¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS?

La automatización de procesos utiliza tecnología para automatizar procesos

comerciales complejos. Por lo general, tiene tres funciones: automatizar procesos,
centralizar información y reducir el requisito de participación de personas. Está
diseñado para eliminar los cuellos de botella, reducir los errores y la pérdida de datos, al
mismo tiempo que aumenta la transparencia, la comunicación entre departamentos y la
velocidad de procesamiento.

Piense en un lavado de autos. El proceso, que está completamente automatizado, se

parece a lo siguiente:

 El cliente elige qué tipo de lavado quiere.

 El sistema solicita el pago al cliente.
 Toma el pago del cliente.
 Aprueba la transacción y aconseja al cliente que conduzca hasta el lavadero de
autos.
 Identifica cuando el coche está en la posición correcta mediante un sensor y
aconseja al conductor que se detenga.
 Utiliza una variedad de sensores para identificar la altura y el tamaño del
automóvil.
 Ejecuta el programa preseleccionado y pagado. Esto incluye una serie de
variables, incluido el enjuague, el lavado con jabón y cepillos, la aplicación de
cera y el secado del automóvil.
 Cuando se completa, informa al cliente que salga del lavado de autos.

Si bien es una automatización muy simple, este proceso es uno con el que la mayoría de
la gente está familiarizada e integra a la perfección una transacción digital y la entrada
del cliente y la convierte en una serie mecánica de automatizaciones que utilizan
software, hardware y comunicación con un sistema de contabilidad.

La automatización de procesos agiliza un sistema al eliminar los aportes humanos, lo

que reduce los errores, aumenta la velocidad de entrega, aumenta la calidad, minimiza
los costos y simplifica el proceso comercial. Incorpora herramientas de software,
personas y procesos para crear un flujo de trabajo completamente automatizado.

Automatización de Procesos vs Automatización Robótica de Procesos

Algunas personas usan estos dos términos indistintamente. Sin embargo, existen
algunos factores y diferencias importantes entre la automatización robótica de procesos
(RPA) y la automatización de procesos. Si bien ambos automatizan los procesos
comerciales, ahí es donde terminan las similitudes.

La automatización de procesos tradicional es mucho más amplia en sus aplicaciones e

integraciones. Incluye el uso de maquinaria para realizar tareas, software, datos y
sistemas de almacenamiento, y actividades de integración. Sin embargo, la
automatización robótica de procesos se centra en las actividades de front-end y emula el
trabajo de la misma manera que lo haría un ser humano.
La automatización de procesos a menudo requiere una gran contribución de los
ingenieros y desarrolladores de TI, mientras que la automatización robótica de procesos
utiliza robots que pueden ser entrenados o autodidactas. RPA se usa generalmente para
funciones de TI como respuestas de correo electrónico, extracción de datos y otras
tareas básicas del sistema que de otro modo realizaría un ser humano.

La automatización de procesos comerciales cubre una amplia gama de tareas, que

incluyen:

 Gestión y recopilación de archivos de datos.

 Automatización de tareas repetitivas.
 Conexión e integración de fuentes de datos y servicios.

¿Cuándo usaría una organización la automatización de procesos?

Los procesos comunes que se pueden automatizar incluyen la facturación, las órdenes
de venta, la reconciliación contable, la entrada de datos, las consultas del sistema, la
nómina, la incorporación de empleados o proveedores, o los despidos del personal.

Un ejemplo típico de cuándo la automatización de procesos podría ser enormemente

beneficiosa es en una empresa de servicios. Podrían comenzar a buscar un proceso
actual que tenga cuellos de botella, sea propenso a errores o tenga brechas en el sistema.
Por ejemplo, una empresa de servicios de refrigeración que desee automatizar su
proceso de hoja de servicio podría verse así:

 Entra la llamada del cliente por teléfono. Los detalles se eliminan y un trabajo se
crea manualmente en un sistema de trabajo.
 El trabajo lo asume un ingeniero que regresa a la base y toma un papel físico con
los detalles.
 El ingeniero atiende el trabajo y escribe en la hoja de trabajo las piezas que
utilizó, el tiempo empleado, la distancia recorrida y cualquier otra información
relevante.
 El ingeniero se va su casa por el día. Al día siguiente, regresan a la oficina y
dejan sus papeles.
 El equipo de administración procesa manualmente el papeleo, actualiza el
sistema, ordena las piezas según sea necesario y cobra el kilometraje y los
consumibles.
 Si el trabajo finaliza, la instancia se cierra en el sistema de facturación y la
factura se envía al cliente. Si las piezas están bajo pedido o el trabajo requiere
una cantidad considerable de mano de obra, este ciclo puede continuar
indefinidamente.

En ese sistema, hay varios lugares en el proceso donde se puede perder información, no
cumplir con los plazos, dejar papeleo en la oficina o cualquier otro problema. La
automatización de procesos elimina todas las oportunidades de variación y problemas.

La incorporación de hardware, como los teléfonos inteligentes, brinda a los ingenieros

la capacidad de ingresar y recibir datos electrónicamente. Mediante el uso de sistemas
de control de flotas, se puede tomar el kilometraje real del uso diario y aplicarlo
automáticamente al trabajo.
El software juega un papel muy importante en esto. Por ejemplo, el ingeniero que
ingresa las piezas que utilizó puede activar una alerta automática para pedir más
sensores o un tipo de cable o incluso puede enviar una alerta directamente al proveedor.
No hay necesidad de aprobación manual de órdenes de compra, ya que el proceso es
totalmente automatizado y generado por el sistema. Luego, una vez que se completa el
trabajo, la información ya está en el sistema, ahorrando el ingreso de datos y errores en
la oficina.

Estas automatizaciones de procesos pueden ocurrir en cualquier industria y en cualquier

tarea que tenga varios pasos. Piense en los procesos dentro de una empresa que son
repetitivos y propensos a demoras, como el procesamiento y la aprobación de
préstamos, el servicio al cliente y la gestión de aprobaciones.

Cómo implementar la automatización de procesos

Cada organización es diferente, pero los cinco pasos básicos siguen siendo los mismos.

1. Identificar tareas y procesos que se pueden automatizar

No todas las tareas se pueden automatizar. Sin embargo, hay algunas ganancias fáciles,
donde algunos procesos pueden automatizarse fácilmente con el software existente.
Piense en tareas dentro de una organización que tengan estas características:

 Sean repetitivas.
 Sean urgentes.
 Incluyan un número de personas y piezas.
 Necesiten auditorías o seguimientos de cumplimiento.
 Impacten a otros procesos y sistemas dentro del negocio.
 Estén basados en reglas y estandarizadas.
 Tengan el potencial para un alto retorno de la inversión.

Encuentre estas tareas y cree un mapa de procesos que muestre el sistema actual.

2. Establecer sus objetivos organizacionales

A menos que tenga una idea firme de hacia dónde quiere ir, es posible que sus cambios
no resulten en ningún cambio positivo y duradero. La organización necesita decidir
cuáles son sus objetivos y cómo la automatización ayudará a alcanzarlos. También es
importante planificar cómo se medirá el éxito: ¿menos quejas de los clientes, una
reducción del tiempo de respuesta, un aumento de la rentabilidad?

Una vez que haya aclarado sus objetivos, la toma de decisiones se vuelve mucho más
fácil, ya que cada elección simplemente se convierte en ¿nos está acercando o alejando
de nuestros objetivos?

3. Elegir las herramientas adecuadas

Aquí es donde se requiere investigación para encontrar las mejores soluciones. Esto
podría beneficiarse de la participación de profesionales que hayan tenido experiencia en
la creación de sistemas exitosos de automatización de procesos. El sistema ideal es
simple y fácil de entender, con interfaces intuitivas y gran usabilidad. Debe ser
escalable, con flexibilidad para el crecimiento futuro y el cambio dentro de la
organización. También debe integrarse con el software y las herramientas existentes,
poder comunicarse con otros programas y tener un sistema para manejar los datos.

4. Gestionar el cambio

Podría decirse que este es el paso más importante en la transición a la nueva

automatización. Obtener la aceptación del personal y capacitar a los empleados en el
uso del software ayuda a garantizar que se use de manera efectiva y con una actitud
positiva.

Involucrar al equipo en el proceso de planificación, obtener un circuito de

retroalimentación que esté abierto al cambio de ambos lados y la educación continua
ayudan a hacer una transición sin problemas al nuevo proceso.

5. Medir y monitorear

Su nuevo proceso y las herramientas utilizadas no pretenden ser estáticos. A medida que
el negocio necesita cambios, también debería hacerlo el sistema. Supervise
continuamente los indicadores clave de rendimiento y, si el rendimiento cae, evalúe el
proceso y vuelva a evaluar las necesidades que son vitales para la longevidad del
sistema.

BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

Con una solución tan personalizada y holística, la automatización de procesos debería

ofrecer una gran cantidad de aspectos positivos para cualquier organización que la
implemente correctamente.

Transparencia en la Gestión

Las operaciones comerciales del día a día pueden convertirse rápidamente en todo lo
que la administración nota; la estrategia y el proceso generales pueden perderse en las
minucias del funcionamiento de la organización. Sentarse, repasar los flujos de trabajo
de los procesos e implementar la automatización de procesos permite a los propietarios
ver y comprender verdaderamente el negocio. Los sistemas claramente definidos
permiten una visión más profunda del negocio y la posibilidad de mayores mejoras en el
futuro.

Mejore la productividad

La automatización de los procesos de negocio sigue siendo la clave para mejorar la

productividad de las organizaciones. RPA solo ha ayudado a mejorar la productividad
en las empresas en un 86 por ciento. La eliminación de los cuellos de botella, la
eliminación de las tareas manuales que consumen mucho tiempo y la integración
perfecta de todo en un flujo de trabajo automatizado aumenta drásticamente la
productividad de las empresas.

Aumentar el cumplimiento

Ya sea con políticas y estándares internos o con organismos y agencias de gobierno

externos, los sistemas de automatización de procesos aumentan el cumplimiento. Como
todos los procesos suceden automáticamente, no hay atajos, ni pasos perdidos ni pasos
olvidados en un proceso. Si una empresa tiene problemas de gobernanza, riesgo o
cumplimiento, la automatización de procesos debe ser una parte vital de sus operaciones
diarias.

Reducir costos

Uno de los beneficios más atractivos de la automatización de procesos es la reducción

de costos. Las empresas han informado una reducción de costos del 59 por ciento, lo
que les permite generar más ingresos, reinvertir en el negocio o crecer. Según los
informes, el retorno de la inversión se logró en menos de 12 meses.

Esto se debe a una serie de factores:

 Mayor velocidad de procesamiento.

 Menos cuellos de botella y retrasos.
 Menos errores.
 Más tiempo libre para que el personal realice otras tareas.

Mejor utilización del personal.

Mientras el personal está ocupado con tareas tediosas y repetitivas, no se podrá utilizar
en todo su potencial. Al eliminar estas tareas y asignar a los empleados a partes más
valiosas e interesantes del negocio, estarán más satisfechos y aumentarán los resultados
comerciales positivos.

Menos errores

Los errores pueden ser disruptivos y crear problemas dentro de una empresa. Si bien
hacer un pedido incorrecto o tener una dirección incorrecta son problemas que se
pueden resolver, requiere un tiempo valioso. Si esos problemas comienzan a afectar a
los clientes, puede afectar negativamente a todo el negocio, contribuir a la rotación y
crear más trabajo para el personal a largo plazo. La automatización significa mucha
menos capacidad para errores.

Desafíos de la automatización de productos

Como cualquier proceso o software, la automatización tiene una serie de desafíos.

Difícil de escalar

Este problema se puede dividir en una variedad de factores contribuyentes:

  Resistencia a la adopción por parte de los empleados.
 Limitaciones de las herramientas (como no manejar datos no estructurados).
 Variaciones en los procesos o complejidad inesperada.
 Falta de dirección estratégica de la gerencia.
 Cambio de interfaces o interrupción de la automatización.

Muchas empresas no han adoptado la automatización de procesos debido a estos

desafíos.

Solución: muchos problemas se resuelven si la fase de investigación se completa

correctamente y hay una excelente aprobación del nuevo sistema por parte del personal.
Sin embargo, la naturaleza dinámica del negocio y el software significa que el sistema
debe revisarse constantemente para detectar problemas y actualizarse según sea
necesario. Las pruebas de software automatizadas deben completarse para garantizar
que no se produzcan interrupciones en los procesos, y se necesita una supervisión
regular por parte de TI o la gerencia superior para mantener los procesos en su lugar o
asesorar cuando se deben realizar actualizaciones o cambios.

Errores en la implementación

Uno de los pasos más importantes al crear una automatización de procesos es desglosar
todos los pasos de un proceso. Si bien un paso en el proceso puede ser 'entregar el
archivo a Sarah', podría haber varios pasos en esa parte del proceso. ¿Se depura el
archivo de documentos irrelevantes en ese momento? ¿Es entonces cuando el empleado
ingresa manualmente el número de expediente en el sistema? Si se saltan pasos, el
sistema no funcionará.

Solución: en la fase de investigación, cada pequeño paso incremental en el proceso debe

desglosarse. No hay lugar para la ambigüedad o las suposiciones; el proceso debe ser
increíblemente detallado.

Tratar de implementar todo a la vez

Intentar revisar un sistema masivo de una sola vez no funcionará. Requiere que todos
los empleados reciban capacitación a la vez, que todo el software y el hardware estén
operativos; esto puede generar confusión, decepción y rechazo por parte de los
empleados.

Solución: automatice una tarea a la vez. Incluso puede ser una pequeña parte del
proceso; por ejemplo, si una organización está cambiando el proceso de cuentas por
pagar, comience con la automatización de los estados de cuenta antes de pasar al cobro
de deudas. Esto permite cambios pequeños e incrementales, una mejor capacitación y
brinda más posibilidades de éxito. Si las tareas pequeñas tienen éxito, los procesos
comerciales complejos y las soluciones más dinámicas tienen más probabilidades de
tener éxito.

Sin gestión de objetivos

Los objetivos e indicadores clave de rendimiento que se establecieron al comienzo del

proyecto a menudo se dejan de lado. Una vez que el sistema está funcionando, verificar
esos flujos de trabajo y el logro continuo de objetivos se convierte en una tarea que
puede descartarse o ignorarse. Sin embargo, aquí es cuando los procesos se vuelven no
automatizados. Un empleado se da cuenta de que se ha salteado un paso y decide
ingresar manualmente cada día para completar una función. O la tarea se vuelve tan
lenta que el objetivo de un proceso de dos días se desliza y se convierte en un proceso
de cinco días.

Soluciones: es requiere monitoreo y administración continua del sistema. Es posible que

el sistema deba cambiar o adaptarse una vez implementado; estar abierto a la naturaleza
dinámica del negocio es importante para el éxito.

¿Qué es la automatización de procesos? Características y ejemplos

Hoy en día, la automatización es una herramienta que ayuda a los especialistas de

marketing a hacer su trabajo de manera más eficiente.

De hecho, el 75 % de los especialistas afirman utilizar al menos un tipo de herramienta

de automatización de marketing. Y en los próximos años, 21 % de los líderes de
marketing ya planean usar una plataforma de automatización.

Este crecimiento tan acelerado es totalmente comprensible, pues cuando se utiliza la

automatización de procesos comerciales se pueden dejar un poco de lado las tareas
rutinarias y manuales, y tener más tiempo para las actividades creativas o de alto nivel.

A continuación, te hablaremos acerca de todo lo que necesitas saber sobre la

automatización empresarial. Esto abarca desde su concepto básico hasta sus principales
beneficios, algunos ejemplos de cómo usarla y las herramientas óptimas para
implementarla.

La automatización de procesos de negocio ocurre cuando una empresa utiliza tecnología

para completar tareas manuales en el día a día. Entre sus ventajas están: lograr procesos
comerciales rentables, eficientes y aumentar el nivel de productividad de los empleados
para tareas más complejas.

La automatización de procesos es muy útil para diferentes departamentos dentro de tu

empresa, como marketing, recursos humanos, ventas y servicio al cliente.

Por ejemplo, los chatbots son una herramienta de automatización de procesos de

negocio para el área de marketing. Y de este mismo modo, puedes automatizar la
gestión de contratos de ventas.

Son muchas las tareas que puedes automatizar, siempre y cuando su proceso sea
repetitivo.

6 beneficios de la automatización de procesos comerciales

La automatización de procesos comerciales puede ayudarte a mejorar las relaciones con
tu clientela, crear paneles de informes y estandarizar tus procesos. Y esto tiene como
consecuencia positiva los siguientes beneficios.
1. Ahorra tiempo

Todas las tareas dentro de una empresa son importantes y no pueden omitirse. Sin
embargo, no todas tienen que ser forzosamente realizadas por un ser humano.

La automatización de procesos de negocio ahorra el tiempo de tus empleados para

completar tareas menores o rutinarias; por ejemplo, el ingreso de contactos a una base
de datos o la búsqueda de información de cada cliente que llama a la línea de atención.

Con esta herramienta, las tareas que antes les tomaban a tus colaboradores gran parte de
su día laboral se ejecutan en automático, para que puedan concentrarse en actividades
más relevantes o importantes para su área.

2. Reduce el error humano

Es común que, al hablar, las personas puedan confundir palabras. Incluso al dar un
número telefónico se pueden mezclar los dígitos y dar un dato erróneo. Esto es
completamente normal, pues somos humanos. No obstante, si estos errores ocurren en el
momento de dar un número de guía de envío o de factura pueden causar problemas a un
cliente y, si son recurrentes, al negocio entero.

Con la automatización de procesos no tienes que preocuparte por estos errores humanos.
Puedes procesar toda tu documentación, transferir datos y recopilar firmas de forma
inmediata.

Además, las herramientas también pueden enviar recordatorios en caso de que tus
empleados olviden completar alguna tarea.

3. Hace felices a los empleados

Si les preguntas a algunos empleados en tu empresa cuáles son las tareas que más odian
hacer, seguramente te mencionarán aquellas manuales o rutinarias que les llevan más
tiempo del que ellos quisieran. A las personas no les gustan los trabajos rutinarios por
más necesarios que sean.

Con la automatización de procesos tus empleados podrán olvidarse de estas actividades

y ellos te lo agradecerán. Si deseas colaboradores más felices y productivos, esta es la
herramienta ideal a implementar.

4. Agiliza la información

La automatización de procesos agiliza todos tus datos y tareas. Por ejemplo, al ocupar
un software de esta índole puedes tener acceso a un proceso documentado e integral y tu
equipo puede conocer los pasos a seguir para un proyecto en específico.

5. Mejora la satisfacción del cliente

Cuando gozas de procesos automatizados, tus campañas de marketing son más exitosas
y responden a las necesidades de tus clientes de forma más rápida y ágil.
Y cuando las expectativas de los clientes son superadas, ellos son felices. Las
herramientas de automatización de procesos te ayudan a cumplir hasta con los
estándares más altos de exigencias.

6. Promueve el cumplimiento
Muchos procesos de una campaña de marketing deben ser integrales y compatibles con
las normas y leyes de información. Es decir, tus correos electrónicos deben seguir las
normas del GDPR o la CAN-SPAM.

Con las herramientas de automatización de procesos comerciales garantizas que tus

campañas cumplan con los requisitos necesarios y actualizados. Puedes configurar
sistemas que verifiquen este cumplimiento, por lo que solo tienes que ejecutar la
información una vez.

RESULTADOS QUE BRINDA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

Mejoras a corto plazo
Se estima que un software de automatización analiza la información 25 veces más
rápido que un humano. Una vez realizada la implementación y capacitación necesarias
es tiempo de que le digas adiós a las tareas manuales repetitivas. Con ello se reduce
considerablemente la carga de trabajo de procesos administrativos, por lo que tus
empleados cuentan con más tiempo para atender, por orden de prioridad, las solicitudes
de los usuarios finales. Empieza rápidamente una ampliación y mejora de los canales de
comunicación con la clientela.

 En el caso del equipo de marketing es más fácil contestar los mensajes de los
usuarios en redes sociales y el sitio web desde una sola plataforma.

 Por su parte, el área de ventas ya no tiene que preocuparse por registrar los datos
de los compradores y enfocarse en las órdenes de pedido.

 Igualmente, el departamento de servicio al cliente puede atender las quejas de

los clientes provenientes de diferentes canales en una bandeja de mensajes
universal.

En todos los casos se brinda una experiencia más personalizada al cliente. Así es como
comienza a aumentar tu eficiencia operativa, además de que el almacenamiento en la
nube reduce el espacio ocupado en ordenadores y se encarga de crear copias de
seguridad. También puedes empezar a generar informes diarios.

Mejoras a mediano plazo

Poco tiempo después podrás establecer los parámetros de configuración de los flujos de
trabajo para que los procesos de tu organización mejoren aún más. El software de
automatización se encargará de guiar a tus empleados y de hacerles recordatorios de sus
actividades.
Se estima que el 54 % de las empresas presentan operaciones inconexas en el ámbito de
la experiencia del cliente. Además, el equipo promedio pierde 20 horas mensuales
debido a una mala comunicación y colaboración. Con la automatización de procesos,
también evitarás los silos de datos para que tu empresa esté mejor comunicada entre
todas sus áreas.
  El equipo de publicidad realizará un seguimiento en tiempo real de sus
campañas en redes sociales, optimización SEO, email marketing, landing pages
y más. Además, será capaz de gestionar y publicar contenidos desde una sola
plataforma.

 Tus vendedores podrán hacer un seguimiento de envíos de productos, enviar

cotizaciones a los clientes, consultar recibos de pago y facturar de forma digital.

 Para servicio al cliente será más sencillo dar soporte técnico a los compradores y
buscar su historial de interacción con la empresa; además de compartirles
manuales digitales y videos por chat para brindar una mejor experiencia.

En este punto también ya te será posible notar la reducción de costos operativos y la

rentabilidad del retorno de la inversión (ROI). Verás el aumento significativo de tus
ventas, resultados de campañas de marketing y resolución de casos en servicio al
cliente. También obtendrás reportes de rendimiento mensuales.
Mejoras a largo plazo

En un periodo más largo tu empresa estará totalmente adaptada a la automatización de

procesos, por lo que el sistema será mucho más productivo y confiable. Asimismo,
podrás evaluar, comparar y hacer correcciones rápidamente en tu software de
automatización de procesos.

 Los especialistas de marketing podrán realizar una prospección de clientes para

detectar oportunidades de negocio en diferentes segmentaciones de mercado.
Será más sencillo encontrar e investigar prospectos para la empresa.

 Por su parte, los procesos del departamento de ventas serán tan avanzados que se
podrán coordinar con otras implementaciones. Por ejemplo, una tienda en
línea, donde el proceso de compra, pago, envío y facturación sea automático.

 El área de servicio al cliente tendrá desarrollada una base de conocimiento

sólida con artículos y contenido multimedia, para que los clientes hagan sus
consultas y aclaren sus dudas sin necesidad de contactar directamente a un
asesor, a menos que sea realmente necesario.

Otro de los aspectos más importantes es que al analizar la información de tu empresa

generada podrás realizar una retroalimentación de cada una de las áreas para detectar
qué da resultados óptimos y qué debes mejorar. Asimismo, tus reportes anuales te
ayudarán a crear estrategias mucho más objetivas y acertadas para tu negocio.

Recuerda que la automatización de procesos será la clave para una toma de decisiones
basada en datos. Por ello, el 97 % de las organizaciones consideran que es un paso
crucial en la transformación digital de los negocios.

Ahora que ya comprendes los beneficios y los resultados de la automatización de

procesos, destacaremos las formas principales en que puedes utilizarla en tu negocio.

10 CARACTERÍSTICAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

1. Tecnológica
 2. Ágil

3. Específica

4. Versátil

5. Capaz de optimizar

6. Integradora

7. Trazable

8. Medible

9. Escalable

10. Rentable

1. Tecnológica

La automatización de procesos se basa en tecnologías cada vez más avanzadas de

software, que utilizan una configuración y en muchos casos de inteligencia artificial
para realizar tareas repetitivas. Estas ya no se harán de forma manual, sino a través de
una herramienta o plataforma.

2. Ágil

Toda automatización imprime una gran agilidad en su funcionamiento. La finalidad es

ayudar a un negocio a hacer más fluido un proceso que, si se hace de forma manual, es
denso, lento y propenso a errores humanos.

3. Específica
La automatización de procesos es específica, ya que se centra en una actividad concreta
o particular que será automatizada; es decir, a través de la tecnología se programará,
configurará y ejecutará sin necesidad de la acción humana.
4. Versátil

Actualmente, se escucha hablar más de la automatización en diferentes áreas y es que la

tecnología se ha desarrollado de tal forma que prácticamente cualquier sector o industria
puede implementar la automatización en algunos de sus procesos. Esta versatilidad es
creciente gracias a que la propia tecnología está en constante evolución.

5. Capaz de optimizar
La automatización de procesos tiene una gran capacidad de optimizar. Esta es su esencia
y objetivo principal: ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos, ya que el proceso
automatizado se hace óptimo y más adecuado con base en la operaciones.
6. Integradora

La automatización, aunque específica, no es aislada; cuenta con un factor de

integración: por un lado, con toda la operación de la empresa y, por el otro, con el uso
de otras herramientas o plataformas.

7. Trazable
La trazabilidad es una gran ventaja de la automatización de procesos, ya que al ser más
ágil ofrece una mejor forma de darles seguimiento y rastrear las acciones realizadas por
medio de ese proceso. Así se aumenta la visibilidad y control.
8. Medible

Un proceso automatizado brinda indicadores medibles de lo que se ha logrado al

ejecutar esta implementación, de tal forma que puedes comparar un antes y un después
de la automatización.

9. Escalable

Estas tecnologías, que permiten la automatización de procesos, generalmente son

escalables; esto quiere decir que cuando la operación del negocio avance o cambie
también se podrá ajustar la automatización. Además, si una empresa quiere elevar el
nivel de esa automatización, lo podrá hacer.

10. Rentable

Esta característica es un sólido argumento cuando un negocio está frente a la decisión de

invertir en la automatización de ciertos procesos. Una implementación adecuada y
correcta siempre representará ganancias y beneficios en tiempo, dinero, imagen,
servicio, eficiencia, etc. Por lo tanto, automatizar es rentable.

10 EJEMPLOS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO

1. Automatización de procesos en gestión de proyectos.

2. Automatización de procesos en servicio al cliente.

3. Automatización de procesos de redes sociales.

4. Automatización de procesos de aprobaciones.

5. Automatización de procesos en incorporación.

6. Automatización de procesos en gestión de la relación con el cliente.

7. Automatización de procesos en ventas.

8. Automatización de procesos en cuentas por cobrar.

9. Automatización de procesos de documentación.

10. Automatización de procesos en nómina.

1. Automatización de procesos en gestión de proyectos
Seguramente, como especialista en marketing una de tus grandes labores es administrar
varias campañas y proyectos de forma simultánea. Con la automatización de procesos
puedes digitalizar tus flujos de trabajo y proyectos, y automatizar toda la parte logística
de una campaña.
Por ejemplo, las herramientas de administración de tareas pueden indicar quién está
haciendo determinada labor y cuándo debe realizarla.

Cuando un empleado termina una tarea, el sistema puede notificar de forma automática
a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo, para que empiece a trabajar en la parte
que le corresponde.

Además, los gerentes pueden ver paneles sobre los empleados para verificar qué y cómo
lo están haciendo. Si alguien se retrasa con una fecha límite, los superiores son
notificados instantáneamente para hacer algo al respecto.

2. Automatización de procesos en servicio al cliente

El servicio al cliente es uno de los departamentos con mayores oportunidades para
automatizar procesos. Aquí, tu equipo comercial puede automatizar respuestas a correos
electrónicos o chatbots si se detectan ciertas palabras clave.

Además, si existe una lista de preguntas frecuentes se pueden crear respuestas

automáticas en chatbots de redes sociales o sitio web.

Otra herramienta de automatización puede ser el análisis, clasificación o asignación de

tickets de soporte al departamento y miembro del equipo responsable.
3. Automatización de procesos de redes sociales
Publicar todo el día en diversas redes sociales y de forma simultánea puede llegar a ser
una tarea muy agotadora. Además, toma más tiempo del que desearías.

Con las herramientas de automatización de redes sociales puedes programar

publicaciones con anticipación. Así puedes olvidarte de cargar manualmente tus
contenidos todos los días.

Otro recurso de automatización es la curación de contenido para agilizar el proceso de

tu idea.

4. Automatización de procesos de aprobaciones

Si tu empresa requiere pedidos de cualquier tipo (como la mayoría de las compañías), el

software de automatización de procesos activa el proceso de aprobación.

Sabemos que administrar las solicitudes que llegan al día puede ser complejo.
Afortunadamente, con un recurso de automatización no es necesario localizar a cinco
miembros del equipo para obtener una aprobación. Puedes enviar notificaciones a cada
colaborador para que lo haga donde se encuentre.
5. Automatización de procesos en incorporación

Hay documentación que debe firmarse, completarse o recopilar en este proceso.

Con las herramientas de automatización de procesos, tus equipos de recursos humanos y
de contratación no necesitarán administrar estas labores de forma manual. Pueden
enviar estas solicitudes en línea y consultar el software para comprobar qué se ha
completado y qué no.

6. Automatización de procesos en gestión de la relación con el cliente

La gestión de las relaciones con los clientes es una de las actividades más importantes
del departamento de marketing. Probablemente no deseas enviar dos veces el mismo
correo electrónico a un cliente potencial. Por ello, con un CRM en línea, como
HubSpot, puedes ver el seguimiento de tu contacto en un solo lugar.
Además, estos programas de administración te ayudan a nutrir leads y flujos de trabajo.
También a identificar cuándo un cliente potencial pasa de ser un lead calificado por
marketing a un lead calificado por ventas, a través del lead scoring.
7. Automatización de procesos en ventas

Una tarea fundamental para los representantes de ventas es la creación y seguimiento de

cuentas. Con un software de automatización de procesos, estas tareas pueden
configurarse para ahorrar más tiempo.

De igual forma, con un software como Sales Hub de HubSpot puedes administrar
contratos, crear secuencias de correo electrónico y automatizar tareas diarias.
8. Automatización de procesos en cuentas por cobrar
Llevar una contabilidad electrónica correcta no siempre es fácil, pero esta labor se
facilita mediante la automatización de procesos de facturación, recepción de facturas,
comprobación de gastos, etc.; y se vuelve un proceso mucho más sencillo si cuentas con
un CRM contable.

Uno de los procesos que más se ha beneficiado de la automatización es el relacionado

con cuentas por cobrar, porque la agilidad, orden y visibilidad de las facturas favorecen
que haya un mejor seguimiento para hacer los cobros.

9. Automatización de procesos de documentación

Hay sectores que manejan un gran volumen de documentos y a veces se generan cuellos
de botella porque hay actividades manuales rutinarias que suelen tardar mucho tiempo
en ejecutarse. Aplicar la automatización para esas tareas es una gran opción que ahorra
tiempo y personal.

La automatización permite el control, visibilidad, almacenamiento y gestión de diversos

documentos, que pueden revisarse fácilmente.
10. Automatización de procesos en nómina

Las áreas de recursos humanos se apoyan cada vez más en la automatización de varios
procesos; entre estos, la gestión de nómina a través de software les permite una
administración óptima de todo lo que tiene que ver con el registro de los trabajadores.

Una vez que hayas decidido qué quieres automatizar puedes comenzar a buscar las
mejores herramientas. A continuación, listamos las más útiles.
 9 HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
Decidir qué herramientas de automatización requieres depende del proceso que desees
automatizar. Antes de comprar un nuevo software debes comprender las tareas
involucradas en el proceso a automatizar, tener un objetivo claro y asegurarte de tener
tiempo para capacitar a los empleados, a fin de que se familiaricen con la nueva
herramienta.

De igual forma, tendrás que asignar a un líder de equipo que sea el responsable de
ayudar a tu equipo durante este periodo de ajuste. Es importante que no te limites a
comprar un software nuevo y dejar que tu equipo decida cómo implementarlo. Es
necesario que exista un plan sobre cómo se utilizará y quién será el responsable de
asignar ciertas tareas.

Una vez mencionado esto, te mostramos algunas herramientas de automatización que

pueden ser muy útiles para tu equipo:

1. HubSpot

HubSpot es una potente plataforma de marketing y ventas que ayuda a las empresas a
crecer y tener éxito. Ofrece una variedad de herramientas y características para ayudar a
las empresas a alcanzar sus objetivos. Una de las características más populares de
HubSpot son sus Hubs. Los Hubs son colecciones de herramientas y recursos que están
diseñados para ayudar a las empresas con tareas específicas.

Cada Hub de HubSpot está diseñado para ayudar a las empresas con tareas específicas.
Al utilizar los Hubs, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero a la vez que mejoran
su marketing, ventas, servicio, entre otros.

Veamos algunos de las más populares:

HubSpot Marketing Hub

Con la herramienta de Marketing de HubSpot puedes crear contenido más relevante

para atraer la atención de tus prospectos, convertirlos y crear informes analíticos para
personalizar próximas campañas.

Entre las tareas que puedes monitorizar se encuentran:

 Gestión de redes sociales: monitoriza y da prioridad a interacciones con tus

usuarios. Publica los contenidos de tus campañas de marketing en diversas redes
sociales de manera simultánea.
 Gestión y monitorización de anuncios: puedes gestionar tus anuncios en varias
redes sociales y Google desde HubSpot y detectar cuáles son los prospectos con
mayor probabilidad de convertirse en clientes.
 Chat en directo: tal como lo mencionamos, puedes automatizar las
conversaciones con tus visitantes en redes sociales y sitio web, y responder sus
preguntas más frecuentes de forma inmediata. Además, la herramienta califica y
prioriza a los leads.
Esta es una excelente herramienta para que tu equipo de marketing pueda concentrarse
en labores más importantes y dejar que las tareas manuales se automaticen, a la vez que
no pierdan el control.

HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales de HubSpot es la herramienta que destaca por su facilidad de uso y sus
múltiples herramientas de automatización. Con este software los vendedores pueden
concentrarse en tareas importantes, como vender, y dejar de lado las actividades
manuales que consumen más de la mitad de su tiempo laboral.

Con esta herramienta el equipo comercial puede iniciar conversaciones, reforzarlas y

gestionar el pipeline; todo desde el lugar en el que se encuentren. Entre las tareas que
pueden automatizarse se encuentran:

 Seguimiento de correos electrónicos: conoce el momento exacto en que un lead

abre tu mensaje para darle un seguimiento preciso.
 Seguimiento y grabación de llamadas: la herramienta te permite priorizar las
llamadas de ventas más importantes del día, grabarlas y registrarlas
automáticamente en el CRM.

Una gran ventaja es que este software puede escalar según las necesidades de tu equipo,
para siempre dar el sostén necesario que tu área comercial necesita.

HubSpot Service Hub

Esta herramienta de automatización te permite ampliar la capacidad de tu área de

asistencia al cliente: mejora la labor, unifica a tus equipos y canales, y potencia el
servicio activo.

Entre las funciones de automatización principales podrás encontrar:

 Automatización de tickets y centro de ayuda: tu equipo no tendrá que dedicar

más tiempo a la interminable introducción de datos. De esta forma tendrá más
tiempo para brindar ayuda a los clientes. Además, con la automatización de
tickets puedes dar prioridad a los problemas que deben atenderse con mayor
urgencia.
 Chat en directo: el chatbot dentro de tu sitio web no solo te ayuda a generar
leads; también es una fuente de soporte en tiempo real para apoyar a tus clientes
y usuarios en el que momento en que lo necesiten.

Si bien los empleados no pueden estar disponibles las 24 horas del día, los clientes sí
requieren atención y soporte a cualquier hora. Dáselos con este software de
automatización y aumenta su satisfacción.

2. MailChimp

Entre todas las funciones de MailChimp su herramienta de automatización te permite

enviar mensajes a tus clientes en función de quiénes son y la forma en que interactúan
con tu negocio. De esta forma, podrás dar prioridad a aquellos que tienen más
posibilidad de convertirse o hasta fidelizarse.

Entre las tareas principales a automatizar se encuentran:

  Recorrido del comprador

 Mensajes con base en comportamientos

 Correos electrónicos transaccionales

 RSS al correo electrónico

También, a través de sus análisis de datos, el sistema te notifica sobre cuál puede ser el
mejor momento para contactar a un prospecto y cuál es mejor mensaje para ella o él.

3. Constant Contact

Con esta herramienta de automatización podrás recopilar leads y mantenerte en contacto

con ellos. Así, tu relación se refuerza y puedes asegurar tu presencia justo en el
momento en que lo necesitan.

Para Constant Contact no importa el tamaño de tu empresa, pues todas sus funciones
puedan ayudar a tu organización a desarrollar un email marketing estratégico.

4. Hootsuite

Hootsuite es una plataforma para administrar y automatizar diversas tareas de

marketing. Cuenta con funciones para crear y programar publicaciones en redes
sociales, gestionar todos tus canales para supervisar tus publicaciones y mensajes.
También puedes planificar tus campañas futuras. Entre otros beneficios, puedes
interactuar con usuarios desde diferentes redes en una misma columna.

5. Buffer

Buffer es una herramienta que, además de automatizar tareas, también te permite hacer
un análisis de tu audiencia para conocer el contenido que tiene más éxito e interacción.

Con su función de automatización puedes planificar, colaborar y publicar tu contenido

en diversos canales y redes sociales. De igual forma, recibe recordatorios de
planificación de publicaciones y, en caso de tener que hacer una publicación de forma
nativa, la plataforma te notificará con tiempo.

6. Salesforce

Salesforce cuenta con una herramienta de automatización de marketing en conjunto con

Pardot; con ella tanto tu departamento publicitario como el comercial pueden trabajar en
equipo para manejar de forma óptima las interacciones de tus leads y gestionar
campañas centralizadas con un mismo enfoque.

Gracias a sus funciones de automatización, tu negocio puede:

 Generar leads de alta calidad

 Crear correos electrónicos personalizados y dirigirlos

 Acelerar el proceso de ventas

  Seguir a los mejores leads

 Calcular el rendimiento de tu inversión de marketing

7. Basecamp

Al utilizar la herramienta de automatización de Basecamp empezarás a notar cómo tu

negocio se organiza en una misma plataforma. Cada proyecto podrá estar dividido y
contendrá todo lo necesario para funcionar, por ejemplo: colaboradores, responsables,
archivos, fechas, entre otros.

Dentro de su plataforma podrás tener el control de tu calendario, mensajes, lista de

actividades por hacer, documentos y chats internos.

8. Asana

Asana es una plataforma de automatización y gestión de procesos que te ayuda a

integrar toda tu empresa en un solo lugar: desde la planificación y seguimiento de tus
campañas de marketing hasta el cierre de ventas más oportuno.

Como un complemento para mejorar la productividad de tus equipos, Asana cuenta con
funciones muy sencillas de usar donde puedes mantener una lista de pendientes y
plantillas para ahorrar tiempo.

9. Monday.com

Si lo que buscas es una herramienta para mejorar la productividad en todos los

departamentos de tu empresa, Monday.com es la opción.

Con sus herramientas de automatización podrás mantener el control de:

 Gestión de proyectos

 Campañas de marketing

 Flujos de trabajo

 Trabajo remoto

 Optimización de solicitudes

 Operaciones de TI

 Estructura de procesos de recursos humanos

Con el uso de plantillas podrás configurar cada uno de tus proyectos de la manera en
que más le convenga a tus departamentos. Y como un beneficio mayor, tiene
integraciones con diferentes herramienta como Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom o
Gmail, entre otras.