TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ATENCIÓN Y SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO

TALLER RELACIONAR EMPRESA CON GESTIÓN DOCUMENTAL

Taller 5: Actividad de
CENTRO DE
Comercio cierre de actividades de
FORMACIÓN
contextualización

INSTRUCTOR Omar Orlando Rodríguez Rodríguez

COMPETENCIA Atención y Servicios de información al Usuario

RESULTADO Verificar la trazabilidad de la prestación del servicio de consulta y de

DE información archivística, teniendo en cuenta el protocolo, normativa y política
APRENDIZAJE organizacional.

PROGRAMA Tecnólogo en Gestión Documental

FECHA 23 de octubre 2020

FICHA 1904609

NOMBRES Y APELLIDOS NÚMERO DE

DOCUMENTO
APRENDIZ,
DOCUMENTO. Eliana Marcela Gutiérrez Márquez

Con base en la exposición y los recursos utilizados por el instructor, elabore

el taller teniendo en cuenta cada una de las especificaciones. Presentación
de la evidencia de manera grupal.
INSTRUCCIÓN Contactar a su instructor en caso de necesitar orientación personalizada a
través de chat de la ficha en WhatsApp, correo electrónico mediante
sesiones en línea en el horario de la formación.

DURACIÓN 120 minutos

TÉCNICA Pregunta (cuestionario) – Estudio de casos.

INSTRUMENTO Ejercicio práctico.

Taller: Empresa y Gestión Documental

1. Realizar consultas a través de las bases de datos de la biblioteca virtual del SENA,
internet, u otro medio para profundizar los temas tratados en los materiales de formación
para el estudio individual de los siguientes temas y resolver los siguientes temas según la
indicación.

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 TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
ATENCIÓN Y SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO

1. Por medio de la estrategia de didáctica “Cuadro Sinóptico” desarrolle: Empresa: concepto, tamaño, ámbito jurídico.

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2. Por medio de la estrategia didáctica “Mapa Conceptual” desarrolle: Cultura organizacional: concepto, misión, visión,
objetivos corporativos, servicios y ejemplos de instrumentos de planeación estrátegica

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3. Por medio de la estrategia didáctica “Mapa mental” desarrolle la temática: Actividad económica. Sectores económicos.

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 TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
ATENCIÓN Y SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO

4. Estructura orgánico-funcional: Concepto

Estructura orgánico- funcional: toda empresa cuenta con cierto juego de jerarquías y
atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencias
se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de
jerarquizo y división de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer
líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la
responsabilidad de cada empleado ante solo un supervisor inmediato. Esto permite
ubicar a las unidades administrativas en relación con la que le son subordinadas en el
proceso de la autoridad. El valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce
la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece.

Establecer una organización en la actualidad es basarse en principios que debe de

seguirse a cabalidad para obtener una excelente organización empresarial

Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con

los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto o área solo es
justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción
tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función,

debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a
un sólo jefe.

Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe

publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relación con el mismo.
Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en
equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

Del equilibrio: En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los
principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir los objetivos de la empresa.

De flexibilidad: Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la

estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada
estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar
ante el cambio.
[CITATION Mar13 \l 9226 ]

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5. Organigrama: concepto, tipos, ejemplo.

Organigramas: son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa

u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la
integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

Tipos de organigramas

1. Por Su Naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella

en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de

actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo
corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque
también puede utilizarse en el sector privado.

2. Por Su Finalidad: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el

objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información
accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o
unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a
nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados

aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o
global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución
de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de
relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el
conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado

o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así
por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el
mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no

cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

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3. Por Su Ámbito: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público
pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el
sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Ejemplo:

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4. Por Su Contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una

organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para
capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:

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De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. Por Su Presentación O Disposición Gráfica: Este grupo se divide en cinco

tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de
Organización recomiendan su empleo.

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Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto
que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para

ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de
organización es con un gran número de unidades en la base.

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De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un
mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se

ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales
representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los
extremos, y el último círculo, asea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las
relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
[ CITATION Fle06 \l 9226 ]

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6. Principios Corporativos, valores. Concepto, ejemplos de posibles valores para una
empresa prestadora de servicios archivísticos a la luz de la aplicación del Código de
Etica del Archivísta. Ley 1409 de 2010.

Concepto: Los principios corporativos son el conjunto de valores, creencias, normas,

que regulan la vida de una organización. Estos definen aspectos importantes para la
organización y que deben ser compartidos por todos. Por tanto, constituyen la norma de
vida corporativa y el soporte de la cultura organizacional

Posibles valores: Transparencia, imparcialidad, respeto, integridad, originalidad,

amabilidad, cumplimiento, orden, etc.
[ CITATION Joh16 \l 3082 ]

7. Manual de funciones: concepto, estructura (partes que lo pueden conformar), finalidad

o uso.
Conceptos: Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se
describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de
autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos
de trabajo.

El manual debe contener los siguientes elementos:

 Identificación y ubicación del empleo.

 Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de
funciones esenciales del empleo.
 Conocimientos básicos o esenciales.
 Competencias Comportamentales.
 Requisitos de formación académica y experiencia.

Finalidad o uso:

 Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo

cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de
las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y
obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco
legal y normativo correspondiente.

 Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y

ubicación en la estructura orgánica de la entidad.

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  Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las
funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o
puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de
procedimientos.

 Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de

orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las
funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido
asignados, así como la aplicación de programas de capacitación.[ CITATION
BVS11 \l 3082 ]

8. Manual de procedimientos: concepto, estructura (partes que lo pueden conformar),

finalidad o uso.

Concepto: Es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea para

obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una
organización.

Partes que lo pueden conformar:

 Planeación
 Técnicas de investigación
 Análisis de la información
 Estructura de los procedimientos
 Estructura del manual

Finalidad: las utilidades de un manual de procedimientos son muchas, a continuación,

se mencionan las principales:

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

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  Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Interviene en la consulta de todo el personal.

 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.[ CITATION Gio08 \l 3082 ]

9. Indicadores de gestión: Concepto, ejemplo de indicadores de gestión documental,

ejemplo de eindicadores de medición del servicio.

Concepto: Son aquellos datos (cuantitativos y cualitativos) que reflejan cuáles son
las consecuencias de acciones tomadas durante un proceso, campaña o estrategia
de una organización. A estos indicadores también se les puede llamar métricas de
rendimiento, las cuales analizan si la empresa está logrando sus objetivos
establecidos por la alta dirección.

Ejemplos:

 Indicadores Cualitativos: Índice de corrupción internacional, Nivel de satisfacción

del cliente, Calificación de la calidad del servicio.
 Indicadores Cuantitativos: Tasa de conversión de cierre de ventas, Volumen de
ingresos por ventas, Porcentaje de productos con defectos.

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 Ejemplos de indicadores de medición del servicio:

 Cumplimiento de órdenes: Las órdenes de compra son un primer indicador a tener

en cuenta.
 Entrega puntual: Sin embargo, no siempre basta con entregar los productos.
 Calidad de la entrega: Al hacer una entrega (o al realizar una venta, que en este
caso es más o menos lo mismo) no solo es importante el producto; también
debemos poner énfasis en las formas en que se materializa esa entrega: medios
técnicos y físicos, capacidad de respuesta, velocidad, cobertura de demandas, etc.
 Funcionalidad: Todos los servicios, pero especialmente los inmateriales, suelen ser
valorados por la funcionalidad que suponen para los consumidores.
 Atención de incidencias: Otra manera de medir si somos realmente eficaces a la
hora de proporcionar un servicio es valorando nuestra actitud ante las incidencias
que pueden surgir en un proceso de estas características.[ CITATION Tie19 \l 3082 ]

10. Servicios archivísticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicación.

Concepto: es un proceso para poner a disposición de los usuarios la documentación,

con fines de información.

Administración De Archivos

Organización: Tener archivos organizados facilita la prontitud y calidad del servicio.

Descripción: Permite lograr instrumentos descriptivos para uso de investigadores y

otros usuarios de los archivos.

Conservación: Se logra restauración de documentos, microfilmación o digitalización de

los que estén muy deteriorados para evitar así su manipulación excesiva, sin que ello
signifique dejar de brindar servicios al investigador u otros usuarios.

Selección: Con este proceso no tendremos archivos congestionados donde, al lado de

documentos valiosos, se conservan documentos innecesarios que no son requeridos
para consultas.
Norma SNA 06
Normas dadas por el AGN y reglamentadas por el OAA de cada institución.
LEY 594 DE 2000 Título IV ARTÍCULO16
[ CITATION aba16 \l 9226 ]

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 Metodología para Gestionar Servicios Archivísticos

 Diagnóstico de las necesidades de los usuarios

 Diseñar los Servicios
 Documentar
 Implementación
 Evaluación de los resultados
 Retroalimentación
 Subsanación de no conformidades
 Difusión: (Marketing)

Más que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades

desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a
nuestros usuarios directos e indirectos.

Productos

Plan de servicio y difusión

Estadística de servicio
Boletín de archivo
Página web
Blog
Evento de capacitación
Muestras documentales
[ CITATION Cen09 \l 9226 ]

11. Portafolio de servicios: concepto, objetivo o finalidad, tipo, partes o estructura.

Concepto: es un documento o carpeta en el que incluimos la información básica y

necesaria de nuestro negocio o empresa para que nuestros clientes o futuros clientes
conozcan nuestra empresa, ayudándoles a tener una buena impresión de ella.
[ CITATION cep20 \l 9226 ]

Objetivo

El objetivo del portafolio de servicios es dar a conocer el trabajo de una empresa o de

un individuo, de este modo se podría atraer la atención de otras personas o grupos que
son clientes y socios potenciales.

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 Tipos

 Los portafolios físicos de servicios son documentos impresos. Los portafolios en

este formato pueden ser:

Un tríptico o un díptico. En este caso, la información presentada será breve y concisa.

Un manual de publicidad, en el que se muestre con detalles la trayectoria de quien

emite el portafolio. Explican los servicios ofrecidos, cómo se hace el trabajo y cómo se
entrega, entre otros datos.

 Los portafolios digitales se encuentran en formatos que son leídos en computadoras,

tablets, teléfonos inteligentes, entre otros aparatos electrónicos.

Estos suelen presentarse en PowerPoint o Portable Document Format (PDF). Cuando el

portafolio de servicio se hace en alguno de estos tres formatos, suele ir acompañado de
una presentación por parte de algún individuo de la empresa, con el objeto de aclarar
dudas referentes a la organización. Además el portafolio puede ser resumido en un
video corporativo.

También existen algunos portafolios de servicios que se incluyen en páginas webs. De

este modo, la información de la empresa o del trabajador independiente tiene mayor
alcance.

Partes de un portafolio de servicio

El portafolio de servicios incluye diversos apartados. Cada uno de estos suministra

información sobre un aspecto de la empresa que puede resultar de utilidad para los
futuros clientes o socios.

Las partes fundamentales de un portafolio de servicios son la presentación, los

objetivos, la misión y la visión, certificaciones, sociedades, clientes, proveedores,
servicios (vigentes y en desarrollo), proyectos e información de contacto. [ CITATION
Alb20 \l 9226 ]

12. Ejemplos de portafolio de servicios documentales. Se sugiere consultar en las pagimas

web  Archivo General de la Nación, Colegio Colombiano de Archivístas, Achivo Historico
de Antioquia, Archivo Historico de Medellín, los portafolios de servicios y dar una
descripción de sus contenidos y estructura.

Ejemplo de portafolio de servicios del Archivo General de la Nación

Contenido

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1. Asistencia técnica: orientación y acompañamiento brindado a cualquier entidad o
particular en temas relacionados con la función archivística y la gestión documental.
La asistencia técnica puede ser presencial, telefónica, por oficio o por
videoconferencia.

2. Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.

3. Restauración: se realiza mediante dos acciones: diagnóstico e intervención de los

soportes documentales para asegurar su preservación en el tiempo.

4. Diagnóstico integral de archivos: proceso de verificación del estado actual de la

gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación,
infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo,
identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.

5. Aseguramiento de calidad: proceso en el cual se realiza la verificación,

seguimiento y validación, en el cumplimiento de los aspectos y especificaciones
técnicas de los procesos y productos terminados entregados por un tercero
(contratista) a una entidad contratante; es de aclarar que este proceso, por lo
general se aplica a los procesos de gestión documental.

6. Organización documental: procesos mediante el cual se desarrollan actividades

de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las
entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los
documentos de archivo.
NOTA: es indispensable contar con TRD y/o TVD convalidada.

7. Inventario documental: procesos de descripción de la información contenida en los

archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la
recuperación y el acceso a la información y su consulta.

8. Servicio de depósito: ponemos a disposición de las entidades depósitos con

estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los
protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo.

9. Microfilmación: proceso tecnológico que permite tener una reproducción exacta de

un documento sobre un soporte fotográfico normalizado, para preservación a largo
plazo.

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 10. Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte
análogo (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos
digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

11. Conservación documental: garantizar la permanencia de la información mediante

la conservación preventiva e intervención de los diferentes soportes documentales
va través de los siguientes servicios:
Servicios de laboratorio, servicios de intervención (limpieza, desinfección, y solución
a deterioros físicos), servicio de estructuración del sistema integrado de
conservación, servicio de capacitación en seguridad industrial y salud en el trabajo
de archivos.

12. Biblioteca especializada: la biblioteca del AGN está conformada por un acervo de
20.000 publicaciones sobre historia y archivística.
Este patrimonio documental está disponible para consulta presencial o virtual.

13. Cursos y capacitaciones: el AGN ofrece cursos, capacitaciones, videoconferencias

con el fin de profundizar o actualizar conocimientos en materia de gestión
archivística y documental.

14. Tarifa de servicios: el valor correspondiente a los servicios ofrecidos se ampara en

la resolución de tarifas de la vigencia.
[ CITATION arc17 \l 9226 ]

Nota:
Recuerde realizar citación de conformidad con lo establecido en las normas APA,
con el fin de dar reconocimeinto a la fuente consultada y aplicar referente a derechos
de autor y no realizar plagio.

13. Presentar reflexión sobre:

 ¿Cómo aplica o relaciona la temática de la empresa con la prestación de servicos de
información y la implementación del código de ética del archivísta? Hay empresas con la
misión exclusiva de prestar servicios archivísticos? Ejemplos.

posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios. El

archivista facilita la búsqueda de información creando métodos particulares y generales
para todos los documentos bajo su custodia.
Ofrece orientación imparcial a todo usuario y emplea los recursos disponibles para
ofrecer las mejores opciones de servicios.
Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el acceso y el uso de los
documentos, pero puede sugerir o aceptar como condición para la consulta,
restricciones claras y previamente 34 establecidas de duración limitada.
Debe observar celosamente y aplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al
momento del préstamo, pero en su afán por conseguir la liberalización del acceso a los

GC-F -005 V. 01
 documentos y a la información, estará pendiente para renegociar las condiciones, de
acuerdo al cambio de los tiempos y las circunstancias.

El archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudar al usuario, a todos los

requerimientos razonables en torno a los acervos, y promueve el mayor uso posible de
estos, cuidando siempre de cumplir con las políticas institucionales, la preservación de
los acervos, las consideraciones legales, los derechos individuales y los acuerdos
establecidos con el donante. Explica las restricciones pertinentes a los usuarios
potenciales y las aplica equitativamente

14. Importancia de los servicios archivísticos, obligatoriedad de que quienes realicen

servicios archivísticos acrediten experiencia e idoneidad con formación académica en
Archivística, de conformidad con lo establecido en la Ley 1409 de 2010.

La archivística es una ciencia relativamente nueva a diferencia de otras ciencias, esta

ha ocupado un lugar muy importante cuando hablamos de acontecimientos históricos,
pues gracias al desempeño de esta disciplina de manera empírica hoy podemos
conocer los grandes hechos por los que tuvieron que atravesar nuestros antepasados.

esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado
sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado
en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman
mayor importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de
forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a
su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la archivística  permite que los documentos sean vistos de

manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios
que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas
de conocer el contenido de  los documentos y así detectar testimonios documentales
que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general.

por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es
fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un
patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

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 15. Importancia de la gestión documental para la productividad, credibilidad y crecimiento
de las empresas y en especial lo referente a  los servicios de  aceso a la infomación
garante de los derechos de los ciudadanos y promoción de acciones de gobernanza.

R// Prácticamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una
empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra
hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que
requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas

utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es
administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que
ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para
auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el

almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta
también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos
e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo
costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la
productividad de su orga

El taller será socializado en encuentro sincrónico programado en donde se sacará nota

individual por participación y luego se presentará una prueba de conocimiento a manera
de cierre del ciclo de actividades de contextualización.

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 Referencias

Tiempo minero. (31 de 10 de 2019). camiper.com. Obtenido de camiper.com: camiper.com

abamp. (11 de Noviembre de 2016). slideshare.net. Obtenido de slideshare.net:

https://es.slideshare.net/abamp/servicios-archivsticos-norma-sna-06

Abril, C. d. (2 de Diciembre de 2009). slideshare.net. Obtenido de slideshare.net:

https://es.slideshare.net/ceinpa/servicio-archivstico

aq, M. (lunes 11 de febreo de 2013). cuaderno de emprendimiento . Obtenido de

http://emprendimientomaq.blogspot.com/2013/02/estructura-organico-funcional-de-una.html

archivogeneral.gov.co. (04 de Octubre de 2017). archivogeneral.gov.co. Obtenido de

archivogeneral.gov.co: https://www.archivogeneral.gov.co/Proyectos-y-Servicios

BVS MINSA. (16 de 08 de 2011). bvs.minsa.gob.pe. Obtenido de bvs.minsa.gob.pe: bvs.minsa.gob.pe

Cajal, A. (26 de Octubre de 2020). lifeder.com. Obtenido de lifeder.com:

https://www.lifeder.com/portafolio-de-servicios/

cepymenews.es. (14 de Septiembre de 2020). cepymenews.es. Obtenido de cepymenews.es:

https://cepymenews.es/portfolio-de-servicios-que-es-y-como-hacerlo

Goméz, G. (19 de 02 de 2008). www.gestiopolis.com. Obtenido de www.gestiopolis.com:

hptt.www.gestiopolis.com

Jack, F. (diciembre de 2006). promonegocios.net. Obtenido de

https://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

López, J. F. (27 de 11 de 1016). www.prezi.com. Obtenido de www.prezi.com: www.prezi.com

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