UNIDAD III

PREVENCIÒN, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

 Universidad Nacional de Asunción
Facultad Politécnica
3.PREVENCIÓN, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Las medidas preventivas son aquellas cuyo objeto es mantener los materiales en buenas
condiciones físicas. Se trata de proteger el entorno del documento para prevenir la causa de
alteraciones.
En la Conservación Preventiva: * Locales (edificios).
* Instalaciones interior (mobiliario).
* Protección física inmediata (contenedores).
3.1. Cuidados preventivos:
Por su naturaleza y al estar frecuentemente expuesto a factores y mecanismos
de alteración, los documentos sufren constantes cambios en su composición
física, afectando su funcionalidad y poniendo en peligro la información
contenida en los mismos. Por ello es indispensable el cuidado adecuado de los
documentos que se encentran en el archivo.
3.2. Control de ambiente, aire acondicionado, iluminación y clima:
El sistema de A.A. es eficiente, pero debe ser apoyado con la instalación de
un desumificador dentro de los depósitos de documentos. Un microclima
controlado en el que la humedad esté entre 50-60% y la temperatura entre 16º
- 21ºC.
La mayor parte del deterioro de los materiales de bibliotecas y archivos tiene
una naturaleza química, y las temperaturas altas aumentan el índice de
reacciones químicas que dañan los materiales.
El sistema de aire acondicionado es eficiente, pero debe ser apoyado con la
instalación de un desumificador dentro de los depósitos de documentos. Un
microclima controlado.
RECOMENDACIONES PARA MANTENER TEMPERATURA DENTRO DE LOS RANGOS ESPECIFICOS.

Materiales Temperatura (Grados F) Rango permisible (+0-)

Libros, papel y personas 68-72º (18ºC) 5º (2º C)
Libros y papel solamente 60º 5º
Materiales fotográficos 50º (º0º C ) 5º
Libros y materiales fotográficos 60º 5º
Medios magnéticos 65º 2º
 Iluminación: El factor físico principal que provoca la rápida destrucción y daño causado al
papel y el colorante es por la luz depende de la intensidad, el tipo de luz y de la duración de la
exposición .El daño causado por la luz es acumulativo. Provoca la rápida destrucción del papel y
el colorante. Se sugiere usar la luz fluorescente, pero con filtros difusores de rayos ultravioletas.
Recomendaciones :

Tipo de espacio Rango del nivel de luz

Almacén 10-50 luz (1-5 fc)
Exhibición 50-150 luz (5-15 fc)
Área de lectura/trabajo 300-600 luz (30-60)

Toda clase de luz es dañina, por lo que todas las luces deben apagarse por el
mayor tiempo posible en la estantería.
Clima: En especial hay que centrar nuestra vigilancia sobre la humedad y la temperatura que
en todo momento deberán mantener un equilibrio (temperatura sobre 20 Cº y una humedad
relativa entre 45% y 65%, evitando cualquier oscilación brusca que produzca cambios
estructurales en las piezas( dilataciones o contracciones) que incidan negativamente en su
conservación.
Limpieza: (Conservación curativa): esta fase consiste en retirar los productos de alteración
inestables, que amenazan con estropear el objeto. Estos productos se sitúan tanto en superficie
como en el interior. Los métodos de limpieza son numerosos, pudiéndose clasificar en
mecánicos, eléctricos y electroquímicos, químicos y físico-químicos.
3.3. Edificio: construcción; áreas de edificios: reservada, privada, publica, protección contra
incendio, seguridad, aseo.
Construcción: El profesional debe iniciar una tarea de motivación dirigida a los directivos de la
misma con el fin de lograr una estrategia para contar con una ubicación privilegiada.
En la mayoría de los casos y dependiendo del tipo de entidad, lo concerniente a la ubicación de la
biblioteca y archivo pasa a último plano. Por lo general en el diseño o adaptación de la planta física de
una entidad se estudian variables tales como lugar, área y ambiente, para todas las dependencias,
ignorándose a la biblioteca o archivo.
Área de edificio : 3 aspectos que debemos atender.
Emplazamiento
Características arquitectónicas
Áreas en las que se divide el edificio
Áreas en las que se divide el edificio:
Deposito
Áreas para servicios internos
Áreas para servicios públicos
Protección contra incendio: Elaborar un plan de siniestros es una de las prioridades de todo edificio
público. Han de revisarse periódicamente los dispositivos de alarmas y anti-incendio, así como el
estado de las instalaciones.
Seguridad: Con el fin de evitar al máximo situaciones de riesgo,
las especificaciones físicas de diseño para la construcción son los siguientes:
Instalaciones eléctricas, equipos para atención de desastres como extintores y, en lo posible
extractores de agua. Debe tener alarmas contra incendios, accesorios adicionales; se debe prever la
la señalización.
Aseo: El mantenimiento de la biblioteca o archivo debe tener en cuenta la ejecución de tareas
especializadas de aseo; limpieza de pisos con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el
ambiente, el uso de maquinas aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la
limpieza de la documentación.
3.4. INSTALACIONES DE DOCUMENTOS
La instalación de documentos en el deposito es la ultima tarea en la organización del fondo documental.
Consiste en la ubicación física de los documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación ( cajas,
legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series , sub series o numeración correlativa.

Ver video CONDICIONES TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

3.4.1. Mobiliario: Los documentos se instalan en estanterías, archivadores o planeros. Hay
que tener en cuenta que las baldas deben tener dimensiones adecuadas al formato de los
documentos y evitar que sobresalgan porque se producirá deterioro o deformaciones. Los
muebles deben tener rejillas u orificios para facilitar la renovación del aire interior
porque el estancamiento del aire es nocivo. En las zonas húmedas se aconseja dotar de un
falso fondo a los muebles e incluir en él agentes desecantes, insecticidas y funguicidas
(para controlar el medio ambiente interior).
Estanterías deben tener un revestimiento anticorrosivo y estable. No tendrán aristas ni
salientes que produzcan daños.(no deben estar pegadas a la pared por riesgo de
condensación).
Instalación de piezas documentales con formatos extraordinarios Mapas,
planos.
3.4.2. Contenedores: Protección física de los documentos desde el punto de vista de
Su instalación. Paquetes, legajo, cajas, carpetas, tubos, sobres y bolsas, etc.
Tipos de contenedores: contenedores de papel neutro, contenedor de plástico:
Polietileno ò polipropileno, poliéster, PVC.

3.5. Depósitos: Las reformas del depósitos tendrán prioridad por encima de todas las demás se trata
del lugar donde se conservan los documentos.

3.6. Traslado de materiales: La manipulación inadecuada de los documentos durante su traslado

puede ocasionarse daños irreparables a su integridad material y a la información que contiene.
3,7, Medidas de control contra peste, plagas, insectos, roedores y moho: Los principales
agentes biológicos que causan daños en las bibliotecas y archivos son microorganismos,
insectos y roedores. También algunos tipos de aves y murciélagos pueden producir daños en
lugares específicos.
Tipos de plagas: en los papeles encuentran alimentos por la celulosa que contiene el papel y en
las encuadernaciones como colas y almidones (adhesivos de origen animal y vegetal
respectivamente), cueros y pergaminos.
Los insectos: son la plaga animal más masiva altamente especializados y una amenaza
constante a las colecciones.
Roedores: los roedores, ingresan desde el exterior de los edificios a los lugares en busca de
alimentos, por lo que el control se debe orientar a que estos no estén a su disposición
manteniendo los espacios limpios.
Aves: Ciertas aves (como las palomas), pueden provocar grandes daños, la misma sucede con
los heces y orina de murciélagos que se encuentran en algunos edificios.
3.8. Cuidados rutinarios materiales cueros, pergaminos, papel, libro en tela.

Los libros se elaboran con gran variedad d materiales, la mayoría productos naturales, se deterioran debido a
prácticas deficientes, manipulación, condiciones ambientales inadecuadas y falta de preservación. Si no se
mantienen estas colecciones con el tiempo, ya no se podrán utilizar. Una causa significativa del deterioro de
las encuadernaciones de cuero es que absorben contaminantes atmosféricos como el dióxido de azufre. A la
larga, pierden parte de los aceites y grasas naturales que les sirven como lubricante y comienzan a agrietarse
durante la manipulación normal.
Vitela y Pergamino: Se usan indistintamente y en muchos casos resulta difícil diferenciarlos.
Tela: La mayoría de los libros normalmente van empastados en tela común o rexine que se venden en
diversos colores, grosores y texturas. Muchas telas pueden dañarse fácilmente al mojarlas.
Papel: Una gran cantidad de libros posee tapas de papel, como las encuadernaciones de panfletos
consistentes en unas cuantas hojas de material impreso y las cubiertas de los libros de encuadernación
rústicas
3.9. Materiales Fotográficos: En el caso de los materiales fotográficos patrimoniales, el
cambio de actitud estimamos que será especialmente beneficioso. Fotografía es un vocablo
quizás excesivamente amplio, bajo este nombre se recogen materiales diversas estructuras
que pueden constituir diversas formas de alimentación para todo tipo de microorganismos e
insectos. Las precauciones deben ser llevadas al extremo; nuestro desconocimiento de los
efectos a largo plazo de la fumigación sobre el material fotográfico.

3.10. Grabaciones de sonido: El sonido (y otro tipo de datos) se graba en pista sobre una
banda plástica con un material magnetizado- Una cinta magnética esta compuesta por una
capa de algún oxido (como óxido de cromo) sobre una cinta de poliéster (anteriormente se
uso acetato). El sonido se graba gracias a unos bloques de metal que borran y graban sobre
el oxido encima del poliéster. Pueden borrarse las grabaciones y guardar otros nuevos.
3.11.La reprografía como método de conservación preventiva:
La reprografía es un proceso que permite obtener una o más copias desde
un mismo documento original; esta no solo se centra en la reproducción de originales en papel, sino también
en la impresión de documentos y en la digitalización de documentos manuscritos, mecanografiados,
impresos que son procesador gracias a los escáneres de alta definición y gran formato.
Uno de los materiales de preservación usado de manera frecuente en la gestión y tramites de documentos es
la reprografía, toda vez que, permite garantizar la permanencia de los mismos en el tiempo. La
microfilmación y digitalización son algunos de los medios de reprografía implementadas en procesos de
conservación y disposición documental.
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REPROGRAFIA: se conoce como el “conjunto de técnicas; como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permitan copiar o duplicar documentos originalmente consignados
en papel”.1. Colombia Archivo General de la Naciòn (206).
3.12. Manuales y programas de prevención:
Se debe escribir un Plan en forma clara y comprensible para todas las personas que
estarían probablemente involucrados. Este debe ser actualizado regularmente y guardar
copias en el lugar y fuera de él igualmente el manual tiene que proporcionar información
práctica básica necesaria para permitir al Personal de bibliotecas y archivos no
especializado en conservación, incorporar los principios de la preservación al cuidado de las
colecciones . Las condiciones ambientales y las formas de almacenar impactan directamente
en la conservación de los materiales. Las primeras medidas preventivas que se deben tomar
para la conservación y preservación tienen que ver con el propósito de adecuar las
instalaciones e infraestructuras para garantizar la máxima protección del acervo
documental, y así, poder responder eficazmente a las normativas en caso de siniestros.
3.13. Política de colección y preservación:

La política de desarrollo de colecciones organiza y dirige los procesos de adquisición de

materiales, administra, su crecimiento y mantenimiento, señala la conveniencia del descarte;
se basa en la misión institucional, define el alcance de las colecciones actuales e indica las
colecciones a desarrollar. La primera decisión se toma en la selección , al decidir si agregar o
no un titulo a la colección, la decisión dependerá de cada biblioteca y de sus objetivos.
En la segunda, se decide cuánto tiempo conservar los documentos y ella debe tomarse con
conciencia y responsabilidad sobre sus consecuencias.
 BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS

1- Brandt A. Conservación preventiva: principales orientaciones, estrategias y métodos.

IFLA J 1994; 20(3):276-83-.
2. Martínez, Celia: Consideraciones en torno a la conservación del material
de fotográfico. Jornadas Monográficas 14-15 jun. 2004. pàg.69-70-.3.
3.Centro Nacional de Conservación y Restauración (CNCR)2º ed. en español, 2014. 6 pág.
4. Rodríguez Moreno, María Cecilia. Guía de conservación preventiva para documentos de
archivo. Santiago de Chile: Archivo Nacional, 2013, 63 p.
5. Materiales que se utiliza en el desarrollo de clases: Tema 1 -5 .
6. VIDEOS.
https://www.youtube.com/watch?v=xerBb4wgPNQ&t=159s
https://www.youtube.com/watch?v=NmtIlrYvX3k&t=117s