FORMATO DE ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora:Subgerencia Administrativa y Financiera/Profesional universitaria de desarrollo organizacional

2. Nombre de la Unidad Documental: Historias laborales

3. Función(es) que da(n) lugar a la producción de la unidad documental

4. Caracteres externos
4.1 Soporte 4.2 Formato
Papel X CD Expediente X
Cinta Magnética USB Documento
Microfilme DVD Simple Disco Duro
¿ Cuál Otro?

¿ Se realizan copias de seguridad? ¿ De la unidad Documental completa? ¿ Dónde se encuentra respaldada?

N/A N/A N/A

4.3 Ordenación

Temática Alfabética Cronológica X Onomástica X

¿ Otro? ¿ Cuál?

4.4 Estado de Conservación Bueno X Regular Malo

5. Normas que regulan la producción, el tramite y la conservación de esta unidad documental

Normatividad Interna Normatividad Externa

Manual de funciones Circular 004 de 2003 emitidas por AGN. Código sustantivo del trabajo Art 264, ley 100 de 1993, Ley 50 de 1990

6. Trámite (paso a paso que genera la unidad documental) Se realiza el proceso de selección y una vez se escoge la persona para cubrir la bacante, se genera solicita el aporte de los documentos
necesarios para su vinculación, posteriormente se realiza el contrato laboral y se van anexando los documentos que evidencien las novedades que cada empleado, durante todo el tiempo que labore en la
entidad.

Número y destino del original: 1 Subgerencia Administrativa y Financiera

Número y destino de copias:

7. La información contenida en esta unidad se halla regustrada o condensada en otra Si No X ¿ Dónde?

8. ¿ Estos documentos se encuentran reflejados en algun Sistema de Gestión de la Entidad? Si X No ¿ En Cuál? SGC

9. ¿ Se Utiliza alguna herramienta tecnológica para gestionar estos documentos? Si No X ¿ Cuál?

10. ¿ Qué documentos conforman esta unidad documental? Código SGC Físico Elect

Requisitos de Vinculación FO-HG-02

_ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
_ Oficio de notificación del nombramiento o contrato trabajo.
_ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.
_ Documentos de identificación. X
_ Hoja de vida (Formato único función pública).
_ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo.
_ Acta de posesión.
_ Pasado judicial
_ Certificado de antecedentes penales.
_ Certificado de antecedentes fiscales.
_ Certificado de antecedentes disciplinarios.
_ Declaración de bienes y rentas.
_ Certificado de aptitud laboral (Examen médico de ingreso).
_ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
_ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
Vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados , encargos, permisos,
ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato,
pago de prestaciones, entre otros.
_ Evaluación de desempeño.
_ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: supresión del cargo, insubsistencia, destitución,
aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad.

11. ¿ En que formato electrónico se conserva la información electrónica?

Word X Excel Power Point PDF PDF/A Otro

12. ¿Esta unidad documental es evidencia de cual proceso y procedimiento Proceso: Gestión Humana
según el SGC? Procedimiento: PR-GH-01 Selección y Vinculación PR-GAF-02 Formación y Capacitación
PR-GH-04 Bienestar Laboral

13. ¿Cual es nivel de acceso de esta unidad documental? Público Clasificado X Reservado

¿Porqué? Ley 1712 de 2014 Esta unidad documental contiene datos personales por lo tanto no puede ser de acceso público

14. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Todas

15. Con que periodicidad se produce la unidad documental? Diaria

Semanal Mensual sporádica

16. ¿ Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quien lo establece? Permanente

17. En el Archivo de gestión la consultan

¿ La misma Oficina? SI X NO
¿ Otras oficinas? ¿ Cuáles?
¿ Otras entidades? ¿ Cuáles? SI X NO
¿Personas naturales?
¿Quiénes? Y ¿ por que la consultan? Entes de control, las personas titulares de la información

18. ¿ Esta unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de Gestión a otros Archivos? No Central Histórico

18.1. ¿ Con qué frecuencia? (Alta, media, baja)

19. En el Archivo central ¿ la oficina sigue consultando esta unidad documental? SI NO

19.1. ¿ Con qué frecuencia? (Alta, media,baja)

19.2. ¿ Qué años?

20. ¿ Qué problemas generales ha observado en la producción, tramite y conservación de esta unidad documental?: Ninguno

21. Observaciones generales: Ninguna

Firman

Nombre de la persona entrevistada: Alejandra Ochoa Nombre entrevistador: Leidy Ruíz

Firma: Firma:

Cargo: Líder admnistrativa y de desarrollo organizacional Cargo: Apoyo gestión documental

Teléfono: 5204060 ext 1801

Correo Electrónico: aochoa@edeso.gov.co

Ciudad: Rionegro Fecha: 21 septiembre 2018