Anexo 1:

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica

Gerencia/ Control Interno

2. Fecha de última asignación de funciones

15 de noviembre de 2016

3. Acto administrativo

Acuerdo No.07 de 2016

4. Funciones

Realizar labores que garanticen que la ESE disponga de procesos de planeación métodos,
principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones, actuaciones, así como la administración de la
información de los recursos y la calidad en la prestación de los servicios se realicen de acuerdo
con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las objetivos de la Empresa.

5. Unidades documentales que tramita

- Actas de Control Interno

- Informes control y seguimiento a PQRS
- Informes cuatrimestrales
- Informes de auditorías
- Informes de seguimiento y ejecución al Plan Anticorrupción
- Informes ejecutivos anual
- Informes trimestrales de austeridad en el gasto
- Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI NO X

7. Sistema de organización de los archivos de gestión

Del más reciente al más antiguo

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 1 Metro lineal.

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Actas de Control Interno

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Verificar el estado y seguimiento del Modelo de Control Interno.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Congreso de Colombia.

Decreto 648 del 2017. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 del 2015, Reglamentario Único
del Sector de la Función Pública. Presidencia de Colombia.

6. Trámite Original 1
Número de copias

Se convoca los integrantes, se hace la reunión y se diligencia el acta.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Acta Control Interno.

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Gerencia, Secretaría de Gerencia

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

X
Otra ¿Cuál? Bimensual

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Permanente.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas X

X
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? Entes de control

a. Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

b. ¿Por qué la consultan? Auditoría

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?
Central Histórico Otros

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo: Diego Alberto Muñoz Arango

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informes control y seguimiento a PQRS

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Hacer seguimiento que la entidad realice de manera oportuna las respuestas a las PQRS.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Congreso de Colombia. Artículo 76.

6. Trámite Original 1
Número de copias 1

Se verifica la evidencia sobre el trámite a las PQRS y se generan hallazgos administrativos.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informes de Control PQRS

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Atención al usuario

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Semestral

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Permanente. La oficina

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas

X
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? Entes de control

12.1. Personas Naturales ¿Cuáles? Ciudadanos en la web

12.2. ¿Por qué la consultan? Control ciudadano

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros X

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:
Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informes cuatrimestrales

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Realizar un control sobre la ejecución de las actividades y planes de acción.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 1474 del 2011. Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de
la gestión pública. Congreso de Colombia. Artículo 9 y 76.

Ley 87 de 1983. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Congreso de Colombia

Decreto 124 del 2016. Por el cual se sustituye el título IV de la parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de
2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Presidencia de la República de
Colombia.

Decreto 648 del 2017. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 del 2015, Reglamentario Único
del Sector de la Función Pública. Presidencia de Colombia.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

Se verifica el plan, contra evidencias y se elaboran los porcentajes de ejecución, se publica en la página web.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI X NO

¿En cual o cuales? Página web institucional.

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informe cuatrimestral

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Junta Directiva, Gerencia, Secretaría de Gerencia

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Cada cuatro meses.

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Indefinido. No hay tiempo establecido.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas

 X
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? Entes de control

a. Personas Naturales ¿Cuáles? Cualquier ciudadano

b. ¿Por qué la consultan? Auditoría

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros

a. ¿Con qué periodicidad se realizan?

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informes de auditorías

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Ejecutar el Plan de Auditorías a los procesos y procedimientos de cada dependencia.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Congreso de Colombia.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

Luego de cada visita de inspección se debe realizar el informe correspondiente.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informe preliminar e informe definitivo y los hallazgos encontrados, plan de auditoría.

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Todas las dependencias.

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Depende de la ejecución del Plan de Auditoría

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Indefinido. No hay tiempo establecido.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

X
12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades X ¿Cuáles? Entes de control

a. Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

b. ¿Por qué la consultan? Revisión de aspectos relacionados con la información emitida

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros X

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informe de seguimiento y ejecución al Plan anticorrupción

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Verificar que no se materialicen actos de corrupción; además de la adopción del plan y seguimiento a las
actividades propuestas por la administración dentro del plan.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Congreso de Colombia.

Decreto 124 de 2016. Por el cual se sustituye el Título IV de la parte 1 del libro 2 del decreto 1081 del
2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

Se verifica el cumplimiento en la elaboración del Plan. Luego se hace seguimiento a la ejecución de las
actividades propuestas por la administración.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informe.

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Gerencia y subgerencias.

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Cuatrimestral

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Permanente.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades X ¿Cuáles? Entes de control

Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

¿Por qué la consultan? Auditoría

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros X

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informe ejecutivo anual

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Hacer evaluación, consolidado total sobre el sistema de control interno de la entidad de acuerdo a una
encuesta electrónica formulada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel

Electrónico X

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente

Libro

Documento simple X

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 87 de 1983. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Congreso de Colombia

Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Congreso de Colombia.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

Estos informes son requeridos por diferentes Entes de Control, de acuerdo a la programación previa que
ellos establecen en sus auditorías de control interno y externo.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informe y certificado de cargo, evaluación.

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Gerencia, Calidad.

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Anual

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Permanente

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas X

X
12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? Departamento Administrativo de la Función Pública

Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

¿Por qué la consultan? Revisión de aspectos relacionados con la información emitida

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Informes trimestrales de austeridad en gasto

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Advertir sobre gastos innecesarios y generar recomendaciones.

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel X

Electrónico

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente X

Libro

Documento simple

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Decreto 648 del 2017. Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 del 2015, Reglamentario Único
del Sector dela Función Pública.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

Se verifica el gasto mensual, se analiza con comparaciones trimestrales y se hacen recomendaciones.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Informe, datos de gastos.

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Financiera.

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Anual Trimestral

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Permanente.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades X ¿Cuáles? Entes de control

Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

¿Por qué la consultan? Auditoría

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017

 II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productor

Control Interno

2. Nombre de la Unidad Documental

Modelo Estándar de Control Interno MECI

3. Función de la oficina que la genera o la tramita

Adoptar el Modelo Estándar de Control Interno MECI en el hospital

4. Caracteres externos:

4.1. Soporte:

Papel

Electrónico X Word

Cinta Magnética

Microfilme

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.2. Formato:

Expediente X

Libro

Documento simple

Otro ¿Cuál? ________________________________

4.3. Ordenación

Cronológica: De la fecha más reciente a la más antigua.

4.4. Estado de conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

Ley 87 de 1983. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Congreso de Colombia

Decreto 943 del 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.

6. Trámite Original 1
Número de copias elect.

La entidad adopta el modelo, de acuerdo a los parámetros de la norma nacional.

7. la información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X

¿En cual o cuales? __________________________________________________________

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

Modelo Estándar de Control Interno MECI

9. ¿Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental?

Gerencia, Subgerencias Administrativa y Científica.

10. ¿Con que periodicidad se produce esta Unidad Documental?

Diaria Semanal Mensual

Otra X ¿Cuál? Se actualiza cada vez que la norma lo exige

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de gestión y quién lo establece?

Indefinido. No hay tiempo establecido.

12. En el Archivo de gestión, la consultan:

12.1 La misma oficina X

X
12.2 Otras Oficinas

12.3 Otras Entidades X ¿Cuáles? Entes de control.

Personas Naturales ¿Cuáles? ____________________________________

¿Por qué la consultan? Cumplimiento de norma.

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros
archivos?

Central Histórico Otros X

13.1. ¿Con qué periodicidad se realizan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

14. En el Archivo Central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental?
___________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

14.1 ¿Con qué frecuencia? ___________________________________________________________

14.2 ¿Qué años? ___________________________________________________________________

NOTA: La entidad no cuenta con Archivo Central debidamente creado.

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad
documental?

Ninguno

16. OBSERVACIONES

Ninguna

Funcionarios entrevistados:

Nombre y cargo:

Funcionario que diligencia la encuesta:

Nombre y cargo: Edin Gutiérrez Estrada, Contratista.

Nombre responsable del archivo: Adriana Castrillón Puerta

Ciudad y Fecha: Copacabana, Antioquia 5 de mayo de 2017