Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo

el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los
cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto: Entradas,

Herramientas y Técnicas, y Salidas

1. Plan para la dirección del 1. Entregables

proyecto 2. Datos de desempeño del trabajo
1. Juicio de expertos .
2. Solicitudes de cambio aprobadas 3. Solicitudes de cambio
2. Sistema de información para la
3. Factores ambientales de la dirección de proyectos 4. Actualizaciones al plan para la
empresa . dirección del proyecto
3. Reuniones
4. Activos de los procesos de la 5. Actualizaciones a los
organización documentos del proyecto

Durante la ejecución del proyecto se recopilan los datos de desempeño del

trabajo, se actúa sobre ellos y se comunican de manera adecuada. Los datos de
desempeño del trabajo incluyen información relativa al estado de completitud de
los entregables y otros detalles relevantes sobre el desempeño del proyecto. Los
datos de desempeño del trabajo se utilizarán asimismo como entrada para el
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.

El proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto también requiere la revisión

del impacto de todos los cambios del proyecto y la implementación de los cambios
aprobados, que abarcan:

• Acción correctiva: Una actividad intencionada que procura realinear el

desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto;
• Acción preventiva: Una actividad intencionada que asegura que el desempeño
futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del
proyecto; y/o

• Reparación de defectos: Una actividad intencionada para modificar un producto o

componente de producto no conforme.

Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Dirigir y

Gestionar el Trabajo del Proyecto incluyen, entre otros:

• Cultura de la organización, compañía o cliente y estructura de las organizaciones

ejecutora o patrocinadora;

• Infraestructura (p.ej., instalaciones existentes y bienes de capital);

• Gestión de personal (p.ej., guías de contratación y despido, revisión del

desempeño de los empleados y registros de capacitación);

• Tolerancia al riesgo de los interesados, como por ejemplo el porcentaje de

superación de costos permitido; y

• El sistema de información para la dirección de proyectos (p.ej., un conjunto de

herramientas automáticas, tales como una herramienta de software para
programación, un sistema de gestión de la configuración, un sistema de
recopilación y distribución de la información o interfaces web con otros sistemas
automáticos en línea).

Gestionar el conocimiento del proyecto

En este proceso se busca utilizar el conocimiento existente y crear nuevo

conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al
aprendizaje organizacional.
El conocimiento organizacional previo se aprovecha para producir o mejorar los
resultados del proyecto.

El conocimiento creado por el proyecto está disponible para apoyar

las operaciones de la organización y los futuros proyectos o fases.

Se puede dividir en:

Explicito que es aquel conocimiento que puede codificarse fácilmente mediante

palabras, imágenes y números.

Tácito el cual es el conocimiento que es personal y difícil de expresar como

creencias,

El conocimiento NO sólo implica documentarlo para que pueda ser compartido.

Lo más importante de la gestión del conocimiento es crear un clima de

confianza para que las personas estén motivadas a compartir su conocimiento.

Gestionar la participación de los interesados

La gestión de la participación de los interesados del proyecto, se realiza durante el

proceso de ejecución. Este proceso se relaciona con las partes interesadas del
proyecto con la finalidad de satisfacer las necesidades, problemas de dirección y
la participación de los interesados. Al mismo tiempo, se busca una correcta
aplicación del plan de gestión de los interesados y del registro de incidentes. El
objetivo es que dichos interesados se impliquen, participen en el proyecto.
Además, que sean tratados de forma correcta y adecuada al nivel de participación
en el proyecto.

Gestionar la participación de los interesados ayuda a aumentar la probabilidad de

éxito del proyecto. Esto es debido a que asegura que los interesados comprendan
claramente las metas, objetivos, beneficios y riesgos del mismo.
ADQUIRIR RECURSOS

Para Adquirir el Equipo del Proyecto, es necesario reclutar los Recursos Humanos
necesarios para completar el trabajo. La disposición de los miembros del equipo
reclutados puede no ser a tiempo completo. Adquirir el equipo del Proyecto ocurre
durante la ejecución del mismo.

Sin embargo, el equipo de trabajo es necesario para poder llevar a cabo una
buena planificación. ¿Cómo planifico sin tener el equipo de proyecto? En los
grandes proyectos no se contrata a todos los trabajadores antes de comenzar con
la ejecución; sino que se planifica con los miembros claves del equipo y durante la
ejecución comienzan a incorporarse la gran parte de los trabajadores. A tener en
cuenta:

 Negociar con eficacia e influir para conseguir los recursos más adecuados
 No conseguir los recursos adecuados puede disminuir la probabilidad de
éxito del Proyecto
 Asignación de recursos alternativos

DESARROLLAR EL EQUIPO

Desarrollar el equipo del proyecto es el momento en el que se mejoran las

capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

Por lo tanto el equipo debe mejorar competencias, cohesión, trabajo en equipo,

confianza, interrelaciones, habilidades.

Además se debe motivar constantemente a su equipo proporcionando desafíos y

oportunidades, brindando retroalimentación y apoyo de manera oportuna.
Mejorar el conocimiento y las habilidades.

Completar los entregables.

Mejorar la confianza.

Intercambiar conocimientos y experiencias.

Desarrollo de equipos: modelo del doctor Bruce Tuckman

DIRIGIR EL EQUIPO

Dirigir el equipo del proyecto implica dar seguimiento del desempeño de los

integrantes, implica retroalimentación y resolución de conflictos o polémicas.

También se suelen enviar solicitudes de cambio, se actualiza el plan de gestión de

los recursos humanos, se resuelven los problemas, se suministran datos de
entrada para las evaluaciones del desempeño y se añaden lecciones
aprendidas a la base de datos de la organización. 

Gestión de conflictos
La gestión exitosa de conflictos se traduce en una mayor productividad y en
relaciones de trabajo positivas, las diferencias de opinión pueden conducir a una
mayor creatividad y una mejor toma de decisiones.

Por lo tanto, si las diferencias se convierten en un factor negativo, los miembros

del equipo del proyecto son los responsables iniciales de resolverlas.

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar  la información
del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.  El
principal objetivo es proporcionar un flujo de comunicación efectiva y eficiente
entre el equipo del proyecto y los interesados.

GESTION DE CALIDAD

El enfoque de la gestión de calidad del proyecto descrito en la PMBOK® Guide es

compatible con el de la International Organization for Standardization (ISO). Así
como con los enfoques sobre la gestión de calidad recomendados
por Shewhart, Deming, Juran, Crosby y otros especialistas. También, con los
enfoques subyacentes en metodologías tales como Gestión de la Calidad Total
(TQM) y Six Sigma. Las metodologías modernas de la gestión de calidad y de la
dirección de proyectos son compatibles y se complementan.

Conceptos sobre Calidad

Para la PMBOK®, la gestión de la calidad, trata sobre la gestión tanto de la calidad

del proyecto como del producto resultado del proyecto. La calidad se aplica a
todos los proyectos, independientemente de la naturaleza de su producto. Las
técnicas y medidas a adoptar, relativas a la calidad del producto final, serán
específicas para cada producto resultado del proyecto.

Incumplir los requisitos de calidad puede tener consecuencias negativas, como por
ejemplo:

 Trabajo en exceso del equipo del proyecto para cumplir con los requisitos
del cliente puede ocasionar un importante desgaste de los empleados,
errores o reprocesos
 Realizar apresuradamente las inspecciones de calidad planificadas para
cumplir con los objetivos del cronograma del proyecto puede generar
errores no detectados

La gestión de la calidad implica que el proyecto satisfaga las necesidades por las
cuales se emprendió. Para ello se debe:

 Convertir las necesidades y expectativas de los interesados en requisitos

del proyecto
 Lograr la satisfacción del cliente cuando el proyecto produzca lo planificado
y el producto cubra las necesidades reales
 Realizar acciones de prevención sobre la inspección
 Buscar permanentemente la perfección, es decir mejora continua
IMPLEMENTAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

Planificar la respuesta a los riesgos consiste en desarrollar opciones y acciones

para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del
proyecto.
Es importante en esta etapa asignar a una persona (el “propietario de la respuesta
a los riesgos”) para que asuma la responsabilidad de cada respuesta a los riesgos.

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto es el proceso para

dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los
objetivos de desempeño definidos.

Durante este proceso se realiza una comparación del desempeño real contra los

que se había planificado. Se identifican nuevos riesgos y se implementan y
verifican los cambios formalmente aprobados.

Por otro lado, realizar el control integrado de cambios es analizar todas

las solicitudes de cambio, aprobar y gestionar los cambios a los entregables y
comunicar las decisiones correspondientes.

CONTROLAR EL CRONOGRAMA

Controlar el cronograma tiene como propósito detectar desviaciones en el

cronograma y establecer acciones correctivas y/o preventivas para minimizar el
riesgo en el proyecto.

CONTROLAR LOS COSTOS

El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de ejecución
del presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea base del
rendimiento del coste. El control de costes del proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de coste.
• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas.
• Gestionar los cambios de costes a medida que se produzcan.
• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la
financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por periodos.
• Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y entender las
variaciones con respecto a la línea base de coste.
• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de coste.
• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el
coste o en el uso de los recursos. 
• Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes. 
• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en monitorear y controlar las Comunicaciones a lo

largo de todo el ciclo de vida del Proyecto para asegurar que se satisfagan las
necesidades de información de los interesados en el Proyecto.

Controlar las comunicaciones provee un flujo de información óptimo entre el

equipo del proyecto, los interesados y otros participantes.

El proceso de comunicación del proyecto debe controlarse para garantizar que la

comunicación se entregue de forma periódica a la audiencia adecuada en el
momento adecuado.
CONTROLAR LA CALIDAD

Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los

entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos.
En este proceso se pueden recomendar cambios necesarios en los procesos.

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y

CONTROL DE CALIDAD?

 Controlar la calidad está enfocada a entregables mientras que asegurar la

calidad es un proceso que verifica que se están realizando las tareas
adecuadas.
 Controlar la calidad mide resultados muy específicos del proyecto contra los
estándares, por otro lado, asegurar la calidad determina si el proyecto está
siguiendo las políticas y procesos organizacionales.
 Controlar la calidad plantea la pregunta ¿Es el entregable aceptable? (Valida
los entregables completados y el trabajo realizado)
 Asegurar la calidad plantea la pregunta ¿Cómo hay que ejecutar los procesos?
En el control de la calidad se utiliza Inspección como herramienta. El control de
calidad es una entrada para el aseguramiento de calidad.
En el aseguramiento de la calidad se utilizan las Auditorías de calidad como
herramienta.