GESTIÓN DOCUMENTAL

ESTUDIO DE CASO

Nombre JHONATAN HOLGUIN DOMINGUEZ

Grupo Aux. Administrativo empresarial y hospitalario

Ejercicio
• Imaginemos que una empresa X que nunca ha implementado un sistema de gestión
documental, tiene 2 meses para organizar su archivo con todos los requerimientos
legales (puesto que nunca las implementaron), responde las preguntas teniendo en
cuenta el caso.

1. ¿Cómo deben empezar a organizar un archivo?

2. ¿Cuáles fueron las causas que originaron esta situación?
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y cómo gestionarlo?
4. ¿En qué momento se hace la eliminación de los documentos de archivo?
5. Según su criterio ¿Cuál es el reto que tiene la empresa X con respecto al archivo?
6. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el buen desempeño de la
empresa?
7. ¿Dónde deben ubicarse los documentos de archivo dentro de una empresa?
8. ¿Cómo deben ser las estructuras de los archivos (muros, techos, pisos, y puertas)?
9. ¿En qué material deben estar hechas las estanterías de los archivos? Mencione
alguna de sus características.
10. ¿Cómo se evita la proliferación de los agentes biológicos en los archivos?
11. ¿Qué medidas debe tener el personal de archivo para proteger su integridad y salud?
12. Los documentos en formato análogo como microfilm, cintas, fonográficas, cintas de
vídeo, rollos cinematográficos y fotografía, CD, DVD, entre otros ¿De qué manera
se deben conservar?
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SOLUCIÓN

1. Identificando la cantidad de documentos que se encuentran en la compañía para

después darle un ordenamiento adecuado, clasificándolos de forma alfabética y
cronológica ya que estos documentos mal ordenados ocupan mucho espacio y se
pueden deteriorar con el paso del tiempo.

2. La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestión y el sistema

documental, ya que los archivos o documentos varían según su importancia de igual
manera hay que aplicar la tabla de retención documental para una buena
organización.
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3. Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla
de una manera excelente la empresa origina productividad ya que el ciclo vital del
documento es las fases de vida que cumple dicho archivo esto con el fin de
gestionar la excelencia de la empresa por medio de los documentos de excelencia de
la misma esta se gestiona por medio de la tabla de retención documental para un
sistema de gestión eficiente.

4. La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la

información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar
aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula
después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia,
por no representar ningún uso o valor para la empresa.

5. Es demostrarle a la empresa que con la implementación de la gestión documental

puede mejorar la estabilidad de la empresa, también, seriar y subseriar por la
importancia de los documentos y su historia patrimonial.

6. Toda empresa debe contar con una base de gestión documental ya que se evita que
la perdida de documentos y tiempo, brinda acceso a la información seguridad
estructurada de los documentos, control de cambio y de revisiones, colaboración
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entre usuarios, ahorro de costos en la empresa en estas se toma como bases físicas y
digitales para la organización y búsqueda de archivos.

7. Ubicación
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por
atentados u objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.

8.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener
el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.

Capacidad de almacenamiento
- Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La manipulación, transporte
y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.

9. Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos

deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que
se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño
señalado.

Estantería

- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando
bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y
estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente
estable.
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- Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100
kg/mt lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben
utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación
cada 7 cm., o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.

10.
Microorganismos
Existen aproximadamente 300 especies de microorganismos que causan deterioro
en los doc.
Bacterias
Organismos unicelulares, microscópicos, visibles al ojo humano cuando están en
forma de colonias. Dentro de las condiciones ambientales para su desarrollo,
presenta un rango amplio la temperatura, requieren de una cantidad de agua para su
crecimiento.
Hongos
Son organismos familiarmente conocidos como MOHO. A diferencia de las plantas
no pueden fotosintetizar, de manera que toman las sustancias alimenticias por
digestión del sustrato en que crecen.
El cuerpo de un hongo es denominado micelio y es la reunión de múltiples
filamentos llamados hifas. Durante su ciclo de vida forman estructuras
especializadas que producen esporas.
Estas son liberadas en el aire donde permanecen en estado latente hasta que
encuentran un medio ambiente favorable.
Los hongos juegan un papel mucho más importante que las bacterias en lo que se
refiere al deterioro de materiales de archivo debido a su amplio espectro de acción y
la poca necesidad de humedad, presencia o ausencia de oxígeno, temperatura y a su
tipo de nutrición.
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PREVENCIONYCONTROL
Examínelo con una lupa o microscopio, presenta una especie de grama fina o
terciopelo, presenta gran variedad de colores.
Se nota humedad y huele ha guardado.
Revisar humedad y temperatura relativas. Haga una prueba con un pincel, si es
polvoriento está inactivo, si es húmedo está activo.

11. Dentro de las medidas de seguridad que se deben tener en cuenta, cabe destacar las
medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en
los archivos, con el fin de evitar posibles traumas o lesiones producidas por
microorganismos u otros tipos de contaminantes como; insectos, roedores y/o la
proliferación de plagas, etc.
El personal a cuyo cargo estén los archivos debe contar con un equipo básico de
elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros, lentes protectores,
cubre bocas entre otros. Así mismo se deben implementar hábitos de aseo, como la
utilización de desinfectante líquido o el quitarse los elementos de trabajo cuando se
va a cambiar de actividad o consumir algún tipo de alimento.
Dichas actividades se pueden desarrollar en conjunto con el Comité Paritario de
Salud Ocupacional, teniendo en cuenta que la Ley 562 de 2012, redefine el papel
del programa de salud ocupacional dándole una mayor importancia dentro del
modelo de mejora continua de los sistemas de gestión.
Uno de los pilares fundamentales en este aspecto, es el Comité Paritario de Salud
Ocupacional. (COPASO) ya que de este grupo de personas depende el buen
funcionamiento de dicho sistema. Dentro de las tantas funciones del Comité
Paritario de Salud, como; investigar, capacitar, coordinar y vigilar, se puede resaltar
la función de inspeccionar. La cual consiste en detectar causas y posibilitar la
reducción o eliminación de riesgos.
Con lo anteriormente descrito se consigue establecer requerimientos de dotación y a
su vez reglamentar prácticas de trabajo que beneficien no solo, la conservación de
los documentos, sino la salud de los funcionarios que trabajen con los archivos.

12.
- Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres
individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una
unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas
estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones
requeridas para garantizar su preservación.
- Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores
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ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de

conservación contendrá solo un diskete o C.D.
- Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda
emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico Grupo
Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).