ANEXO 9

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Seccional de Protección y Servicios Especiales

2. Fecha de última asignación de funciones: 21 de noviembre de 2009.

3. Acto administrativo: Resolución Nro. 04055 del 211209

4. Funciones:
 Protección a Personas e Instalaciones.
 Protección a la Infancia y Adolescencia.
 Protección Ambiental y Ecológica.
 Protección al Turismo y al Patrimonio Nacional.

5. Unidades documentales que tramita: ACCIONES CONSTITUCIONALES (Derechos de

Petición), ACTAS (Actas de Entrega, Actas de Reuniones de Trabajo), INFORMES (Informe de
Actividades, Informe de Novedades), LIBROS (Libros de Registro y/o Minutas).

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • X NO •

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: Clasificación numérica y

cronológicamente.

¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 1 metro lineal.

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)

1. Oficina productora: Jefatura Seccional de Protección y Servicios Especiales.

2. Nombre la unidad documental: 1.10 - 2.21 – 2.25 - 29.25 – 29.57 – 31.6.

3. Función de la oficina que la genera o la tramita “Controlar el despliegue de las actividades de

las diferentes unidades”
4. Caracteres externos:

4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO

Papel •X Expediente •X
Libro •X Documento simple •X

¿Cuál? No Aplica
4.3 Ordenación: Cronológica

4.4 Estado de conservación: Buena.

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación

- Resolución 05289 del 30 de noviembre de 2015 “por el cual se desarrolla el programa de gestión
documental para la policía nacional”.
resolución n° 03622 del 11 de julio de 2018 por la cual deroga la resolución n° 00208 del 25 de
enero de 2016.
- Instructivo 04 del 09 de junio de 2015 SUDIR SEGEN – 70 “Directrices institucionales frente al
préstamo y/o consulta de documentos que reposan en los archivos de gestión, central o intermedio
e histórico en la Policía Nacional.

6. Trámite

Original: Reposan en el archivo de gestión.

Número de copias: Una copia a los destinatarios o usuarios finales de ser necesario.

7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra

SI • NO • X

¿En cuál o cuáles? No Aplica

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?

ACCIONES CONSTITUCIONALES (Derechos de Petición), ACTAS (Actas de Entrega, Actas
de Reuniones de Trabajo), INFORMES (Informe de Actividades, Informe de Novedades),
LIBROS (Libros de Registro y/o Minutas).

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite. Dependencias Policiales y gubernamentales.

10. ¿Con qué periodicidad se produce?

10.1 Diaria • X 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •

10.4 Otra • ¿Cuál?S

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?: De cero a dos
años el dueño del proceso mediante las tablas de retención documental.

12. En el archivo de gestión, la consultan

12.1 La misma oficina • X 12.2 Otras Oficinas •

¿Cuáles?
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?
12.4 Personas Naturales •

12.5 ¿Porque la consultan? Dar respuesta a solicitudes de información.

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?

Central • Histórico • Otros • X

¿Cuáles? Archivo intermedio.

13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? Se realizan de acuerdo al cronograma de transferencias

anual para la Seccional.

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental? Si

14.1 ¿Con qué frecuencia? Mínima.

14.2 ¿Qué años? 5 Años aproximadamente.

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta

unidad documental? Se observa que es un desgaste a la hora de la organización documental
para archivar cada respuesta de derecho de petición, teniendo en cuenta que la mayoría de las
órdenes tienen menos de treinta folios y archivarlas implica un gasto innecesario de carpetas,
ganchos, papelería y tiempo.

16. OBSERVACIONES: Tener archivadores que cumplan con la normatividad.

Funcionarios entrevistados:

Nombre y Cargo: Patrullero CARLOS ANDRÉS GIRALDO GONZÁLEZ responsable de archivo__

Nombre y Cargo: _____________________________________________________________

Funcionario responsable del archivo: _____________________________________________

Ciudad y fecha: ______________________________________________________________