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cero papel
en la administración pública
Digitalización certificada
de documentos
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
CONTENIDO 2
INTRODUCCIÓN 3
1 digitalización certificada de
documentos 4
glosario 25
acrónimos 26
bibliografía recomendada 27
.
INTRODUCCIÓN
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1 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS
1.1. Definición
Definimos digitalización certificada como:
Los procesos de digitalización pueden dar diferentes resultados de acuerdo a la finalidad que
se persiga. En algunos casos el documento electrónico obtenido se mantendrá y manejará al
mismo que tiempo que el documento original en soporte análogo, y en otros casos sustituirá
este último, conservándolo por el término fijado en las políticas de archivo.
1 ACUERDO 27 DE 2006 (octubre 31). Diario O cial N.º 46.528 del 31 de enero de 2007. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Por el
cual se modi ca el acuerdo número 07 del 29 de junio de 1994. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
DE COLOMBIA.
2 Colombia. Archivo General de la Nación. Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. Comité de Reprografía
y Automatización del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá, 2011.
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documentos físicos; por lo general se hace solo con el fin de enviar por medios
electrónicos los documentos en formato digital para agilizar el trámite y evitar así
el envío de documentos originales, por lo que en muchos casos no cumple con
estándares archivísticos sino con estándares exclusivamente informáticos (tipo
de formato, resolución, índices, etc.). El resultado es que generalmente estas
imágenes no pueden ser usadas posteriormente para ser archivadas o que su
calidad no permite la preservación a largo plazo de las mismas3.
“Entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente
adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo
con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una
instancia u organismo autorizado 6.
3 CIRCULAR EXTERNA N.º 005, septiembre 11 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones o ciales electrónicas en el marco de la iniciativa Cero Papel. Archivo General de la Nación.
4 Ibíd.
5 Ibíd.
6 Ibíd. 5
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La digitalización certificada no está necesariamente ligada al uso de “certificados electrónicos
para firma” ya que los estándares y procesos de digitalización, son los que pueden ser certifi-
cados por la misma entidad de conformidad con las normas que expidan los organismos
competentes o por un tercero autorizado.
Respecto a este tipo de digitalización es importante aclarar que los documentos con valores
secundarios (científicos, históricos y culturales) no podrán ser sustituidos mediante este
proceso.
Sustituir el
Nivel de
Tipo original en Requisitos
seguridad
papel
Digitalización con
Seguir las pautas de digitalización
fines de control y NO Bajo
del Archivo General de la Nación.
trámite.
Uso y aplicación tanto de
estándares técnicos como de
Digitalización con normas archivísticas expedidas por
NO Medio
fines archivísticos. el Archivo General de la Nación y
adoptadas por el Comité de Archivo
de la entidad.
Digitalización con
fines de contingencia Ley 527 de 1999 y sus normas
NO Bajo
y continuidad del reglamentarias.
negocio.
Requiere protocolo de digitalización
certificada.
Digitalización
SÍ Alta Estándares adoptados por los
certificada
organismos competentes.
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1.2. Documento electrónico obtenido por digitalización
certificada
El objetivo final del proceso de digitalización es la creación de un documento electrónico, es
decir, un objeto digital formado por el fichero electrónico, sus metadatos y la firma asociada
al proceso de digitalización.
Fuente: Colciencias. Proyecto Diseño del Modelo de Administración Electrónica de Cero Papel en la Administración Pública.
s 3ER VÉLIDO COMO DOCUMENTO ELECTRØNICO CON LAS CARACTERÓSTICAS ESTABLECIDAS EN
la normativa existente.
s 3ER lEL AL DOCUMENTO EN SOPORTE FÓSICO EN TÏRMINOS RELATIVOS PROPORCIONALES A LA
naturaleza, características o fines del producto de la digitalización 7.
7 La digitalización al ser un proceso tecnológico conlleva ligeras variables, que no modifican en ningún caso el contenido del original.
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El nivel de resolución utilizado afecta otras características del documento electrónico, como
por ejemplo el tamaño del fichero resultante. Aunque no existen limitaciones en la cantidad de
bytes, hay que tener en cuenta las dificultades que un tamaño muy elevado puede generar
tanto en el almacenamiento como en la transmisión y gestión de los documentos.
Las exigencias específicas de cada documento serán establecidas por las entidades
según la normativa de aplicación en cada caso. Estas exigencias deben incluir la valoración
documental, la gestión de riesgos asociados y la aplicación de regulaciones específicas,
que son generalmente establecidas en los procesos de gestión documental, en su fase de
planeación.
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Figura 2. Proceso digitalización certificada.
Fase previa Firma
Parametros / electrónica
preparación
DIGITALIZACIÓN OPTIMIZACIÓN
POR MEDIOS
CONFORMACIÓN Documento
electrónico
FOTOELÉCTRICOS digitalizado
SGDEA
Documento Imagen
Imagen electrónica
en papel electrónica optimizada
Metadatos
Fuente Colciencias Proyecto Diseño del Modelo de Administración Electrónica de Cero Papel en la Administración Pública.
De igual manera, realizar un estudio técnico previo para analizar lo viable que es el proyecto
de digitalización, valorando las ventajas y los recursos necesarios, la relación costo-beneficio,
entre otros.
La fase previa de un proyecto de digitalización debe incluir como mínimo los siguientes
elementos:
del alcance.
t Declaración de la y usos previstos de los documentos digitalizados.
t Metas y esperados del proyecto.
t Declaración de las necesidades de los usuarios y el impacto
esperado.
t Los estándares técnicos del protocolo de digitalización.
t Equipos y recursos de control y ejecución de la digitalización, antes,
durante y después del proceso.
t Proceso de control de calidad.
t Estrategias para integrar la imagen digitalizada en los procesos de trabajo y en el
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plan de archivos de la entidad.
s %STRATEGIAS PARA LA GESTIØN CONTINUA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DIGITALIZADOS
s %STRATEGIAS RELATIVAS A LOS REQUISITOS LEGALES PARA LA DIGITALIZACIØN
s !DOPCIØN DE ESTÉNDARES DElNIDOS POR LA NORMATIVA DE ARCHIVO EN RELACIØN AL
documento electrónico digitalizado.
Este documento, obtenido mediante el proceso de digitalización certificada, debe ser fiel al
documento original, en el sentido de representar la apariencia, forma y contenido de aquél,
y minimizar en todo lo posible la pérdida de contexto y estructura. La admisión de pérdidas,
por ejemplo la producida por la compresión de archivos, depende de la aplicación, por parte
de cada entidad, de los criterios establecidos y documentadas previamente en la planeación,
siempre teniendo en cuenta la normatividad aplicable.
8 En el caso de la digitalización de fondos acumulados se aplicarán las directivas del Archivo General de la Nación.
9 Este oficial es responsable de que se realicen los procesos correctamente, no excluye la posibilidad de verificar el proceso de
digitalización certificada con el apoyo de un tercero.
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La firma electrónica que se añade a la imagen electrónica puede obtenerse de forma
automatizada a través de la aplicación correspondiente que maneja el sistema de digitalización
o a través de otro sistema de firmado.
Una vez digitalizado el documento la entidad puede optimizar la imagen obtenida. Esta
optimización comprende aspectos tales como la umbralización, reorientación, eliminación de
bordes negros u otros relacionados con la imagen del docuemnto en físico original, siempre
respetando su geometría en tamaño y proporción.
1.6.3. Conformación
Como última fase del proceso de digitalización se conforma el documento electrónico
como objeto digital (compuesto de contenido, metadatos, firma). Para asegurar un correcto
tratamiento del documento electrónico digitalizado, además de los metadatos mínimos
obligatorios definidos en los estándares y la normatividad existente, se debe considerar la
posibilidad de incluir otras características propias del proceso de digitalización a través de
diferentes metadatos.
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Tabla 2. Metadatos documento digitalizado.
s 2EVISIØN DEL ESCÉNER CADA DOCUMENTOS Y APLICACIØN DE TARJETAS DE
resolución y calidad, cartas de calibración.
Figura 4. Ejemplo de carta de test. Facsimile Test Chart IEEE Std 167A-1987.
s 6ERIlCACIØN DEL &ORMATO ÂNICO DE )NVENTARIO $OCUMENTAL
&5)$
s 2EVISIØN DE IMÉGENES MUESTREO SISTEMÉTICO
s #ONFRONTACIØN MUESTREO DE LOTE DE IMAGEN CON DESCRIPCIØN DOCUMENTAL
s 2EVISIØN DE ÓNDICES MUESTREO SISTEMÉTICO SIGNIlCATIVO Y REPRESENTATIVO DE LOS
índices.
s !CTAS DE CONTROL
s &IRMAS DE PROCESO
10 Aquí se han presentado los que aparecen representados en el Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios.
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1.8. Digitalización en Unidades de Correspondencia
Proceso de captura en registro de comunicaciones (corrrespondencia): la incorporación
de un nuevo documento se realizará digitalizándolo en el sistema. En este proceso se debe
utilizar la digitalización certificada para poder devolver el original al ciudadano. La documentación
digitalizada en el registro se almacenará en el sitio destinado para tal fin.
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Norma revisada “TEXTO CONCILIADO DEL PROYECTO DE LEY ESTATUTARIA NÚMERO 184 DE 2010 SENADO, 046 DE 2010
CÁMARA”, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. El Congreso de Colombia.
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2 Copia auténtica
Copia auténtica
Una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una entidad acreditada para
hacerlo, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al
documento original. La copia auténtica acredita su autenticidad desde la perspectiva de su
identidad e igualdad con el original y tiene los mismos efectos certificantes que la original en
cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Los efectos de las copias auténticas de documentos públicos no se limitan al marco de
un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia,
produciendo los mismos efectos frente a las organizaciones y los interesados que la original.
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La copia auténtica consiste en la transcripción del contenido del documento original a una
copia realizada por cualquier medio informático, electrónico o telemático.
En cada copia generada por una entidad pública debe figurar la acreditación de su autenticidad,
identificando la entidad que la expide y la persona responsable de tal expedición. En las
copias electrónicas, estas características se reflejan en el documento a través de la firma y
los metadatos.
s ,AS COPIAS ELECTRØNICAS GENERADAS QUE POR SER IDÏNTICAS AL DOCUMENTO
electrónico original no requieren cambio de formato ni de contenido, tendrán la
misma validez y eficacia jurídica del documento electrónico original.
No debe confundirse la generación de una copia auténtica de un documento
electrónico con los procesos en donde se consulta o descarga el original a
través de mecanismos habilitados para esto en la sede electrónica. La vista o el
acceso a un documento no implica necesariamente la realización de una copia,
sino solamente una representación o manifestación del documento original en
pantalla, que si se descarga junto a todas las propiedades del original, tendría
también su misma eficacia, es decir, sería tomado también como un documento
original.
s ,AS COPIAS AUTÏNTICAS SE EXPEDIRÉN A PARTIR DE DOCUMENTOS CON CALIDAD DE
original o de copia auténtica.
s ,A RELACIØN ENTRE LA COPIA ELECTRØNICA AUTÏNTICA Y EL DOCUMENTO ORIGINAL SE REmEJARÉ
en los metadatos de la copia a través del metadato «Identificador del documento
origen» que tomará el valor del identificador del original.
s ,AS COPIAS ELECTRØNICAS AUTÏNTICAS SERÉN lRMADAS MEDIANTE ALGUNO DE LOS
sistemas de firma electrónica (estampado cronológico, códigos de verificación,
firma digital, etc.).
La siguiente tabla refleja las principales características de las copias que se producen y en la
que se basa la definición de los tipos de copia autenticada
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Tabla 3. Tipos de copias autenticadas.
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO ORIGEN
TIPO DE COPIA
Soporte Soporte
Generado por Localización
Original Copia
NO ES UNA COPIA AUTENTICADA
ADMON ADMON ELECT ELECT si el contenido y formato del documento
a generar es igual al del original, debe
tratarse como una representación del
CIUDADANO ADMON ELECT ELECT documento electrónico original: es un
documento original.
ADMON ADMON ELECT ELECT Copia electrónica autenticada con
CIUDADANO ADMON ELECT ELECT cambio de formato.
ADMON ADMON PAPEL ELECT
Copia electrónica autenticada de
CIUDADANO ADMON PAPEL ELECT
documento papel.
CIUDADANO CIUDADANO PAPEL ELECT
ADMON ADMON ELECT ELECT Copia electrónica parcial autenticada.
ADMON ADMON ELECT PAPEL Copia autenticada de documentos
CIUDADANO ADMON ELECT PAPEL públicos electrónicos.
ADMON: entidades de la Administración Pública CIUDADANO: incluye ciudadanos, empresas y organizaciones. ELECT: soportes
electrónicos PAPEL: soporte en papel
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Copia electrónica parcial auténtica: tanto el documento de origen como la copia generada
son electrónicos pero su contenido, por motivos como mantener algunos datos en un nivel
confidencial, representa solo parcialmente el del documento original. Se obtendrán mediante
extractos del contenido del documento origen que corresponda o a través de la utilización
de otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos
que no afecten al interesado. Se le asignará en el metadato “Estado de elaboración” el valor
“Copia electrónica parcial autenticada”.
Como requisito inicial se verificará que la entidad emisora de las copias cumple con la
normatividad existente. Será responsable de las copias que emita y deberá aparecer como
metadato el nombre de la entidad creadora de la copia autenticada.
Se aplicará la normativa existente para cambios de formato (se aplicarán las recomendaciones
dadas en el Proceso de Cambio de Formato en el Capítulo 3 Conversión de documentos
electrónicos.).
Tabla 4. Metadatos mínimos obligatorios que reflejan el carácter de copia autenticada con
cambio de formato.
Seleccionar el extracto del contenido del documento sobre el que se expide la copia.
Conformar el nuevo documento electrónico en el que se mantendrán todos los datos,
contenido, firmas, metadatos del documento electrónico original, y se añadirá la firma de la
copia y los metadatos de la copia.
Tabla 6. Metadatos mínimos obligatorios que reflejan el carácter de copia parcial autenticada.
Otras consideraciones
s )NDEPENDIENTEMENTE DEL TIPO DE COPIA ELECTRØNICA A GENERAR PARA AVALAR LA
autenticidad e integridad del documento copia auténtica este debe incluir una
firma electrónica.
s 3E DEBE CONTEMPLAR LA GENERACIØN DE UN REGISTRO QUE PERMITA SEGUIR LOS PASOS
del proceso de copiado y el establecimiento de vínculos entre el documento
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original y la copia.
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3 CONVERSIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Cabe destacar que las firmas asociadas al documento original no serían objeto
de conversión. En el caso de firmas basadas en certificados electrónicos, para
dar respuesta a las necesidades de mantenimiento y preservación de firmas
electrónicas, no sería de aplicación un proceso de conversión sino que requerirán
la utilización de firmas longevas.
Otras consideraciones
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GLOSARIO
Byte. Unidad de información digital. 1 byte equivale a 8 bits. Un megabyte equivale a 1 millón
de bytes.
Digitalización con fines probatorios. “Tiene como objetivo la sustitución del soporte
físico de los documentos, por imágenes digitales de los mismos13”, la cual se debe realizar
cumpliendo el “Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios”14, que
tiene como marco de referencia la autenticidad del documento digital.
Escala de grises. El número de grises en la escala entre el blanco y el negro. Una imagen
codificada con 8 bits puede representar una escala de 254 grises entre el negro y el blanco.
Metadatos. Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen
para proporcionar acceso a dicha imagen.
Resolución. El número de pixeles (tanto en alto como en ancho) que constituye una imagen,
expresado normalmente como el número de pixeles por unidad lineal, ej.: 300 ppi (pixeles por
pulgada) o a veces como dpi (puntos por pulgada). Cuanto mayor es el número de pixeles
de una imagen más alta es su resolución, y cuanto mayor es la resolución de una imagen
mayores son su claridad y su definición (y mayor es el tamaño del fichero).
13 Colombia. Archivo General de la Nación. Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios. Comité de Reprografía
y Automatización del Sistema Nacional de Archivos. Bogotá 2011. Pág. 9.
14 Ibíd.
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ACRÓNIMOS
FUID: Formato Único de Inventario Documental. Formato establecido por el Archivo General
de la Nación como parte de las herramientas para la gestión documental.
PPI: Pixeles por Pulgada. Del inglés dots per inch (DPI) es una unidad de medida para
resoluciones de impresión y representa el número de puntos individuales de tinta que una
impresora o tóner puede producir en un espacio lineal de una pulgada. Se utiliza igualmente
para describir la calidad del escaneado.
HDD de Duro. Del inglés Hard Disk Drive. Término que describe un dispositivo
de almacenamiento basado en un sistema de grabación magnética para almacenar datos
digitales.
RAM: Memoria de Acceso Aleatorio. Del inglés Random Access Memory. Se utiliza como
memoria de trabajo para el sistema operativo, los programas y la mayoría del software.
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BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
ISO 23081-1 y 23081-2: trata sobre los metadatos para la gestión de documentos. La primera
parte cubre los principios que apuntalan y controlan los metadatos de los documentos. La
segunda parte se centra en el marco necesario para definir elementos de metadatos para la
gestión de documentos y ofrece unas directrices genéricas sobre ellos, coherentes con los
principios de la primera parte.
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