Diseño de una guía para el procedimiento de nómina

para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

Astrid Carolina Chavarriaga Espinosa

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Rectoría Antioquia y Chocó
Sede Bello (Antioquia)
Programa Contaduría Pública
mayo de 2023
 Diseño de una guía para el procedimiento de nómina
para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

Astrid Carolina Chavarriaga Espinosa

Informe ejecutivo del proyecto aplicativo para práctica profesional

Beatriz Helena Villa Acevedo

Magister en Desarrollo del Talento Humano

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Rectoría Antioquia y Chocó
Sede Bello (Antioquia)
Programa Contaduría Pública
mayo de 2023
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE INTERVENCIÓN Y/O MEJORA

1.1 Justificación

1.2 Diagnóstico

1.3 Alcance

1.4 Problemática a la cual la propuesta pretende contribuir a resolver

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo general

1.5.2 Objetivos específicos

1.6 Metodología, estrategias de intervención, plan de acción y/o actividades a desarrollar.

2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

2.1 Reseña histórica

2.2 Identificación y caracterización de la empresa

2.3 Organigrama de la empresa

2.4 Descripción de la dependencia o área donde se desarrolló la práctica profesional

3. MARCO DE REFERENCIA

4. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL

4.1 Descripción de las actividades asignadas para desarrollar cada objetivo específico

teniendo en cuenta lo planteado en la propuesta referente al planear, hacer, verificar,

actuar.
4.2 Cronograma de actividades asignadas

4.3 Relación de las actividades que no fueron ejecutadas y justificación

5. ANÁLISIS DEL APRENDIZAJE REALIZADO Y LIMITACIONES ENCONTRADAS

5.1 Resultados y logros obtenidos.

5.2 Limitaciones presentadas durante la práctica al confrontar el conocimiento adquirido en

el programa de administración en salud ocupacional.

5.3 Aportes del estudiante para el programa y UNIMINUTO

6. RECOMENDACIONES Y CIERRE DEL INFORME

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS
 INTRODUCCIÓN

La empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S fue creada el 17 de septiembre de 2003

en el barrio popular de la ciudad de Medellín, sin embargo, el 17 de junio de 2011 fue

registrada en el libro 9, bajo el número 10950, constituyéndose una sociedad comercial por

acciones simplificadas, teniendo como objetivo principal la fabricación de productos metálicos

para uso estructural, cerrajería en general, elaboración e instalación de puertas, ventanas,

pasamanos, rejas, vidrios y estructuras metálicas. Así mismo, podrá realizar cualquier otra

actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero.

La empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S siempre se esfuerza por mejorar los

activos de la empresa y el bienestar de los empleados mediante la mejora continua de las

prestaciones de servicios, trabajando de acuerdo con las disposiciones reglamentarias que

regulan la organización, así como mejorando la satisfacción de la cliente conformada

principalmente por constructoras de alto reconocimiento, su domicilio principal se encuentra en

la ciudad de Medellín, la cual opera en más de 3 obras al mes dentro y fuera de la ciudad.

La intervención de mejora será realizada en el área contable administrativa

principalmente en los procesos de pagos de nómina, mediante el diseño de un guía para el

procedimiento de nómina, con el fin alcanzar beneficios a corto, mediano y largo plazo en la

empresa dado que en el momento de realizar contrataciones de personal nuevo el tendrá los

materiales suficientes para conocer la base de cada procedimiento, y poder brindar una mejor

información sobre el tema, pretendiendo demostrar por medio de este trabajo la importancia y

los beneficios de diseñar una guía en las áreas de la compañía, permitiendo así una

estandarización para los procesos, facilitando la comprensión de las tareas y proveer el ahorro

de tiempo en futuras capacitaciones para el personal nuevo que entre a apoyar el área contable

administrativo de la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S.

Esta intervención de mejora traerá como beneficio diseño de una guía para el

procedimiento de nómina, adicionalmente contenga la implementación de una propuesta que

permita digitalizar los soportes de pagos, así como las novedades en la nómina que reportan

los empleados, con el fin que este en una carpeta en la nube o un servicio manejado por la

empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S la cual permita tener una mejor comunicación

entre las distintas áreas, contadora externa.

 1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE INTERVENCIÓN Y/O MEJORA

TITULO DE LA PROPUESTA: Diseño de una guía para el procedimiento de nómina

para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

1.1 Justificación

La intervención de mejora que se realiza consiste en diseñar un guía de procesos de

una guía para el procedimiento de nómina para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

con la finalidad de dejar plasmado el paso a paso que se debe realizar en el área de procesos

de nómina o igualmente conocida como el área contable administrativo de la empresa

METALISTERIA GONZALEZ S.A.S, la cual tiene como actividad principal fabricación de

productos metálicos para uso estructural, garantizando que el repartimiento de dinero sean las

correctas, evitando errores que impliquen en la salidas del dinero, permitiendo que el pago de

nómina de los empleados se realicen a tiempo y por ende se cuide la relación con ellos

mismos.

Así pues, el funcionamiento del objetivo social depende una gran parte de los

empleados ya que ayudan a cumplir las necesidades de los clientes por ende establecer y

efectuar una guía para el procedimiento de nómina , el cual será especificado el paso a paso

del procedimiento de forma clara y breve, teniendo en cuenta los controles para realizar esta

actividad de manera efectiva y de la misma manera que se propone en la digitalización de los

soportes contables que se tramitan en el área como los soportes de pago, las novedades y el

formulario de Excel de la nómina a pagar, los cuales serán compartidos por medio una carpeta

en un servidor o en la nube permitiendo facilitar la indagación, la reciprocidad de la información.

Buscando como resultado con la intervención de mejora proporcionar un aporte de se

suma importancia en el área contable administrativo de la empresa METALISTERIA

GONZALEZ S.A.S, obteniendo diseño de una guía para procedimientos de nómina, que se

usará como instrumento mecánico que podrá ser utilizado en cualquier instante y actualizar
cuando sea necesario, facilitando el trabajo de los empleados que tenga relación con esta

actividad en el área contable administrativo.

1.2 Diagnóstico

Es importante realizar un diagnóstico mediante una matriz DOFA para la intervención de

mejora para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S, el cual permitirá obtener

información acerca de las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas que se encuentra

en la empresa, ya que cuenta con un buen nivel financiero para realizar las operaciones y

además de una forma efectiva piensa en la capacidad intelectual de sus empleados y apoya

en las actividad educativas para que todos los que quieran puedan cumplir sus metas, brinda

espacios adecuados para que puedan asistir a sus estudios, no solo con el área contable

administrativa, sino también con el área operativa que se encuentran en las obras.

Debilidades (D) Fortalezas

 Errores  Los

en los pagos de pagos de nómina son

nómina que implican realizados en las fechas

falta de dinero y que en estipuladas.

ocasiones hay que  Ahorro de

realizar sus tiempo a la hora de

retroactivos. realizar los pagos.

 Solo una

persona tiene el

conocimiento del

proceso.

Oportunidades (O) Estrategias Estrategias (FO)

 (DO)

 Falta de la guía para  Diseñar  Sostener

procedimientos para una guía de la digitalización de la

el área contable procedimiento de confirmación para

administrativo para los nómina, a través de la activar procesos, por

pagos de nómina. información existente medio de carpetas

 La procedencia para para el procedimiento compartidas en un

hacer uso de la nómina. servidor de la empresa.

herramienta como  Capacita  Socializar

mejora para la r al personal en el la guía de

empresa. procedimiento de procedimientos de

nómina mediante una nómina con el área

conferencia y videos contable administrativo

de YouTube mediante una

capacitación en la

oficina.

Amenazas (A) Estrategias Estrategias (FA)

(DA)

 Mala relación con  Creación  Actualizar

los empleados por de mejoras para las novedades de la

errores internos. procedimientos de nómina en línea, para

 Renuncia de los nóminas, definiendo evitar retrasos y malos

empleados por las novedades, fechas, pagos, utilizando una

malos pagos de mejorando la relación carpeta compartida en

nómina. con los empleados, por la nube.

medio de la
 información que ya  Investigar

existe del proceso, por en páginas académicas,

medio de una guía de libros y revistas

procedimientos publicadas, varios

 Difundir autores que tengan

en la empresa afines a guías de

METALISTERIA procedimientos de

GONZALEZ S.A.S una nómina como base

investigación, que teórica y conceptual

fomente la creación y para el respaldo de la

uso de la herramienta información

como propuesta de

mejora por medio

revistas y

publicaciones

académicas.

Cuadro #1: Matriz DOFA de la empresa METALISTERIA GONZALZ S.A.S

Tomado de: Elaboración Propia

1.3 Alcance

 Diseño de una guía para el procedimiento de nómina para la empresa

METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

La intervención de mejora va enfocada a la empresa METALISTERIA GONZALEZ

S.A.S ubicada en el municipio de Medellín, dedicada al sector de la fabricación de productos

metálicos para uso estructural, cerrajería en general, elaboración e instalación de puertas,

ventanas, pasamanos, rejas, vidrios y estructuras metálicas, con el fin alcanzar beneficios a

corto, mediano y largo plazo en la empresa dado que en el momento de realizar contrataciones
de personal nuevo el tendrá los materiales suficientes para conocer la base de cada

procedimiento. Permitiendo al personal antiguo realizar el procedimiento de nómina evitando

reprocesos, pagar con exactitud y a tiempo a los empleados, y tener control sobre todos los

pagos que se realicen, logrando que el personal se prepare de forma íntegra en procedimientos

determinados, reduciendo el margen de error y desarrollando con certeza las actividades,

permitiendo de tal forma el aprendizaje íntegro.

1.4 Problemática a la cual la propuesta pretende contribuir a resolver

La intervención de mejora se realizará en el área contable administrativo surge la

necesidad ya que en la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S se encuentran

impedimentos que presentan en errores, desinformación, falta de comunicación, debido a que

dependen de una sola persona quien conoce el proceso, por tal motivo, si llegara otra persona

a ocupar este cargo, no tendría una ruta que delimite sus actividades, adicionalmente se

emplea mucho tiempo en entrega de puesto, inducciones y esto no facilita la actividad.

Llevar a cabo la intervención de mejora mediante la elaboración de una guía de

procesos formaliza la información procesada; es decir, información de autorización a través de

la cual se pueden definir roles y responsabilidades del personal, así como documentos de

consulta permanente que sirvan como referencias operativas, apoyen la mejora continua y

eviten el doble procesamiento al momento de solicitar información, de igual manera facilitan la

toma de decisiones y sirviendo como base para capacitar y entrenar a los nuevos empleados.

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo general

 Diseñar una guía para el procedimiento de nómina organizándolo de forma

efectiva para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

 1.5.2 Objetivos específicos

 Recopilar información acerca el proceso de nómina diagnosticando su estado

actual y como organizarlo a futuro para la METALISTERIA GONZALEZ S.A.

 Crear el paso a paso de la guía para procedimiento de nómina, homogenizando

su manejo de forma eficiente para la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S.

 Socializar con los encargados del área contable y administrativo la guía para el

procedimiento de nómina, evitando reprocesos para la ejecución del procedimiento para la

empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S.

1.6 Metodología, estrategias de intervención, plan de acción y/o actividades

a desarrollar.

Estrategias Metas Acciones Recursos Impacto

requeridos esperado
Convocar Recopilar Planear
 Acta de
a una reunión en información Convocar a una Información
asistencia.
la oficina con acerca el proceso reunión con recopilada
gerencia para  Oficina.
gerencia con el de nómina acerca de

fin de recopilar la diagnosticando recopilar la  Computador. cómo se

información su estado actual información  Disponibilidad lleva a cabo

necesaria que y como existente del el
del gerente.
permita tener las organizarlo a proceso de procedimient

suficientes futuro para la nómina de la o de nómina

herramientas empresa empresa de la

para la METALISTERIA METALISTERIA empresa

construcción de GONZALEZ GONZALEZ METALISTE

la guía de S.A.S S.A.S. RIA

procedimiento Hacer GONZALEZ

Realizar la S.A.S

reunión con

gerencia para

recopilar la

información

existente del

proceso de

nómina de la

empresa

METALISTERIA

GONZALEZ

S.A.S

Verificar

Acta de

asistencia a la

reunión con

gerencia para

recopilar la

información del

proceso de

nómina empresa

METALISTERIA

GONZALEZ
 S.A.S.

Actuar

Información

recopilada acerca

de cómo se lleva

a cabo el

procedimiento de

nómina de la

empresa

METALISTERIA

GONZALEZ

S.A.S

Crear el Crear el Planear Guía

 Computador.
paso a paso cada paso a paso de la Idear la forma de diseñada con
 Herramientas
una de las guía para crear el paso a el paso a
de
actividades que procedimiento de paso de la guía paso para el
Microsoft.
se realizan para nómina, para procedimient
 Acta de
el procedimiento homogenizando procedimiento de o de nómina
asistencia.
de nómina, su manejo de nómina de la para la
 Guía de
contando con la forma eficiente empresa empresa

información para la empresa METALISTERIA procedimientos. METALISTE

existente de la METALISTERIA GONZALEZ RIA

empresa por GONZALEZ S.A.S GONZALEZ

medio de una S.A.S Hacer S. A. S

guía de Realizar el paso

procedimientos a paso de la guía

de nómina. para el

procedimiento de

nómina para la

empresa

METALISTERIA

GONZALEZ

S.A.S

Verificar

Acta de

asistencia a

reunión con el

encargado de

realizar el

procedimiento de

nómina para la

empresa

METALISTERIA

GONZALEZ

S.A.S

Actuar

Guía diseñada

con el paso a

paso para el

procedimiento de

nómina para la

empresa
 METALISTERIA

GONZALEZ S. A.

Socializar Socializar Planear Perso

 Lugar
en la oficina la con los Convocar a una nal
para realizar la
guía de encargados del reunión con el encargado
reunión.
procedimiento de área contable y encargado del capacitad
 Computador.
nómina con los administrativo la área contable sobre la guía

encargados del guía para el administrativo  Herramientas el

área contable y procedimiento de para socializarle de procedimient

administrativo nómina, evitando la guía del Microsoft. o de nómina

logrando reprocesos para procedimiento de para la

 Personal
capacitarlos para la ejecución del nómina para la empresa
a cargo del área
que implementen procedimiento empresa METALISTE

bien el para la empresa METALISTERIA contable RIA

procedimiento. METALISTERIA GONZALEZ administrativo GONZALEZ

GONZALEZ S.A.S  Acta de S.A.S

S.A.S Hacer
asistencia.
Realizar la
 Guía de
reunión para

socializar la guía procedimientos.

del procedimiento

de nómina para

la empresa

METALISTERIA

GONZALEZ.S.A.
S

Verificar

Proporcionar un

acta de

asistencia a la

socialización,

para corroborar la

correcta

socialización con

el encargado de

los

procedimientos

de nómina de la

empresa

METALISTERIA

GONZALEZ

S.A.S

Actuar

Personal

encargado

capacitad sobre

la guía el

procedimiento de

nómina para la

empresa

METALISTERIA
 GONZALEZ

S.A.S

Cuadro #2: Metodología, estrategias de intervención, plan de acción y/o actividades a

desarrollar en la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S
Tomado de: Elaboración propia
 2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

2.1 Reseña histórica

La empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S fue creada el 17 de septiembre de 2003

en el barrio popular de la ciudad de Medellín, sin embargo, el 17 de junio de 2011 fue

registrada en el libro 9, bajo el número 10950, constituyéndose una sociedad comercial por

acciones simplificadas, teniendo como objetivo principal la fabricación de productos metálicos

para uso estructural, cerrajería en general, elaboración e instalación de puertas, ventanas,

pasamanos, rejas, vidrios y estructuras metálicas. Así mismo, podrá realizar cualquier otra

actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero.

La empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S siempre se esfuerza por mejorar los

activos de la empresa y el bienestar de los empleados mediante la mejora continua de las

prestaciones de servicios, trabajando de acuerdo con las disposiciones reglamentarias que

regulan la organización, así como mejorando la satisfacción de la cliente conformada

principalmente por constructoras de alto reconocimiento, su domicilio principal se encuentra en

la ciudad de Medellín, la cual opera en más de 3 obras al mes dentro y fuera de la ciudad. Es

importante señalar, además, que nuestros servicios están fortalecidos por contar con un stock

permanente de los principales productos para ejecutar nuestras obras.

La intervención de mejora será realizada en el área contable administrativa

principalmente en los procesos de pagos de nómina, mediante el diseño de un guía para el

procedimiento de nómina, con el fin alcanzar beneficios a corto, mediano y largo plazo en la

empresa dado que en el momento de realizar contrataciones de personal nuevo el tendrá los

materiales suficientes para conocer la base de cada procedimiento, y poder brindar una mejor

información sobre el tema, pretendiendo demostrar por medio de este trabajo la importancia y

los beneficios de diseñar una guía en las áreas de la compañía, permitiendo así una

estandarización para los procesos, facilitando la comprensión de las tareas y proveer el ahorro
de tiempo en futuras capacitaciones para el personal nuevo que entre a apoyar el área contable

administrativo de la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S.

La intervención de mejora traerá como beneficio diseño de una guía para el

procedimiento de nómina, adicionalmente contenga la implementación de una propuesta que

permita digitalizar los soportes de pagos, así como las novedades en la nómina que reportan

los empleados, con el fin que este en una carpeta en la nube o un servicio manejado por la

empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S la cual permita tener una mejor comunicación

entre las distintas áreas, contadora externa.

2.2 Identificación y caracterización de la empresa

Empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

Nit 900.444.082 - 4

Dirección y teléfono CL 58ª # 54 – 24 - 3233382942

Tipo de Sociedad S.A.S

Número de empleados 11

Tiempo que lleva en el mercado 10 años

Sector al que pertenece Fabricación de productos metálicos

para uso estructural

Cuadro # 3: Identificación y caracterización de la empresa METALISTERIA GONZALEZ

S.A.S
Tomado de: Elaboración propia
 2.3 Organigrama de la empresa

Gráfico#1: Organigrama de la empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

Tomado de: La empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S

2.4. Descripción de la dependencia o área donde se desarrolló la práctica

profesional

La intervención de mejora se desarrollara en el área contable administrativa de la

empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S, ya que dicha área no cuenta con una guía de

procesos que permitan ajustar las funciones que se realizan dentro de la misma, con el fin de

proponer una mejora continua el proceso y así poder brindar una mejor información sobre el

tema, mostrando por medio de esta intervención de mejora la importancia y los beneficios de

diseñar e implementar en el área contable administrativo de la guía de procedimientos, por lo

tanto esta guía de procedimientos sobrelleva varios beneficios como la optimación del tiempo

de recursos humanos, la eficacia en la capacitación del personal nuevo, la facilidad del acceso

a la información y la estandarización del proceso en el área.

 3. MARCO DE REFERENCIA

Según Córdoba Arturo “disminuir la incidencia de errores de pago de los haberes

mensuales que generan reintegros y pagos en exceso, los cuales conllevan a pérdidas

económicas en la empresa”. (Córdoba Arturo 2018 p15). De acuerdo con el autor A pesar de lo

sencillo que pueda parecer, el manejo de la nómina en cualquier organización requiere cautela

y, sobre todo, una conexión con los requisitos legales. El valor de seguir un proceso al crear

una nómina porque los errores se pueden corregir teniendo en cuenta otras situaciones que

puedan surgir dentro de la empresa a medida que se revisa la información.

Según Softland “el objetivo primordial la de nómina es administrar y controlar las

operaciones referentes a los procesos de liquidación periódica de la empresa, teniendo en

cuenta las disposiciones legales vigentes para el país en donde esta se ubique.” (Solano.2012.

p 28). Es importante ya que cuando realizamos la nómina, tengamos en cuenta una serie de

factores además de la remuneración del trabajador, incluyendo sus obligaciones, expectativas y

necesidades, en función del capital que prevé y sin duda ha calculado con anterioridad.

Aragón, dice que la nómina es la responsable de gestionar y dirigir las actividades

relacionadas con los procesos de liquidación periódica de la empresa acerca de sus

trabajadores, teniendo en cuenta la normativa vigente que se rijan en el país, en donde estas

funciones le permiten a las empresas administrar, controlar, producir y tramitar actividades

relacionadas con la nómina, en donde algunos de estos conceptos son salariales especiales,

aguinaldos, retenciones, retenciones obligatorias, promociones sociales, préstamos. De

acuerdo con el autor la nómina es importante porque permite llevar un registro organizado de

todas las actividades realizadas por los empleados, permitiendo así evitar errores al realizar el

proceso de nómina para sus respectivos pagos.

 Solano, aporta que el salario es la remuneración que debe recibir el trabajador como

consecuencia del contrato de trabajo y es la obligación básica del trabajador, es importante

señalar que además del salario, el pago por el trabajo efectivamente realizado es lo que el

empleador debe pagar al trabajador, el salario no se basa únicamente en la remuneración del

trabajo efectivamente realizado, sino que se extiende también a la existencia de trabajo

dependiente en beneficio del empleador, desdé este punto de vista, las vacaciones, las

enfermedades y ciertas licencias pueden ser consideradas como concepto de salario cuando

se trata de períodos en los que el trabajador no presta servicios.

Según los autores Ventura y González “los salariales son convenios que se desarrollan

en base a colectivos con los trabajadores, o los miembros administrativos de una empresa, en

este tipo de convenios se debe tener en cuenta que estos son una fuente formal del

ordenamiento jurídico laboral. Los cuales se definen como el resultado de la negociación

desarrollada por los representantes de los trabajadores y de los empresarios, lo cual constituye

la expresión del acuerdo libremente adoptado por ellos en virtud de su autonomía colectiva”

(Ventura y González. 2006. p34), según con los autores dependiendo de los estándares

utilizados para determinarlo, el salario fijo que las personas reciben a cambio de su trabajo

puede tomar varias formas, negociación con el empleado, la industria, el puesto y cualquier otro

factor relevante, existiendo innumerables combinaciones que dan lugar a una parte fija del

salario, otra variable, beneficios sociales y planes de compensación flexible.

En las empresas se implementarán la nómina electrónica el cual se esperan

perspectivas según Pinzón Castro “por cumplimiento se tiene el riesgo a la sanción ya que está

de por medio la ley normativa y se debe ejecutar proyecto de cumplimiento y como mejora se

puede ver como un punto de entrada para la transformación digital, al desmaterializar el papel y

convertirla en formato XML”. (Pinzón Castro, 2019. p6) de acuerdo con el autor esto significa

que, a pesar de las penalizaciones por la no implementación, las empresas y especialmente las

pymes deben sopesar las ventajas y desventajas y adoptar aquellas tecnologías que llegaron
para quedarse.

Según Castaño Velásquez y Ramírez Bolaños “En otros países como Chile y México

han adoptado este sistema de nómina electrónica trayendo grandes avances en cuento a la

eliminación de la evasión de impuestos y formalización de empresas, sin dejar a un lado los

beneficios que podría traer a los contribuyentes tales como reducción de costos de papel”.

(Castaño Velásquez y Ramírez Bolaños, 2019. p7). De acuerdo con los autores a medida que

van avanzado la tecnología esto significa que Colombia deberá buscar la adopción de la

nómina electrónica; aunque este estudio ampliará el cuerpo de conocimientos sobre el tema,

tanto más cuanto que refleja una tendencia empresarial que afecta tanto a personas naturales

como jurídicas que tengan uno o más empleados.

Según Klapper, Breza, & Kanz “Las empresas pueden temer los costos de

mantenimiento de un sistema electrónico de nómina. La resolución de problemas es esencial

para mantener operativas las cuentas de nómina” (Klapper, Breza, & Kanz, 2017. p20). De

acuerdo con los autores para esto existen gran variedad de opciones disponibles en el mercado

para la implementación de nómina electrónica y soporte técnico; además, también existe la

opción de desarrollar un software que se encargue de estos procesos y se integre con los

demás módulos.

Según Gudiño Dávila y Coral Delgado, “La implementación de la nómina inicia con los

términos del contrato, pues en él se pueden determinar la duración, la forma de pago y la

cantidad, las funciones. Paso siguiente es conocer los parafiscales a los cuales se debe afiliar y

tiene una secuencia. Por último, se desarrolla la nómina”. (Gudiño Dávila y Coral Delgado,

2005 p8). La nómina es un documento en el que un empleador enumera los salarios, las

deducciones, los activos netos pagados, los pagos relacionados con impuestos y las

asignaciones de los empleados que han trabajado durante un cierto período de tiempo. El

contrato de trabajo es un documento muy completo y cumple con lo establecido en la Ley lo

cual contribuye a que el contador de nómina cuente con amplia información sobre los
empleados.

Catacora, comenta que los procesos de nómina de una empresa u organización

incluyen la contratación y verificación de nuevos empleados, su incorporación, brindarles

oportunidades de capacitación y desarrollo, monitorear la asistencia y las horas trabajadas,

controlar las vacaciones y otros beneficios, cumplir con los requisitos legales, establecer planes

de pensión y jubilación, y la concesión de préstamos a los empleados, entre otras cosas, en

donde se utiliza para su cálculo de las asignaciones y deducciones requeridas para cada

empleado o empleados a quienes se realizan los pagos.

Según en la tesis de grados académico de Maestro en Administración de Negocios

hace referencia al autor Naranjo dice “cuando se quiere mejorar un proceso se debe tener claro

cuáles son falencias y debilidades en las actividades actuales que están involucradas en la

realización del proceso” (Jayron Stiven Villalva Muñoz. 2021.p9). De acuerdo con el autor

cuando los empleados de una empresa tienen claro el conocimiento que tienen de su trabajo

en como a las actividades o funciones a realizar, su salario y prestaciones sociales prestaran

un mejor servicio.

Según en la tesis de grados académico de Maestro en Administración de Negocios

hace referencia al autor Álvarez del Cuvillo el cual dice que “la palabra procedimientos se

refiere a una serie de reglas, actos, métodos, esquemas que ayudan a mejorar los aprendizajes

y desarrollo de funciones. Los procedimientos se manejan por medio de sucesiones ordenadas”

(Jayron Stiven Villalva Muñoz. 2021.p9). De acuerdo con el autor es importante porque son

capaces de crear una estructura organizativa sólida que se asegura de que todos los que

trabajan para ellos entiendan sus roles para lograr los objetivos.

Según en la tesis de grados académico de Maestro en Administración de Negocios

hace referencia al autor Vivanco Vergara dice “Los procedimientos se detallan por medio de un

manual o guía, en el cual se describe cada uno de los pasos con el objetivo de empezar la

actividad de manera adecuada” (Jayron Stiven Villalva Muñoz. 2021.p9). Es impórtate ya que
trae beneficios para los trabajadores es que teniendo un manual o guía debidamente preparado

les permite comprender claramente lo que se debe hacer, cómo completar las tareas, cuándo

se debe entregar la información y si necesitan algún permiso o autorización.

Según Anthony R “definida como una lista de todos los empleados y obreros en la que

se muestran los detalles más impuestos referentes a su salario, especialmente a su salario

bruto, deducciones o descuentos y salario neto”. (Anthony R 1992. p85), de acuerdo con el

autor el salario devengado por cada trabajador o empleado a lo largo de un determinado

período de tiempo, así como las distintas deducciones por retenciones de contratos de trabajo,

préstamos personales y bonificaciones, se muestran en este documento, que tiene carácter de

registro.

Según Barcia Díaz “los procesos buscan obtener resultados los cuales en el campo

empresarial se fundamentan en atender requerimientos para satisfacer determinadas

necesidades. Es decir, el proceso integra diversos recursos en una empresa, permitiendo

producir resultados que son requeridos y demandados. Los procesos integran diversas áreas

las cuales se organizan de manera sistemática cumpliendo con una relación interna que

produzca valor agregado. Su desarrollo se caracteriza por optimizar los recursos disponibles

alcanzando el mayor rendimiento posible a menor costo, siendo esto parte de la eficiencia

buscada” (Barcia Díaz 2016 p.59). Es decir, para hacer una gestión correcta de pagos, es

necesario revisar los procesos que se realizan para la consecución del mismo, por ende, cabe

recalcar que la guía de procesos es el integrador entre el proceso y quienes lo desempeñan,

adicionalmente Herrera castaño menciona la funcionalidad de los mismos.

Según Coral Delgado y Gudiño Dávila la nómina es ““la suma de los registros

financieros de los salarios de los trabajadores, donde se incluyen las bonificaciones y las

deducciones pagadas, por servicios prestados durante un cierto período de tiempo” (Coral

Delgado y Gudiño Dávila, 2013.p20) de acuerdo con los autores la nómina resulta ser una

colección o lista de todas las partes que incluyen el pago de salarios a los empleados, por
ejemplo, pago de impuestos.

Zapata, dice que la contabilidad examina el desempeño y las ramificaciones financieras

de seleccionar un plan sobre otro al demostrar dónde y cómo se han utilizado los recursos de la

empresa. Finalmente, ayuda a prever las consecuencias, sobré la toma de decisiones y preste

atención a los problemas, fallas e ineficiencias, oportunidades tanto para el presente como para

el futuro. De acuerdo con lo anterior en realidad es imposible conocer los resultados de las

operaciones económicas y financieras de la empresa sin contabilidad, como resultado, el

desarrollo de un sistema de información contable adecuado es crucial los resultados de salida

del sistema, que determinan la propia existencia de la empresa. En base a la información es

importante ya que permite una mayor confiabilidad y eficacia al momento de realizar la

estructura del manual de procedimientos de acuerdo a la definición de proceso contable y

sistema documental contable, tal regulación permite una mayor organización según los criterios

mencionados en la resolución para la conservación de la información financiera.

Según Heidegger “da el carácter constitutivo de lo humano y a través de esa

intersubjetividad es posible comunicar significados entre las personas. Este método

hermenéutico es el apropiado para el estudio de la acción humana “. (Heidegger, 2018) de

acuerdo con el autor es importante ya que da la oportunidad de comprender, explorar la acción,

el observador tiene esta comprensión del contexto y los temas. La hermenéutica implica la

descripción cuidadosa y detallada de los fenómenos humanos y los fenómenos significativos y,

en la medida de lo posible, explicaciones basadas en supuestos teóricos previos, una

comprensión práctica de la experiencia de herramientas, objetos y personas.

Según Perozo define las guías como “aquellos que constituyen la recopilación por

escrito de las normas y procedimientos, que deben seguirse para llevar a cabo las diversas

transacciones de venta de bienes o servicios que se realizan” (Perozo 2005.p 25). De acuerdo

con el autor es importante ya que permite describir los deberes, los requisitos y el desempeño

de los deberes de los empleados, ayuda en la orientación laboral y la capacitación y educación

del personal, especifica las funciones y el análisis para realizar las funciones encomendadas.

Según Mata, Sánchez, & Ruiz “señalan sobre la importancia de las guías de

procedimientos, indicando que toda empresa requiere de normas y procedimientos que

regulen sus actividades de igual manera necesitan de manuales como documentos escritos

que sirvan de guía o apoyo y explicación, de manera tal que se realicen de la forma más

uniforme posible”. (Mata, Sánchez, & Ruiz. 2010.p26). De acuerdo con los autores son

importantes ya que permiten implementar procedimientos tanto formales como informales para

una o más tareas, una guía para lograr resultados de manera eficaz y eficiente.

Según el artículo 25 “el trabajo es un derecho y una obligación social y goza, en todas

sus modalidades, de la especial protección del Estado. Toda persona tiene derecho a un

trabajo en condiciones dignas y justas”. (Constitución política 1991.p3). De acuerdo con este

artículo es de gran beneficio ya que permite recopilar la información en un solo documentos y la

simplicidad en la búsqueda de la información permitiendo que las organizaciones sean más

eficientes en sus procesos generando mayor orden.

Según la ley 90 de 1946 del artículo 132 “el empleador y el trabajador pueden convenir

libremente el salario en sus diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o a

destajo y por tarea, etc. Pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los

pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales”. (Ministerio de Justicia. Ley 90 de 1946 del

artículo 132) según con esto es importante ya que permite la implementación exitosa de los

procesos de nómina en donde requiere una orientación detallada y una consideración

minuciosa.

Ley 50 de 1990 del artículo 127 “Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria,

fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como

contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte,

como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las

horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y
comisiones.” (Ministerio de Justicia. Ley 50 de 1990 del artículo 127). Es impórtate ya que

permite obtener un resultado confiable y preciso mientras se logra reducir el tiempo de

preparación ayudaría a reducir el costo y los gastos potenciales, causa cuando se cometen

errores al preparar la nómina de una empresa.

Decreto 1045 de 1978 dice: “Es el registro financiero que una empresa realiza sobre los

salarios de los empleados, en ella se encuentran detalladas las asignaciones, deducciones y

retenciones de carácter legal y contractual que percibe el trabajador en su salario, y que

corresponden a un periodo de tiempo determinado” (Decreto 1045 de 1978). De acuerdo con

esto es importante porque permite controlar los salarios de los empleados de acuerdo con las

leyes aplicables, calculando sueldos, salarios, beneficios sociales, horas extras y deducciones

legales.

Según la ley 100 de 1993 “reúne de manera coordinada un conjunto de entidades,

normas y procedimientos a los cuales pueden tener acceso las personas y la comunidad con el

fin principal de garantizar una calidad de vida que esté acorde con la dignidad humana.”

(Sistema de seguridad social en Colombia. Ley 100 de 1993). Es de gran beneficio ya que

permite recopilar la información en un solo documentos y la simplicidad en la búsqueda de la

información permitiendo que las organizaciones sean más eficientes en sus procesos.

La DIAN ha reglamentado la nómina electrónica, para que la información sobre temas

laborales que se brinda en las empresas, se haga de manera digital y transparente a los

órganos de control, de modo que las empresas y los particulares estén sujetos a un mayor

control. Para así lograr evitar el incumplimiento de las leyes laborales y tributarias, buscando es

analizar todos los datos con fines estadísticos y dar cuenta de los pagadores junto con los

conceptos que acompañan a este documento acreditativo y para otros fines. De lo anterior se

puede concluir que la nómina electrónica contiene todo lo relacionado con la información que

hace parte de la empresa acerca de sus empleados y así llevar un mejor control de las

actividades que realiza cada empleado, por lo tanto, los procedimientos de nómina son
importantes a la hora de montarla en la plataforma digital del servidor que se esté utilizando.

El artículo 2 de la resolución 13 “el soporte de pago de nómina electrónica se configura

como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables”. (Resolución 13

de 2021). De acuerdo con la resolución desde que se implementó la nómina electrónica debe

emitirse todos los meses, los deudores y no deudores aún aplican algunas de las disposiciones

de facturación electrónica descrita, en donde están obligadas a realizar la nómina factura son

las personas jurídicas y naturales que tengan uno o más empleados incluidos en la planilla de

nómina de la empresa.

Ley 1233 “Precisa los elementos estructurales de las contribuciones a la seguridad

social, se crean las contribuciones especiales a cargo de las cooperativas y precooperativas de

trabajo asociado, con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, al Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y a las cajas de compensación familiar, se fortalece el

control concurrente y dicta otras disposiciones”. (Ministerio de Justicia Ley 1233 de 2008). De

acuerdo con la ley esto quiere decir que cada empresa deberá llevar un registro contable de los

pagos y remesas que le hacen a sus empleados cada mes, que por lo general muestra sus

ingresos, gastos y seguros, o lo que eso significa. Por otra parte, la ley 789 “Dicta normas para

apoyar el empleo, amplía la protección social y se modifica algunos artículos del Código

Sustantivo de Trabajo” (Ministerio de Justicia Ley 789 de 2002). De acuerdo con esto es

importante ya que permitirán a la empresa tener un orden en donde el contador puede

controlar adecuadamente los costos y gastos incurridos durante el período con el apoyo del

capital humano.

Artículo 23.” elementos esenciales 1. Para que haya contrato de trabajo se requiere que

concurran estos tres elementos esenciales; La actividad personal del trabajador, es decir,

realizada por sí mismo; La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del

patrono, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en

cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe

mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato; y Un salario como retribución del

servicio. Una vez reunidos los tres elementos de que trata este artículo, se entiende que existe

contrato de trabajo y no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de otras condiciones

o modalidades que se le agreguen”. (código sustantivo del trabajo. 2011. Artículo 23). Este

artículo es importante ya que permite dejar una constancia entre el empleador y el empleado a

la hora de ser contratado, dejar definido su salario, actividades a desarrollar dentro la empresa.

Es importante hacer referencia a los autores y a las normas ya que permitirá mayor

confiabilidad y eficacia al momento de realizar la estructura de la guía de procedimientos de

acuerdo con toda la información recopilada para la desarrollar la intervención de mejora en la

empresa METALISTERIA GONZALEZ S.A.S, ya que teniendo esta información clara trae

como veneficio para la empresa aumentar la eficiencia de la entrega de recibos de pago,

adicionalmente, evitar errores a la hora de realizar las novedades de la nómina.