Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

GUÌA DE APRENDIZAJE No. 02

Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de
conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad
vigente y la tecnología disponible.

Código: 250601012

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C. 2011
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 2 de 6
Sistema de TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL
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Calidad

1. IDENTIFICACION

MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Verificar la aplicación de los

procedimientos y protocolos para la microfilmación, digitalización y/o
automatización de los documentos de archivo, de acuerdo con las tablas de
retención y de valoración documental, la política institucional y la tecnología
disponible.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS: Verificar la aplicación

de los procedimientos y protocolos para la microfilmación, digitalización y/o
automatización de los documentos de archivo, de acuerdo con las tablas de
retención y de valoración documental, la política institucional y la tecnología
disponible.
DURACION GUIA: 12 horas

2. INTRODUCCIÓN:

Respetado Aprendiz (Estudiante): En toda entidad se requiere la

aplicación de una tecnología como la microfilmación y/o la
digitalización siendo este un proceso técnico de automatización
encaminado a obtener un fin previamente definido por medio del cual el
manejo y conservación de los archivos corporativos nos garantizan la
seguridad que deben tener los documentos, según las Tablas de
Retención y las Tablas de Valoración bajo la normatividad que da
cumplimiento a un propósito de conservar un legado cultural que
explica el comportamiento de las organizaciones y la forma de cómo
conducirlas hacia resultados efectivos. Para que usted se empodere en
el rol de estudiante aprendiz por competencias laborales y de acuerdo a
su especialidad es necesario desarrollar las siguientes actividades:
Deberá conservar cada uno de los productos que le dejan las prácticas
de aprendizaje en su portafolio de evidencia

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE

APRENDIZAJE
Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un
proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor de
este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le
presentan.

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1. Para ejecutar loa procesos técnicos de la microfilmación y/o la

digitalización, la automatización de los documentos en una entidad sea
pública y/o privada se hace necesario conocer y manipular los equipos los
cuales se subdividen en tres, de entrada de proceso y de salida investigue
que es:
 Equipos de entrada
a. Microfilmadoras planetarias
b. Microfilmadoras Rotativas
c. Cámaras repetidoras
d. Cámaras COM
 Equipos de proceso o revelado
a. procesadora horizontal o de aspersión
b. procesadora vertical o de inmersión
 Equipos de salida
a. Lectores (todos)
b. Equipos auxiliares o accesorios

Para desarrollar este punto debe graficar y agregar fotos que muestren los
equipos

2. Para controlar la calidad de la microfilmación debemos conocer e

interpretar lo siguiente, investigue y conteste:

a. Cuales formatos se emplean para la microfilmación explique

b. Que son micro formas unitizadas
c. Que tipos de película se emplean para el proceso de microfilmación

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 La calidad de los microfilmes

d. Microfilmación de documentos (formas)
e. Densidad de los negativos
f. Control de calidad (Procedimientos de inspección)

4. EVALUACIÓN

Su compromiso en el desarrollo de la presente guía, así como sus evidencias

de conocimiento y desempeño, serán evaluados bajo los siguientes
parámetros.
 Conocimiento en equipos de microfilmación
 Aplicación de procesos de calidad aplicados en microfilmación

4.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

 Aplica de manera precisa las normas técnicas, y el idioma inglés técnico
en la interpretación de los manuales de la operación de los equipos para
la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de
archivo.
 Aplica de manera responsable las directrices para la disposición final de
los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retención
Documental, teniendo en cuenta la preservación y protección del medio
ambiente durante el desarrollo de los procesos archivísticos.
 Utiliza responsablemente las tecnologías, los equipos, elementos,
accesorios y programas requeridos para la implementación de un sistema
de información, de acuerdo con los requerimientos de la Organización y
las normas legales para su utilización.

5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

5.1 AMBIENTES
 Entorno empresarial
 Aula Abierta
 Biblioteca
 Aula de computo
5.2 MEDIOS Y RECURSOS
 Material textual.
 Guías de aprendizaje.
 Norma ICONTEC.
 Equipos de cómputo.

6. BIBLIOGRAFÌA

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 Textos
Álvarez Rodríguez, Mariela. Ordenación y descripción de archivos. Armenia : Universidad del Quindío,
1992
Bibliografía recomendada para el desarrollo del módulo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002:
Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 041 del 31 de octubre 2002. entrega
de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdos 048 y 050. 5 de mayo de 2000.
Conservación de Documentos.
CASTAÑO CHAVERRA, Lucelly. Unidades de Información. Armenia : Universidad del Quindío, 1993.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 02 de 2004. Establece los
lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
2002. Superintendencia de Industria y Comercio, Instituto Nacional de Adecuación
de Tierras –INAT–, año 2003.
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en
los sistemas nacionales de información. Edición estudios de RAMP. Programa
General de Información y UNISIST, UNESCO. 1995.
SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Entre
historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaría
de la Gobernación. Archivo General de la Nación. México. 1995.
SCHELLEMBERG, Theodor. Principios y técnicas. La Habana. 1957 a 1958.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo 047 5 de mayo de 2000: “Acceso a
los documentos de Archivo”.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico y monumentos.

7. Cibergrafía
http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/TRD.pdf Tablas TRD
http://html.rincondelvago.com/archivistica_1.html Archivística y ciencias afines
http://www.personal.us.es/tallafigo/Archiv%EDstica.pps ciencia o técnica y ciencias auxiliares

http://www.banrep.gov.co/blaavirtual/revanuario/ancolh5/varia/varia1.pdf#search=%22historia%20de
%20los%20archivos%20en%20colombia%22 inventario de algunos archivos en Colombia (historia
de los archivos en Colombia)
http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/Asociaciones%20Profesionales.pdf Desarrollo de
la profesión del archivista
http://html.rincondelvago.com/archivistica_3.html historia de la archivística
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/fordesval.htm valores
http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/etica.htm ética y valores organizacionales

 Procesos archivísticos, AGN

Verificación de la guía

Instructor: Rubén Darío Yaima G.

rdyaimag@misena.edu.co
darioyaima@hotmail.com

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