PROCEDIMIENTO

CÓDIGO P-SGC-001
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CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

Rev. Fecha Cambio realizado

1 12/11/2016 Emisión Original

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre Cap. Ing. Lisandro Blanco My. DIM. Alex Azero
Marcos A. Mamani Q.
: Aliaga Ugarte
Cargo: Jefe de Produccion Gerente de Produccion Gerente General
Fecha: 15-08-16 4-09-16 12-11-16

Firma:

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I. OBJETIVO

Establecer la metodología y las directrices para estructurar la forma de presentación, y

formato de cada tipo de documento según las necesidades.
Establecer responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir,
anular y modificar la información documentada (registros y documentos) de la Empresa
Industrial Eucaliptus - COSSMIL, con la finalidad que estén debidamente controlados.

II. ALCANCE

Aplica a toda la información documentada (internos y externos) que forman parte del
Sistema de Gestión de Calidad, conforme los requisitos de la NB ISO 9001:2015.

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

EIE-COSS: Empresa Industrial Eucaliptus COSSMIL.
JPMA: Jefe de Producción y Medio Ambiente.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento interno: Documento elaborado al interior de la organización sobre el
cual se tiene responsabilidad de elaboración, revisión y
aprobación.
Documento externo: Documento que sirve como referencia al desarrollo de
actividades y funciones del SGC, el cual no fue elaborado en
la organización, como ser: normas, textos, leyes, manuales
de referencia, etc.
Documento obsoleto: Es el documento que ha perdido su vigencia debido a que ha
sido sometido a modificaciones o sustituido por otro
documento.
Documento controlado: Todo aquel documento interno/externo que presente
información controlada que afecte al SGC de la empresa EIE-
COSS.
Documento no Documento del SGC para el cual no se prevé el control de los
controlado: cambios y no se asegura que su distribución evite la
utilización de versiones obsoletas.
Información Es la constancia documental del resultado de la aplicación de
documentada: los procedimientos operativos o técnicos específicos.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Formato: Conjunto de normas establecidas para la redacción de
documentos pertenecientes al sistema de gestión vigente.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Instructivo: Descripción detallada de cómo realizar una actividad o un

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proceso.

IV. REFERENCIAS.

N-SGC-001 NB ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad.

MA-SGC-001 Manual de Gestión de Calidad de la EIE-COSS.

V. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del Gerente de Producción y Jefe de Producción, velar por el

cumplimiento de los requisitos definidos en este procedimiento.
El personal del o los documentos que se encuentran bajo su custodia, son responsables de
velar por el correcto uso, almacenamiento, preservación y disposición adecuada de los
documentos. Son responsables de dar aviso de cualquier anomalía o mejora de los
documentos.

VI. PROCEDIMIENTO

Op. Actividad/Tarea Responsable

1. Estructura de la Documentación
Los documentados generados en el Sistema de Gestión de Calidad
deben obedecer la siguiente estructura:
El encabezado de cada documento debe tener obligatoriamente el
siguiente encabezado y pie de página:
TIPO DE DOCUMENTO Redactor
CÓDIGO 00(versión)
NOMBRE DEL VERSIÓN dia/mes/año
DOCUMENTO
Página __ de __

Empresa Industrial Eucaliptus - COSSMIL Página _ de _

2. Identificacion y codificación del documento:

Coordinando con el JPMA procede a generar un nuevo documento o
revisión. Aplicando la siguiente codificación
XX-YYY-ZZZ Redactor
Donde :
XX: es el tipo de documento
YYY: roceso donde se genera el documento

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ZZZ:un número secuencial del Documento.

En Anexo A “Codificación de Documentos” se detalla las
codificaciones usadas para control de la informacion documentada.

3. Formato de la documentación
Toda la documentación del SGC se redactará en el tiempo verbal
“presente indicativo” en su forma impersonal, con las siguientes
consideraciones:
Aspectos Generales para la configuracion de la hoja:
Tamaño de hoja Carta (21,59 cm. x 27,94 cm.) , y oficio
en caso especial
Margen izquierdo 2.5 cm.
Margen derecho 2.5 cm.
Margen superior 3 cm.
Margen inferior 3 cm.
Aspectos generales en el documento:
Alineado Justificado
Interlineado Sencillo.
Tipo de Letra Arial
Tamaño de letra 11
Color de letra Negro Redactor
Títulos Todo mayúsculas y con negrita
Subtitulos Minuscula y con negrita
Texto Sin negrita, justificado. Si se desea hacer
énfasis en una palabra u oración se
utiliza “subrayado”, para abreviaciones
se usara negrillas. Para mencionar el
codigo de algún documento, palabra o
frase de referencia se utiliza “cursiva con
negrillas”.
Para agregar la numeracion a los titulos del documento, crear una lista
multinivel para los elemetos del documento (titulos, subtitulos, etc.),
siguiendo los siguienetes niveles:
I. Titulo 1 (equivalente a 1.)
A. Titulo 2 (equivalente a 1.1.)
1. Titulo 3 (equivalente a 1.1.1.)
a). Titulo 4 (equivalente a 1.1.1.1.)
(1). Titulo 5 (equivalente a 1.1.1.1.1.)
Cada hoja deberá mantener la estructura de la documentacion

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mostrada en operación 1.

4. Contenido de Documentos
Al redactar procedimientos del Sistema de Gestión, debe contener los
siguientes títulos según correspondan y dependiendo del tipo de
documento y la adaptación a los mismos.
 Control de cambios: especifica las modificaciones que se le han
efectuado al documento desde la última versión.
 Objeto: Establece en forma breve y concisa el propósito por el cual
se desarrollo el documento.
 Alcance: Define el tipo de actividad y los lugares en los cuales se
aplica el documento. Puede mencionar cualquier excepción e
exclusión que se hace al uso del mismo.
 Definiciones, símbolos y abreviaturas: Detallan los significados de
palabras, símbolos y abreviaturas utilizados en el documento.
 Responsabilidad: Determina el personal que tiene la
responsabilidad final por la aplicación de las acciones que estan
descritas en el documento.
 Procedimiento: Describe las actividades y tares que deben ser
ejecutadas para cumplir con el objeto y el alcance del documento.
En lo posible debe seguir una secuencia cronológica.
Redactor
 Referencia: Se menciona otros documentos necesarios para la
utilización del documento.
 Registros: Establece un listado de los registros e instructivos que se
generan como consecuencia de la aplicación del documento.
 Anexos: En los anexos se explican o detallan elementos
mencionados en el documento, para que no existan dudas en su
aplicación.

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CONTROL DE CAMBIOS

RESPONSABILIDADES

PROCEDIMIENTO
DEFINICIONES

REFERENCIA

REGISTROS
ALCANCE

ANEXOS
OBJETO
TIPO DE
DOCUMENTO

Procedimientos X X X X X X X X X
Instructivos X X X X X X X X
Manuales X X X X X X X
Plan X X X X X X
Programa X X X X X X

Las definiciones y anexos son incorporados si es necesario o

conveniente a juicio del redactor.
Algunos documentos no cumplen esta estructura (politica, objetivos,
formularios, organigrama, etc.).

5. Principios para la elaboración de la Información Documentada.

La elaboración de todo documento debe estar enfocada a facilitar el
funcionamiento y la comunicación dentro de la EIE-COSS, y todas las
instancias involucradas en el SGC, a través del cumplimiento de los
principios descritos a continuación. Todo documento debe:
 Ser tan completo como sea necesario, dentro de los límites
establecidos en su alcance.
 Ser coherente, claro y preciso, para facilitar la comprensión por
todos los lectores.
 Ser comprensible por personas que no hayan participado en su
Redactor
elaboración.
 Mantener un estilo de redacción y de terminología no solo dentro
de cada documento, sino también entre los documentos
asociados en lo referente a: magnitudes, unidades y sus
símbolos, abreviaturas, referencias y símbolos utilizados.
 Ser elaborado de manera que permita su aplicación directa.
 A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la
terminología y en la redacción, empleando un mismo término
para designar cada concepto. El texto debe estar libre de
términos subjetivos como “suficientemente, generalmente,
adecuadamente, apropiadamente” o similares.

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Las frases de cualquier párrafo se deben construir en orden directa:

sujeta, verbo y complemento. En la redacción del texto se deben usar
frases cortas para facilitar el entendimiento.

6. Elaboración y redacción de la documentación.

1) Elaborar y redactar la información documentada que considere
necesaria para el desarrollo de sus funciones.
2) Generar formularios que forman parte de la información
documentada, con objeto de proporcionar evidencia de las Redactor
actividades descritas en función de sus procedimientos, instructivos,
manuales y planes ya definidos.
3) Proponer mejoras a la información documentaria existente.
4) Una vez elaborado y redactado (solo en los documentos y no en los
formularios), firmar en el campo de Elaborado Por.

7. Revisión.
1) Revisar y verificar que la informacion documentada:
 Cumpla con la estructura y forma de presentacion establecida.
 Que la secuencia de tareas sea la correcta.
 Que las directivas no se contrapongan con otras del sistema.JPMA/Respo
 Que la redacción sea clara y adecuada. nsable de la
2) En caso de existir observaciones, será devuelto a la persona que revision
elaboró y redacto el documento, para que este realice las
correcciones y/o cambios que pudieran existir. Si no existieran
observaciones, firmar en el Campo de Revisado Por en el cajetin
del documento, según R-SGC-001 “Matriz de Aprobacion
Documental”.

8. Aprobación:
1) Verificar que el documento y/o registro cumpla con los requisitos
establecidos por el Sistema de Gestión.
2) En caso de tener observaciones, estas serán devueltas a quien Responsable
elaboró el documento para que realice las correcciones y/o de
cambios. aprobación
3) Subsanado las observaciones, firmar en la casilla referida a
“Aprobado por”, según R-SGC-001 “Matriz de Aprobacion
Documental”.

9. Impresión y distribución de la informacion documentada:

JPMA
1) Realizar impresiones de los documentos cuando el responsable del

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proceso y/o usuario así lo requiera, teniendo en cuenta que dichos

documentos deberán ser exclusivamente para uso interno de la
EIE-COSS.
En caso de copias impresas poner a disposición a todo el personal
involucrado en el area/proceso segun R-SGC-002 “Lista Maestra de
Documentos Internos” ó R-SGC-003 “Lista Maestra de Documentos
Externos” según corresponda. El documento original impreso se
archivará adecuadamente.
2) Distribuir los documentos considerando lo siguiente:
 Para la distribucion de copias digitales, se enviara un correo
electrónico a todos los involucrados comunicando su emisión,
con el siguiente asunto:
“Emisión de [código-nombre del documento-rev. número]”
 Cada copia distribuida fisicamente debe llevar en su carátula la
identificación de “COPIA CONTROLADA”, con sello de color
verde y la firma del JPMA.
3) Confeccionar el registro R-SGC-004 “Entrega de Documentos”, donde
indica la documentación distribuida y la caducaca si hubiera (devuelta
en fisico).
4) Mantener la lista maestra actualizada de toda la informacion
documentada del Sistema de Gestion de Calidad, sean estos internos
o externos.

10. Almacenamiento y protección de la información documentada

1) Formato físico: Archivar y/o almacenar en carpetas debidamente
identificadas. Cada usuario es responsable de archivar los
documentos y registros, de tal manera que los mismos no se
deterioren. Para la protección almacenar en lugares que se
encuentren alejados de lugares húmedos.
2) Formato digital: Los archivos se almacenarán ordenadamente en JPMA/Usuari
formato PDF con objeto de que se encuentren disponibles para o
cualquiera de las computadoras existentes en la empresa. Para la
protección de los documentos, el JPMA realiza Back Up de manera
periódica (cada seis meses).
El usuario es responsable de la custodia y protección de toda la
información documentada hasta la entrega al JPMA para su disposición
final.

11. Acceso a la información documentada JPMA

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1) Formato físico: El acceso a la información documentada debe

encontrarse ordenado y lo más cerca posible donde se desarrollan
las diferentes actividades y/o tareas, el lugar debe ser accesible y
conocido por el usuario. Para evitar pérdidas y daños, el acceso a
los archivos se encontrará restringido al personal no autorizado.
2) Formato digital: El acceso a la informacion documentada es
realizado exclusivamente por el JPMA, y los usuarios que emplean
este medio de soporte.
Notificar al JPMA de cualquier anomalia que pueda sufrir el documento,
para su nueva distribución.

12. Recuperación de la información documentada.

1) Formato físico: Imprimir originales (vigentes) y mantenerlos en el
archivador de palanca correspondiente, de tal manera que el
documento siempre se encuentre disponible en caso de que sea
necesario una nueva distribución. JPMA
2) Formato digital: Asegurar su recuperación oportuna, se debe
realizar los respaldos mediante Back Up cada seis meses. Al estar
guardada la documentación de manera digital, se asegura su
recuperación en caso de ser necesaria.

13. Retención y Disposición

1) Los documentos obsoletos deberán ser identificados de forma
visible mediante el uso de “Documento Obsoleto”, con sello de color
rojo; esta medida es considerada para evitar el uso no intencionado
de los documentos obsoletos.
2) Almacenar los archivos obsoletos por el lapso de tres años, ya que
este plazo es equivalente a la duración de la acreditación
internacional. Dichos documentos permanecerán en la sección
correspondiente del ambiente de archivos.
JPMA
3) Para los registros dar la disposición final estipulada cuando se
cumpla su periodo de retención de acuerdo a lo mencionado en R-
SGC-005 “Lista Maestra de Registros”.
4) Cumplido el tiempo de retención de toda la información
documentada, el responsable de su conservación en coordinación
con su inmediato superior y el JPMA, podran disponer su
eliminación, de acuerdo al tiempo de su retención y disposición final.
Por algún motivo pueden existir excepciones en la información
documentada, que por su importancia se decidan archivarlos de

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manera indefinida o por un tiempo mayor antes de su eliminación.

14. Control de cambios

1) Los cambios realizados al actual procedimiento se especifica en la
tabla ubicada a principio de cada documento, y se dejará constancia
de las modificaciónes realizadas desde la ultima version,
especificando los puntos en los cuales se realizó las modificaciones,
para ello se utiliza la siguiente tabla: Redactor

Rev. Fecha Cambio realizado

Emisión Original

15. Actualizaciones o Revisiones de documentos

Cualquier cambio parcial o total de un documento es elaborado, Redactor
revisado y aprobado según los puntos 6 al 8 de este procedimiento.

VII. REGISTROS

R-SGC-001 “Matriz de Aprobacion Documental”

R-SGC-002 “Lista Maestra de Documentos Internos”
R-SGC-003 “Lista Maestra de Documentos Externos”
R-SGC-004 “Entrega de Documentos”
R-SGA-005 “Lista Maestra de Registros”

VIII. ANEXOS

ANEXO A CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ANEXO A
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION

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La codificacion de los documentos se codifica considerando lo siguiente:

XX-YYY-ZZZ
Donde :

XX: Es el tipo de documento ver tabla I.A

YYYY: es el área/proceso donde se genera el documento ver tabla I.B Estructura de la EIE-
COSS.
ZZZ: un número secuencial del documento.
El JPMA, es responsable de actualizar las Tabla I.A y I.B cuando corresponda.
R-ALM-EA001
2. TIPOS DE DOCUMENTOS
Se han definido los siguientes tipos de documentos:
Tabla I.A Tipos de Documentos.

Tipo de documento Origen Sigla

Politica del Sistema de Gestion de Calidad Interno PO
Manuales del Sistema de Gestion de la
Interno MA
Calidad
Manual de Funciones Interno MF
Procedimiento Interno P
Instructivo de Trabajo Interno IT
Registro Interno R
Plan Interno PL
Programa Interno PR
Norma/Texto/Libro/Revista/Folleto Externo N
Ley/Decreto supremo/ Reglamentos
Externo L
(Requisitos Legales)

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Tabla I.B Estructura Organizacional de la EIE-COSS.
Nivel Sigla
1 GG-EIE-COSS
2 GAF
2 GCOM
2 GPRO
3 JPRO
3 JMAN
3 JMA
3 JALM
3 JHSI
4 PLA
5 OCA
5 OTU
5 OTA
5 MZA
5 MEC
7 OPL
7 DES
8 POR
Sistema de
Gestión de SGC
Calidad
Sistema de
Gestión SGA
Ambiental
LAB
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Cargo
Gerente General
Gerente Administrativo Financiero
Gerente Comercial
Gerente de Producción
Jefe de Producción
Jefe de Mantenimiento
Jefe de Medio Ambiente
Jefe de Almacenes
Jefe de Higiene y Seguridad Industrial
Operador de Planta
Operador de Calderos
Operador Turbo Soplador
Operador Tratamiento de Aguas
Maestranza
Mantenimiento Mecánico
Operador de Pala
Despacho
Seguridad y Vigilancia
Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de Gestión Ambiental
Laboratorio Químico
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