INTRODUCCION

Principalmente el control Interno comprende el plan en la organización, el conjunto de

métodos de procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos,
que los registros contables son fidedignos lo que la actividad y la entidad se desarrollan
eficazmente según las directrices marcadas por la administración. Una de las tareas
principales de cualquier empresa que otorga crédito a sus clientes es dedicarle el puntual
seguimiento con el fin de minimizar los riesgos y de cobrar sus facturas en el tiempo
estipulado en el contrato.

El control interno en las cuentas y efectos por cobrar

Hoy quiero entrar más detalladamente en el tema del control interno de las cuentas por
cobrar, que forma parte del ciclo de transacción de ingresos–cuentas por cobrar–
cobranza.

Al realizar un control interno efectivo, la administración de la empresa implementa

acciones que posibilitan un ambiente de control adecuado, identificación de riesgos
efectiva, actividades de vigilancia que respondan a riesgos reales, todo basado en
sistemas de información y comunicación dentro de la compañía, y por supuesto un
proceso de monitoreo, que vigile que todo el sistema se está cumpliendo. (Éstos son los
cinco elementos de control de acuerdo con el Marco COSO del cual ya hemos hablado
en un artículo anterior).

Al implementar actividades de control en el ciclo ingresos–cuentas por cobrar–

cobranza, hay que identificar los riesgos en los que puede incurrir la empresa que
impidan alcanzar sus objetivos. Estos riesgos tienen que ver totalidad,
existencia/ocurrencia, valuación/asignación, derechos/obligaciones y presentación y
revelación. (Éstas son las aseveraciones que la administración de cualquier entidad
declara respecto de la información financiera que emite).

También es necesario considerar los objetivos de procesamiento de información que el

COSO define, como son la totalidad, la exactitud y la validez de las operaciones
procesadas.

Procedimientos para realizar una auditoría de cuentas y efectos por cobrar de una
empresa

El auditor independiente deberá en primer lugar tener los objetivos claros, tales como:

 Verificar la legalidad de las documentos por cobrar

 Verificar si los documentos por cobrar provienen de ventas reales
 Evaluar si existen riesgos de cobranza

Para asegurar estos objetivos, el auditor independiente revisará el sistema de control

interno, tales como:
  File de clientes, es decir, si los clientes han sido evaluados para determinar
otorgamiento de líneas de créditos.
 Existencia de un listado de precios y si cuentan con aprobaciones para su
actualización.
 Aprobaciones para emisión de notas de crédito
 Conciliación del reporte operativo de las cuentas por cobrar con el saldo
contable
 Seguimiento de las facturas antiguas difícil de cobrar

Finalmente, el auditor independiente realizará las pruebas sustantivas que le permitirá

concluir si el saldo de las cuentas por cobrar se presenta razonablemente. Para llevar a
cabo esa afirmación se considerará lo siguiente:

 Obtener el reporte auxiliar de las cuentas por cobrar comerciales y partes

relacionadas.
 Verificar los saldos con los documentos por cobrar y resto de sustento (actas de
conformidad, guías de remisión, etc.)
 Determinar si las facturas antiguas difícil de cobrar han sido estimadas como
cobranza dudosa.

Fraudes, malversación y errores en cuentas por cobrar por parte de la

administración.

Uno de los activos mas importantes en cualquier organización con fines de obtener una
utilidad, son las del rubro cuentas por cobrar o como también se le conoce ¨cartera de
clientes¨.

Este rubro es el que se espera se convierta más rápido en flujo de efectivo de entrada
para la compañía atendiendo a su inmediata disponibilidad, pasando de cuentas por
cobrar a rubro de efectivo y equivalentes de efectivo ¨caja o bancos¨.

Por tal motivo las empresas cuentan con este activo y planean con la cobranza para
hacer frente a sus obligaciones civiles, mercantiles y fiscales pagos a proveedores,
Nomina, Impuestos, prestamos y por supuesto utilidades a socios y accionistas.

Es tan liquido este rubro que inclusive en algunos casos las empresas optan por vender
su cartera de clientes a un despacho de cobranza a un precio mas bajo para obtener
recursos más rápidamente.

Sin embargo, debido a su inmediata disponibilidad de este rubro, es susceptible a

posibles errores o fraudes por parte del personal la administración que son los que
tienen acceso de primera mano a manipular la cartera y la cobranza, ya sea por parte de
una persona o en colusión con otras.
Otro factor que también afecta a este rubro es cuando existen presiones o incentivos por
parte de los socios u accionistas hacia la administración para cumplir con metas de
ventas y maximizar utilidades.

Por lo que los siguientes son posibles casos de fraude, error o malversación que
pudieran estar ocurriendo en su empresa.

Malversación:

Este sucede cuando un cliente abona a su cuenta por cobrar de manera parcial o paga la
totalidad, pero el flujo de efectivo no entra a caja o bancos de la compañía, si no que ese
dinero lo cobra alguien más, por lo que la cuenta por cobrar no se descuenta.

En este supuesto por lo regular suelen participar una o varias personas, si es una persona
que esta encargada de la cobranza y al mismo tiempo es quien contabiliza el riesgo de
fraude es alto por que en todo momento tiene la oportunidad de cometerlo sin que nadie
se lo impida.

Por lo regular se recomienda que el personal encargado de las cuentas por cobrar sea
distinto del personal que contabiliza, esto pudiera implementarse como una medida de
control para reducir el riesgo, sin embargo, no garantiza que el fraude no se lleve a
cabo.

Otro supuesto de malversación es que en el que participan varias personas, tanto

personal de cobranza como del departamento de contabilidad u otros departamentos,
para ponerse de acuerdo y llevar a cabo su plan cobrar el dinero y no registrarlo en
contabilidad para posteriormente repartirse el botín.

Fraude a nivel de estados financieros:

Uno de los supuestos que se da, es cuando se tiene presiones por parte de socios u
accionistas hacia a la administración para cumplir con metas de ventas. En muchos
casos los responsables de la administración saben que depende su trabajo de mantener
buenos resultados, que se ven en la necesidad de maquillar los estados financieros
inflando las cuentas por cobrar y registrando ventas que nunca existieron.

Del mismo modo esto sucede cuando hay algún incentivo por parte de los socios a
accionistas hacia la administración, prometiéndoles hacerlos socios en caso de que
incrementen las ganancias a la compañía.

Uno de los casos más conocidos fue el de la compañía Enron, quien incremento sus
ventas con cuentas por cobrar ficticias y defraudo a miles de inversores que apostaban
por esa compañía en la bolsa de valores.

Errores u omisiones contables:

La normatividad contable establece que se debe crear una reserva o estimación por las
cuentas que posiblemente nunca se van a recuperar, es un cálculo que las compañías
deben hacer teniendo en cuenta diferentes factores tales como el conocimiento del
cliente, el tiempo transcurrido o cartera vencida, periodicidad de pago entre otros. Sin
embargo, las compañías saben que si realizan esta estimación lo verán reflejado en
resultados como una perdida que para nada será bien vista por los usuarios de la
información financiera, por lo que en la mayoría de los casos omiten hacer este paso y
de esta manera afecta a los estados financiero a que no reflejen fielmente la información
correcta.

Conclusiones:

Uno de los activos más importantes en cualquier organización con fines de obtener una
utilidad, son las del rubro cuentas por cobrar o como también se le conoce ¨cartera de
clientes¨. Al implementar actividades de control en el ciclo ingresos–cuentas por
cobrar–cobranza, hay que identificar los riesgos en los que puede incurrir la empresa
que impidan alcanzar sus objetivos.

Derivado de estos y otros muchos casos de fraude y malversación de activos, se

recomienda que cuando se tenga alguna sospecha por parte de los socios u accionista de
un fraude o malversación de activos es implementar medidas de control para hacer
frente a estos secesos.

Contratar los servicios de un auditor especialista para realizar una auditoria forense con
la cual podrán tener seguridad razonable y en su caso actuar en contra de quienes hayan
realizado estos hechos.

Esta no es una consulta, por lo que, cualquier persona es libre de reflejar su opinión.

BIBLIOGRAFIA

https://es.linkedin.com/pulse/fraudes-malversaci%C3%B3n-y-errores-en-cuentas-por-
cobrar-de-gerardo

https://vag-global.com/auditoria/financiera/como-realizar-una-auditoria-financiera-a-
cuentas-por-cobrar-de-una-empresa/

https://www.eleconomista.com.mx/el-empresario/El-control-interno-en-las-cuentas-por-
cobrar-20160726-0173.html