REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL OESTE
''MARISCAL SUCRE''
PRESUPUESTO PÚBLICO Y PRIVADO
ADMINISTRACIÓN – SECCIÓN 1104
TRAYECTO 1 – TRIMESTRE 1

PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

ELABORADO POR:
PROFESORA: ENDERDWIN ACEVEDO CI 27615756
IRWING VELANDIA JEANDERLYS RIVAS CI 27606467

CARACAS, MAYO DEL 2021

 Introducción

En el presente trabajo se realizaron una serie de investigaciones con la finalidad

de conocer mas a fondo el plan operativo anual que es un documento en el cual
se enumeran los objetivos a cumplir en un tiempo determinado, estipulando los
pasos a seguir por quienes lo ejecutan. En Venezuela las funcionarias y
funcionarios de la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela
responsables del Plan Operativo Anual deben remitir los dos primeros días hábiles
del mes siguiente los cuadros de seguimiento en físico y digital, acompañado de
los resúmenes ejecutivos, a la Dirección de Planificación, Presupuesto y Control
de Gestión.
 Plan operativo anual (POA)

El plan operativo anual (POA) es una herramienta de gestión que permite

planificar las acciones que una empresa debe realizar para alcanzar los objetivos
propuestos.

Así, es un documento escrito que facilita la ejecución del plan estratégico, a

través del seguimiento de las actividades fijadas, la administración eficaz de los
recursos y la correcta ejecución del presupuesto.

Por otra parte, es la sección del plan de negocios que describe la distribución de
las instalaciones, los métodos y procesos productivos, los procedimientos
administrativos de compra, la administración de inventarios, su distribución,
Recursos Humanos, etc.

Componentes de un plan operativo

Los componentes que se incluyen en el plan operativo pueden variar según el tipo
de negocio que se trate. Asimismo, el grado de detalle de cada uno de ellos estará
relacionado con la importancia que tenga dentro del plan estratégico de la
compañía.

Los usuales componentes de un plan operativo son los siguientes:

➢Ubicación: responde a preguntas como ¿dónde está ubicado el

negocio? ¿De qué forma la distribución y la organización de las
instalaciones proporcionan una ventaja competitiva? ¿Existen cambios o
modificaciones que necesiten hacerse a las instalaciones para hacerlas
más eficientes y efectivas? ¿Se planea arrendar algún espacio en lo
inmediato o se pretenden adquirir las instalaciones?
➢Equipamiento: ¿qué equipos son necesarios? ¿Cuánto cuestan? ¿Se
comprarán o alquilarán? ¿Quiénes son los proveedores?
 ➢Personal: respecto a los recursos humanos debe plantearse ¿cuántos
empleados se necesitarán? ¿Full-time o part-time? ¿Cuáles son las
actividades requeridas? ¿Qué salarios se pagarán en los distintos
niveles?
➢Procesos de manufactura y servicios: se describen en detalle las
actividades y los sectores involucrados, contestando a preguntas del tipo
¿cómo se obtendrán y almacenarán los insumos? ¿Cómo se distribuirán
los productos o servicios terminados? ¿Cómo se hará el control de
inventarios? ¿Cómo serán los procesos de compra? ¿Cuál es la
cantidad mensual óptima que se debe producir del bien o servicio?
¿Quién es el responsable del sector y cuáles son sus tareas?
Importancia del plan operativo
Bien formulado, un plan operativo:

➢Permite el seguimiento de las actividades y las personas

involucradas en el plan de negocios de la empresa.
➢Visibiliza los desvíos de producción y permite solucionarlos a tiempo.
➢Facilita la interacción de todos los niveles de la empresa, a través de
un documento escrito disponible para todo el mundo.
➢Describe en detalle las tareas y responsabilidades de los distintos
sectores de la empresa, lo que constituye una herramienta inmejorable
para medir el desempeño de los trabajadores, ya que todo el mundo
sabe lo que se espera de él.
➢Establece el lote óptimo de producción, lo que permite cumplir con los
pedidos de clientes y evitar faltantes de stock de productos.
Cuando tienes que realizar trabajos con un equipo conformado por varios
miembros, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un
seguimiento claro y conciso. El principal objetivo del plan operativo anual es
visualizar los efectos de tus operaciones en tiempo real para asegurarte de que
nadie ha perdido el enfoque.
Este plan te permite saber dónde existen variaciones y, en caso de causar efectos
negativos en el andar hacia tus objetivos, puedes hacer los cambios necesarios
para mantener el orden. En esto radica también la importancia de que exista un
plan personalizado para cada área participante. Así sabrás exactamente lo ocurre
y tendrás tiempo de reaccionar en tiempo y forma.

La estructura de un plan operativo anual

1.Portada: agrega datos institucionales como el título del plan operativo anual,
nombre del departamento o área y fecha de entrega.
2.Índice: te recomendamos realizarlo cuando todo tu plan operativo esté listo. Te
servirá para localizar más rápido temas o datos.
3.Introducción: realiza un planteamiento claro donde destaques la importancia del
POA, sus características, intereses, metodologías, etc. Al igual que el índice, te
sugerimos dejarlo al final para que no olvides incluir ningún detalle.
4.Justificación: se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y
cuáles son sus contribuciones a la empresa.
5.Estructura organizativa: este elemento ayuda a identificar a los responsables del
plan operativo. Deben establecerse las actividades y labores de cada uno.
6.Análisis FODA: necesario para diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve
la empresa. En él se consideran los aspectos internos y externos que influyen en
la gestión de los procesos.
7.Objetivos estratégicos: objetivos generales y de largo plazo que definen las
metas a alcanzar.
8.Objetivos tácticos: objetivos a mediano plazo.
9.Metas: se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles,
relevantes y cuantificables.
10.Indicadores: se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer
los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad.
11.Resultados esperados: pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa.
Se documentan con base en los planes, programas y proyectos del POA.
 Cómo hacer un plan operativo anual.

Un plan operativo anual, como te lo mencionamos, requiere un informe detallado

de tus recursos, presupuesto y objetivos personales o por área. Su diseño
contempla factores muy importante que no debes pasar de vista:

•Coherencia: como lo indicamos al principio, el POA debe alinearse al plan

estratégico de tu empresa con base en sus estrategias comunes.
•Comprensión: cuanto más claro y uniforme sea, mejor. Esto facilitará su lectura y
entendimiento.
•Viabilidad: todos los objetivos y la información incluida debe estar respaldada por
otros expertos dentro de la empresa. Además, tienen que estar asegurados los
recursos y presupuestos antes de llevarlo a cabo.
•Rentabilidad: se debe comprobar el coste-beneficio de cada objetivo planteado,
para garantizar que todos brindarán un valor verdadero a la empresa.

Si bien cada empresa realiza un plan diferente según sus necesidades, existen
claves a cumplir para lograr los resultados esperados. Te los compartimos a
continuación.

1. Visualiza antes de ejecutar

Sigamos con el ejemplo inicial de las vacaciones familiares: antes de encender el

auto y partir, debes imaginar el lugar, el tiempo y todo lo que necesitas para que el
viaje sea perfecto de inicio a fin. Comienza por una visión. En primer lugar puedes
determinar los objetivos del proyecto a emprender. Estos deben ser claros,
realistas y concisos.
Después, te recomendamos pensar en cada uno de los miembros de tu equipo y
empieces a asignar tareas. Tú los conoces, sabes cómo trabajan y cuáles son sus
más grandes habilidades. Con base en ello, podrás hacer una repartición de
responsabilidades eficaz.
Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los
siguientes:

➢Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el rango más

alto de la compañía
➢Integrar la misión, visión y valores de la empresa
➢Alinear el POA al plan estratégico
➢Conocimientos previos de las metodologías a utilizar
➢Tiempo de dedicación individual de cada persona con su proceso específico

Para la realización de los objetivos, te sugerimos algunas preguntas que podrían

servirte para formularlos:

•¿Tus objetivos son medibles?

•¿Tus objetivos tienen relación con el plan estratégico?
•¿Cuentan con fechas límite?
•¿Sabes quiénes serán los responsables para cada labor?
•¿Las acciones a emprender son suficientes para alcanzar los objetivos?
•¿Has asignado los recursos necesarios?
•¿Los objetivos son flexibles cuando se presentan cambios?

Una vez que estén contemplados estos aspectos, puedes pasar al siguiente
punto.

2. Determina tus metas

Examina los objetivos que te planteaste en el primer punto y contesta las

siguientes preguntas básicas para la realización de un plan operativo anual:

➢¿Cuál es mi presupuesto?
➢¿Dónde se encuentra actualmente mi empresa?
➢¿Está en un mejor lugar que antes?
➢¿Quiénes conforman mi equipo de trabajo?
➢¿Cuentan con las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos?
➢¿Qué habilidades y cualidades necesito de mi equipo de trabajo?
➢¿Ellos están dispuestos a hacer un esfuerzo extra para alcanzar los objetivos?
➢¿Cómo puedo ayudar a mi equipo a hacer mejor sus actividades?

En esta fase de examen debes pensar en las fechas límites para ciertas
actividades o entrega de resultados. De igual forma, considera lo que tu empresa
ha abarcado a lo largo de sus años activos: buenas reseñas, clientes adquiridos,
aumento de ingresos, etc.

Siéntate con tu equipo de trabajo para discutir más preguntas y aspectos. En el

caso de las reparticiones de actividades, es conveniente que realicen una
clasificación y las prioricen: las más fáciles, importantes y menos relevantes de
ejecutar. Así todo tomará mejor forma y el camino comenzará a esclarecerse.

3. Establece un presupuesto

Todo plan operativo anual debe contar con un presupuesto para saber de qué
forma y en qué tiempo se van a ejecutar las acciones. Es importante que antes de
asignar tareas y metas para cada equipo u objetivo, sepas cuál es la cantidad que
tienes disponible. En este punto también tienes que considerar las inversiones en
recursos y herramientas en caso de ser necesario.
De ser posible, acércate a tu área financiera o a alguien con mayor experiencia
que pueda asesorarte en cuestiones de dinero. Así evitarás caer en
equivocaciones que te hagan perder parte de tu presupuesto en acciones que no
eran necesarias en tu plan operativo anual.

4. Anuncia tu plan operativo

Cuando ya está todo decidido y ya sabes por dónde y con quiénes partir, infórmalo
al resto tu organización. Estos pueden ser otros jefes de área o líderes que
podrían estar interesados en revisar el plan contigo y darle seguimiento más
adelante. Recuerda crear informes puntuales de los avances de tu proyecto en
diferentes plazos; pueden ser mensuales, trimestrales o el tiempo que consideres
oportuno.

5. Ajusta el plan conforme sea necesario

Si bien se realiza un plan para cumplirse oportunamente, es normal que existan

cambios con el pasar del tiempo. Y tu plan debe estar listo para sufrir ajustes en
caso de ser necesario. La buena noticia es que gracias a la planificación inicial
que realizaste, sabrás justo los resultados que esperas y con ello podrás dar los
giros que sean necesarios, con tal de orientar el plan a un camino más acertado.
No olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía.
 Conclusión

El Plan Operativo Anual se trata de una estrategia general en la que se indica qué
se quiere conseguir y cuáles son los pasos para lograrlo. Normalmente un plan
operativo se realiza con carácter anual y por este motivo se utilizan las siglas
POA.

El éxito de un plan operativo depende de varios factores. Por una parte, que el
documento haya sido elaborado de manera adecuada y con el máximo rigor
posible. En segundo lugar, es necesario que las personas relacionadas con el plan
se impliquen en el proyecto la mejor estrategia sin una implicación adecuada se
convierte en papel mojado). En tercer lugar, el plan tiene que incorporar elementos
de anticipación para que así sea posible adaptarse a cualquier tipo de
circunstancias. Por último, es muy aconsejable que el plan sea el resultado del
consenso y de la participación de todas las personas implicadas en el proyecto.