Conservacin de los Documentos Electrnicos

Conocimiento previo

La conservacin de los Documentos Electrnicos es una labor de mucha importancia en

este mundo global y de grandes avances tecnolgicos, ya que por la misma dinmica de
esta sociedad de la informacin, estos avances varan y cambiante constantemente casi a la
velocidad de la luz, por ello es de suma importancia establecer herramientas que permitan
la conservacin del patrimonio electrnico.

No obstante en esta presentacin se hace un esbozo general de todo lo que implica el

tratamiento del documento electrnico, para as contribuir en el proceso
de aprendizaje de los estudiantes del curso gestin de documentos electrnicos.

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS.

El tratamiento de documentos electrnicos, tiene asociaciones de

varios aspectos entre ellos la duracin y la accesibilidad, en funcin como documento
electrnico. El documento debe ser susceptible de ser conservado por cierto tiempo,
teniendo en cuenta la posibilidad de ser destruido despus de un tiempo, el acceso debe
garantizarse sea que se trate de un documento. Pblico o restringido.

OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS.

Garantizar la recepcin y distribucin oportuna del documento.

Garantizar la organizacin, almacenamiento y conservacin del documento.
Asegurar la disponibilidad del documento para la consulta en el archivo central.
Garantizar la disposicin final de los documentos.
Establecer una metodologa para recibir y distribuir la informacin.
Su accesibilidad.
Darle un buen uso.
Evitar su reproduccin.
Garantizar su autenticidad.

ESTABLECER POLTICAS TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS.

Establecer polticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de

documentos.
Tratamiento de los documentos electrnicos.
 Proveer un espacio fsico con condiciones adecuadas para
conservar documentos en soporte electrnico.
La temperatura debe estar entre 16c y 20c.
Humedad entre 30% y 40%.
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos
electrnicos almacenados en su versin final no puedan ser modificados.
Realizar la seleccin de documentos electrnicos para determinar cuales se van a
conservar.
Investigar en el mercado sobre avances tecnolgicos, adquirir equipos de
almacenamiento de informacin y trasladar documentos producidos por medios
automticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra el
riesgo de prdida de informacin.

RESPONSABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS

ELECTRNICOS.

Ante el reto de la era digital, el desarrollo de una visin estratgica referida a los e-
documentos estn orientados a mejorar la gestin de la informacin para la toma de
decisiones y la transparencia de una sociedad. Empresas, instituciones educativas y
todo aquello que requiera los soportes documentales.
Es responsabilidad de todos, los individuos, las organizaciones y la comunidad.
La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas tanto por los responsables
de su gestin como cualquier otra persona que cree o use documentos en el
ejercicio de sus actividades.
La gestin de documentos en una organizacin incluye: el establecimiento de
polticas y normas, la asignacin de responsabilidades y competencias, la fijacin y
promulgacin de procedimientos y directrices, la presentacin de una serie de
servicios relacionados con su gestin y uso, la implementacin y la administracin
de sistemas especializados; y la integracin de la gestin de documentos en los
sistemas y los procesos de la organizacin.

Definir y Asignar las responsabilidades

Los ejecutivos son responsables de respaldar a las polticas de gestin de

documentos de archivo en el seno de la organizacin.
Los administradores de sistemas son responsables de garantizar que toda la
documentacin sea precisa y legible y que est a disposicin del personal de
siempre que se necesite.
 Todos los empleados son responsables de mantener documentos de archivos
precisos y completos sobre sus actividades. Las autoridades archivsticas pueden
participar en la planeacin y la implementacin de las polticas y los
procedimientos de gestin de documentos de archivo.

Prcticas Responsables

Establecen polticas, responsabilidades, procedimientos, sistemas, normas y buenas

prcticas referidas a la gestin de los documentos, durante todo un ciclo vital,
incluyendo el diseo, produccin, gestin y conservacin. Colaborar en el diseo y
desarrollo de las plataformas del sistema de gestin de los documentos, as como en
la modificacin, mejora y migracin de datos.
Garantizar la creacin y conservacin de e- documentos autnticos, fiables,
ntegros, accesibles, disponibles y de conservacin a largo plazo como testimonio.
Facilitar y desarrollar normas al acceso a la informacin a los productores, terceros
interesados y ciudadanos en general, y denegar el acceso a los documentos de
carcter confidencial o que afecten a la intimidad de las personas.
Garantizar la identificacin, valoracin, proteccin y conservacin de los e-
documentos esenciales para asegurar su conversacin permanente.
Aplicar procedimientos de seguridad y gestin de riesgo que garanticen la
conservacin de la informacin y los soportes.

EXPEDIENTE ELECTRNICO

El Expediente Electrnico es el conjunto de documentos electrnicos

correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquier que sea el tipo de
informacin que contenga .Tambin podemos decir que el Expediente es la
sucesin ordenada de documentos registrados por va informtica.
Los Expedientes Electrnicos garantiza un acceso eficiente y seguro a la
informacin completa y todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial
funcin es la de conservar y transmitir.

Foliado de Expediente Electrnico

Se llevar a cabo mediante un ndice electrnico, firmado digitalmente por la

autoridad, rgano o entidad actuante, segn proceda.
La autoridad respectiva conservar copias de seguridad peridicas que cumplan con
los requisitos de archivo y conservacin en medios electrnicos, de conformidad
con la ley.
Seguridad al Expediente Electrnico

Los archivadores de papel cuestan mucho dinero a su empresa: mantenerlos,

llevarlos de un sitio a otro, buscar informacin archivada y guardarlos de forma
segura.
La gestin de Expedientes les ofrece amplias funciones para gestionarlos de modo
efectivo y orientado a procesos. Le ayudar a guardarlos de forma segura y
cumpliendo con los requisitos legales.

Ventajas del Expediente Electrnico

Los expedientes electrnicos incluyen documentos (Digitalizados, electrnicos,

office, e-mails, web,etc.), links, y Urls, multimedia as como referencias a procesos
de negocios u business objetos.
Acceso central y bsqueda global en todas las informaciones. Funcionalidades
DMS integradas: archivado, bsqueda, procesamiento, clasificacin, historial, etc.
Almacenamiento seguro para revisin de documentos y expedientes aadiendo
fechas y plazos para inicio, finalizacin o revisin, acceso desde cualquier lugar del
mundo a travs del web browser y generacin parcial o total de los expedientes en
PDF para libertad del movimiento.

EXPEDIENTE MIXTO O HBRIDO

Expediente mixto o hbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrnicos o

tradicionales, relacionados entre s , y conservados en parte en soporte electrnico en parte
como expediente.

La aplicacin de los sistemas hbridos o mixtos, son los de producir, almacenar y mantener
documentos en soportes fsicos y otros soportes que la tecnologa ofrece como pude ser el
microfilme o los medios electrnicos, que se relacionan entre s, de manera que llegado a
este punto de convergencia para garantizar una conservacin de los documentos
archivsticos por todo el tiempo que se le necesite.

PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

Es un conjunto de actividades tcnicas y administrativas que propenden por facilitar la

gestin y la administracin del documento desde el mismo momento que se produce o se
recibe el documento y en el desarrollo en cada una de sus fases y etapas de
carcter archivstico, con el objeto de facilitar su produccin, trmite, ordenacin,
clasificacin, descripcin, conservacin, utilizacin y disposicin final.
Este proceso garantiza la atencin oportuna en la relacin de documentos y un excelente
tiempo de respuesta en la distribucin, asegurando la confidencialidad de la informacin.
Todo dado a unas polticas aplicadas por cada entidad.

Adems estos procesos incluyen sistemas automatizados de organizacin de los

documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma
unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trmite del manejo documental.

POLTICAS DE CONSERVACIN

Para lograr una adecuada conservacin de los documentos electrnicos es imprescindible

incorporar una serie de requisitos armamentsticos desde el momento en que se disean los
sistemas informticos y controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para
garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no puede llevarse a cabo
sin un conjunto de polticas y estrategias generales que faciliten la gestin de documentos a
lo largo de su ciclo de vida.

Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las

instituciones. Si no es as, una de las prioridades ms urgentes debera ser el desarrollo de
un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislacin estatal y autonmica
existente. Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto: Las
organizaciones han de definir y documentar las polticas de gestin de documentos, en el
contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen
en todos los niveles de la organizacin.

ORGANIZACIN DEL ESPACIO DE TRABAJO

La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporacin

generalizada del ordenador a estas tareas durante los ltimo aos, suponen un factor de
riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daos a la salud, para prevenir riesgos en
estas actividades debe tener en cuenta algunas recomendaciones bsicas.

La iluminacin y ventilacin del lugar deben ser adecuados.

La silla de trabajo debe ajustarse a la altura de la mesa, para que los pies toquen el
suelo.
Los codos y la mueca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse que estn
doblados hacia abajo o estirados hacia arriba.
Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del teclado.
El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no deslumbren la
visin Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.
 El escner o impresora debe estar ubicada en un rea ventilada. Tambin debe
hacrsele mantenimiento con alguna regularidad.
El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los ojos Los pequeos
descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos
horas) favorecen la distensin fsica y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan
irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo.
Pueden acompaarse de suaves estiramientos.
Debe ser adoptada y respaldada en el nivel ms alto de decisin. Las
responsabilidades sobre su cumplimento deben estar asignadas y documentadas.
Los archiveros deben tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en
los siguientes aspectos de formulacin de polticas: El desarrollo de una poltica de
gestin de documentos que abarque todo su ciclo de vida.
La determinacin de funciones y responsabilidades con respecto a la gestin de
documentos que han sido identificados como de conservacin permanente.
El establecimiento de sanciones por la destruccin, alteracin de documentos que
han sido identificados como de conservacin permanente.

Para la organizacin de documentos electrnicos se debe:

Clasificar: Al registrar los datos bsicos en el documento producido o recibido

Ordenar : Conformacin de expedientes
Describir: Se dan niveles de descripcin Clasificacin de documentos electrnicos
para que la informacin contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backus
sea de fcil bsqueda y recuperacin a los usuarios, se deben seguir ciertas normas
tcnicas establecidas para su identificacin que permiten visualizar las
caractersticas de la informacin contenida en ellos.

CONCLUSIONES

El mundo archivstico y documental se encuentra en constante evolucin y ofrece

actualmente alternativas de evolucin tecnolgica. El conocimiento de los recursos
disponibles en materia de software, permitir a los profesionales de los archivos tener una
actitud ms crtica ante el desarrollo actual en materia de gestin archivstica. El actual
mercado, caracterizado por ser un sector bastante restringido, hace que las soluciones
tecnolgicas ofrecidas sean realmente poco econmicas y accequibles para la mayora de
los archivos, lo que contribuye a la inexistencia de aplicaciones libres en la materia.

La aplicacin de herramientas de software libre en la automatizacin de la gestin y de los

servicios archivsticos trae aspectos positivos como: La posibilidad de disponer de un
software de bajo costo.
La Administracin Pblica exige cada vez ms el uso de aplicaciones que permitan
intercambiar datos de forma homognea y normalizada entre diferentes aplicaciones, siendo
el software libre una herramienta ideal para este fin al favorecer la aplicacin de estndares
abiertos, y por lo tanto favorecer el intercambio entre diferentes instituciones archivsticas a
nivel nacional e internacional.