SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

MATRIZ DE COMUNICACIONES

CODIGO DEL FORMATO Y FECHA DE ELABORACIN

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Todo el Personal Poltica S&SO, objetivos Equipo S&SO

Carteleras, boletin virtual "Conectarse", induccion S&SO, La Revista, El mangualo, portal WEB, intranet

Publicacin Permanente

rea de Comunicaciones

Material publicado, registros de asistencia

Comite primario, e-mail, carpeta comparida

Cuando se revisen Poltica y Objetivos

Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional

Correos electrnicos, documento digital, actas de reuniones

Todos los trabajadores y proveedores Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos Partes interesadas

Carteleras, Mangualo, La Revista, Boletin virtual, induccion S&SO, portal web

Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de asistencia, documentos publicados

Ficha informativa, Valla publicitaria, induccion S&SO

Permanente

Sefuridad Fsica, Equipo S&SO

Ficha registro de ingreso a la empresa, Registros de asistencia,

Proveedores de los procesos contratados Requisitos legales y otros y Evaluacin del cumplimiento legal Equipo S&SO, Lideres de areas

Pte. Por definir

Cuando se construya o se actualice la normatividad

rea de Comunicaciones

Concurso de La revista, registros de asistencia

Matriz, reuniones, intranet

Cuando se actualice

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros

Programas de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

Induccin

Permanente

rea de Comunicaciones

Registros

Funciones, responsabilidades, rendicin de cuentas y autoridad

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

Pte. Por definir

Trimestral

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO, Desarrollo Organizacional

Revista, registros asistencia, comunicados

Entrenamiento, concientizacin, competencia, formacin y toma de conciencia

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

PDI, Conectarse, Mangualo, La Revista, Informarse.

Publicacin Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de formacion y participacion.

Cliente

Comunicaciones escritas, pagina web, auditorias

Cuando se requiera

rea de Comunicaciones,

Registros de comunicacin con el cliente

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Todo el Personal

Encuesta de percepcin de riesgo, concursos, reporte de incidentes, investigaciones de evento reuniones y actas de COPASO, reporte de incidentes, investigaciones de evento

Publicacin Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de comunicados

Comunicacin, participacin y consulta

COPASO

Cuando se tengan inquietudes, sugerencias

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Correos electrnicos, comunicaciones, actas de reuniones

Proveedores , Contratistas y visitantes

Pagina WEB, reuniones, formacion, ficha ingreso, induccion

Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de ingreso, de asitencia, publicaciones

Instituciones gubernamentales y no gubernamentales (EPS, ARP, Minproteccin, Supersalud, Secretarias departamentales, etc.)

reuniones y actas, Comunicaciones escritas

Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de ingreso, de asitencia, publicaciones

Todo el Personal Gestin Documental Equipo S&SO

intranet

Publicacin Permanente

Desarrollo organizacional

Documentos del Sistema de Gestin publicados y listas de control

Carpeta compartida S&SO, Intranet

Publicacin Permanente

Desarrollo organizacional

Correos y registros de Modificacin de Documentos

Control de registros

Todo el Personal

Formatos

Publicacin Permanente

Desarrollo organizacional, Lider de cada proceso S&SO, Lder de formacin y capacitacin

Documentos del Sistema de Gestin publicados y listas de de asistencia, carpeta fsicas de archivo Permisos de trabajo firmados y registros de formacion, Mapas de evacuacin, sealizacin informativa, preventiva y de emergencia

Todo el Personal

Formacion, reunion

Publicacin permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Control Operacional

Contratistas y proveedores

Formacion, reunion

Permanente/Cuando se requiera

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Permisos de trabajo firmados y registros de formacion Actas de Reuniones

Visitantes

Medios visuales "Ficha ingreso"

Publicacin Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Mapas de evacuacin, sealizacin informativa, preventiva y de emergencia

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

Formacion, Conectarse, material visual, Revista, Carteleras, Intranet

Publicacin Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Plan de emergencia publicado, registros de simulacros, registros de asistencia, actas de simulacro, reporte de incidentes

Preparacin y respuesta ante emergencias

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Brigadistas Preparacin y respuesta ante emergencias Brigadistas y COE

Proceso de formacion, comunicados, correo electronico

Cuando se requiera

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registros de asistencia, comunicados

Comunicaciones verbales o escritas

Cuando se detecte una amenaza o posible emergencia

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Correos, reportes de incidentes.

Visitantes

Medios visuales "Ficha ingreso", pagina WEB

Permanente

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registro de ingreso

Todo el Personal Medicin y seguimiento del desempeo Grupos de interes

Intranet, cartelera informativa, Conectarse

Mensual

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Publicacin de indicadores, actas de revisin de la alta direccin, etc

Informe de Responsabilidad Social Empresarial

Anual

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Informe GRI

Todo el Personal

Formacion e intranet, cartelera informativa

Cuando se presente una investigacin de incidentes, publicacin permanente

Equipo S&SO

Registros de investigacin de incidentes publicados

Lideres S&SO CTA Investigacin de Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas Lideres S&SO CTA

Formacion y comunicados correo electronico

Cuando se implemente el proceso o se realice modificaciones

Equipo S&SO

Registros de asistencia, comunicados

Comunicacion Verbal

Cuando se presente un incidente

Equipo S&SO

Registro de incidente y de la investigacion

Equipo S&SO

Reportes de incidentes

Cuando se presente un incidente

Equipo S&SO

Registros de Incidentes y de la investigacion

Todo el Personal Auditoria Interna

Reuniones, comunicaciones

Por ciclo de Auditora

rea de Comunicaciones

Programa y plan de auditora, listas de asistencia reuniones apertura y cierre, informes de Auditora

Auditor

Auditoria

Por ciclo de Auditora

Lder de la auditoria

Evidencias de Auditora

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Todo el Personal Revisin por la Direccin Alta Direccin (Comit de Presidencia)

Publicacin del acta, intranet

Anual

rea de Comunicaciones

Actas de Revisin por la Alta Direccin

Presentaciones

Anual

Jefe se Seguridad y SO

Informe ejecutivo para la revision por la alta direccin/ IRSE

Respuesta a Derechos de Peticin, Acciones de Tutela, Sugerencias, Quejas, Reclamos y sugerencias

Clientes y partes interesadas (Autoridades, Entes de Control, Comunidad, Vecinos)

Correspondencia, correo electrnico

Cuando se reciban Derechos de Peticin, Acciones de tutela, Sugerecias, Quejas o reclamos

Personal autorizado dependiendo de la competencia

Respuesta a comuicados

Fecha de actualizacin:

Elaborado por:

Revisado y Aprobado por:

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

MATRIZ DE COMUNICACIONES

CODIGO DEL FORMATO Y FECHA DE ELABORACIN

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

RESPONSABLE DE COMUNICAR

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Todo el Personal Politica S&SO Politica, misin y visin: Estas ya estan definidas por el area S&SO, falta firma de Presidencia (Anexo 1)

Publicado fisicamente en cada area Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional-area de comunicaciones

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

Peligros existentes en la organizacin Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos Peligros existentes en la organizacin

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

Opciones: Ficha de ingreso a visitantes (ya hay un boceto)

Seguridad fisica, Equipo S&SO - area comunicaciones

Jefes y Trabajadores

Cartelera 3 caras, en cada area

Equipo S&SO, area de comunicaciones

X Prepara y extraer, Bodegas APSL

Convocatoria a Brigadas Inscripciones

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

Carteleras, mangualo, Conectarse

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Preparacion y respuesta ante emergencias

Formacion a brigadistas

Brigadistas - Jefes

Carteleras, mangualo, Conectarse

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Que hacer en caso de una emergencia

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

Opciones: Ficha de ingreso a visitantes (ya hay un boceto)

Sefuridad Fsica, Equipo S&SO - area comunicaciones

Reporte de eventos

Cuando reportar, porque reportar, a quien se debe reportar, tiempo limite para hacer un reporte

Todo el Personal

Carteleras, mangualo, Conectarse

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Ejercicio fisico

Consejos, practicas, rutinas para ejercitarse mientras trabaja la persona.

Todo el personal

Revista, Carteleras, fichas, mimos

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Alimentacin

Habitos saludables de alimentacin

Todo el personal

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Sexualidad

Acoso laboral bajo la ley 1010

Todo el personal

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Sustancias psicoactivas

Prevencin en el uso de sustancias psicoactivas, alcohol y tabaquismo

Todo el personal

Higiene personal

Aseo personal, lavado de manos, evitar enfermedades

Todo el personal

Dia S&SO

Institucionalizar el dia S&SO

Todo el personal

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Jornada de Salud

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Fecha de actualizacin:

10/04/2012

Revisado y Aprobado por:

Sergio Enrique Gonzalez

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

MATRIZ DE COMUNICACIONES

CODIGO DEL FORMATO Y FECHA DE ELABORACIN

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Todo el Personal

Publicado fisicamente en cada area

Politica S&SO

Politica, misin y visin: Estas ya estan definidas por el area S&SO, falta firma de Presidencia (Anexo 1)

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

opciones: intranet, publicado fisicamente en cada area, Induccion

Debe estar publicado permanentemente (Revista de Febrero)

Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional-area de comunicaciones

Equipo S&SO

Peligros existentes en la organizacin

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

Opciones: Ficha de ingreso a visitantes (ya hay un boceto)

Junio

Sefuridad Fsica, Equipo S&SO - area comunicaciones

Registro de confirmacion de lectura de ficha de ingreso a la empresa

Identificacin de Peligros existentes en la peligros, evaluacin organizacin y control de riesgos

Jefes y Trabajadores

Reunion, Cartelera porteria ingreso personal, cada area

Junio, Julio, Agosto, Septiembre (de acuerdo a cada area inspeccionada)

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Peligros existentes en la organizacin

Personal nuevo

Induccion

cada 15 dias a personal nuevo, todas las semanas a personal contratista

Equipo S&SO

Registro de asistencia a induccion

Convocatoria a Brigadas Inscripciones

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

Todos

Fecha final 30 mayo

rea de Comunicaciones, Equipo S&SO

Registro de inscripciones

Preparacion y respuesta ante emergencias

Formacion a brigadistas

Brigadistas - Jefes

informarse, carteleras, campaas

Segn fecha de programacin a partir de Junio

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Registros de simulacros, registros de asistencia, actas de simulacro, reporte de incidentes

Que hacer en caso de una emergencia

Partes interesadas (clientes, entidades gubernamentales, proveedores, contratistas)

Opciones: Ficha de ingreso a visitantes (ya hay un boceto)

Permanente / Junio (cada vez q alguien entra)

Sefuridad Fsica, Equipo S&SO - area comunicaciones

Registro de confirmacion de lectura de ficha de ingreso a la empresa

Investigacin de Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas

Cuando y porque se debe investigar un incidente

Jefes - Todo el Personal

Opciones: Conectarse, circular, email

Mayo

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Cuando, porque, a quien, tiempo limite Reporte de accidentes

Personal nuevo

Inducciones

cada 15 dias a personal nuevo, todas las semanas a personal contratista

Equipo S&SO

Registro de asistencia a induccion

QU SE COMUNICA Reporte de accidentes Cuando, porque, a quien, tiempo limite

A QUIN SE COMUNICA

POR QU MEDIO

POR QU MEDIO

CON QU FRECUENCIA

RESPONSABLE DE COMUNICAR

REGISTROS

Todo el Personal

carteleras, informarse

Trimestral: Marzo, Junio, Septiembre, Diciembre

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Jornada Deportiva

Beneficios, inscripciones, requisitos

Todo el personal

campaa, intranet, informarse

Julio - Agosto

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Jornada de Salud

campaa, intranet, informarse

Pendiente - Octubre

Equipo S&SO, area de comunicaciones

Fecha de actualizacin:

10/04/2012

Elaborado por:

Vanesa Giraldo

Revisado y Aprobado por:

Sergio Enrique Gonzalez

QU SE COMUNICA

A QUIN SE COMUNICA

REPORTE DE ACCIDENTE

Todo el Personal

BRIGADAS DE EMERGENCIA

Todos los trabajadores y proveedores

DONACION DE SANGRE

Proveedores de los procesos contratados

SUSTANCIAS PSICOACTIVAS

Todo el Personal y proveedores de los procesos contratados

QUIENES SOMOS

Fecha de actualizacin:

Quines somos? (Misin) El rea de Seguridad y Salud Ocupacional de Riopaila Castilla S.A vela por el bienestar en salud y seguridad de sus trabajadore construccin de ambientes de trabajo seguros a travs del programa de gestin de S&SO.

Para dnde vamos? (Visin) En el 2020, el rea de Seguridad y Salud Ocupacional de Riopaila Castilla S.A, es la promotora de la cultura de autocuidado en apoya la gestin para reducir las prdidas en un 100%, generada por los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales e

Desarrollo de los valores de RSE desde seguridad y salud ocupacional? (Valores) Respeto: La integridad fsica, mental y social propia, de los trabajadores y proveedores predomina sobre las labores que realiza Lealtad: Hacer las cosas bien desde el principio y mantenerlas en el tiempo mejorando de manera continua los resultados en S Honestidad: Quien es consciente de practicar la seguridad valora su vida, la de su familia y la de los dems, logrando la reducc Compromiso: Los niveles de direccin son responsables por la gestin en seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores y

Nuestro compromiso? (Politica) El rea de Seguridad y Salud Ocupacional de Riopaila Castilla S.A, se compromete a liderar y reconocer la gestin de mejoram Ocupacional de sus trabajadores; entrenando, formando, comunicando y acompaando integralmente en los programas de pro riesgos profesionales; optimizando los recursos en los procesos para la disminucin de la siniestralidad; efectuando seguimient cumplimento de los requisitos legales vigentes.

uridad de sus trabajadores y proveedores, promoviendo la

ultura de autocuidado en los trabajadores de la organizacin y medades profesionales en personal propio y de proveedores.

re las labores que realiza. tinua los resultados en S&SO. ems, logrando la reduccin del riesgo. nal de sus trabajadores y proveedores.

er la gestin de mejoramiento continuo en Seguridad y Salud en los programas de promocin de la salud y prevencin de los d; efectuando seguimiento y control a proveedores, en el marco del