3 CAPÍTULO: PLANEACIÓN ESTRATEGICA

1.1. Describir el marco estratégico, de la empresa: Visión, misión, objetivos, valores, políticas.

VISION

Agregar valor a la cadena logística de los clientes y el área de las

telecomunicaciones para generar competitividad.

MISION

Somos una empresa que se aferra a la necesidad de desarrollar e implementar

tecnologías que permitan la conectividad de las personas, y la necesidad del cliente
mayorista, con el firme propósito de colocar los productos adecuados en el lugar
adecuado, en el momento preciso y en las condiciones adecuadas, asegurando que
nuestros productos sean almacenados de forma adecuada, cumpliendo con los
estándares establecidos en las normas internas de la empresa y brindándoles a
nuestros clientes externos, la confianza que los productos requeridos lleguen a
tiempo y con la calidad esperada.

OBJETIVOS

Visualizar el futuro de la compañía, establecer los caminos y enfoques claves del

desarrollo y crecimiento y definir las estrategias correspondientes.
Evaluar cada periodo las operaciones logísticas para lograr un mayor rendimiento y
ofrecerle un mejor servicio al cliente.
Estableciendo estrategias de cargue y entrega de documentación. Esto incluye
objetivos tácticos, estratégicos y operativos.

VALORES

• La ley y la ética
• El capital humano
• La honestidad y la honradez
 La sociedad
 POLITICAS

 Buscamos el desarrollo integral de las personas.

 Nos comunicamos positivamente con nuestra Gente, con nuestros Clientes,
Proveedores y los miembros de la compañía en general.
 Enfatizamos en las políticas y procedimientos.
 Establecemos objetivos desafiantes.
 Promovemos el aporte de ideas.
 Alabamos en público y corregimos en privado.
 Trabajamos en equipo.
 Promovemos el compromiso con el trabajo y con la compañía.
 Utilizamos y motivamos el uso de la tecnología.
 Delegamos y hacemos seguimiento porque confiamos en nuestros colaboradores.
 Valoramos la conciencia en gastos, costos y rentabilidad.

1.2. Elaborar el Diagnóstico de la empresa (matriz DOFA), tener en cuenta el macro entorno y
microentorno.

  MATRIZ DOFA LOGISTICA ACTIVA

FORTALEZAS DEBILIDADEZ

-Logística activa cuenta con la infraestructura - Rotación de personal.

apropiada para operar.

- Cuenta con el conocimiento de su personal, - demora en los despachos.

el cual es capacitado constantemente.

- Cuenta con los procesos claros para la

prestación del servicio.
INTERNO
- ubicación estratégica.

AMENAZAS
OPORTUNIDADES
- Trafico en el país es complejo, no permite
- variedad de productos
muchas veces el cumplimiento de las rutas.
- Incentivar al personal al cuidado de los - la competencia en el mercado.
recursos con los que se cuenta.
- empresa reconocida en el mercado.
 DEBILIDADES
FORTALEZA

-falta de mantenimiento de las vías de acceso.

La ubicación de la empresa es un lugar
estratégico y de fácil acceso. -zona residenciales alrededor del cedi.

EXTERNO OPORTUNIDADES
AMENAZAS

-Cedi cuenta con muelles para los vehículos

-Capacidad de vehículos dentro del cedi.
-cuenta con seguridad externa he interna
que hace que sea seguro el cargue y -el acceso al cedi se hace por la vía residencial
descargue de los vehículos que hay a lado del cedi.

1.3. Determinar las estrategias según el diagnóstico (aprovisionamiento, distribución y

transporte).

Logística de aprovisionamiento.

La logística de aprovisionamiento de la empresa se realiza bajo la supervisión del área de

compras que es la encargada de realizar las negociaciones con los proveedores, a nivel local
o internacional, con cada una de ellas realiza las negociaciones pertinentes, se encargan de
proyectar la demanda y realizan negociaciones con proveedores.

Logística de las instalaciones.

Las instalaciones de la empresa logística Activa tienen ubicada su planta logística en
Bogotá desde donde se realiza la distribución a las principales regiones del país y envíos a
otros países, en la misma se encuentra oficinas para personales de ventas, conductores y
administrativos.

Logística de distribución.

La logística de distribución se realiza por la gestión comercial que cada vendedor realiza
mediante visita a sus clientes o gestión de venta de manera virtual, y se montan pedidos por
medio de un sistema de información, el cual genera una orden de pedido, después de
montada dicha orden se realiza la elaboración de los pedidos y la entrega al área de
logística para su respectiva distribución, facturación y Despacho a clientes. Luego se realiza
el cargue de los vehículos para ser entregados de acuerdo con la negociación que se ha
realizado

Logística de devoluciones.

En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas por la compañía

solo se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes novedades:

Producto en mal estado, si en la entrega se detecta que el producto se encuentra en mal

estado se realizara el cambio del producto o la afectación en la factura indicando el cual es
la novedad.
Según negociación con Distribuidores, se recibirá mercancía que no rote o que por cambio
de tecnología no puede ser distribuida.

1.4. Diseñar la estructura organizacional (organigrama): Departamentos y subdivisiones.

 1.5. Diseñar el flujograma de los procesos según organigrama relacionado con los procesos
logísticos.

Diagrama de flujo para proceso recibo Procedimientos

 Inicio El proveedor confirma llegada en el parque
industrial (CDN) donde se le autoriza el
ingreso, Posteriormente el auxiliar Logístico
Recibir procede a la verificación de documentación
documentación presentada por el proveedor en la recepción,
si la documentación cumple con las políticas
No de recibo cursara el proceso de recibo y se le
asignara un muelle, si no cumple se le
Cumple informa al proveedor que debe reasignar cita
y se realiza la devolución del vehículo.

Si
El auxiliar logístico genera (718) un
Se crea documento documento para el ingreso del material en el
para ingreso en WMS, el cual lleva Numero de OC,
WMS Proveedor y cliente.

El operario realiza la apertura del muelle

Apertura de muelle donde verifica estado en el que llegue el
y verificación de la material, el tipo de material para ver si se
mercancía
necesita montacargas o no, que la
identificación o rotulación del material sea
NO acorde a lo que relacionan en OC, Remisiones
y lo físico concuerden.
cumple
Si cumple: se procede con el descargue del
material que están entregando.
No cumple: se procede con la devolución del
SI material que presente novedad.
DESCARGUE DE
MATERIAL
Se identifica el lugar donde se dejará el
material que se descargará, para el posterior
ingreso en el sistema WMS.
Ingreso de
material en Radio
frecuencia
operario realiza ingreso de 718 en
radiofrecuencia mediante la opción

Diagrama de flujo para proceso recibo Procedimiento

 Se valida el ingreso del material al sistema
Validación de ingreso
en WMS
realizado en la radiofrecuencia, el cual se
carga al WMS directamente donde se verifica
que las referencias programadas, cantidades,
NO lotes, orígenes hayan quedado bien
ingresados en el sistema.
CUMPLE
Si cumple: se procede al cierre de la O.C en el
WMS

SI No cumple: se le informa al operario de las

correcciones que debe realizar.
Ingreso y cierre
en WMS
Se procede a realizar el cierre de la O.C en los
sistemas SAP y WMS cargando al inventario
de la empresa (WMS) y al del cliente (SAP)
el material entregado el tiempo establecido
para cierre de Órdenes de compra es de 6
horas a partir de la cita.

Entrega de
documentación

Se procede a la entrega de documentación al

proveedor

ALMACENAMIENTO

Se procede a realizar el almacenamiento del

material en bodega según almacén de origen y
del tipo de producto o como se tenga
configurado el tipo de almacenamiento en
bodega.
FIN
Diagrama de flujo de Almacenamiento Procedimientos

El coordinador de Almacenamiento recibe la

Inicio documentación del producto recibido del
proveedor ya nacionalizado.

Recibir El auxiliar logístico genera validación a la

documentación nacionalización (DIM) para el cambio de
estado al material nacionalizado en el WMS,
No el cual lleva Numero de OC, Proveedor y
cliente.
Cumple

El operario con la validación física donde

Si verifica estado en el que le entrega el
material, el tipo de material para ver si se
Se válida para el necesita montacargas o no, que la
cambio de estado identificación o rotulación del material sea
en WMS en el acorde a lo que relacionan en OC,
estatus NZDO
Remisiones y la cantidad concuerden.

Si cumple: se procede con el ingreso del

Se valida los material que están entregando en el estatus
recursos necesarios nacionalizado.
para la operación

No cumple: se informa al área de recibo que

NO material que presente novedad.

cumple
Se identifica el lugar donde se dejará el
material que fue entregado por el área de
recibo, para el posterior ingreso en el sistema
SI WMS.
Se genera una
validación física
El operario realiza cambio de estado en la
radiofrecuencia registrando un LPN por cada
pallet para una posterior ubicación.
Cambio de
estatus de
material en Radio
frecuencia
Diagrama de flujo de Almacenamiento Procedimiento

Ingreso en WMS Se valida el ingreso del material al sistema

realizado en la radiofrecuencia, el cual se
carga al WMS directamente donde se
verifica que las referencias programadas,
NO cantidades, lotes, orígenes hayan quedado
bien ingresados en el sistema.
CUMPLE
Si cumple: se procede al cierre de la prealerta
en el WMS.

SI No cumple: se le informa al operario de las

correcciones que debe realizar.
Se da ubicación al
producto en las
ubicaciones Se procede a realizar el cierre de la prealerta
establecidas en el WMS cargando al inventario del
material entregado, el tiempo establecido
para cierre es de 6 horas a partir de la cita.

Área de Se procede a realizar el almacenamiento y

almacenamiento
(estantería)
ubicación del material en bodega según
almacén y status correspondiente.

Posteriormente según programación de

inventarios se realizarán cíclicos para validar
Fin la ubicación, cantidad y lotes del producto.
Diagrama de flujo para proceso de Procedimientos
despacho

Inicio
El auxiliar logístico valida en el sistema
WMS que los pedidos generados por el
PACKING cliente tengan picking completo para enviar a
realizar el packing.

No

Cumple Cumple: pedido se encuentra completo par

realización de packing.
No cumple: pedido se encuentra incompleto
Si para inicio del packing.

REALIZACION DE
PACKING
Operario realiza packing del pedido alistado
por el área de picking donde valida que el
material alistado este acorde a lo que solicito
el cliente (referencia y cantidades)
REPORTE DE
NOVEDADES
PACKING

Cumple: pedido alistado se encuentra

NO completo para despacho.
Incumple: pedido se encuentra incompleto se
cumple
genera formato de novedades y se reporta las
novedades encontradas (faltante- sobrantes)

SI
Zona de stage de
Una vez se valide y se garantice que el pedido
salida este completo en su totalidad para el despacho
se procede a dejar en la zona de stage de
salida asignado para cada aliado.

Soportes del
cargue
Operario entrega los respectivos soportes del
packing al auxiliar para que guarde el soporte
de la validación los cuales van anexos a la
documentación que se genera en el momento
del despacho de los pedidos.
Diagrama de flujo para proceso de Procedimientos
despacho

Inicio El aliado confirma llegada en el parque

industrial (CDN) donde se le autoriza el
ingreso,
Recibir Posteriormente el auxiliar Logístico procede a
documentación la verificación de la identificación del
personal los cuales deben estar dentro de las
No firmas autorizadas para el retiro de
mercancías, si están autorizados se le asignara
Cumple un muelle, si no está autorizado se informa al
cliente quien validad la novedad para su
posterior solución.
Si

Se valida que el El auxiliar logístico valida que el pedido este

pedido este ya procesado en el WMS y que ya esté en su
completo en el totalidad en la zona de stage de salida para
WMS poder entregarlo.

Apertura de muelle El operario realiza la apertura del muelle

para posterior donde valida la información suministrada por
cargue de pedido.
el auxiliar (placa, nombre del conductor,
empresa transportadora y tipo de vehículo) en
NO esta verificación incluye la inspección física
del vehículo para asegurar que el vehículo es
cumple
acto para el transporte.

Si cumple: se procede con el cargue de los

pedidos.
SI No cumple: se procede a reportar al cliente
CARGUE DEL
quien da la autorización del cargue o no
PEDIDO cargue del vehículo.

Se procede a realizar el cargue del pedido o

Soportes del los pedidos programados para este aliado.
cargue

Operario toma registro fotográfico del cargue

de los respectivos pedidos garantizando el
cargue en óptimas condiciones y sin novedad,
dejando el registro como soporte ante una
eventual novedad o reclamación.
Diagrama de flujo para proceso de Procedimientos
despacho

Operario realiza el diligenciamiento de los

Diligenciamiento de
soportes del cargue.
diferentes formatos establecidos para el
cargue (formato de verificación de vehículos,
packing) los cuales le entrega al auxiliar.
NO
Si cumple: se procede al cierre del pedido en
CUMPLE
WMS
No cumple: se le informa al operario de las
correcciones que debe realizar.

SI

Despacho del
Se procede a realizar el cierre del pedido en el
pedido en WMS
sistema WMS descontando del inventario las
unidades que se encuentran en este pedido
esto acorde a los tiempos establecidos con el
cliente para el cierre de documentación.

Entrega de
documentación
Se procede a la entrega de documentación
soporte del despacho al aliado.

ARCHIVO
Una vez finalizada la jornada Se procede a
realizar el archivo correspondiente a los
despachos generados en el día para que el
coordinador del área los valide y los entregue
al área de archivo.
FIN
1.6. Organizar el manual del proceso de logística.

1.7. Diseñar los indicadores de gestión de los procesos logísticos.

Un indicador de gestión (KPI) es una forma de medir si la empresa, unidad, proyecto o
persona está logrando sus metas y objetivos estratégicos.

La compañía utiliza indicadores de gestión en múltiples niveles para evaluar su éxito al

alcanzar lo definido en la planeación estratégica. Los indicadores clave de alto nivel pueden
enfocarse en el desempeño general de la compañía, mientras que los KPI de bajo nivel
pueden enfocarse en los procesos o los empleados en cada departamento como puede ser:
atención al cliente, finanzas o gestión del talento humano.
Perspectiva Objetivos Indicador

Financiera Aumento de rentabilidad Margen de utilidad

ROI (Rentabilidad de la
inversión)

Cliente Captar nuevos clientes Número de nuevos clientes

Cliente Ofrecer un servicio Nivel de satisfacción del

excelente cliente

Procesos internos Incrementar la calidad de Grado de avance en la

los servicios acreditación

Procesos internos Ofrecer un servicio de Quejas de clientes

calidad respondidas

Aprendizaje y crecimiento Fortalecer el capital Índice de satisfacción de los

humano empleado

Aprendizaje y crecimiento Recopilar datos sobre el Índice de competitividad

salario de la competencia o salarial
el salario promedio de la
industria y le permite
comparar esto con los
niveles salariales de su
empresa.

Procesos internos Mejorar la productividad Tiempo de cada proceso en

la cadena para bajar al
mínimo
2. SISTEMAS Y HERRAMIENTAS DE INFORMACIÓN QUE APOYA LA GESTIÓN DE LOS
PROCESOS LOGÍSTICOS

5.1 TICS aplicadas de acuerdo a su proyecto.

Las TICS que se van a usar en el proyecto son las siguientes:

Logística de aprovisionamiento:

 Electronic Data Interchange (EDI):

 Enterprise Resource Planning (ERP):
 Warehouse Management System (WMS):

Logística interna

 WMS (Warehouse Management System - Sistema de Gestión de Almacenes)

 Códigos de barras
 RFID (Radio Frequency Identification - Identificación por Radiofrecuencia)
 Pick up to Light y Pick up to Voice

Logística de salida y distribución

 TMS (Transportation Management System - Sistema de Gestión de Transporte)

 CRM (Consumer Relationship Management - Administración de Relaciones con el
Consumidor
 EPC (Electronic Product Code – Código Eléctrico de Producto)
 GPS (Global Position System - Sistema de Posicionamiento Global)

5.2 Socializar sistemas de información que utilizan para integrar a los actores:

 Proveedor: ERP (Enterprise Resource Planning) planificación de recursos.

 Compras: E-procurement: software que automatiza los procesos de compras.

 Producción: Warehouse Management System (WMS): software que facilita la

administración del producto en la red logística.
  Distribución: Transportation Management System (TMS): administración de operaciones de
transporte - GPS (Global Position System - Sistema de Posicionamiento Global)

 Detallista: Consumer Relationship Management (CRM): diseñada para la administración de la

información del cliente o consumidor.

5.3. Definir estrategia de servicio al cliente - indicadores de servicio

6. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

6.1 Definir cómo está organizado el Talento Humano. (Políticas, estructura)

POLÍTICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Mantener un proceso de actualización y mejoramiento permanente de la organización, que

permitan alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.

 Gerente general
 Contador.
 Director de Recursos Humanos
 Director Comercial
 Vendedores.
 Director de Logística
 Supervisor de Operaciones
 Auxiliar de producción.
 Despachadores.

6.2 Describir las funciones según los cargos de los procesos logísticos

PERFIL POR COMPETENCIAS DE LOS CARGOS DEL ÁREA

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Gerente
AREA: Administrativo
II.OBJETIVO
Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la
rentabilidad, posicionamiento, y sostenimiento en el mercado atreves de la integración de
todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que
proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y competitividad.
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Desempeñarse como representante legal de la empresa
2. Direccionar y administrar la compañía
3. Aprobar la contratación de Colaborador
4. Recibir informes de ventas y determinar metas
5. Tomar decisiones
6. Implementar las políticas de la empresa
8. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía
9. Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación estratégica
10. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los integrantes de la
compañía.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Contador
AREA: Administrativo
II.OBJETIVO
Establecer los procedimientos para la gestión de la información financiera por medio de
los registros contables
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Documentar informes financieros para los clientes:
2. Revisar los libros contables de los clientes.
3. Analizar las ganancias y los gastos.
4. Elaborar el balance de los libros financieros.
5. Redactar informes sobre el estado financiero de sus clientes

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Director de Recursos Humanos
AREA: Administrativo
II.OBJETIVO
Es el responsable del reclutamiento de empleados dentro de la Compañía, además de
actuar como un mediador entre los empleados y sus superiores. En general, su función, y
la del departamento como tal, es llevar un control sobre el Colaborador
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Planificación estratégica del capital humano, en relación a su Compañía y
desarrollo.
2. Poner en marcha con la máxima eficiencia el Plan de Recursos Humanos así
como el presupuesto anual de Recursos Humanos destinado a su ejecución.
3. Plan de comunicación interna. Garantizar canales de comunicación efectivos y
suficientes entre los diferentes niveles de la empresa, así como entre los
trabajadores.
4. Definición de la política y protocolos de reclutamiento de Colaborador así como
de despido y sucesión.
5. Definir protocolo para gestionar las crisis de ambiente laboral así como los
conflictos internos.
6. Elaborar Plan de capacitación y programa de incentivos para empleados.
7. Crear los mecanismos necesarios para detectar el talento dentro de la empresa y
motivar su desarrollo en beneficio de la Compañía y del empleado.
8. Implantar sistema de gestión de nóminas.
9. Diseñar Plan de Seguridad y prevención de Riesgos Laborales.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Director Comercial
AREA: Administrativo
II.OBJETIVO
Es el máximo responsable del departamento comercial. En dependencia directa del
Gerente General de la compañía, el Director Comercial es responsable del cumplimiento
de los objetivos de ventas de la misma
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo.
2. Saber resolver problemas comerciales y/o de marketing.
3. Tomar decisiones cuando resulte necesario y oportuno.
4. Establecer prioridades.
5. Actuar como líder.
6. Dar ejemplo a toda la estructura de ventas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Vendedor
AREA: Administrativo
II.OBJETIVO
Es aquella Colaborador que tiene encomendada la venta o comercialización de productos
o servicios de la compañía.
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Conocer su producto.
2. Vender.
3. Fidelizar a los clientes.
4. Captar nuevos clientes.
5. Ofrecer servicio post venta.
6. Cuidar su imagen.
7. Elaborar y comunicar un reporte de ventas.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Director de Logística
AREA: Operaciones
II.OBJETIVO
Es el encargado de gestionar las etapas del proceso de producción de una empresa, desde la
concepción o materialización del producto hasta la entrega y distribución en los diferentes puntos de
venta
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación.
2. Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;
3. Analizar los procedimientos de distribución de las operaciones comerciales;
4. Optimizar el transporte: reducir el costo, plazos e frecuencias de entrega;
5. Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logístico;
6. Gestionar y planificar las actividades de compras, producción, transporte, almacenaje y
distribución.
IDENTIFICACION DEL CARGO
CARGO: Supervisor de Operaciones
AREA: Operaciones
II.OBJETIVO
Procurar el trabajo para los operadores, darles capacitación cuando se requiere, mantener
las líneas de producción, asignar proyectos de acuerdo a habilidades de los subordinados,
terminar los objetivos del día y así mantener las horas extras para ocasiones especiales.
Iniciar los días con proyectos nuevos para seguir aprendiendo y no estancarse en una
rutina. Eficiente de la mejor manera las líneas, tener mejor productividad para todos
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Vigilar que se apliquen los lineamientos de seguridad e higiene de tu equipo de
trabajo.
2. Organizar las actividades de acuerdo al calendario.
3. Coordinar todos los procesos productivos para cumplir con los tiempos
establecidos implementando liderazgo y facilitar, verificar el rendimiento y la
productividad.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Auxiliar de producción
AREA: Operaciones
 II.OBJETIVO
Participar directamente en el proceso de producción, manejar las maquinarias y
herramientas específicas y necesarias para lograr la transformación de producto,
interpretar planos, gráficos de diseño y entender los planes de producción, seguir paso a
paso las especificaciones de producción
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Uso de maquinaria Vender.
2. Control de calidad
3. Registro de datos confiables
4. Sugerir maneras de mejorar el proceso.

IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO: Despachador
AREA: Operaciones
II.OBJETIVO
Realizar la preparación de despachos en el almacén, en función de cumplir con las
normas de almacenamiento vigentes en la empresa y garantizar la entrega oportuna de
pedidos a los clientes de la Compañía.
III.FUNCIONES DEL CARGO
1. Preparación y chequeo de la mercancía a despachar (picking).
2. Carga de productos en las unidades para despacho a clientes.
3. Coordinar con los conductores la entrega de productos y la planeación de rutas,
dado el caso.
4. Revisar y firmar documentos (facturas, reportes, entre otros).
5. Realizar aquellas otras tareas afines al puesto y que le sean encomendadas, o
resulten necesarias, particularmente aquellas que se deriven de los conocimientos
o experiencias exigidos para la asignación del puesto.
6. Cumplir las normas de seguridad e higiene industrial establecidas por la empresa.