Almacenaje y protección de microfilmes

Clasificación de documentos
Los documentos se clasifican de acuerdo con los requerimientos de retención establecidos,
pudiéndose clasificar como documentos de archivo o documento histórico.
Documento de Archivo
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades
o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal o legal científico, económico,
histórico o cultural, que debe ser objeto de conservación.
Documento Histórico
Documento único que por su significado jurídico autográfico o por sus rasgos externos y
cuyo valor permanente para la Dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las Relaciones
Internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales lo convierte en un
documento
histórico y especialmente valioso para el país.
Almacenaje y protección
Hay un número considerable de factores que influyen en el almacenaje de las películas
fotográficas, tales como los costos y facilidades del almacenaje, frecuencia en el uso de los
microfilmes y valor de los documentos. Además no siempre es posible predecir la
durabilidad
de las películas, por lo tanto debemos tomar las siguientes providencias:
Protección al fuego
Toda empresa debe tener una norma sobre el valor de los distintos tipos documentales,
como también de normas de protección y seguridad; para ello, se debe recurrir a las normas
existentes en asociaciones internacionales de seguridad industrial, o a la asociación
nacional
americana de protección contra el fuego.
Almacenamiento de Rollos Bóvedas de Seguridad
Las bóvedas o salones de archivo de microfilmes deben estar construidos de acuerdo con la
localización de la empresa y del uso frecuente de la información.
Dentro de las condiciones que deben existir están las siguientes :
-- Libre de polvo, por lo tanto sobran los tapetes; el aseo se hará con trapeadores
húmedos para no levantar el polvo, o utilizar extractores de aire.
-- La puerta debe ser metálica, igualmente se debe tener presente que dentro del lugar
no pueden existir muebles de madera, papeles o materiales combustible.
-- La bóveda no debe ser como la de los bancos, pues ésta no tiene aire acondicionado,
ni circulación de aire para las películas.
Gabinetes
Los gabinetes deben ser metálicos, que tengan orificios en cada uno de sus compartimientos
para garantizar una buena aireación de los microfilmes y así evitar la oxidación y otros
problemas.
La pintura de los gabinetes debe ser de tipo horneable, que con el calor no suelte humedad
y que mantenga fuera de distorsiones los microfilmes; para tal efecto pueden verse las
normas
dadas por National Board of Fire Under Writes.
Hoy en día son muy prácticos los archivadores rodantes por cuanto dan una alta capacidad
de almacenaje y aireación; pero hay que tener en cuenta, en los casos en que estén
fabricados
con madera, que este elemento es combustible, por lo tanto el archivo debe prever este
condicionante de seguridad.
Altas Temperaturas
Las películas con base de seguridad (safety film) que están almacenadas con humedad
relativa
de 50% o menos, pueden resistir 250 ºF durante 24 horas. A 300 ºF, pueden ocurrir
distorsiones en pocas horas.
Gabinete de Almacenamiento de rollos de microfilme Protección al agua
Las películas deben estar seguras en caso de eventual inundación, o de uso del agua en los
incendios. Los gabinetes generalmente tienen una base sobre la cual descansan los
compartimientos
del mismo; en prevención deben ir sobre otra base (metálica o de cemento)
de unos 10 centímetros de alto con el fin de que el agua no alcance las películas; lo más
práctico sería usar parrillas con la altura indicada.
Humedad relativa
La humedad relativa está clasificada según se trate de documentación comercial o de
archivo;
en la mayoría de las empresas los lugares de almacenamiento de microfilmes es el
mismo para ambos tipos, por lo tanto tendrán prioridad los de calidad de archivo.
Humedad alta
Las películas de hoy están diseñadas para una humedad no superior al 50% (HR), pero si
logramos que ésta sea de 35% o menos, estaremos minimizando los peligros de hongos y
otras enfermedades microscópicas.
Humedad baja
La humedad baja tiene problemas con la película de uso frecuente, debido a que después
del revelado ésta adquiere una fuerza estática (se convierte en un imán); este fenómeno
también puede ser producido por la frialdad de una humedad baja, por lo tanto, las películas
de uso diario se rayan debido a las partículas que la película recoge de la atmósfera. En
el caso de las películas de carácter inactivo (seguridad) sería bueno y aconsejable
mantenerlas
en baja humedad, pues preserva la películas de daños microscópicos y hongos.
La humedad baja hace que las películas tiendan a ser quebradizas, por eso se recomienda
que antes de hacer uso de ellas se aclimaten al ambiente de trabajo; esto puede durar hasta
ocho días.
Otro de los problemas de la humedad baja es el ensortijamiento hacia el lado emulsionado.
También podemos decir que esta cavidad protege el filme del polvo y por ende de rayones.
Por las razones anteriores se han determinado que las películas de calidad de archivo se
clasifiquen en activas e inactivas, las primeras con una humedad relativa entre 30 y 50% y
las inactivas entre el 15 y 20%.
Control de humedad
Cuando las películas requieren de un largo periodo de conservación, necesitamos un buen
control de humedad. En los lugares de humedad alta (caso Colombia), podemos reducirla
con un buen sistema de aire acondicionado; con éste debería instalarse un filtro de aire
a fin de evitar el polvo, contaminación gaseosa y otras impurezas del salón asignado para
guardar los microfilmes.
El papel aluminio es otro gran aislador de humedad; éste podría aplicarse al forrar las
paredes
del salón y luego recubrirlo con acero y cemento o viceversa.
No debe usarse deshumidificadores como los cristales de clorato de calcio o las sílicas, ya
que causan enfermedades microscópicas, que de acuerdo con las circunstancias de
almacenamiento
pueden dañar las imágenes.
Hongos
Cuando los microfilmes son almacenados en lugares que tienen atmósfera con una
humedad
relativa superior a 60%, éstas tienen la tendencia a adquirir hongos, que pueden crecer
en cualquiera de las dos caras de la película, siendo más dañinos en la parte emulsionada;
las esporas que forman los hongos van cubriendo las imágenes y crecen en mayor cantidad
cuando el medio ambiente tiene una humedad relativa alta.
Los hongos no se deben quitar por medio del agua o pasándolos nuevamente por el
procesador
(ANSI/AIIM MS 45-1990), la razón es que el hongo proviene de la humedad y
al humedecerlos nuevamente estaríamos ayudando a su crecimiento; los hongos también
crecen en los carretes. Daños microscópicos
Otros daños microscópicos que se originan y crecen con la humedad relativa alta son los
producidos por los deshumidificadores como la sílica.
La humedad alta también puede producir oxidaciones que se aceleran, más cuando los
lugares de almacenamiento están en zonas industriales, donde abundan el ozono, los
peróxidos,
el dióxido de azufre o los óxidos de nitrógeno.
Los carretes plásticos son pues los más adecuados para evitar las oxidaciones, las cajas
plásticas
deben desecharse; las cajas más prácticas deben ser de un cartón con mínimo índice
de acidez para evitar contaminación química.
Las cajas de cartón permiten que las películas reciban oxigenación; las cajas plásticas y
metálicas
son recomendables en lugares donde hay mucho polvo y contaminación ambiental,
pero se requiere garantizar una humedad relativa baja de por lo menos 30%; además los
gabinetes de almacenaje deben ser aireados diariamente.
Protección contra robo
Hay instalaciones en que los salones de almacenaje han sido construidos con alarmas y
puertas
de banco, teniendo en cuenta las providencias anteriores; otras medidas que se toman son
las de pólizas de manejo y la asignación de pocas personas para que manejen el sistema.