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GO PR 01 Procedimiento de Comunicación Interna y Externa PDF
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CONTROL DE CAMBIOS
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y directrices para asegurar el desarrollo de una correcta
comunicación al público interno y externo, con el fin de promover el bienestar laboral, el
sentido de pertenencia, la apropiación de la cultura institucional y el fortalecimiento de la
imagen.
2. ALCANCE
Aplica a todas las operaciones de comunicación en la Fundación Universitaria Navarra –
UNINAVARRA que estén dentro del alcance del sistema.
3. DEFINICIONES
3.1. COMUNICACIÓN INTERNA: Es la relación que se desarrolla entre los actores y/o
públicos internos de la Institución Universitaria; relación que se propone desde los
parámetros Misionales y se proyecta hacia el enfoque determinado por Visión de la
misma.
4. GENERALIDADES
4.2. La comunicación debe ser completa, clara y oportuna, logrando que todas las
partes interesadas la conozcan.
4.3. Para dar a conocer la información de tipo general se puede utilizar, según criterio
del emisor, el correo electrónico, la página Web, las carteleras, la comunicación
personalizada o reuniones informativas.
4.7. Concluidas las actividades de comunicación, bien sea externa o interna, los
registros deben ser manejados según lo establecido por el Procedimiento de
Control de Registros AC-PR-05.
Voz a Voz: Es la comunicación informal que recorre la institución sin hacer uso de
los canales oficiales.
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Formal
Informal
Publicidad en Medios Impresos: Son las publicaciones tipo: aviso, , fotografía y pie de
foto, noticia, reportaje, publirreportaje, etc que se realiza en Prensa y Revistas con el
objetivo de informar la oferta educativa de UNINAVARRA y los eventos de interés
frente a su proyección social.
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Publicidad PoP: Todo el material utilizado para vestir los puntos de venta externo, tales
como el stand informativo: Carpa, bolsos, mugs, lapiceros y tienen el objetivo de
aumentar la imagen del producto, la cantidad de ventas y disminuir los gastos de
publicidad.
Publicidad Radial: Toda publicidad emitida por las emisoras de radio con mayor
sintonía según el informe del Estudio General de Medios: Cuñas de entre 20” y 30”,
deben contener la información pertinente y precisa con el objetivo de promocionar la
oferta académica de la Fundación Universitaria. Programas de Radio, producidos por la
Emisora contratada que se desarrolla en el marco de una estrategia de lanzamiento o
de promoción de nuestra oferta educativa.
Medios Digitales: Son los contenidos de audio, vídeo, imágenes y texto que se ha
codificado (comprimido digitalmente). Lo que permite manipular, difundir y reproducir
fácilmente en otros equipos y a través de otras redes informáticas (Página WEB,
Facebook, Twitter, correo electrónico).
Página WEB: Diseñada para informar al público interno y externo de UNINAVARRA con
el objetivo de aumentar la credibilidad de la empresa, y suplir necesidades a los
usuarios.
Redes Sociales: El marketing y la publicidad viral a través de las redes sociales nos
permite incrementar la visibilidad de nuestra marca y posicionarla mejor entre el
público.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Capacitaciones.
Personal ST-FO-08
Folletos.
nuevo. Al ingresar. Acta de
Coordinador de inducción y
Política de calidad y Tarjetas.
Calidad. A todo el Re inducciones. reinducción
política de
personal.
seguridad y salud Página web
Coordinador de Cuando se realicen GH-FO-01
en el trabajo institucional
comunicaciones. Contratistas cambio de las Lista de
políticas. asistencia.
Correo electrónico
Equipo SST
Intranet
Cartelera
Reuniones de la alta
Anualmente
dirección. Informe
Responsables
Alta Dirección revisión por la
de Procesos. Cuando se
Revisión por la dirección
identifique la
Coordinador de dirección.
Personal necesidad.
Objetivos y metas calidad. Inducción y
nuevo.
Inducción re inducción.
Cuando haya
Líderes de los
Al personal modificaciones
procesos. Verbal o escrita. Lista de
encargado.
asistencia
Al ingresar.
Correo electrónico
Al ingresar. Re
Identificación de inducciones. GH-FO-01
peligros, evaluación Coordinador Todo el Registros de Cuando se Lista de
y control de HSE personal asistencia, adicionen o asistencia.
riesgos. documentos modifiquen
publicados. perfiles de cargo. documentos
publicados.
Al ingresar. Re
Identificación de Registros de inducciones. GH-FO-01
aspectos e Coordinador Todo el asistencia, Cuando se Lista de
impactos HSE personal documentos adicionen o asistencia.
ambientales publicados. modifiquen
perfiles de cargo. documentos
publicados.
Requisitos legales,
relacionados con el Coordinador Todo el Capacitaciones Cada vez que se GH-FO-01
SG-SST. HSE personal emita un Lista de
Ambientales y otros requisito legal asistencia.
y Evaluación del aplicable a la
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Cuando se
elaboran por
Líder de
primera vez.
Procesos. Página web
Coordinador de
institucional
Procedimientos, calidad. Cuando hayan
Al personal Correos
Caracterizaciones y modificaciones.
encargado. Correo electrónico. electrónicos.
formatos. Líder del
proceso. Cuando se
Todo el Escrito.
identifique la
personal
necesidad.
Cuando se realiza
algún cambio en
Verbal.
Funciones. A todo el las funciones.
Director de
personal.
Talento En la inducción. Inducción
Responsabilidad y Al ingresar.
Humano
Autoridad Personal Nuevo
Correo electrónico.
Cuando la persona
lo requiera.
Reuniones
Director de
Por escrito en
Talento Acta de
Necesidades de formato asociado a
Humano reunión
personal, formación Líder de cada la necesidad Cuando se genere
y clima proceso identificada la necesidad
Jefe de área Formato
organizacional (Necesidades de
diligenciado
personal, formación
Alta Dirección
y clima
organizacional)
Correo u
Jefe Inmediato.
Oficio.
Cualquier
Sugerencias del Verbal o Escrito. Cada vez que haya
empleado. Coordinador de
personal para una sugerencia. Lista de
calidad.
mejoramiento del Reuniones de la alta asistencia.
Responsables
Sistema HSEQ dirección. Durante reuniones.
de procesos. Representante
Acta de
de la Dirección
Reunión
Líder del
Proceso. En capacitaciones.
Verbal en
Coordinador
Resultados del capacitaciones. Acta revisión
Coordinador de de calidad. Semestralmente.
desempeño del por la
calidad.
Sistema de calidad Reuniones de alta dirección
Alta dirección En la revisión por
gerencia.
Representante la dirección.
de la Dirección
Escrito/magnético
Resultados de Coordinador de Responsables Después de la Informes de
Auditorías Internas calidad. de Procesos auditoria auditoria
Intranet
Acta Revisión
por la
Alta dirección
Reuniones de alta Dirección.
En la revisión por
Coordinador de gerencia.
Líderes de la Dirección
Seguimiento a calidad Correo
proceso.
acciones correctivas Reuniones electrónico.
Fechas de
y preventivas Líder del informales
Personal cumplimiento de
proceso En el formato
involucrado en acciones
Correo electrónico AC-FO-08
las acciones
Reporte de
AC y AP
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DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD
Tanto la comunicación especial,
como la comunicación de trámites
son recibidas en Rectoría; allí de
Secretaria General
1 Recibir Comunicaciones Comunicación acuerdo con las características de
Rectoría
cada una, son enviadas a la
correspondiente dependencia, para
recibir atención oportuna.
En el ámbito de la comunicación
externa de la Uninavarra, se
consideran dos clases de
comunicaciones que se refieren a
Establecer clase de respuestas bien sea a
2 Rectoría NA
comunicación existente requerimientos de entidades de
control (comunicaciones especiales)
o bien a consultas, sugerencias y/o
reclamos de clientes y beneficiarios
(comunicaciones de trámite).
Si es una comunicación de trámite
¿Es una comunicación de Jefe de Dependencia continuar a la actividad nº 4, de lo
3 NA contrario pasar a la actividad nº 8.
trámite? Correspondiente
DESCRIPCIÓN DE LA
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
ACTIVIDAD
Se da respuesta a la comunicación
recibida, según sea el caso y el
tiempo establecido para el mismo
Preparar y enviar Jefe de Dependencia
7 Correo electrónico.
respuesta Correspondiente
Si el requerimiento de respuesta es
solicitado por un medio de control,
haciendo la comunicación especial,
continuar a la actividad No. 9, de lo
¿La comunicación es contrario el proceso finalizará.
8 Rectoría NA
especial?
Nombre Shirly Marcela Ardila Nombre Alma María Polo Nombre Camilo Lozano
Cargo Coordinadora de Cargo Coordinadora Cargo Representante de la
Calidad Comunicaciones Dirección