METODOLOGÍA MICROFILMACIÓN

1. PREPARACIÓN

 Eliminación de sobres

 Eliminación de grapas u otros elementos extraños

 Instalación de la documentación en sitio normalizado para su proceso (estantes, cajas,

estibas, etc.)

2. MICROFILMACION

 Obtención de la imagen del documento físico y controles de calidad según parámetros

básicos (orientación y calidad de la imagen) cumpliendo con las normas estipuladas en
el procedimiento.

 Ofrece la posibilidad de disponer de la documentación en diferentes tipos de soportes:

Película en sales de plata de 16 mm y 100 pies de longitud, película en sales de plata
de 16 mm y 215 pies de longitud, película diazo negro ó azul de grano fino o grano
grueso y 100 ó 215 pies de longitud (solo para las copias).

3. REVELADO

 Proceso mediante el cual se revelan las imágenes capturadas en el ítem anterior.

4. COPIA

 De acuerdo con la necesidad del cliente se generarán copias de seguridad de los rollos
originales

5. VENTAJAS DE LA MICROFILMACION

 Reducción de volumen y espacio

 Inmovilización de los documentos en papel

 Calidad de recuperación

 Preservación de la información si dependencias tecnológicas.

6. CONTROLES DE CALIDAD ESPECIFICOS

 De acuerdo con la naturaleza de la documentación, se efectúan controles de calidad

específicos que permiten determinar la integridad y confiabilidad de los procesos a
partir de muestras representativas de los documentos ó en caso de ser requerido por el
cliente, sobre la totalidad de la documentación tratada. (Ver Registro Reporte de
producción y control de calidad por cliente)

7. INDEXADO DE DOCUMENTOS

 Generación de archivos con los datos esenciales que permitirán la recuperación

eficiente de los documentos de acuerdo con las necesidades del cliente y la experticia
 METODOLOGÍA MICROFILMACIÓN

de nuestra compañía recogida a través de muchos años de aplicar este proceso con
altos niveles de eficacia, profesionalismo y calidad. La velocidad en la recuperación de
los documentos está ligada directamente a la infraestructura del cliente.

8. REARCHIVO

 La documentación preparada en el ítem número 1, se rearchiva en las unidades

documentales de origen sin ganchos ni otros elementos extraños retirados en la fase
de preparación.

9. REGISTROS

 Reporte de producción y control de calidad con mínimo los siguientes campos:

a) Labor y fecha de ejecución (Preparación, microfilmación, revelado,

copia, control de calidad, legajado)
b) Funcionario que ejecuta
c) Observaciones y/o ajustes desarrollados

 Resumen mensual de producción

a) Nombre del documento procesado

b) Ubicación del documento por número de rollo
c) Total de imágenes por rollo
d) Actas de inicio y finalización de cada rollo.
e) Otros índices acordados con el cliente.

10. MANEJO PROPIEDAD DEL CLIENTE

 Constancia documentada de entrada y salida de unidades de conservación en nuestras

instalaciones con el reflejo correspondiente en las bases de datos.

 Ubicación de las unidades de conservación en estantería metálica o estibas de madera.

 Ubicación temporal de los rollos microfilmados y rollos copia en cajas y estas dentro de
archivadores metálicos antes de entregarse al cliente de acuerdo con las entregas
parciales ó totales pactadas.

 Total confidencialidad de la información.

 Espacios con acceso restringido tanto para los documentos originales en papel como el
producto de la microfilmación en rollos de las clases mencionados anteriormente.

 Recomendaciones al cliente acerca de la necesidad de mantener sus rollos

microfilmados en condiciones de almacenamiento propicios en lugares especializados
para ello en los que la temperatura, la humedad, la luz, los contaminantes
atmosféricos, los animales e insectos, la seguridad material, etc., deberán prolongar la
vida de los soportes almacenados.