, ya que las mismas pasan por una cadena larga para ser
aprobadas, como también para ser registradas. Así mismo, las cuentas por pagar
deben estar autorizadas por el gerente, si esta cuenta no tiene la autorización no
puede ser registrada, hasta que se confirme que fue
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previamente autorizada, por lo que esto puede generar pérdida de

tiempo y retrabajo.

Por lo tanto, es necesario la propuesta del plan de mejoramiento aquí

plasmado, porque a lo largo del proceso actual pueden existir tendencias al atraso, ya
sea porque existe mucho flujo de información, o porque alguna de las partes que
intervienen tiene alguna dificultad y es necesario superar las debilidades que se
presenten para tener un proceso ágil y eficaz, que permita generar resultados óptimos.

Objetivo General:
Determinar un plan de mejoramiento de cuentas por pagar para la Empresa
Helados El Recreo, C.A.

Objetivos Específicos:

• Diagnosticar debilidades dentro del proceso de cuentas por pagar, a través

de un diagnóstico preliminar.

• Describir el proceso de cuentas por pagar a proveedores para agilizar la

actividad actual.

• Diseñar un plan de mejoramiento de cuentas por pagar a los fines de

reajustar el proceso actual y ofrecer alternativas de mejoras para la
organización.
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Fase N° 01 - Inicio:

Descripción de la Organización:

Helados El Recreo, C.A., es una Empresa dedicada a la fabricación y

distribución de diferentes variedades de helados cremosos, paletas y barquillas, tanto
en presentación individual como industrial, con más de 25 sucursales a nivel
nacional, dedicados a la gneración de productos que satisfagan las necesidades de
nuestros clientes.

R.I.F.: J-50020130-1
Dirección: Av. Las Ferias, Sector Plaza de Toros, Locales 5-6, Municipio
Valencia del Estado Carabobo.

Misión:
Helados El Recreo, C.A. es una organización que trabaja en pro del desarrollo
de productos de la más alta calidad, variedad de sabores y presentaciones que
permitan la máxima experiencia de sabor en nuestros consumidores.

Visión:
Impulsar la Marca a nivel internacional a través de la comercialización de
nuestros productos en diferentes espacios de Latinoamérica, siendo baluarte de la
excelencia en calidad y presentación.
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Estructura Organizativa:

Imagen Nº 01: Estructura Organizativa de la Empresa

Fuente: Helados El Recreo, C.A. (2020)
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Fase N° 02 – Planificación:
Esta fase comprende la organización de los elementos a seguir para la
realización del proyecto. En primer lugar, se procede a caracterizar las Fortalezas,
Debilidades, Oportunidades y Amenazas con que cuenta la Organización.

Cuadro Nº 01: Matriz DOFA

FORTALE DEBILIDADES
ZAS
 No existe una recepción estipulada
 Cuenta con personal calificado. para la entrega de documentos.

 Cuenta con un software adecuado para  Carencia de auditoria en los

el ingreso y manejo de la información. documentos.

 La información contable es  Falta de información a la hora de

herramienta para la toma de decisiones. diligenciar documentos por parte del
personal.
 Se realizan capacitaciones
periódicamente.  No existe un manual de normas y
procedimientos de cuentas por pagar,
 El personal tiene estabilidad laboral en por lo que no hay funciones y tareas
la empresa. debidamente definidas.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

 Cuenta con enlaces de financiamiento  Cambios constantes de norma legales

de entes privados para el desarrollo relacionados con el área.
continuo.
 Competencia con mayor poder
 Financiamiento ágil, económico que ofrece mayores plazos
de disponibilidad de líneas de crédito y y montos.
cobertura de garantía con las entidades
financieras que permita mantener un
buen nivel de crecimiento económico.

Fuente: Rizo, (2021).

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Ahora bien, una vez determinadas las cualidades y debilidades

de la Organización es necesario distribuir las actividades a realizar en un plazo de
tiempo determinado, a los fines de coordinar adecuadamente tanto los recursos como
el tiempo de trabajo, para llevar a cabo esto, se presenta el siguiente diagrama:

Cuadro Nº 02: Planificación de las Actividades

Año
Íte Actividad 2021
m Ener Febrer Marz Abr
o o o il
0 Recolección de Información
1
0 Análisis de la Información
2
Etapa de Diseño de la
0
3 Propuesta
0 Ejecución de la Propuesta
4
Revisión y Evaluación del
0
5 Proceso
Fuente: Rizo, (2021).

Análisis de Recursos:
Para demostrar la viabilidad de la propuesta diseñada desde el punto de vista
de los recursos necesarios, como por ejemplo el recurso humano, es pertinente señalar
que, Helados El Recreo, C.A., cuenta dentro de su cuerpo de profesionales, con
personal con formación académica en diversas áreas del conocimiento, Ingeniería de
Procesos, Administración, Contaduría, entre otras, aunado a la disposición del
investigador de ejecutar la propuesta planteada.
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Así mismo, en lo que respeta a la infraestructura, debe tenerse en cuenta que

la Empresa, cuenta con espacios físicos debidamente acondicionados para el
funcionamiento de la planta productiva, así como de los diferentes almacenes y sus
oficinas administrativas.

Análisis de Recursos Técnicos:

Se puede acotar que, Helados El Recreo, C.A., cuenta con suficientes recursos
técnicos y tecnológicos (Software y Hardware), que permitirán efectuar las mesas de
trabajo necesarias sobre la aplicación de los aspectos que comprenden el presente
proyecto, tales como equipos de cómputos portátil y estaciones de trabajo fijas, entre
otras, de igual modo, se cuentan con todos los elementos e insumos básicos
necesarios.

Análisis de Recursos Económicos:

Desde el punto de vista económico, se requiere la inversión por parte la Alta
Gerencia de la Organización, en actividades de capacitación en el área de cuentas por
pagar, para el cual deben proveerse las correspondientes asignaciones presupuestales
y financieras. De la misma manera, se hace referencia a que la factibilidad económica
viene dada por la disponibilidad de las herramientas necesarias para emprender el
desarrollo de la propuesta, así como los insumos, el talento humano, el conocimiento
y la disponibilidad de tiempo.
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Fase N° 03 – Ejecución:
En base a lo anterior, se tiene entre las causas de la problemática actual las
que se citan a continuación, éstas son de carácter general y engloban en sí mismas a
otras menores y dan paso a la implementación de la propuesta:

1. Inexistencia de metas y políticas de trabajo en el área de cuentas por

pagar.
2. Falta de compromiso con la calidad por parte de los altos niveles de la
organización.
3. Desmotivación en los empleados y poca receptividad.
4. Inexistencia de mecanismos y procedimientos que creen, planifiquen e
informen las metas del Departamento.

En conclusión, las causas y efectos diagnosticados en la situación actual son el

resultado de la carencia de un proceso definido adecuadamente para el área de
Cuentas por Pagar. De aquí, se desprende la clara necesidad de modernizar la gestión
dentro de la Empresa Helados El Recreo, C.A, dando paso a una gestión de trabajo
donde los requerimientos básicos estén orientados a la búsqueda y promoción de una
mayor eficiencia, hacia el desarrollo de una cultura de la calidad en los procesos
necesarios para proveer resultados concisos, y al mismo tiempo constituir el pilar
fundamental para el logro de los objetivos.
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Cuadro Nº 03: Fase de Ejecución

OBJETIVOS METAS ESTRATEG ACTIVIDAD RESPONSABL
IAS ES ES
Conocer los
materiales y los Realizar bases
Realizar de datos de
proveedores, así Comprar cotizaciones a
la primera materiales de posibles
precios proveedores. Departamento de
actividad de calidad a razonables que Contabilidad.
procesos precios Realizar bases
se ajusten a las de datos con
consistirá en razonables. necesidades
constatar los paralelos de
precios.
proveedores.

Establecer
Emitir órdenes de condiciones y Comprar lo Elaborar
compras detalladas evitar problemas solicitados órdenes de
relacionados en comprar Departamento de
para las decisiones y que detalladas de Contabilidad.
de las compras. la entrega, se ajusten a las
calidad, y acuerdo a los Área Operativa.
necesidades. solicitados.
precio.

Reducir el
Mejorar la tiempo de envío
recepción de Establecer un Estipular un Departamento de
documentación y de lugar de lugar de
documentación recepción de recepción de Contabilidad.
envío al área Área Operativa.
contable. del área contable. documentos. documentos.

Controlar la Diseñar
Establecer una salida de pagos Estipular fecha formato
s Departamento de
caja menor para para gastos de de entrega de Contabilidad.
gastos menores menor cuantía. caja menor. que tenga un
de la empresa. consecutivo Área Operativa.
para
llevar un control.
Estipular fecha Registrar los
Mejorar el tiempo límite para la hechos
de ingresos de la Mantener los entrega de económicos Departamento de
información al movimientos Contabilidad.
del día. información y acorde a la
software contable. registro de la fecha que se Área Operativa.
misma. reciben.

Diseñar un
manual de
Asignar Mejorar las normas y Realizar
responsabilidades actividades procedimientos cronograma en Departamento de
definidas dentro de dentro de cada cada uno de los Contabilidad.
los procesos. área. que describan procesos.
detalladamente
los procesos.

Fuente: Rizo, (2021).

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Fase N° 04 - Control:
En este particular, la Gerencia revisará, cada seis (06) meses, el desarrollo del
proceso detallado en este proyecto, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y
eficacia continuas. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y
la necesidad de efectuar cambios en el sistema. La información de entrada para la
revisión por la Gerencia incluye:

a) Resultados de auditorías.
b) Retroalimentación de los participantes.
c) Desempeño de los procesos y conformidad de los mismos.
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas.
e) Acciones de seguimiento de revisiones por la Gerencia previas.
f) Recomendaciones para la mejora.

Por otra parte, es necesario establecer las medidas de acción durante el

proceso de control, las cuales conformaran las siguientes:

Acción Correctiva:
Helados El Recreo, C.A., por medio del procedimiento denominado “Acción
Correctiva”, establece los lineamientos para el control y eliminación de las causas de
no conformidades y la prevención de su recurrencia en el nuevo proceso de Cuentas
por Pagar. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas y se resuelven de inmediato
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(Ver Anexo “A”). El procedimiento para llevar acabo las acciones

correctivas define los requisitos para:

1. Revisar las no conformidades.

2. Determinar las causas de las no conformidades.
3. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir.
4. Determinar e implementan las acciones necesarias.
5. Registrar los resultados de las acciones tomadas.
6. Revisar las acciones correctivas tomadas.

Acción Preventiva:
Se establece en el procedimiento denominado acción preventiva, los lineamientos
para controlar la eliminación de las causas potenciales de no conformidades para
prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos
de los problemas potenciales. La Gerencia de Helados El Recreo, C.A., así como los
demás miembros de la organización tienen la responsabilidad de identificar y registrar
las acciones preventivas que consideren necesarias para el nuevo proceso de Cuentas
por Pagar, utilizando el formato denominado: “Reporte de Acción Preventiva y
Correctiva” (Ver Anexo “A”).
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Fase N° 05 – Conclusión:
Con la aplicación del presente proyecto, Helados El Recreo, C.A., contará con
un proceso muy bien estructurado para el debido procesamiento de las cuentas por
pagar a proveedores, desde la solicitud hasta el control previo, con pasos de un
proceso bien planteado para lograr un objetivo cónsono con las metas proyectadas.

Así pues, como en toda organización existen debilidades que se pueden

mejorar o disolver con un mejoramiento, es notorio que el proceso para llegar a
causar una factura lleva tiempo, siendo un paso muy importante agilizar este proceso
de documentación como requerimiento para el pago de cuentas por pagar oportunas,
según lo desarrollado en el presente proyecto.

Finalmente, el diseño de este plan de mejoramiento responde a una necesidad

de la empresa para cumplir con los objetivos de manera eficiente y eficaz, generando
a su vez un compromiso con cada una de las personas involucradas, operaciones
seguras, información oportuna, responsabilidad por parte de sus empleados y
mejoramiento en la competitividad debido a la calidad de sus funciones.
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ANEXOS
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ANEXO “A”:
FORMATO DE ACCIÓN CORRECTIVA - PREVENTIVA
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RACP-2019-001

FORMATO DE REPORTE DE ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

Parte A:
Descripción de la No conformidad

Fecha: Área o proceso en el que se detectó No conformidad N°

Mecanismo de Detección:

Reclamos y quejas de usuarios Auditoria

Investigación de desviación Sugerencias del personal

Otro:

Tipo de Hallazgo:

No conformidad Existente No conformidad Potencial

Descripción de la No Conformidad Requisito Incumplido

Detectado por: Responsable del

proceso:
 Auditoria Administrativa

Referencias Bibliográficas

Caramillo, P. (2020). La Administración de Proyectos en el Proceso

Empresarial Actual. Publicación Digital, Revista Scielo
(www.scielo.com) (Derechos Reservados). Tomado de:
https://scielo.com/2020/02/20/administraciondeproyectos/012.html

Vásquez, L. (2019). Pautas del Control Interno Organizacional.

Publicación Digital, Revista Scielo (www.scielo.com) (Derechos Reservados).
Tomado de: https://scielo.com/2019/10/10/controlinternoorganizacional.html

David G. Inojosa
V. 18