Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Industrial

Sistema Integrado de Gestión

FORMATO DE LISTA DE VERIFICACION

Versión 1

Código:

Ciudad y Fecha
BOGOTÁ D.C OCTUBRE 2020
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
F40-9211-08 Versión 01 , Mayo de 2012
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

LISTA DE VERIFICACIÓN

1- DATOS GENERALES

ESPECIALIDAD: Gestión de la producción industrial

COMPETENCIA: ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN DE ACUERDO CON LOS
OBJETIVOS EMPRESARIALES
ACTIVIDAD DE PROYECTO: ejecutar el sistema productivo de la empresa.
Resultado:RAE-6 29120102806 Generar la documentación para la organización de las
actividades de producción de acuerdo con los objetivos organizacionales.
actividades de aprendizaje por desarrollar: Aplicar técnicas para el diseño o rediseño de la
planta, teniendo en cuenta el estudio de métodos y hábitos saludables generando la
documentación de las actividades de producción..
EVIDENCIA 14

Nombre del Aprendiz: ________________________________________

Número de Identificación: _____________________________________
Nombre del Instructor: ___MARILUZ MATIZ VALVERDE_______
Ciudad y fecha: __BOGOTÁ OCTUBRE 2020____________

1. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Elaborar matriz para el control de control de documentos, generados dentro del proceso
productivo con su respectiva codificación. (Instrumetnos de recolección de información
para el diganóstico del proceso de producción, formatos para la elaboración de fichas
técnicas, diagramas de proceso, procedimientos, instructivos y registros).
Fecha:
No. de
VARIABLES/ INDICADORES Cumple Cumple OBSERVACIONES
Item
SI NO
1 Elabora matriz documental

2
Relaciona los documentos de
acuerdo a los requerimientos del
programa
4
Presenta informe de acuerdo a
NTC 1486

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F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

Firma del aprendiz:

________________________________________________________

Firma del Instructor:

_________________________________________________________
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
F40-9211-08 Versión 01 , Mayo de 2012
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

MATRIZ DOCUMENTAL DE GALACTEOS S.A.S.

Alexandra Castañeda
Camila Rodríguez
Cristian Ayala
Maribell Vargas
Nicolás Pinzón
Xiomara Salgado

Gestión De La Producción

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Bogotá

Octubre 2020

4
F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

MATRIZ DOCUMENTAL DE GALACTEOS S.A.S

Alexandra Castañeda
Camila Rodríguez
Cristian Ayala
Maribell Vargas
Nicolás Pinzón
Xiomara Salgado

Mariluz Matiz Valverde

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Bogotá

Octubre 2020
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
F40-9211-08 Versión 01 , Mayo de 2012
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

INTRODUCCIÓN

En este documento se explicará que es una matriz documental y cuáles son

sus respectivas características y la función que cumple esta con el objetivo
de otorgar información de manera clara sobre el tema propuesto.
La organización GALACTEOS S.A.S realizará una matriz documentada, la
cual le permitirá ubicar los archivos estipulados por la empresa de una
manera más fácil, además le otorgará un orden a la documentación de la
empresa.
La matriz documental actualmente contiene fichas técnicas, procedimientos
documentados, diagramas de bloques, diagramas de flujo, diagramas de
ensamble, diagrama de operaciones, curso a de igual forma en el transcurso
del tiempo se agregarán más documentos de ser necesario.

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F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

OBJETIVOS
Objetivo general
Identificar el estado actual de los archivos y la gestión documental de la
empresa GALACTEOS S.A.S, con el objetivo de establecer un orden dentro
de la organización sobre sus documentos.

Objetivos específicos
 Analizar los procedimientos actuales, su vigencia y la factibilidad de
mejorarlos o reemplazarlos.
 Fortalecer el modelo de gestión documental de la empresa
GALACTEOS S.A.S.
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
F40-9211-08 Versión 01 , Mayo de 2012
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

MARCO TEORICO 

La Matriz de Documentación y Datos (MDD) es un esquema de documentos y/o

transacciones realizado en forma secuencial y sistemática a los fines de evaluar
la consistencia y correspondencia de cada uno de ellos dentro del sistema de
información.
La consistencia se refiere al grado de lógica que justifica la presencia de cada uno
de los campos, mientras que la correspondencia está relacionada con las razones
que justifiquen su presencia en relación a lo que antecede y precede cada uno de
los registros. De esta manera, la primera está referida a un análisis de tipo
horizontal de los campos que componen cada registro, mientras que la segunda
realiza un análisis de tipo vertical sobre los campos homogéneos que componen
los registros anteriores y posteriores.
La matriz debe ser utilizada en una primera etapa para la construcción de un
sistema de información. Es necesario que un SI tenga una adecuada consistencia
en los datos, aunque esto no es suficiente para lograr una buena calidad, sin
embargo, la lógica de análisis del sistema de información da por supuesto la
presencia del dato sin entrar a analizar las características de pertinencia y de
correspondencia.
Los sistemas de información son cada día más complejos, de ahí la importancia
de los esquemas en este caso limitados al soporte de la información que son los
datos.
De la misma manera en que el cursograma es un instrumento adecuado para el
análisis de sistemas, ya que permite generar un conjunto de tablas para dar
cabida a los diferentes registros dentro de un sistema computarizado, la MDD se
transforma en una nueva metodología para darle contenido y consistencia a cada
uno de los campos que componen cada registro. El cursograma analiza la
secuencia de un proceso, mientras que la MDD analiza el contenido del mismo.
Ambos instrumentos se complementan y se nutren recíprocamente.
Los fines de la Matriz de Documentación y Datos son:

 Confeccionar el recorrido de rutina de los datos a través de las

transacciones.
 Estudiar los campos y datos de cada documento, en especial
la lógica de esos campos.
 Analizar periódicamente los procedimientos actuales, su
vigencia y la factibilidad de mejorarlos o reemplazarlos.

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F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

 Mejorar el sistema de evaluación de la gestión a través del

agrupamiento de los interrogantes.
 Vigilar la continuidad del conjunto de transacciones para la
evaluación de la gestión.
 Facilitar la comprensión de procesos y datos por parte del
especialista en sistemas.

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que

buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto
por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación
electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y
a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y
la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y
jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por
lo tanto, se puede decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.
 
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final
garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de
gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y
el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.
 
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo
relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la
ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la
empresa.
 
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
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PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

La Matriz de Documentación: 

 Mejora la gestión de la información.

 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio.
 
¿Cómo se lleva a cabo?

Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante

y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas
que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o
descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la
información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta
que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de
archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de
vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las
bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.

El administrador de archivos permite:

 
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de
la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa
para la empresa.
De esta manera se logra la clasificación estandarizada.
Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los
archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su
aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos
centrales de la gestión documental se resumen en:

 Revisión.
 Análisis.
 Categorización.
 Aplicación de estrategias.

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F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

 Establecimiento de matrices
DESARROLLO DE LA EVIDENCIA

Se realiza la matriz documentada de la empresa, esta será anexada en un

archivo excel.
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN
F40-9211-08 Versión 01 , Mayo de 2012
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL
PROCEDIMIENTO: P01-9211-08 PROCEDIMIENTO PARA
DESARROLLAR ACCIONES DE FORMACIÓN PROFESIONAL TITULADA Centro de Gestión
Industrial
Sistema Integrado de
Gestión

CONCLUSIONES

 La matriz documental evitara la pérdida de información importante

para la organización GALACTEOS S.A.S.

 Al emplear la matriz documental se ahorrará tiempo en la búsqueda,

organización y revisión de documentos.

 Al establecer un ciclo de vida para la documentación de la empresa

GALACTEOS S.A.S. permitirá identificar de manera efectiva dichos
documentos que deberán ser remplazados.

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F40-9211-08 Formato Lista de Verificación

BIBIOLOGRAFÍA E INFOGRAFÍA

 http://www.cyta.com.ar/ta0601/v6n1a2.htm#:~:text=La%20Matriz
%20de%20Documentaci%C3%B3n%20y,dentro%20del%20sistema
%20de%20informaci%C3%B3n.
 https://atsgestion.net/gestion-documental/