Actividad reflexión inicial

Aprendiz: ___________________________________________________

Reflexión inicial: A continuación, encontraras una situación problémica, la cual debes leer
cuidadosamente, desarrollar las preguntas y socializarlas de acuerdo a los lineamientos
dados por el instructor.

Los 4 problemas que acarrea una mala gestión documental

Muchas veces hemos escuchado hablar de las ventajas de tener una gestión documental en
la empresa, del control de los documentos y sus posibles aplicaciones. Tal vez, muchos no
han escuchado hablar del tema, pero a partir de hoy tendremos para hablar y discutir sobre
cuatro problemas principales que puede acarrear no gestionar de forma adecuada la
documentación en los negocios y/o organizaciones. Sera que los podemos evitar?

Pérdida de documentación: La mala organización en nuestras empresas y el desorden de

los documentos en físico acarrean perdidas de información, sabemos que la normatividad
nos pide como requisito el control de la información documental sea física o
magnéticamente, por eso habitualmente los documentos digitales se almacenan en
directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos
problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las
vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros,
como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de
documentos es algo frecuente.

Sobre-escritura de ficheros: También es habitual en las empresas que varios usuarios

accedan simultáneamente a los mismos documentos, a través de red, etc. con lo que es
muy frecuente que mientras un usuario está trabajando sobre una copia de un documento,
otra persona esté modificándolo por otro lado. Esta es una situación típica que lleva
irremediablemente a la pérdida de documentación y la generación de distintas versiones
incontroladas de un mismo documento.

Falta de seguridad: Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad
necesarios para proteger la documentación debidamente. Esto ocurre por las incorrectas
configuraciones de acceso y los privilegios de usuarios sobre ficheros.

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Duplicación de documentos en distintas ubicaciones: Es frecuente guardar ficheros en
distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Esto genera
inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado.
Y hace imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así
como los cambios realizados en cada versión.

Como podemos escuchar y leer los diferentes problemas en las organizaciones por
diferentes factores la perdida de documentos y falta de control. Espero contar con su punto
de vista y aporte referente a esta problemática y los siguientes interrogantes:

 ¿Cuál es la importancia de generar un sistema de control documental?

 ¿Cómo cree usted que podemos minimizar los impactos negativos por el no control
documental?
 ¿Conoces algún caso real de problemas legales por no controlar la documentación?, si es
afirmativa la respuesta, por favor aportar el caso.

NOTA: Estas preguntas debes ser resueltas por escrito y dejar evidencia del
desarrollo. Al azar, el instructor escogerá 10 aprendices, los cuales deben
realizar un breve audio explicando su punto de vista y las respuestas de las
preguntas.

De acuerdo, a la anterior situación problémica, realizo la siguiente actividad:

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje: (1 hora)

Procedo a mi autodiagnóstico tomando como referencia la situación problémica planteada:

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¿Qué se sobre la temática ¿Qué no se? ¿Por qué necesito saber esto?
planteada?

 ¿Cuáles parecen ser los asuntos más importantes que hay que comprender?
 ¿Por qué son tan importantes?
 ¿Cómo podría mostrar mi comprensión?

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