INTRODUCCION

La automatización de los procesos es algo que prácticamente toda empresa quiere lograr para
mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias. La cuestión clave que muchos
olvidan, es que antes de automatizar cualquier proceso, primero se lo tiene que entender y
mejorar. Bien vale recordar las palabras de Bill Gates respecto a este tema:

La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la automatización aplicada
a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a
una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.

la automatización no sirve de nada si no se arregla o mejora el proceso desde el punto de vista del

negocio. Mediante BPM es más fácil comprender los procesos, por ende, modelarlos, entenderlos
y optimizarlos, para luego implementar una posterior automatización. Como se mencionó
previamente, la visión conjunta de los procesos, las personas y la tecnología, en orden para
mejorar el rendimiento de los procesos es clave para el éxito de cualquier empresa

ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA JULIO GARAVITO

La institución académica cuenta con una enorme cantidad de bienes que se precisan, ya sean
consumibles, inmovilizado, material docente, etc. a lo que hay que añadir la continua contratación
de servicios de todo tipo.

Bajo estas circunstancias, la compra de bienes y la contratación de servicios presentan una gran
complejidad, sobre todo si se tiene en cuenta que requerir un bien o un servicio implica pasar por
diversas áreas de la organización por lo cual muchas veces estas solicitudes se desvían en el
camino, se desvirtúan o definitivamente se pierden.

Por esta razón surge la necesidad de contar con procesos eficaces, eficientes y monitoreables, por
lo que decidieron adoptar un cambio en la gestión basado en gestionar sus procesos con
tecnologías BPM que les permitiera ver como un todo, las áreas de la organización y no como islas
independientes.

El proyecto se puso en marcha en el año 2009. Su objetivo fue reducir significativamente el

número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además disponer de una
herramienta que le permitiera saber si la Escuela Colombiana de Ingeniería estaba siendo
ineficiente en la administración, si disponía de la gente necesaria y si las funciones están bien
distribuidas.

Una vez documentados los procesos, se seleccionó el BPMs AuraPortal debido a que se ajustaba a
la necesidad de requerimiento tecnológico y de plazo del proyecto. Se realizó la automatización
del proceso de compra de bienes y contratación de servicios y posteriormente se instaló la
aplicación en escenario de pruebas para corrección de errores y por último se instaló en
producción para iniciar su utilización real.

OTRO CASO ES EL DE TOYOTA ESPAÑA, como parte de su compromiso medioambiental, ha

establecido entre la Red oficial de Concesionarios la implantación del sistema de gestión ambiental
ISO 14001 que ha sido adoptada por un total de 65 concesionarios, lo que supone un 80% del total
de concesionarios que TOYOTA cuenta en España, siendo su objetivo que el 100% de los
concesionarios esté certificado a futuro.

Para lo anterior, requería contar con un sistema que le permitiera automatizar y controlar todos
sus procesos correspondientes a la norma ISO14001 y otros procesos de la organización.

Toyota España decidió contratar una empresa de consultoría especializada que apoyará su proceso
de normalización y automatización de sus procesos. Mediante la contratación de una agencia se
construye la solución GEA-TOYOTA.

Procesos Automatizados a través de GEA-TOYOTA:

1. Requisitos legales.

2. Aspectos ambientales.

3. Incumplimientos.

4. Emergencias

5. Revisión por la Dirección.

6. Comunicaciones.

7. Documentación y registro de eventos.

8. Auditoria interna

9. Objetivos y metas.

10.Seguimiento y medición de indicadores ambientales.

11.Responsabilidad ambiental y formación.

Tanto el personal corporativo de TOYOTA España como las distintas consultoras y auditores
internos, responsables de medio ambiente de cada distribuidor y gerentes de las distintas
sociedades involucradas, tienen acceso al sistema, lo cual les permite de forma coordinada y
homogenizada participar en los procesos del sistema, así como compartir la documentación
almacenada en el gestor documental. El sistema se complementa con una extensa colección de
informes que permiten el análisis de indicadores de forma global para toda la red, integrado en la
solución GEA-TOYOTA.

BIBLIOGRAFIA

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/2978/1/SarmientoCastilloNataliaAndrea2015.
pdf