GESTIÓN Y GERENCIA DE

PROYECTOS Y
ORGANIZACIONES
Especialización en Recursos Hídricos
Universidad Católica de Colombia

Andrea Isabel Reyes Echeverría

Magíster en Gerencia de la Innovación Empresarial
Especialista en Finanzas
Ingeniera Civil – PMP®
 Qué son los Procesos de Dirección de Proyectos: es un conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de
resultados.

• El PMBoK clasifica los Procesos de Dirección de Proyectos en cinco

grupos:
1. Inicio.
2. Planeación
3. Ejecución
4. Monitoreo y control
5. Cierre.

“
PROCESOS DE LOS PROYECTOS - Grupos
Áreas de Conocimiento: los procesos de Dirección de Proyectos se clasifican en diez
áreas de conocimiento:

1. Integración
2. Alcance
3. Tiempo
4. Costo
5. Calidad
6. RRHH
7. Comunicaciones
8. Riesgos
9. Adquisiciones
10. Interesados (stakeholders).

PROCESOS DE LOS PROYECTOS - Áreas

“
PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS -
Áreas
PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS – Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.
EJECUCÍÓN Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto es llevar a cabo lo desarrollado en el
. plan para la dirección del proyecto.

Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones

preventivas, reparación de defectos) y se revisa de manera periódica el
impacto de los cambios sobre el proyecto.
Se realizan las actividades para cumplir para cumplir con los objetivos del
proyecto.
 4.3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.

• Desarrollar los entregables.

• Proporcionar, capacitar y dirigir a los miembros del equipo.
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluidos materiales,
PROCESOS DE herramientas, equipos e instalaciones.
• Implementar los métodos y estándares planificados.
LOS • Gestionar la comunicación.
PROYECTOS – • Generar datos de desempeño del trabajo, tales como costo,
cronograma, avance técnico y de calidad y estado, con el fin de facilitar
EJECUCÍÓN la realización de las previsiones.
• Emitir solicitudes de cambio e implementar los cambios aprobados al
alcance.
• Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los
mismos.
• Gestionar vendedores y proveedores.
• Gestionar los interesados y su participación.
• Documentar las lecciones aprendidas.
 4.4. Gestionar el conocimiento del proyecto.

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
EJECUCÍÓN
 8.2 Gestionar la calidad.
Consiste en verificar que se estén implementando todos los procesos y normas
definidas en el plan de calidad.

PROCESOS DE Herramientas
Auditorías de calidad
LOS • Análisis de Procesos
• Mejoramiento o Kaizen: muchas pequeñas mejoras.
PROYECTOS – • Innovación o Kairyo: una gran mejora.
EJECUCÍÓN Etapas de la mejora continua:
• Selección del proceso de mejora.
• Descripción del proceso actual.
• Armar indicadores.
• Identificar causas del problema.
• Introducir mejoras al proceso.
• Realizar nuevas mediciones al proceso.
• Estandarizar los nuevos procesos.
• Comunicar las mejoras al equipo
 9.2. Adquirir el equipo de trabajo.
Contratar a nuevos trabajadores (internos o externos) y conocer las ventajas y
desventajas de los equipos virtuales.
Herramientas:
No adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los
PROCESOS DE cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos.

LOS Asignación previa.- Ocurre cuando los miembros del equipo del proyecto
son seleccionados de forma anticipada
PROYECTOS – Negociación.- Negociar los mejores recursos con los gerentes funcionales con las
competencias adecuadas dentro del plazo necesario.
EJECUCÍÓN Adquisición.- La organización ejecutante no cuenta con el personal interno y es
necesario buscar recursos externos.
Equipos virtuales.- Formar equipos con recursos que trabajan en diferentes
horarios pero con el riesgo de generar malentendidos.

Salidas:
• Asignaciones de personal al proyecto
• Directorio del equipo del proyecto, organigramas.
• Calendarios de recursos
 9.3. Desarrollar el equipo de trabajo.

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
EJECUCÍÓN
 9.3. Desarrollar el equipo de trabajo.

Es el momento en el que se mejoran las capacidades individuales y grupales de los

miembros del equipo.
PROCESOS DE
LOS • Mejorar competencias, cohesión, trabajo en equipo, confianza,
interrelaciones, habilidades.
PROYECTOS – • Motivar constantemente a su equipo proporcionando desafíos y
oportunidades, brindando retroalimentación y apoyo de manera oportuna.
EJECUCÍÓN • Mejorar el conocimiento y las habilidades.
• Completar los entregables.
• Mejorar la confianza.
• Intercambiar conocimientos y experiencias.
 9.3. Desarrollar el equipo de trabajo.

Herramientas y técnicas:

PROCESOS DE • Habilidades interpersonales (habilidades blandas)

• Habilidades de comunicación, inteligencia emocional, resolución de conflictos,
LOS negociación, influencia, desarrollo del espíritu de equipo y facilitación de
grupos.
PROYECTOS – • Capacitación puede ser formal o informal.
• Actividades de desarrollo del espíritu de equipo.
EJECUCÍÓN • Coubicación (Puede ser temporal).
• Reconocimientos y recompensas. Tener en cuenta las diferencias culturales.
• Herramientas para la evaluación del personal.

Salidas:

• Evaluación de desempeño.
• Índices de rotación de personal.
 9.3. Desarrollar el equipo de trabajo.

• Herramientas y técnicas:

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
EJECUCÍÓN
.
 9.4. Dirigir el equipo de trabajo.

Consiste en hacer seguimiento del desempeño de los integrantes, implica

retroalimentación y resolución de conflictos o polémicas.

PROCESOS DE También se suelen enviar solicitudes de cambio, se actualiza el plan de gestión de

los recursos humanos, se resuelven los problemas, se suministran datos de
LOS entrada para las evaluaciones del desempeño y se añaden lecciones aprendidas a
la base de datos de la organización.
PROYECTOS –
Herramientas y técnicas:
EJECUCÍÓN
Gestión de conflictos- pasos:
• Identificar la causa del problema.
• Analizar el problema.
• Identificar alternativas de solución.
• Implementar una decisión.
• Revisar si esa decisión resolvió el problema.
 9.4. Dirigir el equipo de trabajo.

Temas de conflicto más frecuentes:

• Cronograma o duración del proyecto.
• Prioridades del proyecto
PROCESOS DE • Disponibilidad de recursos
• Opiniones técnicas.
LOS • Procedimientos administrativos.
• Costos o presupuesto.
PROYECTOS – • Personalidad
EJECUCÍÓN Técnicas de resolución de conflictos:
• Retirarse/Eludir
• Suavizar/Adaptarse.
• Consensuar/Conciliar. Perder- perder.
• Forzar/Dirigir. ganar-perder.
• Colaborar/Resolver el Problema. Ganar- ganar
 9.4. Dirigir el equipo de trabajo.

Estilos de liderazgo:

• Directivo: decir que hay que hacer.

PROCESOS DE •
•
Consultivo: dar instrucciones.
Participativo: brindar asistencia.
LOS • Delegativo: el empleado decide por sí solo.
• Facilitador: coordina a los demás.
PROYECTOS – • Autocrático: tomar decisiones sin consultar.
• Consenso: resolución de problemas grupales
EJECUCÍÓN
La motivación puede estar relacionada con la satisfacción de tres necesidades
dominantes: Necesidad de logro. Necesidad de afiliación. Necesidad de poder.

Teoría Z de William Ouchi

El éxito de las Empresas Z se basa en:
• Confianza.
• Relaciones estrechas.
• Sutileza.
 10.2. Gestionar las comunicaciones.

Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir,

almacenar, recuperar la información del proyecto de acuerdo con el plan de
gestión de las comunicaciones.
PROCESOS DE Garantizar flujo de comunicación efectiva y eficiente entre el equipo del proyecto
LOS y los interesados.

PROYECTOS – Comunicaciones del proyecto.- Se refiere a toda aquella información que los
interesados del proyecto deben comprender:
EJECUCÍÓN
• Informes de desempeño.
• Estado de los entregables.
• Avance real del cronograma.
• Costos actuales incurridos.
 11.6 Implementar la respuesta a los riesgos.

Poner en práctica las medidas definidas en el plan de gestión de riesgos.

Algunas medidas solo deben ser implementadas cuando se materializan los

PROCESOS DE riesgos.

LOS
PROYECTOS –
EJECUCÍÓN
 12.2.Efectuar las adquisiciones.

Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los

proveedores, seleccionarlos y generar contratos.
En ocasiones se puede seleccionar a un solo proveedor para bajar costos, sin
PROCESOS DE embargo en caso que el proveedor no cumpla, el riesgo para el proyecto puede
ser alto
LOS
Herramientas:
PROYECTOS – • Conferencia de oferentes
• Estimaciones independientes
EJECUCÍÓN
Salidas
• Proveedores seleccionados

.
 13.3. Gestionar la participación de los interesados.

• Involucrar a los interesados para obtener o confirmar su compromiso.

• Gestionar las expectativas mediante negociación y comunicación.
• Abordar posibles inquietudes que aún no representan incidentes y anticipar
PROCESOS DE futuros problemas que puedan plantear.
• Aclarar y resolver los incidentes que han sido identificados
LOS
¿cómo?
PROYECTOS – • A través de habilidades interpersonales.
EJECUCÍÓN •
•
Fomentar la confianza mutua.
Solución de conflictos buscando la causa raíz del problema.
• Escucha activa.
• Superar la resistencia al cambio.

Registro de incidentes:
• Es aquel documento que sirve para documentar y monitorear quién es
responsable de la resolución de los incidentes específicos antes de una fecha
límite.
 4.5.Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para

dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los
PROCESOS DE objetivos de desempeño definidos.
LOS
PROYECTOS – OBSERVAR LO QUE ESTÁ OCURRIENDO

MONITOREO IMPLEMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS

Y CONTROL
 4.6. Realizar el control integrado de cambios.

Consiste en hacer seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto

respecto a los objetivos de desempeño definidos.
PROCESOS DE
LOS Comité de control de cambios:

PROYECTOS – El objetivo del comité es prevenir cambios innecesarios, de manera habitual el

comité esta formado por:
MONITOREO
Y CONTROL • El Patrocinador del proyecto (tiene voto)
• El Cliente (tiene voto)
• El Director del proyecto (sin voto, sólo voz)
 5.5. Validar el alcance.

PROCESOS DE Consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se

han completado.
LOS
Se revisan los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de
PROYECTOS – que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos
su aceptación formal.
MONITOREO
Y CONTROL La validación del alcance corresponde principalmente a la aceptación de los
entregables, mientras que el control de la calidad corrobora la exactitud de
los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados
para ellos.
 5.6. Controlar el alcance.

Implementar cambios formalmente aprobados.

Lo que se quiere es prevenir la corrupción del alcance (goldplating.- no pasó por el
control integrado de cambios).
PROCESOS DE Al gestionar los cambios en el alcance se debe asegurar que cualquier modificación
se realice a través del control integrado de cambios.
LOS
PROYECTOS –
MONITOREO
Y CONTROL
 6.6. Controlar el cronograma.

Controlar el cronograma tiene como propósito detectar desviaciones en el

cronograma y establecer acciones correctivas y/o preventivas para minimizar
PROCESOS DE el riesgo en el proyecto.

LOS Se utilizan dos métricas de valor ganado (EVM) para medir objetivamente el
desempeño del cronograma:
PROYECTOS – Índice de desempeño del cronograma (SPI) y la varianza del cronograma (SV).

MONITOREO Gestión del valor ganado EVM (Earned Value Management):

Y CONTROL Permite saber:
• Si hemos gastado más o menos de lo planeado en un momento
determinado.
• Si vamos adelantados en cronograma o atrasados.
• Conocer si hemos sido eficientes o ineficientes.
• Pronosticar el costo total al finalizar el proyecto teniendo como
referencia el trabajo ya realizado hasta cierta fecha.
• Conocer la cantidad de trabajo que me falta y cuánto presupuesto
tenemos disponible.
 7.4. Controlar los costos.

Detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo

pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto.
PROCESOS DE Implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo
real efectuado a cambio de tales gastos.
LOS
PROYECTOS –
MONITOREO
Y CONTROL
 8.3. Controlar la calidad.

Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los
PROCESOS DE entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-
establecidos
LOS
• Controlar la calidad esta enfocada a entregables
PROYECTOS – • Asegurar la calidad es un proceso que verifica que se están realizando las
tareas o procesos adecuados.
MONITOREO
Y CONTROL • Controlar la calidad plantea la pregunta ¿Es el entregable
aceptable? (Valida los entregables completados y el trabajo realizado)
• Asegurar la calidad plantea la pregunta ¿Cómo hay que ejecutar los
procesos?
• En el control de la calidad se utiliza Inspección como herramienta.
 9.6. Controlar los recursos:

Asegurar que los recursos físicos asignados y adjudicados al proyecto están

disponibles tal como se planificó, así como de monitorear la utilización de recursos.

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
MONITOREO
Y CONTROL
 10.3 Monitorear las comunicaciones:
Asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados en el
Proyecto.
Este proceso puede desencadenar una iteración de los procesos 10.1 Planificar las
Comunicaciones del Proyecto y/o 10.2 Gestionar las Comunicaciones.

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
MONITOREO
Y CONTROL
 11.7. Monitorear los riesgos

PROCESOS DE
LOS En el proceso de controlar los riesgos, se rastrean los riesgos identificados,
se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y
PROYECTOS – se evalúa la efectividad del proceso contra los riesgos a través del proyecto.

MONITOREO Lo que se debe buscar en este proceso es optimizar la eficacia de las

respuestas a todas aquellas amenazas del proyecto.
Y CONTROL Una de las herramientas más importantes en este proceso es la auditoría de
los riesgos.
 12.3. Controlar las adquisiciones.

PROCESOS DE • Controlar las adquisiciones es administrar las relaciones y el desempeño

de los proveedores.
LOS
• Se tiene que verificar que se cumplan con los términos y condiciones de
PROYECTOS – los contratos.

MONITOREO • Este proceso es ejecutado por unos recursos especializados

Y CONTROL llamados administradores de contratos y son los únicos que pueden
autorizar o rechazar una solicitud formal de cambio al contrato.
 13.4.Monitorear y controlar el involucramiento de los interesados.

Se realiza en la fase de ejecución.

Enfocado en involucrar a los stakeholders a través del ciclo de vida del proyecto
para garantizar su participación y compromiso.
Gestionar:
PROCESOS DE
• Requisitos y expectativas.
LOS • Conflictos, pendientes y problemas.
• Comunicación, compromiso y participación.
PROYECTOS –
MONITOREO
Y CONTROL
 4.7. Cerrar el proyecto o fase.

Pasos para cerrar el proyecto:

PROCESOS DE • Verificar el producto, servicio o resultado mutuamente acordado.
LOS • Transferencia del producto, servicio o resultado.
• Aprobación formal del producto, servicio o resultado por parte de los
PROYECTOS – interesados.
• Cierre del contrato.
CIERRE • Informe de cierre.
• Informe de lecciones aprendidas.
• Cierre del proyecto o fase de un proyecto
• Archivar la Información histórica.
 4.7. Cerrar el proyecto o fase.

PROCESOS DE
LOS
PROYECTOS –
CIERRE
 Rita Mulcahy
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PROCESOS PMBOK
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PROCESOS DE
LOS CONCEPTOS PMBOK
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PROCESOS DE
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