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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN 001-RB

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PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS

PROYECTO:

MOVIMIENTO DE TIERRAS MASIVOS – AREA PLANTA

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Tomar como referencia el instructivo

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Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Leandro Suxo Tuco Héctor Balboa Ramírez Manuel Espinoza Jenssen
Firma: Firma: Firma:

Ingeniero de Calidad Jefe de Calidad Gerente de Proyecto

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO ....................................................................................... 4

2. ALCANCE ......................................................................................... 4

3. DEFINICIONES ................................................................................ 4

4. DESARROLLO .................................................................................. 5

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .................................................. 7

6. BUENAS PRÁCTICAS ....................................................................... 7

7. REFERENCIAS ................................................................................. 7
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del Página N° de
Razón del Cambio
cambio modificada Revisión
07-12-18 Todas Para revisión interna A

09-12-18 Todas Para revisión del Cliente B

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1. OBJETIVO
Establecer la metodología necesaria para la elaboración, identificación, revisión,
aprobación y modificación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad del
Consorcio GyM STRACON, así como el control mediante su distribución, acceso,
recuperación, uso, almacenamiento, preservación, legibilidad, protección, tiempo de
conservación y disposición final.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad del Consorcio GyM STRACON.

3. DEFINICIONES

Aprobación
Es la actividad que permite dar validez a un documento para que éste pueda ser
difundido e implementado.

Carpeta
Se refiere a la Carpeta electrónica de la red interna del Consorcio GyM STRACON o
del proyecto, que contiene los documentos y registros digitales del SGC.

Documentación actualizada
Se refiere a la documentación vigente con la que se debe ejecutar el Proyecto.

Distribución
Caso de Documentos: Acción de dar al documento una oportuna colocación/ubicación
ó destino conveniente.

Elaboración
Se refiere a la redacción del documento y de los protocolos de chequeo necesarios
utilizando el formato estándar para el mismo.

Identificación
Caso de Suministros: Se refiere a la asignación de un código de acuerdo a la
clasificación establecida.
Caso de Documentos: Acción de relacionar un documento con un procedimiento
determinado.

Información
ISO: Datos que poseen significado.

Información Documentada
ISO: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene.
La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede
provenir de cualquier fuente.
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La información documentada puede hacer referencia a: el sistema de gestión,

incluidos los procesos relacionados; la información generada para que la organización
opere (documentación) y/o a la evidencia de los resultados alcanzados (registros).

4. DESARROLLO

4.1.Elaboración y aprobación de los documentos

La elaboración, identificación, revisión y aprobación es realizada por personal
competente para esta actividad y autorizado, teniendo en cuenta el presente
procedimiento.
Se distingue la emisión, revisión y aprobación de la documentación generada por el
Área de Calidad del Consorcio GyM STRACON. En el Cuadro 1 se presenta la
distribución de autoridades (incluye alternativas) para éstas actividades. Todos los
documentos controlados del SGC están identificados en K-CC3-148A-QA-DGC-001-
F1 “Lista Maestra de Documentos”.

EN EL ÁREA DE CALIDAD DEL CONSORCIO GyM STRACON

DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Representante
Política de la Alta Alta Dirección Alta Dirección
Dirección
Jefe de Gerente de
Plan de Calidad Jefe de Calidad
Construcción Proyecto

Procedimientos Cada área del Gerente de

Jefe de Calidad
de Gestión Proyecto Proyecto

Procedimientos Integrantes del

Jefe de Calidad Gerente de Proyecto
específicos Consorcio

Cada Área del

Registros Jefe de Área Gerente de Proyecto
Proyecto

Cuadro 1: Seguimiento y Aprobación de Documentos en el Área de Calidad

El control de la información interna y externa del Consorcio en la obra se realizará de

acuerdo al procedimiento GYMST.1867.OT_CDP.PR.DOC.Rev0 Procedimiento de
Gestión de Control de Documentos además se alineará lo indicado en el
Procedimiento PDDM – Site 002 Codificación y Revisión para Documentos de
Construcción, HSE y QA - Contratistas y ítem 3.4 del Anexo E – Requerimientos de
Gestión de Calidad para Contratistas.

4.2.Cambios y revisiones a los documentos.

4.2.1. Cambio de los documentos del SGC – Consorcio GyM STRACON

El Control de Cambios en la información documentada del SGC que se indica en
K-CC3-148A-QA-DGC-001-F1 “Lista Maestra de documentos” es responsabilidad
del Área de Calidad del Consorcio GyM STRACON.
La revisión y actualización de los documentos se realiza a solicitud de las áreas
vinculadas al SGC. La fuente de información para la evaluación de cambios,
según lo antes mencionado, proviene de:
 Usuarios de Producción.
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 Auditoría Interna.
 Auditoria del Cliente o Supervisión.
 Cambios en los procesos, tecnología, equipos, normas, etc.
 Revisión anual de documentos del Sistema de Gestión Calidad
Los cambios a estos documentos son comunicados vía correo al Consorcio GyM
STRACON y al Cliente.
Todo cambio de codificación implica que el documento inicia con “Revisión B”
independiente de la revisión en que se encuentre el procedimiento general
estándar.
El control de cambios de procedimientos mencionados en este acápite abarca los
formatos, tablas y matrices de interrelación que componen dichos documentos.

4.2.2. Registro de Cambios

Cuando se elabore una nueva revisión de algún documento del SGC, deberá
actualizarse el número de revisión, así como la fecha de emisión del nuevo
documento y actualizar el K-CC3-148A-QA-DGC-001-F1 “Lista Maestra de
Documentos”.
El responsable de elaborar el documento registrará el cambio realizado en la
“Hoja de Control de Cambios” que se encuentra en la segunda página del
documento.

4.3.Control de la Documentación

4.3.1. Documentos en Oficina Principal

El Área de Calidad del Consorcio GyM STRACON, mantiene una copia en físico y
digital de los documentos del SGC, de tal manera que se asegure su protección
(back up) y preservación incluyendo la preservación de la legibilidad.
Los usuarios de los documentos del SGC tienen la responsabilidad del uso de las
versiones vigentes para el desarrollo de sus actividades.

4.3.2. Documentos en el Proyecto

El responsable del Área de Calidad del Proyecto mantiene una copia impresa y
digital (actualizada) de los documentos del proyecto.
En caso de requerirse alguna copia de un documento del Consorcio GyM
STRACON generado en obra, estos son requeridos al Jefe de Calidad del
proyecto; dichos documentos se consideran como copias no controladas y no
necesitan llevar las firmas de revisión, elaboración y aprobación.

4.3.3. Documentos Externos

Las Normas, estándares, procedimientos no elaborados por el SGC, y aplicables
a los procesos del SGC, son considerados documentos externos. Son
administrados y controlados por el Área de Calidad del Consorcio GyM STRACON.
Asimismo, el responsable del Área de Calidad del Proyecto gestiona los
documentos externos que sean aplicables al SGC del proyecto. Los documentos
de carácter externo que aplican para el SGC se encuentran listados en el K-CC3-
148A-QA-DGC-001-F1 “Lista Maestra de Documentos”.
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4.3.4. Almacenamiento de Archivos Digitales

Los documentos elaborados (procedimientos, registros, etc) y los generados en
el Proyecto (digitales y escaneados) se graban de forma ordenada y con nombres
de los documentos para su fácil identificación, en archivos y carpetas que son
almacenados en forma digital.

4.3.5. Documentos Superados

Los archivos digitales de los documentos superados del SGC, son retirados de la
carpeta correspondiente y almacenados en una carpeta que identifica archivos
superados, su disposición final consistirá en la eliminación del documento digital
manteniéndose como mínimo, de ser el caso, las dos últimas versiones del
documento digital.

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Gerente de
Consorcio

Proyecto
Área de

Técnica
Calidad

Oficina
Ítem

Actividades

1 Elaborar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad X

2 Revisar y aprobar actualizaciones a los documentos del SGC X

Informar a la Oficina Principal de GyM y STRACON los cambios
3 X
y actualizaciones que se realicen a los documentos del SGC.
Llevar el control, mantenimiento y archivo de los documentos
4 X
del SGC aplicables al Proyecto.
Asegurar que se esté trabajando con la información
5 X X
actualizada y aprobada.
6 Verificar el cumplimiento del presente procedimiento. X X X

6. BUENAS PRÁCTICAS
 No Aplica

7. REFERENCIAS
 Q1CO - Attachment E_R2_01May15 - Requerimientos de Gestión de Calidad.

8. ANEXOS
 K-CC3-148A-QA-DGC-001-F1 Lista Maestra de Documentos
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Página : de:

CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO: Fecha de Actualizacion:

CLIENTE:

Fecha de N° de Transmital de ESTATUS DEL N° de Transmital de Aprobación

Nombre del Documento Código Revisión
Emisión Envio DOCUMENTO SMI

POLITICA

PLAN DE CALIDAD

PLAN DE INSPECCIÓN Y ENSAYOS

INFORMES DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS DE GESTION

PROCEDIMIENTO DE LABORATORIO

PROCEDIMIENTO CONSTRUCCION

PROCEDIMIENTO ESPECIFICOS

CERTIFICADOS