PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN GyM.SGC.PG.

0002

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CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

1. OBJETIVO ..........................................................................................3

2. ALCANCE ...........................................................................................3

3. DEFINICIONES ...................................................................................3

4. DESARROLLO .....................................................................................4

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ........................................................6

6. BUENAS PRÁCTICAS ...........................................................................6

7. REFERENCIAS ....................................................................................7

8. ANEXOS ............................................................................................7

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Omar Samaniego Figueroa Eduardo Villa Corta Lucchesi Juan Manuel Lambarri H.
Firma: Firma: Firma:

Jefe del Área de Calidad Gerente Técnico Gerente General

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del N° de
Página modificada Razón del Cambio
cambio Revisión
31/03/09 Todas Creación del documento para su implementación 0

Se añade el formato GyM.SGC.PG.002-F3 en el ítem 8.

03/11/09 7 1
ANEXOS

31/01/12 Todas Revisión general 2

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1. OBJETIVO
Establecer la metodología necesaria para la correcta identificación, recolección,
clasificación, archivo, retención y disposición final de los registros que evidencian la
conformidad de los trabajos de acuerdo al SGC del Proyecto.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad
de GyM.

3. DEFINICIONES

Carpetas del área de calidad

Carpetas electrónicas de la red interna de GyM que contienen los documentos y
registros digitales del SGC.

Colección
Caso de Documentos: Recopilación ordenada de documentos.

Documento
Es el soporte material del conocimiento. Es todo escrito o fuente de información
materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba. Por
ejemplo: registro, especificación, plano, procedimiento, informe, norma.
ISO: Información y su medio de soporte.

Dossier de Calidad
Es el archivo ordenado de toda la documentación de calidad del Proyecto, emitido una
vez concluido éste. En algunos proyectos es denominado por el Cliente como Turnover
Package (TOP) o Handover Package.

Expediente de Obra
También denominado Turnover Package (TOP) o Handover Package, es el expediente
que compila los diferentes Dossiers del Proyecto, es decir el Dossier de Calidad, el de
Seguridad y Medio Ambiente, Oficina Técnica, Contratos, etc. En ocasiones por
simplicidad se lo denomina “Dossier”.

Identificación
Caso de Suministros: Se refiere a la asignación de un código de acuerdo a la
clasificación establecida.
Caso de Documentos: Acción de relacionar un documento con un procedimiento
determinado.

Procedimiento
Documento que explica las actividades específicas para llevar a cabo un proceso,
definiendo las responsabilidades del personal involucrado durante el desarrollo de un
Proyecto.
ISO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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Formato
Formulario utilizado para documentar las actividades de aseguramiento y/o control de
un proceso de gestión u operativo.

Registro
Es el formato conteniendo los resultados obtenidos, los que proporcionan evidencia de
las actividades desempeñadas.
ISO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

Protocolo
Es la denominación no formal que se le hace tanto al formato como al registro.

QC Índex
Herramienta para listar de manera ordenada todas las inspecciones realizadas en el
proyecto; se utiliza para identificar estatus de los protocolos, como índice y para
calcular el indicador de cumplimiento.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Conjunto de procesos, recursos y acciones utilizadas en forma planificada para dirigir y
controlar la organización en lo relativo a la calidad.
ISO: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la
calidad.

4. DESARROLLO

4.1. Requisitos de los registros y protocolos

Los registros deberán estar conforme a los siguientes puntos:
a. Sólo se utilizarán los registros aplicables al Proyecto.
b. Los registros deberán ser llenados de forma clara y legible.
c. Todo registro deberá ser llenado en su totalidad (sin dejar espacios en blanco). En
caso de no aplicar algún punto, se colocará N/A o una raya para ocupar el espacio.
d. Todos los registros deberán ser firmados por los responsables que indique el
documento (no pueden quedar firmas en blanco).
e. En caso de haber una corrección, se trazarán dos líneas horizontales sobre la
información a corregir, anotando al costado la información correcta.
f. Las correcciones deberán ser hechas por la persona que llenó el registro o en su
defecto por el Responsable de Calidad, firmando a un lado de la corrección.
g. Si el registro es anulado, no destruirlo, debe quedar archivado e indicada la
anulación en el QC index.
h. Los registros deben contener adjuntos la sección del plano o sketch mostrando el
entregable relacionado.
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4.2. Clasificación y archivo físico de los registros

Los registros deberán ser clasificados conforme a los siguientes puntos:
a. Numerar en forma correlativa todos los registros de un mismo código, manteniendo
un orden cronológico.
b. Recopilar los Registros de calidad en archivadores tanto los generados por el
Proyecto como los de procedencia externa.
c. El lomo de los archivadores se elaborará de acuerdo al formato GyM.SGC.PG.0002-
F2 Lomos de Archivos.
d. Los registros podrán estar a disposición de los representantes del Cliente según lo
contemple el Contrato.
e. Los registros se irán archivando progresivamente en los files correspondientes
según el índice de Dossier de Calidad previsto.
f. Los registros generados serán coherentes con la Matriz de Aplicabilidad.

4.3. Identificación del código del entregable (TAG)

Para el caso de los Proyectos Electromecánicos, el registro debe especificar el código del
entregable o también llamado TAG; el cual suele estar identificado en los siguientes
documentos:
 Piping and Instrumentation Diagram – P&ID.
 Process Flow Diagram – PFD.
 Vista de Planta – Layouts.
 Diagramas Unifilares – Single Diagrams / Single Line Diagram.
 Planos en general.

4.4. Control de los registros utilizados en el Proyecto

El Control de los registros utilizados en el Proyecto se hará de acuerdo a lo indicado en
el instructivo GyM.SGC.IN.003 Instructivo para la Elaboración del QC índex.

4.5. Destino final de los registros

Los registros y documentos de calidad generados durante el proyecto serán recopilados
y presentados como parte del Dossier de Calidad.
Al término del Proyecto, el Jefe de Calidad coordinará la entrega de una copia del
Dossier a la oficina principal.
La secuencia a seguir es la siguiente:
 Enviar los documentos físicos al archivo pasivo de la empresa.
 Entregar al Área de Calidad en la oficina principal una copia del cargo de la
documentación enviada al archivo de la empresa y además una copia en digital
(CD) del Dossier de Calidad.
 Asimismo se entregarán al Cliente los documentos originales y cuando no sea
aplicable se les entregará una copia (y/o digital) del Dossier de Calidad, según se
indique en el Contrato.

4.6. Tiempo de retención de los Registros

Los registros y documentos de Calidad generados durante el Proyecto serán retenidos
en el mismo hasta su entrega final en el Dossier.
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El tiempo de retención de los registros será por (05) años, salvo que en el contrato
indique una cantidad mayor.
El archivo digital del Dossier será almacenado en el servidor del Área de Calidad de
Oficina Principal para referencia.

4.7. Back Up de Información

El Back Up de la información del Área de Calidad de la Oficina Principal se realiza de
manera automatizada.
El Back Up de la información del Área de Calidad del Proyecto se realiza de manera
automatizada vía el Portal de Conocimiento, o por los medios previstos en el Proyecto.

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Área de Calidad

Área Calidad
Gerente De

Producción
Proyecto

Proyecto

Técnica
Oficina
Ítem

GyM
Actividades

1 Elaborar los registros del Sistema de Gestión de Calidad X

2 Revisar y aprobar las actualizaciones de los registros. X

Informar al Proyecto de los cambios y actualizaciones que se

3 X
realicen a los registros
Llevar el control y administrar los registros del SGC aplicables
4 X
al Proyecto (QC Índex)
Verificar y controlar el uso adecuado de protocolos en el
5 X
Proyecto
Asegurar que siempre se esté trabajando con la información
6 X X X
actualizada y aprobada

Asegurar que los responsables de las áreas de Producción y

7 X X
Of. Técnica utilicen los protocolos actualizados
Administrar y ejecutar la información recibida por el
8 X X
responsable de calidad

6. BUENAS PRÁCTICAS
a. Llevar el control actualizado de los registros del SGC.
b. Se recomienda digitalizar de manera periódica los documentos que formarán parte
del Dossier de Calidad.
c. Toda mejora a los formatos deberá ser consultada con el Área de Calidad (Oficina
Principal) para su aprobación y difusión a los demás proyectos.
d. En caso que el Cliente demande el uso de sus formatos, remitir la Matriz de
Aplicabilidad con los formatos convenidos; haciendo dicha precisión.
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7. REFERENCIAS
GyM.SGC.PG.0001 Control de Documentos
GyM.SGC.PS.004 Elaboración del Informe Mensual de Calidad
GyM.SGC.PS.005 Elaboración del Dossier de Calidad
GyM.SGC.IN.003 Elaboración del QC Índex

8. ANEXOS
GyM.SGC.PG.0002-F1 QC Índex
GyM.SGC.PG.0002-F2 Formato de Lomo de Archivos
 REGISTRO
GyM.SGC.PG.0002-F1
GESTIÓN DE CALIDAD
Fecha Registro:
QC INDEX

DISCIPLINA DISCIPLINA DISCIPLINA DISCIPLINA

DISCIPLINA CIVIL
ARQUITECTURA MECANICA ELECTRICA SANITARIA

ICAP MENSUAL RESUMEN INDICADORES LEYENDA

 CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

OFICINA TÉCNICA CALIDAD

DOCUMENTOS DEL
SGC

1
jul-08

PLAN Y PROCEDIMIENTOS
 CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

DOCUMENTOS DE
OFICINA TÉCNICA
CALIDAD

PROTOCOLOS DE
LIBERACIÓN

1
jul-08

PROTOCOLOS DE LIBERACIÓN DE
VACIADO
 CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROYECTO

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

OFICINA TÉCNICA CALIDAD

DOSSIER DE
CALIDAD

1
jul-08

INFORMES MENSUALES
ÁREA DE CALIDAD -
GyM

SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD

CALIDAD

MARTES DE
CALIDAD

1
may-09

CAPACITACIONES