PROGRAMA DE FORMACIÓN:

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Descripción: Preservación y Conservación Documental

COMPETENCIA:
Organización De Archivos De Gestión

FICHA:
2183358

INSTRUCTOR:

Ana Helena Zabala Rodríguez

APRENDIZ:
Luis Diego Montero Hueso

BOGOTÁ D.C

Año 2021
Introducción
La finalidad de este taller es Conocer las condiciones técnicas de edificios, depósitos, muebles,
equipos, calidad y especificaciones para las unidades de conservación, donde se ubicarán los
documentos, para la preservación y conservación, así como para evitar que el medio ambiente
incida de manera negativa en los diferentes soportes, de acuerdo con las tecnologías utilizadas.

También así mismo conociendo los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo vital, poseen
valores primarios (administrativos, legales, fiscales, contables, funcionales/técnicos), en la primera
y segunda fase, y en la tercera, según la disposición final en la TRD, poseen valores secundarios
(históricos, científicos, culturales y misionales).

En su totalidad es comprender totalmente los conceptos de preservación documental de una

manera más practica y clara.

1. Consultar e Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos de archivo,

muebles, equipos y unidades de conservación de documentos.
LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS: Establece las reglas y principios que regulan la
función archivistas del estado. Para ello se a establecido en esta ley una serie de artículos que le
permiten a una entidad pública o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada
gestión de archivo de documentación.

ACUERDO 48 DE 2000:"Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de

documentos, del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y
restauración documental".

Acuerdo 050 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de
documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo.

2. Investigar los conceptos de Preservación y conservación documental

CONCEPTO La Preservación documental es el medio por el cual se realiza un conjunto de
procedimientos y toma de medidas que son destinadas para asegurar que los documentos físicos
estén protegidos ante todo tipo de deterioro que se presenten en ellos por causas externas o
internas.

1. Factores ambientales: humedad, temperatura, luz y polvo

De todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la conservación
de los materiales es la humedad, ya que favorece el desarrollo de microorganismos y reacciones
de oxidación e hidrolización de la celulosa.

Hay que tener en cuenta la humedad absoluta, la relativa y la humedad de equilibrio; la

temperatura siempre está ligada a la humedad para la conservación de los documentos, una
temperatura alta nuca es aconsejable porque acelera las reacciones enzimáticas de los
microorganismos, el control de la temperatura debe ser muy riguroso y debe estar ligado al
control de la humedad relativa; con respecto a la luz, los archivos son los lugares más sensibles y lo
ideal es que se mantengan oscuros y únicamente deban tener luz artificial, puesto que la
exposición de los documentos impresos a la luz solar es nociva; el polvo es otro de los factores
ambientales, en los depósitos debe limpiarse de forma regular y no se deben utilizar escobas, que
transportan la suciedad a otra zona del depósito.

Por eso, es aconsejable el uso de aspiradoras, trapos o gamuzas secas y evitar el abuso de agua,
lejía y detergentes abrasivos. La limpieza de los documentos debe ser una tarea vigilada por el
personal cualificado.

2. Factores biológicos: microorganismos, insectos y vertebrados

La existencia de una actividad biológica en los depósitos se debe a dos factores: en primer lugar,
muchas veces la celulosa y los materiales proteínicos constituyen una fuente de alimento; y el
segundo factor, ligado al primero, hace referencia a las condiciones ambientales de los archivos.

Se deben evitar las condiciones que supongan la reproducción de estos agentes biológicos con una
serie de medidas: mantener una temperatura y humedad relativa adecuadas; tener una baja
intensidad lumínica; vigilar y controlar periódicamente el fondo; realizar tratamientos preventivos,
con desinfectantes, y fumigación en época de cría.

Dentro de los microorganismos están los hongos, que son organismos pluricelulares que se
desarrollan con una temperatura y humedad alta, estos rompen las fibras del papel. La
degradación más visible son las manchas de diversos colores (rojizas, marrones o violáceas), estos
daños son irreversibles. Dentro de los microorganismos encontramos las bacterias, que son
organismos unicelulares que se desarrollan gracias a la oscuridad, la humedad y el calor. La
degradación que producen son manchas de distintos colores, llegando a la destrucción total del
documento. Tanto los hongos como las bacterias pueden reblandecer el papel creando un aspecto
algodonoso que puede llegar a desintegrarlo.

Los insectos bibliófagos o comedores de libros son también un peligro para el fondo bibliográfico,
existen unas 100 variedades y se pueden dividir en dos grupos: los insectos regulares (piojo del
libro, pececillo de plata, cucaracha, coleóptero, etc.), que se alimenta del papel; y los insectos
ocasionales más los insectos xilófagos (lo más peligrosos son las termitas), que son comedores de
madera, pero también atacan al papel. Estos insectos presentan más peligro cuando están en su
estado de larva.

Hay una serie de animales vertebrados que suelen ser frecuentes en los archivos: los roedores y
los pájaros. Los roedores ejercen una acción mecánica destructiva sobre el papel que roen, pero
hoy en día son bastante fáciles de combatir con productos raticidas; y respecto a los pájaros, la
documentación se suele ver afectada por sus excrementos, lo que supone un caldo de cultivo para
el desarrollo de microorganismo e insectos.

3. Factores inducidos por el hombre

Este es uno de los factores que más afecta al patrimonio bibliográfico y documental, unas veces
inducido conscientemente y otras por negligencia o ignorancia. Dentro de estos factores están
incluidos el entorno/edificio, puesto que lo más normal es que los archivos estén ubicados en
edificios históricos no aptos para dichas funciones. En este tipo de edificios son frecuentes los
problemas de humedades, instalaciones eléctricas obsoletas, etc., el exterior del edificio también
influirá en la conservación, pues un entorno contaminado o degradado dificultará las medidas de
conservación preventiva. También hay que hablar del uso y la manipulación de los fondos, pues no
siempre se hace de una forma responsable y cuidadosa; y por último están los actos violentos o
robos para el provecho económico o para la satisfacción de coleccionistas.

4. Factores catastróficos o accidentales

Estos factores pueden causar graves daños en los documentos y frente a esto es de obligada
necesidad fijar unas pautas de prevención. Estos factores son el agua y el fuego. El agua puede
provocar estragos en los archivos: roturas de cañerías, filtraciones, atascos de bajantes o fallos en
las construcciones colindantes son causas que afectan al fondo documental. Desde el primer
momento hay que adoptar una serie de medidas para evitar la aparición de moho u hongos:
debemos mantener la temperatura lo más baja posible e intentar reducir la humedad relativa con
deshumificadores. El fondo más valioso hay que preservarlo en cámaras separadas del resto de la
documentación.

En caso de emergencia, habrá que tener en cuenta la congelación, que permite conservar el
documento hasta que pueda ser tratado por expertos. El sistema más sencillo y barato de secado
es intercalar papel absorbente en las hojas de los documentos y mantener los volúmenes de forma
vertical aireados con ventiladores, este proceso es muy lento. Otros sistemas más caros son la
evaporación y la liofilización: método de conservación consistente en la deshidratación,
sometiéndose a una rápida congelación y eliminando el hielo posteriormente. Para evitar que el
fuego acceda a los fondos de los archivos se pueden realizar medidas como: la vigilancia continua
del edificio y las instalaciones; la utilización de compactos o estanterías ignífugas; puertas
cortafuegos en los accesos a los depósitos; y alejar las instalaciones eléctricas.

3. Consultar los principales factores de deterioro en los bienes documentales:

Ambientales: De todos los factores ambientales, el más importante respecto a su control para la
conservación de los materiales es la humedad, ya que favorece el desarrollo de microorganismos y
reacciones de oxidación e hidrolización de la celulosa.

Hay que tener en cuenta la humedad absoluta, la relativa y la humedad de equilibrio; la

temperatura siempre está ligada a la humedad para la conservación de los documentos, una
temperatura alta nuca es aconsejable porque acelera las reacciones enzimáticas de los
microorganismos, el control de la temperatura debe ser muy riguroso y debe estar ligado al
control de la humedad relativa; con respecto a la luz, los archivos son los lugares más sensibles y lo
ideal es que se mantengan oscuros y únicamente deban tener luz artificial, puesto que la
exposición de los documentos impresos a la luz solar es nociva; el polvo es otro de los factores
ambientales, en los depósitos debe limpiarse de forma regular y no se deben utilizar escobas, que
transportan la suciedad a otra zona del depósito.

Bióticos: Los riesgos bióticos o causas biológicas se deben a la acción de microorganismos como
los hongos y las bacterias, los cuales pueden reproducirse con más facilidad debido a que las
condiciones de temperatura y humedad lo permiten. Dichos microorganismos general manchas
sobre el papel y pigmentar el material ocasionando serios problemas en cuanto a la preservación
de documentos.

Desastres: Deficientes condiciones administrativas y físicas, por falta de programas y sistemas de

prevención, detección y control (Incendios, terremotos e inundaciones) 4 Técnico en Asistencia en
Organización de Archivos

Antropogénicos: Son todos aquellos factores que son ocasionados por el hombre. Se conoce que
el ser humano es el mayor causante por pérdida y deterioro de los documentos y materiales de
archivo. Las principales razones son por descuido, ignorancia o negligencia.

4. Consultar sobre primeros auxilios para los documentos.

Se han definido tres niveles para abordar la problemática de salvaguarda de los bienes
de patrimonio: La preservación o conservación preventiva, la conservación y restauración
La preservación, abarca todas aquellas acciones directas o indirectas dirigidas a detectar,
controlar y erradicar los mecanismos externos de deterioro. La conservación, enmarca las
acciones de aplicación directa, dirigida a detener la acción deterior ante de factores o
mecanismos externos e internos de deterioro.
Para la aplicación de procesos de preservación se tendrá en cuenta la aplicación de
programas básicos de primeros auxilios para documentos
Limpieza mecánica o superficial: Retirar elementos metálicos, eliminar el polvo y
suciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave. Para aquellos documentos que
presenten técnicas resistentes a este proceso, se podrán eliminar con una goma de borrar
Nata, esta goma se puede utilizar de formar pulverizada.
Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: Está técnica requiere análisis previos, solo
pueden retirarse mediante el empleo de solventes químicos. Las cintas que no cubran el
contenido, se pueden retirar aplicando una mínima cantidad de alcohol con un pincel
Eliminación de pliegues y dobleces: Para las hojas que presentan dobleces leves y no muy
marcados. Desdoble levemente, colocar por el anverso, del pliegue un papel filtro,
presione con una plegadera el doble con movimientos circulares, llegue solo hasta donde
el papel lo permita.
Unión de roturas y rasgaduras: Se puede utilizar un pegante, el cual se prepara con un
gramo de estabilizador de helado y diez centímetros cúbicos de agua tibia. También se
puede utilizar la cinta mágica en cortes pequeños de forma que cubra la rotura.

5. Consultar los principios, las condiciones técnicas y estructurales de los depósitos de

archivo, así como los equipos requeridos para la preservación y conservación de los
archivos.
Ubicación.
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
Aspectos Estructurales.
- Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las
de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario
aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones
de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
Estantería:
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:
- Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt
lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7
cm. o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de
20cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70cm.,
y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo
de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la
documentación almacenada.
Tipo de muebles:
Mobiliario para Obras de gran Formato
Archivadores verticales
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Estantería fija
Estantería Rodante
Estantería Raks
Condiciones Ambientales
Temperatura de 15 a 20 oC con una fluctuación diaria de 4 oC. - Humedad relativa entre
45% y 60% con fluctuación diaria del 5%. Ventilación. - El caudal debe garantizar la
renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora
Filtrado de aire. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de
partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
Iluminación en depósitos. - Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. -
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen. - Evitar la incidencia de la luz
directa sobre documentación y contenedores. - Como iluminación artificial se podrá
emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta
EQUIPOS DE EMERGENCIA
- Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito, el número de unidades deberá estar
acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Extractores de agua de acuerdo con el material a conservar
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la
atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento.
 - Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente
la humedad ambiental. - Las unidades de conservación requieren de un programa de
limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
6. Investigar a cerca de los muebles, estantes y equipos recomendados para el
almacenamiento de los archivos
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
Ubicación
- Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad.
- Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u
objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento.
Aspectos estructurales
- Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra que se deberá
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.
Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material
documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan
los procesos de retención y valoración documental.
Estantería:
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o
aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
- Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/mt
lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7
cm., o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.

7. Consultar e identificar los tipos de Unidades de conservación: cajas y carpetas y sus

especificaciones técnicas.
A partir de la promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 2000 esta da la
obligación de implementar un Sistema Integrado de Conservación donde se establece la
conservación de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con las
tecnologías avanzadas, en cualquier etapa de su ciclo vital, para eso se habla de Cajas para
Archivo Central ( Ref: X200, X300 y AGN) y Cajas para Archivo Histórico (Ref X100).
CAJAS DE ARCHIVO: El objetivo principal es proteger la documentación del polvo, la
contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, ya que estos
están en contacto directo con el medio ambiente. Facilitan el manejo y organización
porque se ubican en estantes y, si están debidamente identificadas, permiten un
asesoramiento rápido.
Es necesario identificar las cajas en lugar visible para facilitar su ubicación, para ello se
puede imprimir sobre una de las tapas externas un rótulo con los datos básicos de
identificación:
•Caja N°
•Dependencia
•Serie
•No de carpetas
•Fecha

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO -REF X100 (Archivo Histórico):

Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

Dimensiones internas: ancho: 11.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12.5 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 42.5 cm.
ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO -REF X100 (Ref.: Caja para Archivo Central AGN):

Dimensiones internas: ancho: 13 cm. x alto: 24.8 cm. X largo: 35.8 cm.

Dimensiones externas: ancho: 13.3 cm. x alto: 25 cm. X largo: 36 cm.

Diseño: Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su apertura.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X200 (Caja Para Archivo Central):

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.

 Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.
Medidas que sé que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su
manipulación. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.

Recubrimiento interno: tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los
documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras,

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X300 (Caja Para Archivo Central):

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 32.5 cm.
Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 33 cm.
Diseño: Incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para manipulación. Lleva
pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro costados de la base y en dos
costados de la tapa. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e
insectos.
ESPECIFICACIONES SOBRECUBIERTAS LATERALES (Sobrecubiertas Laterales):

Externas armadas:
Largo: 39 cm
Ancho: 29 cm
Pestaña corte del libro alto: 6.5 cm Pestaña lomo del libro alto: 3.5 cm

Internas armadas:
Largo: 38.5 cm
Ancho: 27.5 cm
Pestaña corte del libro alto: 5.5 cm Pestaña lomo del libro alto: 3.5 cm

Dimensiones desarmadas:
Largo: 50.5 cm
Ancho: 50

Función: Las sobrecubiertas son dos tapas separadas que se utilizan para proteger y
sostener la documentación que se encuentra encuadernada o empastada. Facilita la
manipulación de los documentos que presentan problemas con las costuras, debilitamiento
del cuerpo y/o de la cubierta de las unidades y deterioros en los empastes o
encuadernaciones.
Material de la cinta de faya: Es una cinta textil utilizada para ajustar y amarrar las
Sobrecubiertas Laterales, pero también se puede utilizar para agrupación de documentos
pero que deben llevar una base y tapa de material rígido para evitar rasgaduras de las
primeras y últimas hojas.

ESPECIFICACIONES CAJAS PARA ALMACENAMIENTO HORIZONTAL (Cajas para

documentos de mediano formato):
Tapa
Dimensiones internas: largo: 60 cm x ancho: 44 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 60,5 cm x ancho: 44 cm x alto: 8,5 cm
Base
Dimensiones internas: largo: 57,5 cm x ancho: 41 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 58 cm x ancho: 43 cm x alto: 8,5 cm
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la consulta y retiro de la
documentación.

ESPECIFICACIONES CAJAS PARA ALMACENAMIENTO HORIZONTAL (Cajas para

documentos de gran formato):

Tapa
Dimensiones internas: largo: 88 cm x ancho: 61 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 88,5 cm x ancho: 62,5 cm x alto: 8,5 cm

Base
Dimensiones internas: largo: 87 cm x ancho: 59 cm x alto: 8 cm
Dimensiones externas: largo: 87,5 cm x ancho: 60 cm x alto: 8,5 cm
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la introducción y el retiro
de la documentación.
ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO (Carpetas con Solapas Laterales):
Dimensiones:
Total: Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.
De la base central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm. Ancho: 25.5 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. X largo: 17cm.
Material: La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión
y ser insolubles en agua.

La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
imperfecciones. Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o
de propalcote de 300 g/m2 o 320 g/m2.

ESPECIFICACIONES CARPETAS DE ARCHIVO (Carpetas Plegadas por la mitad):

Ancho de la cartulina: 45,5 cm
Largo de la cartulina: 35 cm Ancho cubierta posterior: 23,5 cm
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm para la identificación
Ancho cubierto anterior: 22 cm
Diseño: plegada por la mitad
ESPECIFICACIONES SOBRES PARA ARCHIVO (Sobres para archivo):
Dimensiones:
Tamaño carta: Ancho: 22.5 cm
Tamaño carta: Largo: 29 cm
Estas dimensiones incluyen plegado lateral o central de 2 cm con adhesivo y pestaña
superior de 3.5 cm para cierre.
Tamaño oficio: Ancho: 29 cm
Tamaño oficio: Largo: 35 cm
Diseño: Material plegado en cuatro dobleces, adherido en dos puntos lateral o central e
inferior. Lleva una aleta superior de seguridad para cierre y un corte en v debajo de la
aleta de seguridad que facilita la manipulación de los folios que se almacenan en su
interior.
Material: Se puede utilizar papel bond blanco de 90 gr o 150 gr según necesidad o de
gramage superior.
8. Consultar e interpretar las normas de seguridad de la información para la
conservación de los archivos en los depósitos.
ACUERDO No.037 (septiembre 20 de 2002)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación
de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley
General de Archivos 594 de 2000
Estas normas como tal buscan aclarar la propiedad, manejo y aprovechamiento de los
archivos públicos y así mismo consagrando la administración pública contratando
personas naturales o jurídicas para los servicios de custodia, organización, reprografía y
conservación de los documentos de archivo.
Entre los servicios de deposito se toman en cuenta los requisitos mínimos con condiciones
técnico ambientales.
9. Indicar las partes de un programa de protección para los documentos de archivo en
un depósito. Un Ejemplo de Programa.
ACUERDO No. 008
(31 OCT 2014)
“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación
de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los
artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”
EL CONSEJO DIRECTIVO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO
Que el artículo 26° de la Constitución Política establece que las autoridades competentes
inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y
oficios que impliquen un riesgo social.
Que el título IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la
“ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”.
Que el artículo 13° de la Ley 594 de 2000 preceptúa que en los casos de construcción de
edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Que el artículo 14° de la Ley 594 de 2000 establece que “La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno
control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público,
no son susceptibles de enajenación“.
Que el parágrafo 1° del artículo 14° autoriza a la administración pública a contratar con
personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo.
Que el parágrafo 3° del artículo 14° de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la
Nación para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas
naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Que el artículo 34 de la Ley 594 de 2000, Normalización, faculta al Archivo General de la
Nación para fijar “(…) los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la
creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos,
teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.
Que el Decreto 1515 de 2013 en su título V “Contratación del Servicio de Custodia de
Documentos de Archivo por parte de entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas” en el artículo 13 establece que “Las entidades públicas no podrán
contratar con empresas privadas, la custodia de documentos de conservación
permanente, sobre los cuales exista la obligación de transferirlos al Archivo General de la
Nación o a los archivos generales territoriales; tampoco podrán contratar con firmas
privadas o terceros la custodia o administración de documentos declarados como Bienes
de Interés Cultural (BIC) “.
Que el desarrollo de los diferentes procesos y actividades de la función archivística de que
trata la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, que sean contratados por
entidades públicas con personas naturales o jurídicas, sean éstas privadas, de economía
mixta, o industriales y comerciales del Estado, tanto nacionales como extranjeras deben
cumplir igualmente con las normas que expida el Archivo General de la Nación.
Que los servicios relacionados con la gestión documental y la administración de archivos
comprenden todo tipo de documentos y archivos, sean éstos análogos (físicos) o
electrónicos, independientemente de su formato y soporte.
Que el Estado es responsable del patrimonio documental del país, se encuentre éste bajo
su custodia o bajo la administración temporal de un tercero, delegado o contratado por
medio de un proceso de contratación, teniendo en cuenta normas para selección de
contratistas establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 del 2007, Ley 1474 de 2011,
Decreto 1510 de 2013, y demás herramientas expedidas por la Agencia Nacional de
Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
Que en mérito de lo expuesto,
10. Investigar las normas y legislación vigente sobre depósitos de archivo, muebles,
equipos y unidades de conservación de documentos.
Del mismo acuerdo ACUERDO No.037 (septiembre 20 de 2002)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos
594 de 2000.

CONSIDERANDO:
Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes
inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y
oficios que impliquen un riesgo social. Que el titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las
normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”.
Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las
especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: “La
administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”.
Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas
naturales o jurídicas que presten estos servicios.
Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del
original a la copia producida en microfilm.
Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de
original, carácter jurídico y fuerza probatoria a los “mensajes de datos” y sin perjuicio de
lo explícito en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno señalar
lineamientos generales para la prestación de servicios de reproducción digital de
documentos de archivo.
Del articulo primero
Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la
prestación de los servicios de que trata el artículo 14 Parágrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin
detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes
requisitos mínimos:

SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales.

1. EDIFICACION:

1.1. UBICACIÓN Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible deben estar situado lejos de
industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos. Prever el área
suficiente para albergar la documentación reuniendo las condiciones de seguridad, regulación de
las condiciones ambientales y ventilación.

1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES. La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas
para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2 , si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra
que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al
señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas deberán igualmente
poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento
de sustancias nocivas para la documentación.

1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Deben garantizar el

desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación
climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Deben
contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos
documentales.

1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de

servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas
técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que
debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de
custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

1.5 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. El almacenamiento de la documentación, deberá

establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales,
considerando los siguientes aspectos:

1.5.1. Estantería. Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes
o aristas que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en
láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable. Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt
lineal. Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar
párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los
estantes con sistemas de fijación. La balda superior debe estar a una altura que facilite la
manipulación y el acceso a la documentación. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm
del piso. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
deterioros a la documentación. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. Se debe dejar un espacio mínimo de
20 cm. entre los muros y la estantería. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes
debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes: El diseño del mobiliario
estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas,
dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación. El
mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural,
recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado
referido a Estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar
factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la
información en ellos contenida.

1.5.3. Unidades de conservación

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas

o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera
considerable la conservación de los mismos. Las unidades de conservación deben ser elaboradas
en cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que
impida la acidificación por contacto. La resistencia del material y el diseño adoptado para la
elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos. La
distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo,
rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD,
entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro.

Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores
nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen
condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de
soporte.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en

material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse
completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de
calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de
datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito
de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.

Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o
contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá
solo un disquete o CD.

2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL

DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes
atmosféricos e iluminación, así:

2.1. Humedad relativa y temperatura.

Soporte de papel Temperatura de 15 a 20 ºc con una fluctuación diaria que no exceda los 2ºc.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores
máximos y mínimos

Fotografía Blanco y negro: Temperatura de 15º a 20º C. Para conservación permanente la

temperatura deberá ser inferior a 15º C. Humedad relativa de 40% a 50%. Para conservación
permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de
humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.

Fotografía a color

Temperatura menor a 10ºC. Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas

inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%

Cintas de audio

Temperatura de 10 a 18ºC. Humedad relativa de 40% a 50%.

Medios Magnéticos: Temperatura 14 a 18ºC Humedad relativa de 40% a 50%.

Discos ópticos Temperatura de 16 a 20ºC. Humedad relativa de 35% a 45%.

Microfilm Temperatura de 17 a 20ºC. Humedad relativa de 30% a 40%.

2.2.Ventilación
 Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de
intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características
espaciales del inmueble. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

2.3. Filtrado de aire

Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.

2.4. Iluminación

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. La radiación ultravioleta no debe superar
los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de
conservación. La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad
colocando filtros ultravioletas.

La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de

temperatura que se deban proporcionar Los balastros no deben estar en el interior de los
depósitos. Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada

Parágrafo. Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características

climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar
las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas
variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar
las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, mas aún cuando se trate
de conservación permanente de documentos de archivo.

2.5. Seguridad

Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o
multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se
aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.

El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del
depósito y la capacidad de almacenamiento. Se deben implementar sistemas de alarma contra
incendio y robo. Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos
para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.

2.6. Mantenimiento

Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la

estantería y de las unidades de conservación. Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la
edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de
corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.

En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2
también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios,
adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.
 C) SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Las personas naturales que presten servicios para la conservación de documentos de archivo,
deberá acreditar título universitario en Restauración de Bienes Muebles.

Las personas jurídicas que preste servicios para la conservación de documentos de archivo,
deberán acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con título universitario
en Conservación y Restauración de Bienes Muebles, y será quien desarrolle la propuesta de
intervención y ejecute los procedimientos de intervención.

La persona natural o jurídica que preste los mencionados servicios, deberá garantizar la
disponibilidad de infraestructura necesaria en cuanto a áreas, instalaciones, equipo y materiales
que garanticen la adecuada intervención, así como el personal técnico de apoyo a los procesos
quienes deberán acreditar experiencia en el campo.

La experiencia especifica en la materia de intervención, se demostrará con certificaciones que

expidan las Entidades donde se haya prestado el servicio.

Procedimiento técnico de conservación La persona natural o jurídica que preste los servicios de
conservación preventiva, conservación y restauración, independientemente del tipo de soporte,
deberá garantizar durante la ejecución la aplicación de principios y criterios mínimos según los
siguientes procedimientos:

1. Conservación integral. Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de

conservación preventiva, conservación o restauración, se debe realizar un examen
diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o
tratamientos a realizar.

Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los programas o

procesos ejecutados. Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clínica.

Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clínica de los procedimientos ejecutados,
darán cuenta de la patología, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los
materiales y métodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones
para procurar la preservación del bien documental. En ella se consignará el nombre del
profesional titulado que ejecutó el tratamiento. Con su firma asumirá la responsabilidad
derivada de su actuación.

No se podrá efectuar intervención alguna en bienes declarados de interés cultural, sin la

correspondiente autorización del Ministerio de Cultura. Y deberá garantizarse la supervisión
del trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio,
de conformidad con lo establecido en el artículo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.

En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos declarados de

interés cultural por profesionales que no cuenten con la titulación universitaria de formación
en Conservación y Restauración de Bienes Muebles o fuera de los laboratorios expresamente
autorizados por el Archivo General de la Nación.

1.1. Intervención
 1.1.2. Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que
posee o ha adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales del
mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor
testimonial esta dado por la información que transmite y por la forma física y formal como se
ha elaborado, cualquiera que sea su soporte.

El objeto documental puede integrar variedad de tipos documentales, diferentes tecnologías

de elaboración y diversos estados de conservación, de acuerdo al contexto del cual hace parte.

Los procedimientos de conservación en archivos deben tender al tratamiento de grupos

documentales y no al manejo individual y aislado de sólo algunas unidades.

1.1.3. Unidad del soporte

y de la imagen gráfica. El documento esta conformado por una serie de elementos
gráficos que transmiten la información consignada y un soporte, por lo tanto toda
intervención debe preservar intacta la información como el soporte.
1.1.4. Integridad física del documento.
Toda intervención respetará las calidades y cualidades materiales de la
documentación. Previo a cualquier intervención es indispensable realizar un
cuidadoso análisis de los materiales, para garantizar al máximo su permanencia,
perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
1.1.5. Principios de intervención.
Como principios de intervención se tomarán en consideración, el mínimo
tratamiento, la utilización de materiales inocuos y compatibles con la tecnología de
elaboración del mismo. Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y en
lo posible permanecer inalterables a las condiciones ambientales y ser reversibles.
Todos los tratamientos masivos de conservación deben adoptarse con precaución.

1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del
Patrimonio Cultural de la Nación.
La documentación al prestar un servicio social y cultural como fuente de
investigación, consulta o gestión, no podrá tratarse como un objeto de museo. Las
intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentación tanto en
sus valores primarios como secundarios. El tratamiento a realizar deberá contar con el
análisis profesional interdisciplinario que permita y contribuya a su entendimiento
como bien cultural y la propuesta de intervención deberá hacer parte integral del
contrato respectivo.

D) SERVICIOS DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

1. Microfilmación

Las personas naturales o jurídicas que presten el servicio de reprografía de documentos de

archivo deberán garantizar como mínimo: Disponer de la asesoría de un archivista para el diseño
de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos.

Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación, con al

menos los siguientes equipos: Procesador de películas, inspectómetro o revisor de películas,
densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación. Entregar al contratante la información
técnica de las películas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y demás documentos que
acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmación.

Contar con un experto en la técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5)
años.

Dar aplicación a las normas técnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan
o deroguen.

Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que
las modifiquen, sustituyan o deroguen.

2. Digitalización

Las personas naturales o jurídicas que presten el servicios de digitalización de documentos de

archivo deberán garantizar como mínimo: Contar con personal con experiencia en
digitalización masiva de documentos. Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware
y software, necesario para adelantar el trabajo.

Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de
digitalización de archivos.

Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la
obsolescencia tecnológica.

Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de la información por accidentes o
terrorismo.

Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas
archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de
cumplir la misión de difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos.

11. Consultar sobre depósitos en custodia y la legislación correspondiente.

ACUERDO No. 008

(31 OCT 2014)

“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los
servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”

EN EL DICE

ARTICULO 3 °. En los procesos de custodia y administración integral de documentos de archivo el

contratista deberá cumplir como mínimo con los siguientes aspectos, además de adoptar un
Sistema Integrado de Conservación conforme lo estipula el Art.46 de la Ley 594 de 2000:

 Ubicación en un terreno estable sin riesgos de humedad subterránea o problemas de

inundación.
 Ubicación de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto
de atentados u objetivos bélicos o terroristas.
 Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilación, exigidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas específicas establecidas por el
Archivo General de la Nación.
 La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantería y las
cargas a soportar, avalado por un informe técnico calificado; además, la estantería deberá
cumplir con características de sismo resistencia aprobadas por normas técnicas
colombianas, o en su defecto por organismos de normalización internacionales.
 Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas en lo posible, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.
 Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben garantizar:
 La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación.
 La adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del
material documental de acuerdo con el medio o formato.
 Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos
documentales.
 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar separadas
de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
 Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como su
accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
 Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para
evitar que los agentes microbiológicos puedan contaminar las demás áreas y poner en
riesgo la salud del personal que trabaja en otras dependencias.
 Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio: incluyendo
detectores de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático que no
afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del personal.
 Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación
automática del agua en caso de inundación.
 Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de
almacenamiento que garanticen su protección en el tiempo.
 Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser
elaboradas en cartón desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos de
conservación temporal, se podrá utilizar materiales que permitan la adecuada protección
de los documentos durante el tiempo establecido para su conservación.
 Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo,
rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD,
DVD, entre otros, se tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente:
  Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH
neutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear
siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los
rangos establecidos para cada tipo de soporte.
 Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con
el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
 Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán
almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas de campos
magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado
periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las
condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor
frecuencia en el proceso.
 Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plástica
en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos
o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación
contendrá solo un disquete o CD.
 Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación,
evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones a los
documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.
 Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los
depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no
afecten la integridad física de los documentos.
 El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y
llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y
correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso
indebido de los archivos que custodia.

12. Sistema Integrado de Conservación

El Sistema Integrado de Conservación (SIC) es un documento compilatorio de las medidas de
control y seguimiento que se deben desarrollar desde la conservación preventiva para garantizar
la perdurabilidad de la información independientemente del medio de almacenamiento.

Por lo anterior, el plan de conservación documental está orientado a definir las estrategias y
actividades que continuamente se deben desarrollar para poder minimizar el deterioro de los
soportes documentales especialmente el papel.

La Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia en cumplimiento de la norma y con la

intención de garantizar la permanencia e integridad de los documentos, cuenta con espacios de
almacenamiento documental en sus diferentes fases de archivo: Gestión, Central y adicionalmente
le están entregando documentos provenientes del Fondo de Vigilancia y Seguridad en liquidación.
Estos escenarios requieren del seguimiento de las condiciones locativas, unidades de
almacenamiento, manipulación y demás acciones que minimicen los riesgos de deterioro propios
del uso y manipulación que se tiene en cada fase de archivo.

Cada uno de los programas propuestos se desarrollan de manera interrelacionada, también son
flexibles y dinámicos en tanto se ajustan a los cambios administrativos, organizacionales
procedimentales que pueda tener la secretaría. Cabe resaltar que cualquier ajuste se debe
justificar mediante un diagnóstico.

13. Documentos electrónicos

El documento electrónico de archivo, es un caso particular del documento electrónico en su
generalidad, figura 9. lo condicionan los mismos requisitos del documento de archivo físico, pero
su “conformación” y soporte están ligados a la definición de documento electrónico, es decir, es el
registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos,
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y que debe ser tratada conforme
a los principios y procesos archivísticos.

14. Objetivos de la conservación digital

El propósito es el de asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad, confidencialidad,
inalterabilidad la autenticidad; el uso; la accesibilidad y comprensión del contenido intelectual de
los documentos electrónicos de archivo, por largos periodos de tiempo.

15. Estrategias de conservación de documentos electrónicos

Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.

LEY 1437 DE 2011 ARTICULO 59 las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el
foliado de los documentos electrónicos,

LEY 527 DE 1999 - por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.

ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Desde el punto de vista de la técnica archivística o de los requisitos para la organización de los
documentos, las estrategias deberían centrarse en los requisitos de diseño, uso y conservación de
los documentos, interviniendo en esas fases: Se trata de intervenir en el diseño de los documentos
y de los procesos en los que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos archivísticos,
que en buena medida trascienden más allá:

• Fiabilidad: que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, es decir, que
tengan un contenido fidedigno.

• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y alteración a lo
largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.
1. FASE DE DISEÑO:

Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y circunstancia. • Integridad:
que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido. • Descripción: debe ser
incorporada al diseño de los documentos para que la contengan durante todo el ciclo de vida, y
debe comprender su contenido, la descripción del proceso y la del contexto en el que ha sido
registrado.

• Selección: la valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este momento, lo

que no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza a pieza, sino que las
series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación incorporada, en la fase de
diseño FASE DE DISEÑO

2 FASE DE UTILIZACIÓN: en la que los documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles deben
conservar estas características inalteradas mediante fórmulas de autentificación, limitando el
acceso a los individuos que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea
para incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otros requisitos archivísticos,
fundamentalmente:

• Interconexión: de unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en
el procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha y mantener íntegro en todas
sus fases.
• Interrelación: con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya sea en el
pasado, ya sea simultáneamente. En el primer caso se puede lograr mediante la
clasificación, en el segundo integrándolos en sistemas híbridos o mixtos.
• Transferencia: cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de las actividades que
reflejan, los documentos pueden ser conservados en los mismos sistemas donde han sido
creados y utilizados; sin embargo, por motivos de control y de conservación, es preferible
su transferencia a servidores destinados a la conservación perpetua, dotados de medidas
de seguridad que garanticen su autenticidad.

3 FASE DE CONSERVACIÓN: a diferencia de los documentos no electrónicos, que conservan su

autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de transmisión en el que han sido
creados, recibidos o guardados, los electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación
constante y la migración periódica:

• La renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido como de los
elementos formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del
original.

• La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre

generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no
garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del documento, pero
cambia la configuración y el formato. La migración incluye la renovación como medio de
conservación, pero es diferente como hemos visto.

• La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los

documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión,
 en el sentido de proteger su integridad. Procedimientos integrados por rutinas, pero también
por una autoridad que verifique y certifique los resultados de la migración

16. Estrategias para la conservación digital

DEL PLAN DE PRESERVACION DIGITAL DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

Las estrategias de preservación digital a largo plazo deben ser genéricas, concretas y de costo bajo,
para que el Plan de Preservación a Largo Plazo tenga viabilidad en el tiempo. En el MEN, en
concordancia con lo anterior, la estrategia más importante es reducir la complejidad de las
acciones.

Dada la heterogeneidad de los documentos digitales, lo más común es que se combinen varias
estrategias de preservación digital dependiendo de las necesidades y los requisitos establecidos
por la institución para la implementación de las acciones de preservación a largo plazo.
Conclusiones
Es el conocer las normas en las que se basan para conservar y preservar los archivos por medio de
ellos artículos y normas y el tratamiento en si con los diferentes tipos de documentos que se
encuentran en el área de archivo de tal manera de saberlos ordenar y preservar con sus
respectivas medidas ,aprendimos en este taller en un enfoque archivístico para esta competencia
la cual nos aporta en una parte den la organización de y en el enfoque documental.

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