PRESENTADO: SETFANI JOHELY GONZALEZ CONTRERAS

TALLER DE PREGUNTAS

1) ¿Qué desventajas podemos tener si no organizamos los documentos en

las empresas?
R/ Mal servicio al cliente:
El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas estén
involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de entregas
por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar respuestas. En
definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático innecesario.

Pérdida de tiempo:
Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento
tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los
empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para
realizar sus actividades diarias.

Documentos duplicados:
Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía.
Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.
Sanciones legales:
Por ley todas las empresas Colombianas que se rijan por la Superintendencia de
Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen
de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos.
Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora
altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la
norma.

Altos costos:
Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer
aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su
documentación.

2) ¿Cuáles seria las condiciones apropiadas para conservar los documentos

en un archivo?
R/Condiciones funcionales
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de
Los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, su
característica y Disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe
tomar en cuenta:
Estantería
- El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que
contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.
- Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un
espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería. Mobiliario
- Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en
materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo
con la producción documental.
3) ¿Ha escuchado que es un proceso de microfilmación o digitalización y
que tan practico para las empresas?
R/ La técnica para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y
almacenar archivos es conocida como microfilmación, cuyo origen se remonta al
año 1839, cuando el inglés John Benjamin Dancer elaboró la primera reducción de
una fotografía a 160 menos veces su tamaño del original con una cámara
fotográfica con lente de microscopio. Si bien existen otras técnicas para
preservación, gestión y difusión de archivos, el microfilm sigue siendo utilizado
para transformar documentos electrónicos o en papel a un material sintético más
resistente y durable: una cinta de material plástico flexible sobre la que se deposita
material fotográfico de excelente calidad.
4) ¿Cuál es la humedad relativa requerimiento para los archivos?
R/ Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad
relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%. Para fotografía en
color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C.
La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%.

5) ¿Qué temperatura debemos tener para que los documentos se conserven

en condiciones optimas?
R/ La humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%. En las áreas donde se
almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda mantener una temperatura
entre 10°C y 18°C.

6) Por que se deterioran los documentos mencione 3 causas

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando
se corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores
congénitos, como por ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato.
1. Factores ambientales: humedad, temperatura, luz y polvo
De todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la
conservación de los materiales es la humedad, ya que favorece el desarrollo de
microorganismos y reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa.

2. Factores biológicos: microorganismos, insectos y vertebrados

La existencia de una actividad biológica en los depósitos se debe a dos factores:
en primer lugar, muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos constituyen
una fuente de alimento; y el segundo factor, ligado al primero, hace referencia a
las condiciones ambientales de los archivos.

3. Factores inducidos por el hombre

Este es uno de los factores que más afecta al patrimonio bibliográfico y
documental, unas veces inducido conscientemente y otras por negligencia o
ignorancia. Dentro de estos factores están incluidos el entorno/edificio, puesto que
lo más normal es que los archivos estén ubicados en edificios históricos no aptos
para dichas funciones.

7) cuales son tres principales enemigos de los documentos, menciónelos y

explique cada uno de ellos.
R/
BACTERIAS
Las mas conocidas son cytophaga, cellvibrium y cellfacicula

INSECTOS
Los más frecuentes son los anobidos: los escarabajos (reloj de muerte) y las
termitas.
Que se debe hacer una vez infestados

HONGOS
Hay más de 200 especies de hongos que atacan el archivo.
La humedad y el calor son clave.
Penicillium
Asperguillus

Los principales enemigos de la conservación documental son:

Hongos, bacterias, insectos, degradación y personas irresponsables
PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

8) Explique cómo se realiza el proceso de restauración

R/ Los procesos de restauración e intervención tienen por objetivo y finalidad
corregir y/o eliminar las alteraciones o los deterioros que ha sufrido una obra
durante su proceso de consulta; Si bien es entendido que cada obra es diferente
no solo por su forma, contextura, contenido y proceso de elaboración
1. CONTROL: Este primer proceso consiste en controlar la entrada y salida del
material a restaurar y el restaurado, para que no se tenga el riesgo de
almacenamiento y/o acumulación prolongada de material documental o
bibliográfico, antes de ingresar la obra se debe evaluar su estado

2. ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y DETERMINACION DEL TRATAMIENTO: En

este proceso el restaurador deberá realizar un oportuno reconocimiento y
valoración de la obra siendo esta un documento o un libro, para de esta forma
interpretar que tipo de alteraciones han ocasionado su deterioro y proceder a
determinar que tratamiento dar.

3. FOTOGRAFIA: este tercer proceso la fotografía cobra con importante y

esencial paso, todo debido a que con la fotografía de la obra sea esta documental
o bibliográfica, servirá para observar el antes, durante y después del proceso de
restauración.

4. MEDIDAS DE PROTECCION DEL PAPEL: Estas medidas son las que se

deben seguir durante el tiempo que dure el proceso de restauración, para evitar
accidentes como la posible pérdida de la integridad física de la obra, para evitar
estos accidentes se hace necesario seguir algunos parámetros.
5. DESINSECTACIÓN, DESINFECCIÓN, ESTIRILIZACIÓN: esta parte del
proceso consiste en realizar fumigaciones a las obras para eliminar y exterminar
de ellas especies bibliófagas y xilófagas, todo esto para combatir invasión en los
locales de un archivo o biblioteca.

6. LIMPIEZA: Este proceso está dirigido a la limpieza tanto mecánica, limpieza

con disolventes no acuosos, lavado y blanqueamiento, todos y cada uno de ellos
dirigido a una problemática especial de manchas o suciedad que pueda contener
la obra.

7. DESACIDIFICACIÓN: Es el proceso mediante el cual se elimina la acidez del

papel, siendo esta originada por factores intrínsecos y extrínsecos, dicha acidez es
la causante del amarillamiento del papel así como también de la fragilidad del
mismo.

8. CONSOLIDACIÓN: Este proceso cumple la función y/o misión curativa y

constructiva de mantener unidas las fibras y elementos que componen el papel
gracias a su poder adherente, en pocas palabras la consolidación consiste en
adhesivos para reparar daños en el papel.

9. REPARACION DE CORTES Y DESGARROS: en este proceso se

recomienda que cuando una hoja sufre algún daño como una rasgadura, lo
aconsejable es utilizar los pegamentos y/o adhesivos adecuados, los cuales se
mencionan en el numeral anterior, pero por ningún motivo se debe hacer la
restauración con cinta autoadhesiva, ya que esta oxidaría la hoja con el pasar del
tiempo.

10. REINTEGRACIÓN DEL SOPORTE: este proceso tiene la finalidad de

reparar las áreas dañadas de una obra, bien sea por causas de mutilación,
agentes bibliófagos, entre otros, con injertos de otros papeles los cuales sean los
adecuados y ayuden a conservar y dar mas vida útil a la obra. Todo con su debido
proceso de análisis al injerto por parte de restaurador.

11. SECADO Y ALIZADO: Consiste en en poder devolver a su estado natural,

obras que fueron dañadas a causa del agua, aunque el procedimiento muchas
veces hace deformar la obra, se debe procurar disminuir el hinchamiento de las
fibras.

12. LAMINACIÓN: procedimiento por el cual cosiste en laminar el documento

bien sea de forma sencilla o doble y solo se usa en documentos sueltos, que
fueron deteriorados a causa del fuego, insectos, acidez y que por lo tanto han
quedado muy frágiles.

13. ENCUADERNACIÓN: Es un proceso mediante el cual se empasta

nuevamente la obra que por su pasta fue dañada, bien sea por uso, porque la
pasta es de un material malo o bien que por su encolado la obra se partió, este
proceso es muy aconsejable cuando el tipo de encuadernación en la que fue
originalmente empastado el libro ha sufrido algún tipo de deterioro.

14. MONTAJE Y ENCAPSULADO: este último proceso por el que puede pasar
una obra consiste en que después que la obra fue restaurada se proceda a poner
la obra en un contenedor, siendo este cajas elaboradas especialmente para la
obra o carpetas, las cuales se deben elaborar con materiales bajos en acidez.