“AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÒN DE LA SALUD”

ÁREA DE COBRANZAS
ASIGNATURA: GESTIÓN DE AGENCIAS BANCARIAS Y FINANCIERAS

PROFESOR : ECON. WILDER O. GARAY MATOS

CICLO : VI

TURNO : NOCHE

INTEGRANTES :
MARIELLA DELGADO TORRES
VIVIANA TELLO ROMERO
POOL MAYCOL DEL ÁGUILA SAAVEDRA
WILLY ROMERO ZUTA.

TARAPOTO- PERÚ
2020
 AREA DE COBRANZA
La cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una empresa en la
medida en que garantiza que esta pueda seguir operando con normalidad. De
nada serviría toda la inversión y el trabajo efectuado si las cuentas no se
saldasen en tiempo y forma.
Es un área que debe trabajar en forma coordinada con otros departamentos
afines, como el de contabilidad, el de finanzas y el de ventas. Así, por ejemplo,
recibirá un informe del departamento de contabilidad en lo que respecta a
cuentas por cobrar vencidas o a punto de vencerse a efectos de poder cumplir
con la cobranza en esos tiempos. Por otra parte, el sector de cobranzas deberá
enviar informes al sector financiero para que se tenga noción de las entradas
de efectivo que se han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de
ventas es el que dará cuenta aproximada del volumen total a tener en cuenta
para realizar el trabajo de realizar cobros.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA

En las empresas la función que realiza  el departamento de cobranza es

indispensable para el funcionamiento de la misma, para lograr la efectividad en
la recuperación de la cartera es necesario establecer un proceso adecuado que
garantice el cumplimento de los objetivos deseados,
Por lo que a continuación señalaremos algunas funciones del departamento de
cobranzas en una empresa.
 Es importante mantener la organización  y supervisión constante para
que dé cumplimiento  al proceso de cobranzas establecido a cuentas por
cobrar y verificar el registro de los valores recaudados
 La elaboración  de programas anuales de trabajo y la supervisión para
lograr las metas propuestas.
 Plantear estrategias y proponer soluciones  estableciendo los  métodos
más adecuados para agilizar la recuperación de acuerdo a políticas de
cobranza establecidas por la empresa.
 Diseñar y planificar la implementación de controles  administrativos  que
con su desarrollo permitan la disminución de cartera vencida,
  Supervisar y validar notas de crédito a favor del cliente  dar seguimiento
a las mismas para que puedan ser aplicadas  o entregadas al cliente
según las políticas de la empresa
 Realizar  la investigación crediticia  a posibles clientes que  solicitan el
otorgamiento de crédito o prestación de servicios.
 Organizar, planificar, supervisar las actividades que realiza el personal
del departamento de  cobranzas.
 Tomar decisiones oportunas y plantear soluciones en relación a cuentas
incobrables de alto riesgo
Informar a la Gerencia General en forma conveniente, de todas las actividades
relacionadas con la cobranza.

EL ROL DE LA GESTIÓN DE COBRANZAS

La Cobranza es un importante servicio que permite el mantenimiento de los

clientes al igual que abre la posibilidad de “volver a prestar”; es un proceso
estratégico y clave para generar el hábito y una cultura de pago en los clientes.
La cobranza puede ser vista también como un área de negocios cuyo objetivo
es generar rentabilidad convirtiendo pérdidas en ingresos. La cobranza es parte
integral del ciclo del crédito, no debe ser entendida como el paso final ya que
es durante este proceso cuando la institución recibe valiosa retroalimentación
sobre las políticas generales y actividades específicas de cada subproceso:
promoción, evaluación, aprobación y desembolso/seguimiento.

Para que una gestión de cobranza sea exitosa debe contar con el esfuerzo
abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin.
En las empresas pequeñas el ejecutivo de cobranza puede ser propio dueño;
mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear personal que
no necesariamente tenga la responsabilidad de aprobación de los créditos pero
sí debe estar empapado del historial de los clientes.
El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de control y los
cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son cubiertas por una
misma persona. El puesto de cobrador es sumamente delicado, es por ello que
se requiere que cumpla una serie de cualidades además de realizar rotación de
este personal periódicamente.
En la actualidad muchas empresas han optado porque sus vendedores
cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitirá reducir sus costos y
contar con personal de confianza.

LAS ETAPAS DE LA COBRANZA

Mediante el procedimiento de cobranza, las empresas pueden hacer efectiva la

recepción de los valores correspondientes a las deudas que sus clientes han
contraído con ellas. De su eficiencia dependen el flujo de caja positivo y la
liquidez necesaria para apalancar el crecimiento y cubrir los gastos
administrativos y operativos del negocio.

En el proceso de recupero se pueden distinguir cuatro etapas de la

cobranza que vale la pena conocer:

1. Cobranza preventiva

En primer lugar tenemos a la cobranza preventiva. Esta hace referencia a la

gestión de cobro que se aplica a la cartera de clientes que, producto de un
análisis, son calificados con un “alto riesgo de entrar en mora”. Por ejemplo,
aquellos con dificultades económicas o flujo de caja débil.

Este tipo de cobro se ejecuta realizando un monitoreo de la factura desde el

momento de su emisión, enviando recordatorios de pago mediante emails y
mensajes de texto. Todo, en cantidad moderada y con un tono amable.

Su objetivo principal generar hábitos de pago en los clientes, minimizando así

las moras y las carteras incobrables.
 2. Cobranza administrativa

En segundo lugar, en esta fase del procedimiento de cobro se engloba toda la

gestión de control, seguimiento y cobranza que hay entre la emisión de la
factura, el recaudo de su valor y el resumen de la deuda. Se compone de:

 Gestión y seguimiento de los pagos desde antes de su fecha de

vencimiento.
 Recaudo e identificación del pago.
 Recuperación, actualización y monitoreo de la cartera vencida.
 Contactos de negociación para recuperar créditos vencidos.
 Generación de informes de resultados.
El proceso incluye tanto la cartera corriente como la cartera vencida. Sin
embargo, en el caso de las moras, aborda aquellas de carácter temprano. De
hecho, en los casos en los que han pasado más de 21 días desde la fecha de
pago suele reconocerse una etapa más conocida como cobranza extrajudicial.
Esta incluye llamadas, envió de cartas y renegociaciones.

3. Cobranza Extra-judicial

En tercer lugar tenemos esta etapa de la cobranza en que  el acreedor realiza

cobros y notificaciones a los clientes que han tenido atrasos en el pago de sus
productos. En Chile, en esta etapa de cobranza se informa de la situación de
morosidad a terceros a través de empresas como Dicom/Equifax, Sinacofi,
Superintendencia de Bancos y/o Boletín Comercial.

El retraso en el pago de las obligaciones por parte del deudor, conlleva un

aumento de la deuda por los intereses y los gastos de cobranza extrajudicial,
que son aquellos que se generan por las gestiones realizadas por el acreedor o
empresa de cobranza, para la recaudación del dinero adeudado.
Esta etapa de la cobranza no involucra a los tribunales de justicia.

4. Cobranza judicial

Por último, en esta etapa de la cobranza que tienen las empresas para el
recupero de sus facturas. Por lo general, empieza a 90 o más días después de
que vence la fecha de pago de la deuda.

Básicamente, consiste en una demanda interpuesta por el acreedor en contra

del deudor. En esta instancia es el tribunal quien analiza la situación y busca
fórmulas de pago. En caso de que el deudor no cuente con los recursos para
cubrir la obligación, el tribunal puede ordenar el embargo y remate de bienes
cuyo valor sea proporcional a la deuda.
Lo ideal es no llegar a este punto, puesto que implica inversión de tiempo y
esfuerzos tanto para el acreedor como para el deudor. Sin embargo, lo más
probable es que sea el acreedor el que deberá asumir los honorarios de
cobranza judicial.

¿Cómo evitar llegar a cobranza judicial?

Una óptima gestión de cobro debería reducir al mínimo los casos llevados
hasta la etapa judicial.  El optimizar la tasa de recaudo te permite cuidar las
relaciones comerciales con los clientes.

Para lograrlo, es importante establecer un flujo de cobranza efectivo que

permita:

 Identificar fallas en el proceso.

 Medir con precisión el impacto de cada una de las acciones de cobro.
 Acercar personas, procesos y sistemas de gestión, con el fin de reducir
tiempo y acelerar el cobro.
Duemint, basado en su experiencia y conocimiento del área, ha diseñado un
flujo de cobranza que puede resumirse en 4 etapas claves:

 Medir.
 Organizar.
 Contacto.
 Negociación.
En conclusión,  mantener visible la secuencia de acciones y tareas empleadas
en el proceso de cobro, incluyendo el monitoreo del estado de cada una de sus
etapas de cobranza es clave y la puedes realizar mediante un software de
cobranza como Duemint.
 EJEMPLOS:
CASO 1: Cobranza por medio telefónico por una cuota atrazada.

La señorita Viviana Tello Romero, es una comerciante

independiente, de 30 años de edad, socia del banco interbank,
con unos ingresos mensuales promedio de S/ 50,000.00, solicitó
un crédito hace 12 meses por un monto de s/ 30,000.00 a un
plazo de 24 meses, ella posee un historial de crédito iniciado
hace 5 años y hasta el momento solo tiene una mora de 4 días.

Actualmente Nuestra asociada Viviana Tello Romero, está en el

momento de pago de la cuota número 12 de su crédito y se
encuentra en mora de 4 días con su préstamo y la sta Mariella
Delgado Torres encargada del área de cobranza, hace un
llamado para recordarle el pago de este.

V·Deudora (Viviana Tello Romero)

M. Área de cobranza (Mariella Delgado Torres)

(Se llama al cliente con 4 días de atraso)

V: Aló
M: Buenas tardes Señorita Viviana, mi nombre es Mariella
Delgado, ejecutiva del área de cobranza del banco interbak
cómo ha estado?

V: Muy bien y usted.

M. Bien señorita gracias a Dios, cuénteme como va con el

negocio?

V: Acá pues ahí más o menos, usted sabe que las cosas no están
nada fáciles. Ya la gente como que no tiene con qué comprar,
por el motivo de la pandemia.

M: Si señora, la vida cada vez está más cara y a eso hay que sumarle
esta pandemia ya que estamos hablando de eso yo le llamaba para
recordarte el pago del crédito que tiene en mora hace 4 días. ¿Qué me
le pasó este mes?

V: Como ya le dije últimamente las ventas no es que estén muy

bien y no he podido reunir todo el dinero de la cuota.

M: Señorita Viviana usted ha sido una socia muy cumplida

¿Y ahora que ya está por acabar de pagar el crédito, se nos va
 atrasar?

V: No tranquila yo estoy haciendo todo lo posible por reunir ese

dinero y apenas la tenga yo voy y cancelo.

M: Si señora, mire que con el historial de crédito tan bueno que

tiene le podemos ampliar el crédito y acceder con mayor
facilidad a otros servicios que la cooperativa le puede brindar.
¿No le parece? Si señora, yo sé que es un momento difícil pero
no todo es malo, miremos también los beneficios que le está
ofreciendo la cooperativa.

V: No se preocupe que yo para esta misma semana tendré la cuota

y pago.

M: Que bueno señorita Viviana por acá la estaremos esperando.

Que tenga un buen día.

CASO 2: Cobranza por medio telefónico recordatorio de la cuota

próxima a vencer.

El señor Pool Maycol Dela Águila Saavedra, tiene su tienda de

repuestos, de 40 años de edad, socio del banco interbank, con unos
ingresos mensuales promedio de S/ 150,000.00, solicitó un crédito hace
8 meses por un monto de s/ 100,000.00 a un plazo de 12 meses, el
posee un historial de crédito iniciado hace 15 años y hasta el momento
es un excelente cliente pues siempre paga puntualmente y por ello
siempre le llamamos para recordarle del pago de su cuota y cuidamos
así que siempre siga siendo un cliente puntual.
El sr: Willy Romero Zuta es el encargado del área de cobranza, hace un
llamado para recordarle de su cuota próxima a vencer.

Deudor (Pool Maycol Del Águila Saavedra)

Área de cobranza (Willy Romero Zuta)

(Se llama al cliente con 4 días para recordarle su cuota que

vence dentro de 7 días)

Willy: buenas tardes, con el señor pool.

Pool: buenas tardes, con quien tengo el gusto?
Willy: con Willy Romero Zuta, funcionario del banco Interbank, el propósito de
la llama, es para recordarle, que está próximo a vencer su cuota de su crédito
dentro de 7 días, pues lo hago para que usted siega siendo el cliente puntual.
Pool: Muchas gracias sr., justo por tantas cosas del negocio y sobre todo la
baja en ventas por la pandemia se me estaba olvidando.
Willy: Muy bien, señor Pool, nosotros nos preocupamos por nuestros clientes,
y por ese motivo le llamaba con anticipación y usted no tenga ningún atraso en
su pago.
Pool: De verdad le agradezco por ello y estos 7 días que quedan ya completo y
me estoy acercando a cancelar ya que necesito estar bien con el banco.
Willy: Esta bien sr. Pool, de igual modo 2 días antes le estaré volviendo a
llamar para recordarle espero no le moleste.
Pool: Para nada al contrario le estaré agradecido por ese gesto.
Willy: Para eso estamos sr, entonces que tenga un buen día cuídese.
Pool: igualmente amigo, bendiciones.