GUIA DE ESTUDIO DIRIGIDO

INSTRUCCIONES: Del material “Guía de Autoaprendizaje de Acervos Especiales que se encuentra

en la siguiente dirección electrónica: García Paniagua, Ana Lilian y Dora Angélica Solórzano
Navarro. Guía de autoaprendizaje Acervos Especiales. Llevar a cabo los siguientes puntos:

1. Un resumen ilustrado del proceso indicado en ese documento

para las mapotecas, poniendo especial énfasis en la conservación y
preservación de estos acervos especiales. (página 13 a la 21)

MAPOTECA
DEFINICIÓN DE MAPOTECA: La mapoteca es un acervo integrado por mapas. El instructivo para
mapotecas de la coordinación general nos dice que una mapoteca es: Una colección de mapas
clasificados, independientemente de su número o sistema de clasificación.
OBJETIVO DE LA MAPOTECA Y PLANOTECA: Su objetivo es la preservación y conservación del
material (mapas-planos) así como la difusión y el servicio. Los procesos técnicos de plano y mapa
son muy laboriosos debido a que se pueden elaborar en varios soportes.
En la actualidad toda restauración se hace a conciencia, antes de utilizar cualquier tipo de elemento
primero se somete a pruebas para observar puntos de vista (químicos, físicos y biológicos) utilizando
papel test se obtienen confiablemente todas las pruebas deseadas. [CITATION ANA04 \p "pág.
13" \l 4106 ]

Conservación y preservación de Mapas

 En cuanto a la temperatura y la humedad podemos decir que es importante controlarlas de
acuerdo a los siguientes parámetros que se conocen mundialmente 18 a 22 Grados Centígrados
(+_ 3 Grados Centígrados) y de 50 a 60 de humedad relativa (+_ 5 %)

 Y es necesario que se cuente con una persona que tenga conocimientos sobre materiales y
técnicas de encuadernación para que lleve a cabo el desprendimiento de los documentos o
proceso de restauración y evitar en lo posible el deterioro de la documentación.

 Si no se conoce el proceso de restauración es más conveniente evitar restaurarlo y conservarlo

en las condiciones en que se encuentre.[CITATION ANA04 \p "Pág. 16" \l 4106 ]

MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA MAPOTECA Y PLANOTECA

Para poder archivar sin deteriorar el soporte (plano o mapa) se adquirirán los muebles según las
necesidades del archivo como la intensidad de la consulta y el presupuesto disponible.
Los documentos se pueden guardar en forma extendida, enrollada, en posición vertical y horizontal
en:
 archivadores con cajones planos o Planeros metálicos inoxidables de cajones horizontales con
llave. Donde circule el aire para evitar condensaciones en el interior.
 Carpetas de cartón neutro u otro material inerte (metacrilato, policarbonato o tereftalato de
polietileno) No introducir más de 10 ó 15 piezas.

Carpetas de cartón para

mapas y planos
Fuente: página Web

 Archivadores Verticales. Este método es un poco complicado por el montaje de las tiras sobre
los planos pues llevan tiras de material plástico perforadas para poder suspenderse y formar el
sistema de sujeción.

Archivador vertical para

mapas y planos
Fuente: página Web

 Armario Archivador. En su interior se cuelgan las carpetas, estas tienen una percha en uno de
sus extremos, y en su interior pinzas para sujetar los planos y mapas. Es un sistema para
documentos de tamaño medio.

Armario archivador para

mapas y planos
Fuente: página Web

 Cilindros de PVC. Se introduce el documento enrollado. Es un buen medio de protección

contra agentes de deterioro, pero hay que considerar que por estar en forma enrollada por
mucho tiempo es difícil la consulta de estos documentos. [CITATION ANA04 \p
"Pág. 16-17" \l 4106 ]

Cilindros PVC para mapas y

planos
Fuente: página Web

2. Un resumen ilustrado del proceso indicado, en ese documento,

para las fototecas, poniendo especial énfasis en la conservación y
preservación de estos acervos especiales. ( página 35 a la 43)
LA FOTOTECA

Es un acervo integrado por documentación fotográfica. Podemos encontrar en ella: positivos,

negativos, diapositivas, etc.

Según el diccionario de terminología Archivística una FOTOTECA es una institución de servicio

encargada de reunir, conservar y dar acceso a la documentación fotográfica.

OBJETIVO DE LA FOTOTECA. Básicamente el objetivo de la fototeca es el de conservar y

preservar sus materiales fotográficos pues la fotografía es uno de los medios más rápidos y sencillos
de obtener información.

EVALUACIÓN PARA LA FOTOGRAFIA

criterios a seguir y el orden en que se deben formular las preguntas pertinentes a toda colección
fotográfica. [CITATION ANA04 \p "pág. 36-38" \l 4106 ]

1) antigüedad 2) cantidad
3) tema 4) depuración
5) originalidad 6) muestreo
7) identificación 8) accesibilidad
9) calidad 10) fotógrafo

CONSERVACION DE LA FOTOTECA
Según el autor Joao Da Olivera, en su libro manual de preservación fotográfica. Los materiales
fotográficos se deterioran por 10 puntos.

1. EL CALOR. Siempre y cuando el aglutinante fuera gelatina, esto haría que fuera sensible al
calor
2. LA HUMEDAD. La humedad está presente con el calor, el proceso de deterioro es acelerado.
el calor ablanda la gelatina permitiendo la entrada de humedad
3. LOS RESIDUOS QUIMICOS EN EL PROCESO. (Principalmente el sulfito de sodio). Es
necesario después de la toma fotográfica someter a revelado
4. LA CONTAMINACION AMBIENTAL. (Azufre y Mercurio) Reaccionan con la placa metálica
que forman la imagen fotográfica y la empalidecen dándole un color amarillo.
5. EL MOHO. La humedad contribuye a formar hongos que atacan la imagen al grado de
destruir la fotografía.
6. PEGAMENTO ACIDO. La acidez actúa sobre la imagen al grado de destruirla
completamente.
 7. MONTAJE EN PAPELES NO ADECUADOS. daños causados por la liberación de gases
ácidos que emanan del papel de su montaje.
8. MANEJO INCORRECTO DE LAS FOTOGRAFIAS. Las copias, los negativos y principalmente
las placas de vidrio son muy sensibles a daños mecánicos.
9. EL ARCHIVO INCORRECTO. (Estuches no apropiados) si los negativos, transparencias y
copias no son guardados en estuches especiales se dañarán.
10. MOBILIARIO. Las maderas absorben humedad y la transmiten al material fotográfico
[CITATION ANA04 \p "Pág. 39" \l 4106 ]

ZONA DE AIRE ACONDICIONADO PARA LA CONSERVACION DE FOTOGRAFIAS

1. Equipo de aire acondicionado, con los siguientes parámetros: 16° C de temperatura y 50% de
humedad relativa, esto es para las fotografías a BLANCO Y NEGRO, y en fotografías a
COLOR; la temperatura de 5° C y el aire con un 40% de humedad

Aire acondicionado
Fuente: página Web

2. Higrómetro, este es un instrumento para medir la humedad

del aire atmosférico y un termómetro de máximas y mínimas, para un mayor control se deben
hacer lecturas constantes 3 veces al día,
Termómetro Higrómetro
Fuente: página Web Fuente: página Web

3. Sala del archivo este completamente libre de polvo. Se sugieren las siguientes
medidas:

 El equipo de aire acondicionado debe estar provisto de un filtro muy fino

 El piso nunca debe estar cubierto por tapetes, si fuese necesario se puede poner
una capa de linóleo o material similar
 Si el piso es de madera, es aconsejable aplicarle una resina impermeabilizante de
tipo Sintético, pero se prefieren los pisos de cerámica.
 Las ventanas deben ser de madera empotradas en ladrillos
 El área no debe de tener cortinas
 Se debe tener especial cuidado para la iluminación. Nunca utilice luces
fluorescentes, opte por lámparas de bulbo de baja potencia (40 w más o menos),
no debe penetrar en el archivo la luz del día
 El techo y las paredes deben ser pintados con varias capas de pintura esmalte
brillante, de preferencia amarillo claro
  Se debe escoger la sala más pequeña. Será más fácil mantenerla limpia y bajará
el costo de los equipos necesarios para el acondicionamiento
 Se evitará la presencia de personas en las zonas acondicionadas
[CITATION ANA04 \p "pág. 40-41" \l 4106 ]

Sala de consulta adecuada

para fotografías
Fuente: página Web

MATERIALES PARA EVITAR DETERIORO

Algunos materiales que debemos considerar para prevenir el deterioro son:
1. Los empaques no deben tener pegamento, debido a que son ácidos o higroscópicos.
2. Debemos optar por los empaques de plástico, que no absorben la humedad y están cerca de la
composición de los soportes y dispersan el uso del pegamento
3. De los plásticos, aconsejamos el poliéster nylon por ser el que menos reacciona con las
películas y los papeles en deterioro
4. No se debe utilizar plástico que tenga la cubierta brillante, para no arriesgar que el brillo sea
transferido a la superficie mate de la película.
5. Las copias en papel fotográfico pueden ser envueltas en hojas dobladas de poliéster
6. Los negativos pueden ser acondicionados en envolturas especiales, siempre y cuando se
respeten las indicaciones de los materiales.
7. Estos materiales pueden ser agrupados en pastas, para mayor facilidad de archivo y de
organización
8. La pasta debe de ser preferentemente plastificada
9. Los números de clasificación deben estar impresos con tinta inerte, dando prioridad a los
pigmentos puros.
10. Los ganchos de las hojas suspendidas deben ser de plástico
11. Nunca se debe de archivar negativos con copias
12. Las transparencias deben ser acondicionadas en pastas especiales, que las dejen con una de
las caras libre
13. Para la clasificación evite escribir en las hojas, para eso se dejará uno de los espacios que se
deberá acondicionar para el negativo, y en este se introducen dactilografiadas en papel neutro,
las informaciones referentes a las hojas
14. Las pastas deberán de estar lo bastante separadas en el cajón de archivo para que circule el
aire
15. Es necesario que las fotografías estén separadas según sea su soporte; Ejemplo: Copias,
negativos, placas de vidrio etc. [CITATION ANA04 \p "pág. 41-42" \l 4106 ]
 MOBILIARIO Y EQUIPO PARA LAS FOTOGRAFIAS

Se sugiere que se utilice: Un archivero para negativos y otro para copias.

CAJA PARA 70 HOJAS CON VARILLA Protección contra la radiación UV *Protección contra el polvo
*Permite el control de la humedad

Caja para fotografías

Fuente: página Web

HOJA P/20 TRANSPARENCIAS DE 35 mm. PARA CAJA O ARCHIVERO PARA VARILLAS.

Hojas para fotografías

Fuente: página Web

HOJA PARA 4 TIRAS DE TRANSPARENCIAS ENTRADA LATERAL

[CITATION ANA04 \p "pág. 42" \l 4106 ]

Hojas para 4 tiras

Fuente: página Web

3. Investigar de este material y de otros de archivística el proceso

general de conservación y preservación de acervos especiales,
incluyendo la digitalización.

La conservación es el conjunto de procedimientos que llevamos a cabo para proteger los bienes
documentales con el fin de evitar su deterioro y asegurar su permanencia en el tiempo. La
conservación preventiva consiste en detectar los posibles problemas para evitar el deterioro y
pérdida de los bienes. [CITATION Gon \p "pág. 8" \l 4106 ]

Tipos de materiales que encontramos en un archivo

1. Materiales textuales: Transmiten la información mediante texto escrito.
2. Materiales iconográficos: emplean representaciones no textuales para transmitir la
información: dibujos, planos, mapas, fotografías, etc.
3. Materiales sonoros: Emplean el sonido para transmitir la información: discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc
4. Materiales audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido: películas,
cintas de video, DVD, etc.
5. Materiales electrónicos: Generados por cualquier sistema informático, pueden tener
soporte físico o no: documentos Word, Pdf, Excel, imágenes digitales, ficheros de
audio y video, etc. [CITATION Gon \p "pág. 9-14" \l 4106 ]

Fotografía: Es necesario conocer la estructura del documento fotográfico para establecer

las medidas adecuados de conservación y preservación.

Conservación de materiales fotográficos

1. No exponer a la luz de forma directa, solo temporalmente a una intensidad máxima
de 50 lux máximo.
2. Guardar en sobres individuales de papel de pH neutro (recomendables los de 4
solapas) y en cajas libres de ácido de acuerdo a su formato. Los formatos más
pequeños pueden estar en posición vertical, y los mayores de 18x24 cm en
posición horizontal. Hay que valorar el peso de las cajas en los estantes del
depósito.
3. Manipular con guantes, alejados de líquidos, ambientes tóxicos, etc. y con un
especial cuidado por el peso de los artefactos.
4. Condiciones ambientales adecuadas: 35 % HR y 18oC, evitando fluctuaciones.
[CITATION Gon \p "pág. 50" \l 4106 ]

Documentos sonoros, audiovisuales y electrónicos

Sonoros: Para recuperar esta información es necesario reconocer tanto los distintos
soportes como sus respectivos reproductores. La señal que contienen los documentos
puede haber sido fijada de forma mecánica (grabaciones por membrana), eléctrica (con el
uso de micrófonos), magnética (usando las cualidades magnéticas de ciertos materiales),
óptica (por impulsos digitales reflejados por un haz) o mediante combinaciones entre ellas
según el material de que están hechos y el sistema de lectura a usar.[CITATION Gon \p
"pág. 81" \l 4106 ]

En el caso de documentos sonoros, es necesario conocer el tipo de soporte antes de

poder emplear medidas de conservación, si no se tienen conocimientos sobre estos, el
archivero puede avocarse con un especialista, lo cierto es que es de vital importancia
actuar de inmediato en cuanto a los aspectos de Temperatura y Humedad para evitar
deterioro.

Documentos Audiovisuales:
Desde el punto de vista de la conservación deben aplicarse los mismos principios y pautas
que en el caso de los documentos fotográficos y sonoros pues utilizan los mismos
soportes. Normalmente es necesario establecer relaciones con instituciones como la
Filmoteca Nacional o RTVE para la firma de convenios dirigidos a la conservación de
estos materiales.
[CITATION Gon \p "pág. 92" \l 4106 ]

Documentos sonoros y audiovisuales. Deterioros:

 1. Acumulación de polvo y otras partículas.
2. Generación de hongos en sustancias orgánicas.
3. Estrés por cambios bruscos de temperatura.
4. Documentos bobinados: Desimantización, pérdida de sustancia, rizado,
desmadejamiento y problemas de tensión.
5. Roturas por manipulaciones incorrectas.
6. Abombamientos por exceso de calor.
7. Pérdida de datos o rayaduras.  Desintegración por la degradación de
componentes.
8. Embalajes defectuosos.
9. Mal uso de los elementos de captura del sonido y reproductores.
[CITATION Gon \p "pág. 93" \l 4106 ]

Condiciones óptimas para la conservación de acervos especiales

1. Control de temperatura y humedad relativa
2. Buena ventilación, evitando la entrada de sustancias y gases contaminantes
3. Control de luz
4. Limpieza de los espacios
5. Control de plagas
6. Seguridad contra incendios, inundaciones y robos

El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la preservación, debido

a que es uno de los factores que contribuye de manera más significativa en el deterioro de los
materiales. La humedad relativa, en combinación con la alta temperatura, estimula el crecimiento de
hongos y la actividad de insectos. Al contrario, una humedad relativa extremadamente baja, puede
conducir al resecamiento y fragilidad de ciertos materiales. [CITATION Gon \p "pág. 99-
100" \l 4106 ]

[CITATION Gon \p "pág. 101" \l 4106 ]

DIGITALIZACIÓN: Por qué digitalizar:

1. Fomentar el acceso: Cuando un fondo tiene una alta demanda disponer de copias digitales
facilita y aumenta el acceso.
2. Mejorar los servicios de petición y reproducción de documentos (tanto de forma presencial
como online)
3. Reducir la manipulación de los materiales originales que son más frágiles o más utilizados
evitando los deterioros producidos por el uso.
4. Crear una copia de seguridad de los documentos.

La digitalización ofrece muchas otras ventajas como poder compartir recursos con otras
instituciones. Además, es una forma de acercar el patrimonio cultural y científico a la sociedad.
Ejemplos:
Europeana https://www.europeana.eu/portal/en Biblioteca Digital Mundial https://www.wdl.org/es/
Biblioteca Digital Hispánica
http://www.bne.es/es/Catalogos/BibliotecaDigitalHispanica/Inicio/index.html Internet Archive
https://archive.org/
El objetivo principal de la digitalización es la preservación de los documentos

[CITATION Gon \p "pág. 142-143" \l 4106 ]

 Bibliografía

González, Rosa María Villalón Herrera y Raquel Ibáñez. «Técnicas de Conservación de Documentos
de Archivo.» s.f. file:///C:/Users/gatop/Downloads/Curso-T%C3%A9cnicas%20Conservaci
%C3%B3n%20Documentos%20Archivo19-23_11_18.pdf.

NAVARRO, ANA LILIA GARCÍA PANIAGUA y DORA ANGÉLICA SOLORZANO. GUÍA

DEAUTOAPRENDIZAJE, ACERVOS ESPECIALES. México, 2004.