Archivo Nacional de Chile

Guía de Conservación Preventiva de

Documentos en Papel
Edición 2007.
Elaborado por
REGINA SOLÍS JARA,
Coordinadora del Servicio Nacional de Conservación de Documentos de Archivo,
hasta diciembre del 2003.
Actualización 2007:
GINA FUENTES ESPINOZA
Encargada (S) Servicio Nacional de Conservación de Documentos de Archivo

1
 Índice

• Introducción 3

• Naturaleza del Material 5

• Factores Medioambientales 6

• Factores Biológicos 7

• Desastres 8

• Factor Humano 10

• Anexos 1 13
Recomendaciones Técnicas para
La Habilitación de un Depósito Documental

• Anexos 2 17
Recomendaciones Generales para la
Limpieza de Depósitos, Estanterías y Documentos

• Anexos 3 20
Recomendaciones Para la Manipulación de
Documentos de Archivos.

• Anexos 4 22
Normas de Encuadernación de
Documentos de Archivo

• Glosarios de Términos 28

• Bibliografía 30

GUÍA DE CONSERVACION PREVENTIVA

2
 PARA DOCUMENTOS EN PAPEL

INTRODUCCION

La diversidad de deterioros que pueden sufrir los documentos de archivo, no tiene

comparación con la gran cantidad de medidas que es posible tomar para limitarlos o, la
solución más eficaz, para prevenirlos. Las medidas preventivas de protección y
preservación están enfocadas a proteger los documentos de los deterioros que podrían
sufrir y hacerlos accesibles el mayor tiempo posible.

Las condiciones medio ambientales y las formas de almacenamiento tienen una gran
influencia en la conservación de los documentos. El control del medio ambiente, el uso y
manipulación, y la puesta en marcha de buenas condiciones de almacenamiento,
constituyen las primeras medidas preventivas que se deben tomar en los archivos.

El presente documento de conservación, está destinado a orientar al personal de los

archivos de la Administración del Estado en la adopción de estrategias, políticas y normas
mínimas que permitan una adecuada conservación preventiva de los documentos que
custodian, los que posteriormente pueden ser transferidos a unidades dependientes de la
Subdirección de Archivos Nacionales, conforme a los plazos legales vigentes.

Este trabajo consta de 2 partes. La primera, plantea los fundamentos básicos de la

Conservación Preventiva de Documentos y la segunda, hace referencia a las normas
consideradas indispensables para emprender un programa en la materia y por las cuales
se rige el Archivo Nacional.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EN PAPEL

3
La Conservación Preventiva consiste en una serie de medidas tendientes a evitar el
deterioro de los materiales, o bien a detener los procesos de daño ya existentes. Los
aspectos preventivos de la conservación se refieren básicamente al entorno físico, es
decir, al medio en el que se encuentran los documentos.

Por lo tanto, la conservación preventiva debe ser una actividad constante, orientada a
mantener condiciones ambientales óptimas para toda la documentación, pues, de otra
forma, resulta inútil. En resumen, la conservación preventiva es una forma de anticiparse
al daño, anulando y controlando las causas de deterioro.

Para una eficaz conservación preventiva, es necesario conocer las características de los
materiales de archivo, el medio en el que se encuentran, las causas que producen sus
deterioros y sus efectos, y el empleo de materiales y medios técnicos que eviten su
degradación.

Por su naturaleza orgánica, el papel está sujeto, inevitablemente, a una serie de factores
que lo conducen a su destrucción. Estos factores pueden ser generados por causas
internas y/o externas y pueden ser de tipo físico, químico y biológico, que actúan de
manera individual o conjunta en el proceso de deterioro de los materiales de archivo.

Entre los principales factores que intervienen en la degradación del papel se pueden
mencionar la naturaleza misma del material y causas de tipo medioambiental, biológicas,
desastres y humanos.

4
1. NATURALEZA DEL MATERIAL

El papel es un material esencialmente poroso formado por un conjunto de fibras de

celulosa más o menos largas, aglomeradas de manera dispersa y conformando una
malla.

Los papeles fabricados hasta fines del siglo XVII con fibras nobles como el lino y el
algodón y que recibieron como apresto el almidón de trigo o la gelatina, no llevan en sí
causas degradantes pues están compuestos por celulosa en un 95%.

El problema empieza a presentarse en el siglo XVIII por el uso de aprestos químicos

durante su fabricación y a la posterior utilización de la madera como materia prima
disponible para satisfacer la enorme demanda de papel y la escasez de telas.

La madera, muy diferente al lino y el algodón, sólo está compuesta por un 50% de
celulosa y presenta otros componentes adheridos, como la lignina, que es un elemento
con características ácidas.

Como consecuencia, los papeles fabricados

con pulpa de madera y en los que no se ha
eliminado la lignina, como el que se fabrica
actualmente, llevan en sí el germen de su
propia destrucción pues la acidez o actividad
química de un ácido inexorablemente
provocará la desaparición del soporte.

Por lo tanto, la estabilidad química y física del material de archivo depende en gran
medida, de la calidad y el procesamiento que recibieron las materias primas usadas en su
manufactura.

2. FACTORES MEDIOAMBIENTALES

5
Involucran a aquellos elementos como temperatura, humedad relativa, luz, contaminantes
atmosféricos y polvo, que por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa o
indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro.

El objetivo de la conservación preventiva es asegurar a los documentos las mejores

condiciones de almacenamiento, teniendo en cuenta que el medio ambiente afecta su
longevidad1.

2.1. Depósito

El depósito es el lugar más importante en el archivo, porque

es ahí donde más tiempo permanecen los documentos.

Por este motivo, debe reunir las mejores condiciones de

medio ambiente y seguridad, es decir, con una temperatura
y humedad relativa de características estables y luz
disponible sólo para ubicar los materiales.

De igual forma, el recinto debe ventilarse regularmente,

extremando los cuidados para evitar el ingreso de polvo,
luz natural y de otros contaminantes, por lo cual será
necesario sellar ventanas con silicona e instalarles filtros UV.

La estantería más apropiada para el almacenamiento de archivos es la metálica, siempre

que reúna las siguientes características: solidez, pintura al horno con materiales
anticorrosivos y una estructura con bordes bien redondeados para evitar daños a los
documentos y al personal.

El depósito debe contar con un programa de mantenimiento permanente, incluyendo una

limpieza profunda de documentos, estanterías, pisos y paredes, ya que el polvo no
solamente produce problemas estéticos, sino que además, propicia la aparición de
insectos y microorganismos. 2

1
Véase Anexo 1 "Recomendaciones para la Habilitación de un Depósito Documental"
2
Véase Anexo 2 " Recomendaciones para la Limpieza de Depósitos, Estanterías y Documentos".

6
3. FACTORES BIOLÓGICOS

En conjugación con los factores anteriores, existen agentes biológicos, como

microorganismos, insectos y roedores que, de acuerdo con la intensidad de su presencia,
pueden ocasionar en el papel erosiones superficiales,
manchas, diferentes coloraciones, debilitamiento
estructural, faltantes, galerías, cavernas, etc.

En este sentido, es importante recalcar que la

acumulación de polvo y suciedad favorece la presencia
de estos agentes patógenos.

No obstante, se recomienda no usar fungicidas para su eliminación porque estos

productos contienen aceites, alumbre, cloro, peróxido, amoníaco y otros solventes cuyas
emanaciones son nocivas tanto para los materiales como para el ambiente donde trabajan
las personas.

El uso de los productos químicos debe reemplazarse por higiene, porque la limpieza es el
menos tóxico de los pesticidas y el más eficaz, siempre y cuando se realice en forma
periódica y por lo menos una vez al año se limpien las diferentes unidades de
conservación como volúmenes, cajas, legajos, etc. La limpieza debe ser asumida como
una tarea más del Archivo.

7
4. DESASTRES

Es importante proteger los fondos documentales de

desastres como incendios, inundaciones y terremotos.
Los efectos dañinos de cualquiera de ellos podrían
ser catastróficos para los archivos y la
documentación. No se puede impedir que ocurran
catástrofes naturales, pero si es posible minimizar o
reducir los daños que ocasionan.

Cualquiera sea el origen del siniestro, se sabe que el

agua y el fuego son los principales responsables de
los daños, e incluso cuando éstos no constituyen la
causa inicial, casi siempre se ubican entre las causas
secundarias.

4.1. Incendios

Los incendios son uno de los incidentes más

graves en los depósitos de material combustible
como el papel, microfilm, etc., por lo tanto, es
necesario actuar con la máxima eficiencia para
evitar el daño y pérdida del patrimonio.

Los documentos de archivo en papel tienden a

quemarse muy lentamente, pero el humo y el hollín
decoloran los registros salvados de las llamas.
Además, cuando se manipula el papel carbonizado este se vuelve cenizas.

En consecuencia, las instalaciones de archivo deben contar con sistemas de alarma para
incendios, que se activan por efecto del humo, y con extintores que deben mantener su
carga actualizada. También debe instalarse un sistema de red seca para combatir
incendios.

8
Los materiales de limpieza deben mantenerse fuera de los depósitos y las cargas de
gas en un recinto separado.

No se debe fumar en áreas de almacenamiento y trabajo de los materiales y se debe

evitar la acumulación de papel sobre el suelo y especialmente la sobrecarga del sistema
eléctrico. Los edificios deben contar con salidas de emergencia.

4.2. Inundaciones

Las inundaciones son siempre

impredecibles, por eso se debe revisar
constantemente las instalaciones y las
estructuras de los edificios y mantener
limpias las bajadas de agua.

4.3. Terremotos

Los terremotos también son impredecibles,

aunque como chilenos debemos estar preparados porque vivimos siempre entre 2
terremotos, el que pasó y el que viene.

Durante su ocurrencia, existe riesgo de desplome de las estanterías y que los

documentos se precipiten al suelo. Pocos documentos de archivo son capaces de resistir
sin daño tal tipo de siniestros, particularmente porque los sismos pueden ser seguidos
por incendios e inundaciones. Como prevención, se debe vigilar que la estructura de los
edificios sea sólida y que las estanterías se hayan fijado al piso.

9
5. FACTOR HUMANO

Es el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales y a veces el más
difícil de controlar. Su acción de deterioro involucra todas aquellas malas prácticas de
carácter permanente que ocurren en los procesos de organización, manipulación y
depósito de los documentos.3

El uso indiscriminado de clips metálicos, elásticos,

grapas, cáñamo, marcadores y cintas
autoadhesivas, manchan, oxidan y destruyen el
papel. Como precaución, al momento de procederse
al archivo de los documentos, se deben retirar todos
los elementos ajenos a la documentación. Si fuera
necesario agrupar documentos, es recomendable
usar clips plásticos o cintas de algodón.

Mención aparte merece el hurto y actos vandálicos producidos por los usuarios de los
registros, quienes pueden manchar, romper, rasgar, deformar, escribir, mutilar o extraer
el material.

Por lo tanto, se deben establecer medidas preventivas para proteger los documentos,
tales como su encuadernación y normas para su manejo, consulta y reproducción,
vigilando su adhesión por todos los usuarios de la información.

La encuadernación es una de las primeras medidas de protección que se deben aplicar a

los documentos de archivo. Esta técnica, reduce el roce de los documentos y también
disminuye o evita una posible dispersión y pérdida de algunas piezas documentales.4
Una vez encuadernados, los volúmenes se colocarán en las estanterías en posición
vertical, dejando espacio suficiente para su manipulación. Los que superen los 30 cm. de
altura, se dejarán en posición horizontal en las bandejas inferiores o en estanterías
especiales.

3
Véase Anexo 3 "Recomendaciones para la Manipulación de los Documentos de Archivo".
4
Véase Anexo 4 "Normas de Encuadernación del Archivo Nacional".

10
Con relación a la manipulación, es importante recalcar que la utilización de los
documentos sin precaución, puede ocasionar graves deterioros físicos al material,
más bien por desconocimiento que por mala
intención.

Por lo tanto, el personal de archivo deberá asistir a

cursos talleres de conservación para sensibilizarse
con el tema y tomar conciencia de la fragilidad de
los documentos que custodia, de su actuación en
la preservación y protección, de la necesidad de
tomar precauciones y observar determinadas
reglas y normas para la manipulación, transporte, reproducción y almacenamiento.

De igual manera, se deberá instruir a los usuarios que los documentos se consultan con
las manos limpias, pasando las hojas por la esquina superior derecha sin mojarse los
dedos y jamás rayarlos.

Uno de los métodos más populares para reproducir documentos es el fotocopiado,

básicamente porque es una técnica rápida y de bajo costo. Sin embargo, el uso de
máquinas fotocopiadoras comunes genera serios problemas de conservación por la
presión que se ejerce sobre el libro pudiendo provocar que el lomo se quiebre. Para
prevenir este daño, los volúmenes se deben manipular con mucho cuidado, evitando
forzar la estructura de la encuadernación. De igual manera, se debe considerar que la
radiación UV y niveles de luz visible también causan daños acumulativos en el material
documental.
El lugar para realizar fotocopias debe ser ventilado y no debe estar cerca de los depósitos
para evitar la incidencia del ozono. La responsabilidad no termina con establecer la
política, sino que es de vital importancia asegurarse que todo fotocopiado se haga
correctamente.

Por otra parte, si el propósito es reproducir

documentos con el objetivo de proporcionar
seguridad y preservación a los originales, se

11
recomienda aplicar procesos de microfilmación, técnica de duplicación que permite
fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película y que se encuentra
respaldada por normas ISO y autorizada por la Ley N º 18845 sobre sistemas de
microcopia o micrograbación de documentos. 5

ANEXO 1
RECOMENDACIONES TÉCNICAS PARA
LA HABILITACIÓN DE UN DEPÓSITO DOCUMENTAL

5
Véase Anexo 5 "Microfilmación de Documentos de Archivo".

12
Para un apropiado almacenamiento de los
documentos, es necesario contar con un área que
posea condiciones estructurales adecuadas para la
buena preservación de los archivos y en
dimensiones tales que permita su holgada
instalación.

ESTRUCTURA

• En general, los depósitos deben cumplir con requisitos de solidez, funcionalidad,

seguridad y emplazarse en altura, idealmente, a partir de la segunda planta del
edificio.

• Tratamiento del cielo y muros internos y externos con pinturas impermeabilizantes de

color claro. Medidas de especial aplicación si el depósito se encuentra ubicado en el
subterráneo del edificio.

• Recubrimiento de piso con cerámica o baldosa microvibrada de alta comprensión,

materiales que son resistentes, de fácil limpieza e incombustibles.

• Prevenir la existencia de cañerías pues constituyen fuentes de humedad en el

depósito. De no ser posible su clausura y/o eliminación, asegurarse que no presenten
filtraciones y recubrirlas con algún material especializado.

13
CONDICIONES MEDIO AMBIENTALES

El control de la temperatura y la humedad relativa es de vital importancia en la

preservación de colecciones de archivos, debido a que niveles inaceptables de estos
valores contribuyen significativamente a la desintegración de los materiales en el mediano
y largo plazo.

• Los rangos recomendados de Temperatura y Humedad Relativa para el soporte papel

son de 18º a 22º C y de 45% a 55%, respectivamente.

• Se sugiere realizar un seguimiento de la Temperatura y

Humedad Relativa en el ciclo de un año, para corregir
las deficiencias que se detecten.

ILUMINACIÓN:

La luz es uno de los principales factores externos que dañan los documentos de archivo y
por ende, se debe evitar la exposición prolongada de los materiales a su efecto. Sin
embargo, bajo condiciones de control, puede ser beneficiosa para el control de insectos y
microorganismos.

• El nivel de iluminación interior del depósito no debe exceder de los 50 lux y de 75µw/L

• En el caso de existir ventanas, éstas se deben proteger con láminas de filtro UV,
cortinas, persianas u otro material que bloquee el paso de la luz.

• La instalación eléctrica más aceptable es la de tubos fluorescentes, los que

idealmente debieran recubrirse con filtros absorbentes de rayos ultravioleta.

• Encender la luz sólo cuando el personal ingresa al recinto.

VENTILACIÓN:

14
La ventilación del depósito es importante porque evita la condensación de la humedad y la
acumulación de gases que emanan de los papeles y las tintas.

• Se recomienda la instalación de un extractor de aire o la ventilación del depósito una

vez por semana, abriendo las puertas y colocando ventiladores para evitar la
condensación de humedad.

• Mientras se realiza la ventilación, se sugiere colocar una puerta de malla desmontable

para evitar el ingreso de personal ajeno al lugar como el de agentes depredadores
(insectos, roedores etc.)

SEGURIDAD:

Con el objetivo de proteger los documentos de archivo ante eventuales catástrofes o

actos vandálicos, se deben tomar precauciones que faciliten la prevención de daños.

• Instalación de puerta corta fuego con barra antipánico

de push
• Instalación de sistema de detección de humo
• Instalación de extintor
• Instalación de sistema de luces de emergencia

ESTANTERÍAS:

• Metálica tipo mecano

• Recubierta con esmalte al horno
• Fija, abierta y de doble faz
• Los acabados en los bordes y ensambles deben ser redondos
• Deben instalarse a 15 cm respecto del piso, 10 cm respecto del muro y no exceder de
los 2,30 metros de altura.
• Como promedio, con bandejas de 90 cm largo x 40 de fondo y 40 de alto. En todo
caso, ello siempre dependerá del tamaño de los documentos.
• Resistencia igual o superior a 80 kilos x m2.
• Debe haber a lo menos 1 metro de distancia entre los diferentes cuerpos de
estantería.

15
• Se instalarán en forma perpendicular a la ventana existente en la sala.
• Para calcular sus dimensiones, se debe considerar el volumen documental
actualmente existente y proyectar su crecimiento a 15 o 20 años.

OTRAS RECOMENDACIONES:

• Evitar que el depósito documental sea utilizado

como lugar de trabajo permanente del personal o
como bodega de materiales en desuso o de
cualquier otro elemento ajeno al Archivo.

• Realizar un programa de aseo y mantenimiento

periódico que incluya el recinto, las estanterías y el material documental.

• No comer, beber ni fumar en el depósito, ya que ello atrae insectos y provoca pérdidas
y manchas en los documentos.

• Las ventanas deben mantenerse selladas, para evitar el paso de la contaminación

atmosférica.

16
 ANEXO 2
RECOMENDACI0NES GENERALES PARA LA LIMPIEZA
DE DEPÓSITOS, ESTANTERÍAS Y DOCUMENTOS

Como primera medida y antes de realizar esta tarea,

el personal asignado para cumplirla debe estar
debidamente protegido con:
• Mascarilla
• Guantes
• Delantal
• Antiparras (para proteger la vista)

LIMPIEZA DE PISOS

• Para mantener su limpieza, se puede utilizar aspiradora.

• Los pisos de baldosas, vinílico, cerámica o madera pueden tratarse con un paño de
lana aplicando algún líquido especializado para atrapar el polvo.

• Es esencial tomar precauciones para evitar que los libros ubicados en las bandejas
inferiores se salpiquen con los productos de limpieza.

• No es recomendable barrer ya que esta práctica tiende a levantar y dispersar el

polvo.

LIMPIEZA DE ESTANTERÍAS

• Para limpiar las bandejas, previamente se deben retirar los volúmenes y colocarlos
sobre una mesa o carro apropiados.
• La limpieza debe comenzar desde arriba hacia abajo para evitar el traslado de la
suciedad a las superficies limpias.

17
• Si es posible, utilizar aspiradora o un paño tipo moletón blanco húmedo pues los
amarillos manchan.

• Es necesario asegurarse que las bandejas estén completamente secas antes de

volver a instalar los volúmenes en ellas.

• Nunca se deben usar plumeros, porque sólo redistribuyen el polvo.

LIMPIEZA DE DOCUMENTOS

• El lugar para la limpieza debe localizarse en un área apartada del resto de la

documentación, idealmente ventilada e iluminada.

• Al limpiar los volúmenes, se deben retirar los marcadores de papel y todo material
ajeno a la documentación, como sujetadores, clips, grapas, alfileres, etc.

• Las cubiertas y los cantos de los volúmenes pueden

limpiarse con aspiradora, brocha suave o paño blanco,
manteniendo las páginas presionadas por el centro de la
cubierta para evitar que el polvo se deslice entre las hojas.

• Se debe tener especial precaución con los papeles frágiles, quebradizos o con bordes
irregulares. En el caso de utilizar aspiradora, se debe colocar una rejilla (gasa por
ejemplo), entre la abertura del tubo y la extensión con el cepillo para impedir que los
fragmentos sueltos de papel o encuadernación sean succionados.

• Los volúmenes deben cepillarse en dirección contraria al

lomo de la encuadernación para evitar mover el polvo
hacia el centro del mismo.

• La parte superior del libro, que generalmente es el área

más sucia, debe limpiarse primero, luego el resto del libro.

18
• Como los paños y brochas se ensucian rápidamente, deben lavarse regularmente y
haberse secado completamente antes de volver a utilizarse.

• Deben usarse paños y brochas diferentes para la limpieza de estantería, superficies

exteriores de las cajas y cubiertas de libros.

Para garantizar la protección de las colecciones contra el polvo y otros agentes asociados
a él, se debe realizar un programa rutinario de limpieza efectuado con cuidado y bajo
supervisión. La limpieza de los volúmenes sólo debe ser realizada por personal
debidamente entrenado.

El mantenimiento periódico de la limpieza y de un ambiente sin polvo es un factor

fundamental para preservar volúmenes y documentos de archivo.

19
 ANEXO 3
RECOMENDACIONES PARA LA MANIPULACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• No se debe comer, fumar ni beber en los depósitos ni cerca de los documentos.

• Encender el sistema de iluminación sólo durante los períodos de consulta del archivo.

• La disposición de los documentos en estantería y muebles, debiera ser lo

suficientemente holgada como para mantenerlos en forma vertical y facilitar una
correcta manipulación.

• Los volúmenes de grandes dimensiones deben instalarse en las estanterías

horizontalmente y apilados en grupos de tres o cuatro para evitar deformaciones y
proteger la encuadernación.

• Para instalar o retirar volúmenes de las bandejas superiores, se debe utilizar una
escalera, nunca apoyar los pies en las bandejas inferiores, ya que éstas se deforman.
Si el libro es muy voluminoso, no lo deje caer, pida ayuda.

• Para retirar los volúmenes de la estantería, no se deben

tomar por la parte superior del lomo (cofia), sino que por el
centro de las tapas, sin tocar el lomo.

• Para el traslado de los documentos desde el depósito a las

áreas de consulta, utilice carros de cuatros ruedas y
bandejas planas. Nunca los documentos se deben trasladar a pulso y/o en carros tipo
yegua.

• Los documentos deben manipularse con las manos limpias, en el caso de tratarse de
documentos frágiles, especiales o contaminados, se emplearán guantes quirúrgicos o
de algodón.

20
• Para la consulta ocasional de documentos en el depósito, se debe disponer de una
mesa para tomar apuntes y un atril para apoyar los documentos. Bajo ninguna
circunstancia tomar anotaciones o apoyarse con los codos sobre los documentos.

• Un volumen se debe abrir respetando el ángulo de apertura que permita su

encuadernación, para evitar que se desarme su estructura.

• Si las tapas de los volúmenes están sueltas, se deben amarrar con cinta de algodón
plana de color blanco, para evitar su pérdida y proteger los documentos. El nudo debe
colocarse en la zona del corte delantero.

• En el caso de que las tapas se encuentren sujetas con elásticos o cordeles, éstos se
deben reemplazar por las cintas de algodón indicadas en el punto anterior.

• No humedecerse los dedos al hojear los volúmenes ni tomar

los documentos por su extremo inferior derecho. Para
revisarlos, se deben tomar las hojas por su extremo superior
derecho y se puede utilizar un dedo de goma.

• Nunca se deben rayar los documentos ni señalizarlos con

elementos metálicos o voluminosos (como lápices, reglas o
gomas), papeles autoadhesivos o doblar las esquinas de las hojas.

• No usar cinta adhesiva corriente para unir rasgados. En estos casos, se recomienda el
uso de una cinta reparadora de documentos con características de conservación.

ANEXO 4
NORMAS DE ENCUADERNACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

El material documental transferido al Archivo Nacional tiene importancia patrimonial y con

el propósito de preservar su contenido informativo, debe encuadernarse de acuerdo a las
siguientes normas:

21
Costura

Cuando un volumen esté constituido por hojas

sueltas, se pueden emplear dos tipos de costura:
• Costura picado a telar para la documentación que tenga más de 3 cm. de margen
interno.
• Costura por el lomo para la documentación que tenga menos de 3 cm. de margen
interno. En este caso, se deben formar cuadernillos de 8 hojas.

Formación del lomo del cuerpo del libro

El ancho del lomo no debe exceder los ocho cm. de grosor y llevar tres refuerzos, los que
servirán para unir el cuerpo del libro con la cubierta.

• Reforzar el lomo en toda su extensión con papel libre de ácido tipo Hammermill Bond
de 104 gramos.
• Sobre refuerzo de esterilla, tela de algodón con apresto, cuyo tamaño debe superar
el ancho del lomo no excediendo los seis cm. por lado. En cuanto al largo, dicha
esterilla debiera quedar a dos cm. del borde superior e inferior del libro.
• Agregar un semi cambucho de papel libre de ácido, el cual debe adherirse sólo en
ambos bordes del lomo del cuerpo del libro.
Cubierta

• Las tapas, deben confeccionarse con cartón importado de 3 mm. de espesor y con
una pestaña de 1 cm. adicional a las dimensiones de los documentos.
• Para el lomo, se debe usar cartón importado de 1,5 mm. de espesor.
• Tanto para las cubiertas del lomo como de las tapas, se debe usar vinilo importado.

Hoja de guarda

Es una hoja doble que se instala al principio y al final del cuerpo del libro y debe
confeccionarse con papel libre de ácido tipo Hammermill Bond de 104 gramos.

Rótulo dorado a fuego

22
 En el lomo se deben consignar los siguientes datos y en el orden que se indica:

INFORMACIÓN DEL LOMO EJEMPLO

NOMBRE DE LA REPARTICIÓN MINISTERIO DE ECONOMÍA

SUBSECRETARÍA DE ECONOMÍA

TIPO DOCUMENTAL DECRETOS SUPREMOS

NUMERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 100 - 150

FECHAS CON INDICACIÓN DE 2000 Ó

AÑO, MES, DÍA, SEGÚN CORRESPONDA 2000 FEB.- MAR. Ö
2000 FEB.01- MAR. 12

N º DE VOLUMEN 3

Otras indicaciones

• Pestaña o sacado de cajos

• Usar cola fría Mowicol, para papel (tapa azul)
• Usar hilo de algodón N º 10
• No recortar los bordes de los documentos
• Deberá ponerse especial cuidado con los planos y planillas que pueden estar incluidos
en la documentación, de modo que no queden cosidos por el costado.

Partes de un Volumen

Primera Guarda Cubierta Frontal

23

Lomo
Vértice Segunda Guarda Pestaña Cubierta Posterior
 ANEXO N° 5
LA MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La microfilmación con fines de preservación implica una producción de 3 generaciones de

film:

1. Negativo Master (maestro, de cámara, de 1a generación).

Es el film que se encuentra dentro de la cámara en el momento de la microfilmación.
Es duplicado una vez para producir una copia de impresión y después es conservado
en almacenamiento archivístico como una copia permanente de seguridad.

2. Copia de impresión (2a generación)

Es una duplicación hecha directamente a partir del negativo Master. También debe
ser mantenida en almacenamiento archivístico y utilizada para generar todas las
copias subsiguientes.

3. Copia de servicio (3a generación)

Copias positivas o negativas disponibles para la consulta.

En Chile, esta técnica se encuentra regulada la Ley N º 18845 de 1989, sobre microcopia
o micrograbación de documentos pertenecientes a la administración pública y de los
registros públicos.

Mediante Decreto con Fuerza de Ley N° 4 de 1991, entre otras materias, se estableció la
siguiente normativa sobre el registro y requisitos para su aplicación:

1. Para todos los efectos legales, el microfilm tiene el mismo valor que un documento
original.

2. De modo consecuente, debe garantizar en medida equiparable a los documentos

originales, la duración, permanencia, integridad, legibilidad y fidelidad de la
información y la obtención de copia fiel de los documentos micrografiados o
micrograbados.

24
3. El Archivo Nacional es la institución pública que debe llevar un registro de las
empresas o personas que prestan servicios de microcopia.
4. El Archivo Nacional debe realizar visitas e inspecciones de los lugares donde las
empresas o personas inscritas en el registro, realizan las microformas.
5. El Archivo Nacional debe realizar el control de calidad de las microformas.

Flujo de actividades del proceso de Microfilmación

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

MICROFILMACIÓN

PROCESAMIENTO

CONTROL DE CALIDAD

ALMACENAMIENTO

ARCHIVO DE SEGURIDAD COPIA DE USO Y CONSULTA

Ventajas y Desventajas en el uso del Microfilm

25
 VENTAJAS DESVENTAJAS

Técnica comprobada Resistencia de los usuarios

Fidelidad facsimilar a la imagen original Los usuarios deben acceder a las películas
en forma manual

Soporte de conservación estable y Las películas pueden rayarse al ser

permanente, el segundo después del papel manipuladas

Facilidad y rapidez de la información Cada generación o copias siguientes

pierden resolución (alrededor del 10%)

Bajos costos de distribución y transporte Las impresiones pueden ser de mala

calidad

Todo el proceso de microfilmación se

encuentra regulado por normas
internacionales (ISO)

Puede ser digitalizado

26
 GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS 6

ARCHIVO
1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus
funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración
Central (ministerios), periféricos (seremís), judiciales, etc.
En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales, etc.
En función de la personalidad jurídica de la institución productora, públicos y
privados.
En función del ciclo vital de los documentos pueden ser archivos de oficina de o
de gestión, centrales, intermedios o históricos.

2. La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los

conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

3. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos

orgánicos de documentos.

ARCHIVO NACIONAL
Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya
jurisdicción abarca todo el territorio nacional.

CONSERVACIÓN
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la
preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra,
la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

DEPÓSITO

6
Definiciones tomadas de “Norma Internacional General de Descripción Archivística”, elaborada por el
Consejo Internacional de Archivos (2000), y “Diccionario de Terminología Archivística”, de la Subdirección
de Archivos Estatales de España (1993). En algunos casos, se han hecho adaptaciones locales.

27
Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución
archivística.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o
en el desarrollo de su actividad.

ESTANTERÍA
Mueble formado por elementos de apoyo verticales y horizontales que sirve para albergar
unidades de instalación. Puede ser de tipo fijo o de tipo móvil. En archivos, las estanterías
deben reunir las condiciones adecuadas para la correcta conservación de los
documentos.

SOPORTE
Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo,
tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética).

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 BIBLIOGRAFIA

1. 34° Conferencia internacional de la mesa redonda de los archivos (CITRA):

elaboración de políticas y estrategias. Budapest: [s.n.], 1999. 14 p.

2. Guía para la conservación preventiva en archivos/ Páez Villamizar, Fabio Enrique/

Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1997. 68 p.

3. Palma, Antonieta: Políticas de preservación de la Biblioteca Nacional /Antonieta

Palma. Santiago: [s.n], 2001. 9 p.

4. Safeguarding our documentary heritage: Conservation preventive du patrimonies

documentary / UNESCO; Memory of the wold; IFLA PAC; Ministere de la culture et
de la comunication. Pares : UNESCO, 2000 Windows 95 32 MP of RAM o Macintosh
32 MB of RAM.

5. Solís Jara, Regina: Conservación de los archivos parroquiales. Santiago. En

Conserva N° 2, p.13-18,1998.

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