Gestión del tiempo

1. Reconocer que el tiempo es limitado. Los padres y madres deberán tomar conciencia de que
el tiempo es un bien limitado y que el día sólo tiene 24 horas. Se evitará meter con calzador
en un mismo día todos sus compromisos, recordando que el objetivo es hacer tiempo para
poder dedicarlo a la vida familiar.
2. Planificar. En línea con el punto anterior, se puede planificar la agenda cada día haciendo
una pequeña lista en la cual se dará prioridad a las cosas urgentes e inmediatas de aquellas
que pueden esperar un poco.
3. Aprender a delegar en el hogar. La multiplicación de los esfuerzos resultará en una mejor
gestión del tiempo. Padre y madre pueden ponerse de acuerdo qué tareas pueden realizar
cada uno y así dividir el peso del hogar o bien pedir ayuda en determinado momento.
Incluso, los hijos pueden ayudar en pequeños quehaceres de manera que libere a los padres
algo de tiempo que podrán dedicar posteriormente a la vida en familia. En definitiva, tener
presente que no se puede abarcar todo y que a veces es necesario pedir ayuda.
4. Hacer una buena depuración. ¿De vez en cuando es necesario poner sobre la mesa todas las
actividades a las cuales se está dedicando tiempo y determinar si es necesario o no seguir
con ella? ¿Cuánto tiempo más será necesario dedicarle tiempo? ¿Se puede prescindir de
ella?
5. No procrastinar. Hay un proverbio inglés que dice "uno de estos días, es ninguno de estos
días". Cuando se posponen innecesariamente las obligaciones y responsabilidades resulta en
que muchas veces no se terminan, se hacen a la rápida o peor aún, se hacen en un tiempo
mayor al previsto. Se intentará, en la medida de las posibilidades, ser lo más eficientes
posibles con el tiempo que se dedica a una labor, de manera que una vez terminada, se
puede eliminar de la lista y no es necesario dedicar más tiempo del que es estrictamente
necesario. En definitiva, el tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de
veces que se interrumpe y reanuda.
6. Buscar la puntualidad. Ser puntual además de demostrar la confiabilidad y el respeto a los
demás tiene la gran ventaja de que hace a las personas más eficaces, ayuda a ser más
organizados y mejora el aprovechamiento del tiempo.
7. "Lo mejor es enemigo de lo bueno". La conocida falacia de Nirvana de Voltaire (Le mieux
est l'ennemi du bien) aplicada a la gestión del tiempo debe tenerse siempre muy presente.
Partiendo de la base de que hay que tratar de hacer las cosas lo mejor posible, a veces no es
necesario demasiado perfeccionamiento ya que ello deviene en pérdida de la eficacia del
tiempo que se destina a aquella actividad. Buscar un equilibrio para no dedicar tiempo en
exceso innecesariamente.
8. Aprovechar las tecnologías. Hoy en día muchas son las apps que existen que facilitan
determinadas labores como poder hacer parte de la compra online, una transacción
bancaria, agendas electrónicas, recordatorios,

9. alarmas, temporizadores, etc. Sumarse a las tecnologías puede ser clave hoy en día para
aprovechar mejor el tiempo.
10. No culpabilizar. Aprender a gestionar las emociones y no sentirse culpable si no se llega a
todo. Los padres y madres de familia son personas, no robots y por tanto, para aprovechar
bien el tiempo con los hijos es primordial estar alegres, relajados y dispuestos.
11. Hacer pausas. Mientras más sean las diferentes tareas que se deben realizar, es más
necesario hacer pequeñas pausas para dejar paso a la reflexión, de manera que se pueden
 disminuir las actuaciones reactivas más que proactivas. Poner un
poco de orden y armonía a la hora de planificar las actividades y
responsabilidades dentro y fuera del hogar mejorará el rendimiento del tiempo de manera
que se podrá llegar a una mejor conciliación familiar.

Paso 1: prioriza
Comienza por:

a) Autoconocernos y evaluar nuestro momento actual. Existen muchas formas de hacerlo, y la que
suelo utilizar es observar cómo me siento haciendo cualquier actividad, ¿qué energía tengo?, ¿qué
pensamientos me genera?, ¿cómo me siento antes y después de realizarla?
b) Realizar la lista de las cosas que realmente creo que son mis prioridades. Al principio es muy
larga y en el transcurso del proceso la voy acortando.

c) Revisar el lenguaje que usé para referirme a determinada situación de la lista, luego reflexiono. Y
este fin de semana me enseñaron una palabra clave que nos ayuda con la reflexión e incluso nos
permite descubrir lo que pensamos de alguna actividad: ¿Para qué lo hago? eso me da más luces de
lo que realmente es importante.
d) Pensar ¿cuánto estás dispuesto a sacrificar?
e) Dar a cada cosa el valor que tiene para ti. Aquí ya comienzas a acortarla lista.
f) Tachar aquellas prioridades que no dependan de ti.
h) Escribir de nuevo la lista. Léela en voz alta y fíjate cómo te sientes y qué emoción genera en ti.

De ahí ordenas la lista desde lo que te emociona más hasta la que menos te emociona y tomas la
decisión de escoger lo que creas conveniente. Recuerda que esto es muy personal, no te dejes influir
por lo que quieran los demás, de ser así no serían tus prioridades.

Entonces al tener esas prioridades una vez al día, si trabajas en eso, perfecto; si no, puedes
comenzar a organizarte en tu trabajo y terminar una hora antes tus obligaciones y en ese tiempo
hacer actividades sobre tus prioridades. Ahora si el empleo no te lo permite levántate una hora antes
o acuéstate una hora después y realiza alguna actividad que te lleve a cumplir esas prioridades.

Paso 2: planifica tu jornada

Definir una buena agenda de actividades te permitirá priorizar con certeza y avanzar en las cosas
más relevantes. Para eso uso la Matriz de Covey, pero para realmente sacarle el provecho debes
tener claro tus metas, para luego diseñar tus objetivos semanales y diarios. Si quieres saber la
diferencia entre ellos, aquí te la dejo.

Teniendo claras tus metas y objetivos semanales, puedes usar esta herramienta de organización, que
es ideal para estos momentos porque no le metes presión de horarios. Además, la uso para todo
porque me permite aprovechar mi tiempo sacándole el mejor partido a los
momentos.

Es muy sencillo. Toma una hoja que dividirás en 4 cuadros: en el primero colocarás las cosas
urgentes –que son las tareas que requieren la atención inmediata–, en el segundo las cosas
importantes –son las tareas que te llevarán a cumplir esas metas u objetivos– en el tercero debes
colocar lo no urgente –tareas que puedes delegar o que puedes agrupar– y finalmente lo poco
importante –tareas que puedes hacer en otro momento–.

La idea es que lo importante se lleve tu mayor atención, porque es lo que realmente te llevará a que
cumplas tus metas.

Paso 3: dar orden a las tareas

Aquí les recomiendo usar la técnica del Time Blocking, que es una técnica de productividad y
gestión del tiempo que consiste en planificar y dividir en bloques de tiempo todas las fases del día y
las actividades que tienes pendientes por realizar. Reservando esos espacios para dedicarlos única y
exclusivamente a llevar a cabo las tareas asignadas de manera enfocada. El principal objetivo del
Time Blocking a la hora de ayudarte a ser más productivo es evitar que tu lista de tareas pendientes
se mantenga abierta. En su lugar, Time Blocking es una técnica que te servirá para delimitar
perfectamente las tareas que realizarás a lo largo de tu jornada de inicio a fin.

Puedes usar los bloques grandes como mañana, tarde, noche, pero además hacer bloques de dos
horas y un descanso. Eso te ayudará a comenzar.

Hay otro método que te puede funcionar: la técnica se llama Batching. Es la práctica de acumular
tareas parecidas para despacharlas todas de golpe y así evitar el costo alto de saltar entre tareas, o de
esa pereza que da hacer varias cosas aburridas, que muchas veces saltamos y nos lleva al principio
de la procrastinación.

Paso 4: finalizar lo que empiezas

Siempre que inicies una tarea, asegúrate de tener la mente fija en que vas a concluirla antes de
iniciar otra. Te doy una herramienta sencilla que se usa en GTD, que es la regla de los dos minutos.
Consiste en que si la tarea a realizar lleva menos de dos minutos, entonces hay que realizarla en el
momento. De esta forma, responder un correo electrónico corto, hacer una llamada, guardar un
papel o un archivo digital son actividades que deberían realizarse en el acto.

¿Cuál es el objetivo detrás de esta simple regla? No cargar con tiempos administrativos tareas que
no lo merecen. Para postergar y programar una tarea se necesita pensar un poco, pero hay tareas que
son tan cortas que si lo hiciéramos estaríamos desperdiciando nuestro tiempo. Por eso hay que
resolverlas en el momento.

Paso 5: aprender a decir “no”

De todas las actividades ¿cuántas son generadas por uno mismo y cuántas
son producto de haber dicho sí a un amigo o familia? Es recomendable
evitar los problemas intrascendentes y saber decir que no. Muchas veces los favores ni se agradecen
ni se pagan; para una mejor administración del tiempo es clave no perder el control ni sobrecargar
la agenda. Esto va a ir de la mano de tus prioridades.

Paso 6: descansar

Para poder contar con horas productivas, se deben de tener también horas de descanso. El
organismo y la mente deben regenerarse para funcionar correctamente. Diariamente debes tener una
rutina de descanso.

Paso 7: premiar

Cuando hablo con personas que quieren organizar su tiempo, lograr compaginar las demás facetas
de la vida y además trabajar, les digo que tenemos que estar claras del porqué. Eso nos dará la
fuerza para lograrlo.