ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

I. NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: Gerencia

Oficina productora: Subgerencia Administrativa y Financiera

2. Ultima Fecha de asignación de funciones 3. Acto Administrativo

Julio de 2016 Acuerdo No. 005 de 2016

4. Funciones básicas de la oficina

1. Participar en la formulación y en la determinación de las políticas, planes, programas y

estructuras de la Empresa y su aplicación en el Área de apoyo logístico.

2. Coordinar el área de logística para garantizar la disponibilidad y funcionalidad del recurso en la

prestación del servicio asistencial con el mínimo riesgo y la aplicación estratégica de las políticas
directivas.

3. Establecer y mantener las relaciones de coordinación intra y extra Institucionales necesarias

para el adecuado apoyo a la prestación de los servicios y el desarrollo empresarial formulado.

4. Realizar estudios y promover el desarrollo integral del talento humano al servicio de la

Empresa.

5. Gestionar el banco de proyectos de la E.S.E

6. Concertar y cumplir el ACUERDO DE GESTIÓN para direccionar el desempeño con eficacia y

eficiencia

7. Rendir informes de gestión confiables, para verificar el cumplimiento de las políticas

institucionales

8. Participar activamente en el desarrollo de los sistemas de riesgos y auditoria que garanticen la

prestación de servicios seguros, en cumplimiento de las políticas de la empresa.

9. Coordinar el proceso de ambiente físico (servicios generales, vigilancia, conducción,

suministros) para garantizar la prestación del servicio asistencial en cumplimiento de la Misión
institucional.

10. Evaluación del desempeño del talento humano, (informar al personal respectivo sobre las
fechas de realización).

11. Archivo y conservación de documentos (realizar control semestral de plagas).

12. Desvinculación asistida del talento humano. Revisar la liquidación de prestaciones
sociales de acuerdo a lo contemplado en la normatividad vigente y en la historia laboral del
servidor en retiro
Si cumple: Firmar y/o legalizar.
No cumple: realizar las observaciones pertinentes y devolver a la técnica en administración de
personal para que realice las correcciones.

13. Liquidación de prestaciones sociales del talento humano

Revisar la liquidación (administrador, asesor contable y gerencia)
Está correcta: Realizar oficio de autorización de pago (resolución avalada por la gerencia),
entregarlo a la técnica financiera y continuar con la actividad siguiente.
No está correcta: Realizar las observaciones pertinentes y devolverlo a la técnica en
administración de personal para que realice las correcciones pertinentes.

14. Pago de seguridad social, a posterior organización de la información por parte de la técnica
en administración de personal.

15. Planeación anual del talento humano.

16. Planeación mensual del Talento Humano.

17. Identificación de necesidades de Talento Humano.

18. Mantenimiento preventivo. Aprobar el cronograma y hacer entrega de este a las diferentes
áreas

19. Mantenimiento correctivo. Por personal de la Institución No cotizar mantenimiento de equipo a

empresas de mantenimiento registradas en el kárdex y evaluadas satisfactoriamente. Si:
gestionar cotización con personal pertinente. Establecer con el área afectada el momento propicio
para la revisión del equipo o de la infraestructura.
Identificar insumos necesarios y continuar con procedimiento de adquisición de bienes e insumos
si estos no se encuentran en la institución.

Programar al personal de mantenimiento para la ejecución de la solicitud, teniendo en cuenta la

prioridad.

20. Transporte administrativo

21. Evaluación de proveedores

22. Pago a proveedores

23. Manejo de caja menor

24. Asignación de activos fijos

25. Traslado de equipos

26. Bajas de insumos

5. Unidades documentales que tramita
Comunicados, Plan de mantenimiento, RP, Citación, Acta de Auditoria – Supervisión a
Contratistas, Actas de Junta Directiva, Circulares informativas, Informe de comité financiero,
Informe de Gestión, Informe a Gerencia, Informe de horas laboradas, Informe de Indicadores,
Informe de Indicadores a la Supersalud, Informe Interno y Externo, Informe de novedades de
personal, Informe de Presupuesto,
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI NO X

7. Sistema de organización de los archivos de gestión

Cual Otro?
Asuntos X Alfabética Cronológica Código
Numérica
8. ¿Que volumen documental se produce anualmente en promedio?
2007
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Comunicados
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.3. Ordenación
En físico – Con consecutivo
Virtual – Sin numeración

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana 3393, Acuerdo 060 de 2001.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 2
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Actas, oficios externos.
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Comunicados internos y externos.

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 1.000

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas X ¿Cuáles?: Administrativas

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si X No__
¿Con qué frecuencia ? Eventual
¿Qué años? Actual
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental? La entidad está llegando al límite de capacidad de almacenamiento físico por
falta de espacio dentro de la misma entidad.
15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Plan de Mantenimiento
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro Informático

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.4. Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

No existe reglamentación

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si:X No __
En cuál o cuáles? Informes de los servicios asistenciales
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Propuesta del contratista del servicio Biomédico, Formato Gestión de necesidades, Propuesta del
área de sistemas (Plan de trabajo).

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual? Anual

Cantidad producida anual 1

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas X ¿Cuáles?: Áreas asistenciales
Suministros

Personas Naturales__ Otras entidades X ¿Cuáles?: ?????

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si X No__
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Citaciones
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro Por E-mail

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.5. Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Buena
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

No existe reglamentación
6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Queja disciplinaria cuando aplica

Cronograma de comité

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual? Bimensual

Cantidad producida anual 8

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Actas de Auditoria – Supervisión a Contratistas
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.6. Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana 3394

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informe de actividades por parte del contratista

Cuenta de cobro

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 180

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Actas de Junta Directiva
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.7. Ordenación
Enumerado Con consecutivo

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana 3394

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: __ No X
En cuál o cuáles? Actas, oficios externos.
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Bimensual

Cantidad producida anual 8

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No__
¿Con qué frecuencia ? Eventual
¿Qué años? Actual
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Circulares Informativas
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.8. Ordenación
Con consecutivo

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana 3234

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 10

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Comité Financiero
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.9. Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: __ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Facturación, Tesorería, Activos fijos, Gestión humana

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?: Administrativas

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No__
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Gestión
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.10.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: __ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informe Financiero, Informe Plan de Mantenimiento, Informe de Indicadores, Plan de Acción

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?: Administrativas

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informes a Gerencia
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro E-mail

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.11.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Contratos, Licitaciones de Gerencia
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informe de Bancos, Informe de pago a Proveedores y Contratistas, Estudio de Costos

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: X Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 1.000

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Horas Laborales
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.12.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Nómina, Presupuesto
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Formato de Cuadro de Turnos

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual?

Cantidad producida anual 24

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

 II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Indicadores
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.13.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: __ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Plan de Desarrollo

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual?

Cantidad producida anual 216

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si__ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Indicadores a la Súper Salud
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.14.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de indicadores de todas las áreas.
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informes presentados por las diferentes áreas asistenciales y administrativas

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual? Trimestral

Cantidad producida anual 5

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No__
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

SUB GERENCIA ADMINISTRATIVA

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe Interno y Externo
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.15.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Comunicados y solicitudes

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual?

Cantidad producida anual 500

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Novedades de Personal
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.16.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de Nómina
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informe de actividades del personal

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 972

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No__
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Presupuesto
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.17.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombiana GTC 185

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes administrativos
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Facturas

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

CALIFICACION DE EVALUACION DE DESEMPEÑO – DAFP CARRERA ADMINISTRATIVA
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.18.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Acuerdo CNSC 17 de 2008, Acuerdo CNSC 137 de 2010, Acuerdo CNSC 138 de
2010.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si:__ No X
En cuál o cuáles? Informes administrativos
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A
9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?
Diaria. __ Semanal: __ Mensual __ Otra X Cual? Semestral

Cantidad producida anual 2

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades X ¿Cuáles?: DAFP

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

CUADRO DE TURNOS
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.19.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

No existe normas regulatorias.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 2

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __ Informes de pago de nómina

En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Talento Humano

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
Solo se produce para las áreas de Servicios Generales y Transporte
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

REPORTE DE HORAS EXTRAS
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.20.Ordenación
Cronológico
4.4. Estado de Conservación
Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

No existen normas regulatorias.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de nómina
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Talento Humano

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
Solo para el área de Transporte
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

MANUAL DE FUNCIONES
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.21.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Decreto 785 de 2005, decreto 2489 de 2006 y ley 909 de 2004.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si:__ No __
En cuál o cuáles? Informes administrativos
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Facturas

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No __
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Manual de procesos y procedimientos
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.22.Ordenación
Por área

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Constitución Política de 1991 artículo 209, Ley 87 de 1993, Directiva presidencial

02 de 1994, Ley 443 de 1998, Ley 489 de 1998.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Plan de trabajo
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

PDI
Manual de funciones

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Vigencia de Gerencia

Cantidad producida anual

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas X ¿Cuáles?: Todas las áreas

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Plan de acción – Administrativo y financiero
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.23.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Ley 152 de 1994 Articulo 26 y 29, Decreto 612 de 2018.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes de gestión
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Manual de funciones
PDI
Manual de procedimientos

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Anual

Cantidad producida anual 1 unidad

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Control interno

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES
16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Plan de compra
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.24.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Decreto 1510 de 2013.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes de presupuesto
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A
9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?
Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Anual

Cantidad producida anual

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Gerente, Comité de compras

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Mapa de riesgos
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.25.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombia NTC 31000, Norma Técnica Colombiana NTC 5254.
6. Trámite.
Original Número de Copias
X

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A
9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?
Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Anual

Cantidad producida anual 1 unidad

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Calidad

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Llamadas de atención
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.26.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

Norma Técnica Colombia NTC 3397.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes de gestión
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Por evento

Cantidad producida anual 15 unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas NaturalesX Otras entidades __ ¿Cuáles?:

Funcionario implicado

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora

Sub Gerencia Administrativa

2. Nombre de la Unidad Documental:

Formato suspensión - despido
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina X

4.27.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

Bueno
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

No existe normas de reglamentación.

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1

7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?

Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. __ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Evento

Cantidad producida anual 15 unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si __ No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Diego Alejandro Zapata Vahos Sub Gerente Administrativo
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
5511313 Ext 104 Yudy Suescún
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Actas de Comité Interno de Archivo y gestión documental
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.28.Ordenación

Numerada

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

DECRETO 592 DE 2013, NTC 3394

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informe de Gestión

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Trimestral

Cantidad producida anual 4

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas X ¿Cuáles?: Control Interno

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si NoX
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de Auditoría
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.29.Ordenación

Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NTC 1486

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si:X No __
En cuál o cuáles? Plan de acción de archivo documental
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Plan de desarrollo
Plan de trabajo

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas X ¿Cuáles?: Control interno

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Plan de acción
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro Via Email

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.30.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

LEY 152 DE 1994

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 2
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Plan de trabajo

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Anual

Cantidad producida anual 1 unidad

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Control interno, Gerencia

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si X No__
¿Con qué frecuencia ? Muy frecuente
¿Qué años? Vigencia actual
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe de indicadores
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro Via Email

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.31.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NTC 1486

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 1
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de gestión a Gerencia, informe de producción
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Plan de acción
Formato y registro de correspondencia

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12 Unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas X ¿Cuáles?: Control interno

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Estadistica, Gerencia, Subgerencia
Administrativa.

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si NoX
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Informe interno y externo
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro Vía Email

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.32.Ordenación
Radicado

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NTC 1486

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 4
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Indicador de cumplimiento de envío de informes entes externos
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Tablas de retención

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual __ Otra X Cual ? Semestral

Cantidad producida anual 2 unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Archivo General de Antioquia, Gestión documental
X de la Gobernación

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

 II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Inventario documental
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel
Libro X
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.33.Ordenación

Cronológico pero van numerados

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

ACUERDO 42 de 2002

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Informes de control interno
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Los expedientes que llegan al archivo

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _X Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 2880 Unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Cuadro de clasificación general
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro Software J y H

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.34.Ordenación
Consecutivo cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NO TIENE NORMATIVIDAD

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 2
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: ___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Los documentos

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: X Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 8 unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Secretaria

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si NoX
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Actas de reunión
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente X
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.3 Ordenación

Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NTC 3394

6. Trámite.
Original Número de Copias
X 2
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de gestión, informe de indicadores
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

Informes de gestión de áreas de secretaria y documental

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 12 Unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros X ¿Cuáles?: Secretaria

13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si NoX
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

 II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Formato registro de préstamo de documentos
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.35.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NO TIENE NORMATIVIDAD

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de gestión, informe de indicadores
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 30 Unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Formato guía afuera
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.36.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NO TIENE NORMATIVIDAD

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si:___ No X
En cuál o cuáles?
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria. X Semanal: _ Mensual __ Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 30 unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina X Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar
 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

II. UNIDAD DOCUMENTAL

1. Oficina Productora
E.S.E Hospital La Candelaria de Guarne

2. Nombre de la Unidad Documental:

Registro de consulta de documentos
3. Función de la oficina que la genera o tramita
Ejecutar labores profesionales de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y
control de los recursos financieros, físicos y de talento humano necesarios para alcanzar y
desarrollar los objetivos estratégicos de la organización y garantizar el apoyo logístico integral a la
prestación del servicio asistencial con la adecuada gestión del riesgo.

4. CARACTERES EXTERNOS
4.1. Soporte 4.2. Formato

Expediente
Papel X
Libro
Cinta magnética
Documento Simple X
Microfilme

Otro

¿Cuál? En el computador de la oficina

4.37.Ordenación
Cronológico

4.4. Estado de Conservación

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento

NO TIENE NORMATIVIDAD

6. Trámite.
Original Número de Copias
X
7. ¿La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra?
Si: X No __
En cuál o cuáles? Informe de gestión, informe de indicadores
En el computador de la oficina

8. Documentos que conforman esta unidad documental

N/A

9. ¿Con qué periodicidad se produce esta unidad documental?

Diaria.__ Semanal: _ Mensual X Otra __ Cual ?

Cantidad producida anual 5 Unidades

10. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el Archivo de Gestion y quien lo establece?

Tiempo indefinido, establecido por la empresa

11. En el Archivo de gestión, lo consultan

La misma oficina __ Otras oficinas __ ¿Cuáles?:

Personas Naturales__ Otras entidades __ ¿Cuáles?:

12. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central Histórico Otros ¿Cuáles?:
X
13. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? Si No X
¿Con qué frecuencia ?
¿Qué años?
14. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservacion de esta
unidad documental?

15. OBSERVACIONES

16. FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Nombres y Apellidos del Entrevistado Cargo
Paula Andrea López Salazar Auxiliar Gestión documental
Teléfono (Extensión) Nombres y apellidos del Entrevistador
551 13 13 Yudy Isalena Suescun
Funcionario responsable del archivo
Paula Andrea López Salazar