INSTRUMENTO

I Caso de
Estudio
DIPLOMADO EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO. AMBIENTE Y CALIDAD
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CASO DE ESTUDIO
Sinopsis: Este caso ilustra una situación hipotética que le permitirá tener datos para
realizar las tareas del curso. Cada uno de los elementos de este caso está pensado para
ser analizados y que le brinden en su formación de auditor las habilidades para observar,
tomar notas, detectar hallazgos, redactarlos y determinar su correlación con las normas
a auditar.
Es esencial en este proceso utilizar la estrategia “als ob” es decir “actuar como si usted
fuera el auditor del proceso. Por ello recomendamos usar el formato NOTAS DE CAMPO
que será de diligenciamiento personal. Este le permitirá tomar apuntes y redactar
observaciones que le ayudarán a desarrollar el ejercicio a lo largo de todo del Diplomado.
En consecuencia, ese formato es personal, solo será evaluado si se solicita
específicamente.

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Análisis del Caso La adopción de los sistemas de gestión en Seguridad, Salud en
el trabajo, ambiental y calidad (HSEQ), es una decisión
estratégica para la organización que le permite mejorar el
desempeño global y proporcionar unas bases sólidas para las
iniciativas de la sostenibilidad de la organización.
El siguiente caso permite preparar a los estudiantes en el
ejercicio de la preparación del SG HSEQ de acuerdo con los
lineamientos establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 e ISO 45001:2018, así como hacer una revisión
sistemática de cada una de las normas estudiadas.

______________
Contexto de la
Empresa
Las empresas, al igual que las personas, están ubicadas
en una región geográfica en la cual es necesario cumplir
con una legislación vigente, contar con prácticas para el
cumplimiento de contratos pactados con los clientes, con
los trabajadores, proveedores y contratistas, entre otros.

Por esta razón, lo primero que debe comprender es ese

contexto, es decir el marco legal, aplicable a una empresa y que
le permite definir los criterios para la implementación del sistema
HSEQ.

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 Solidariamente, la empresa cliente, debe asegurar que se
prestan los servicios contratados conforme a la ley o también
puede resultar en este caso el cliente sancionado por las
entidades reguladoras del estado en caso de no cumplir y que
se presente alguna queja, o demanda.

La empresa presta servicios de transporte especial de pasajeros

a nivel nacional en los diferentes sectores económicos, desde
hace 5 años. Son dueños de las instalaciones en donde
manejan las áreas operativas y administrativas. Cuentan con
operarios de contratación directa y aliados para la prestación de
los servicios. Los vehículos (camionetas y vehículos livianos)
son propiedad 50% de la empresa y 50% de los aliados.

Cuentan con centro de monitoreo de los vehículos para

mantener control sobre ubicación y velocidades. Los clientes
que maneja esta empresa se encuentran a nivel nacional y son
empresas que requieren el transporte de sus empleados o
personas naturales para servicios especiales de traslado a otras
ciudades fuera de Bogotá.

______________ El auditor en la fase de preparación de la auditoría hace una

Revisión revisión documental previa en la empresa en su fase inicial, que
Documental
se considera necesaria para la preparación del plan de auditoria.

El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las

relaciones existentes entre procesos del sistema de gestión

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integrado para identificar la estructura de los procesos que
realiza la empresa y el modo de organización en lo relacionado
a las áreas que se van a integrar. En este caso se recibe un
informe de planeación estratégica el cual incluye la política,
objetivos y directrices que se desean alcanzar, pero este no
contempla el análisis de la eficacia de las acciones
propuestas en el Sistema HSEQ.

Al revisar la política se encuentra que no contempla el

compromiso con el cumplimiento de requisitos legales ni con la
identificación de peligros, evaluación, valoración de los riesgos
y determinación de controles.

Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de

trabajo y enfermedades laborales, reducir el consumo de agua
y energía y satisfacer las necesidades de sus clientes en los
servicios prestados.

Para la gestión del sistema de HSEQ cuenta con un profesional

en administración de empresas con diplomado en sistema
de gestión de calidad ISO 9001:2014 certificado como auditor
interno por un ente certificador reconocido a nivel nacional.

En el mapa de procesos presentado por el encargado del

sistema HSEQ no se evidencia que hayan incluido los procesos
de apoyo relacionados con liderazgo y compromiso gerencial.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Auditoria
Documental en sitio El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria con 8
días de antelación, establece una comunicación previa con la
empresa para aclarar dudas sobre el proceso que allí se lleva a
cabo y concretar la visita de campo que se va a realizar de
acuerdo con el listado de proyectos vigentes enviados por la
empresa en donde se definen las actividades que se realizan en
cada uno, numero de contrato, nombre de la contratante,
número de personas expuestas y porcentaje de ejecución del
proyecto. Lo que le permitirá revisar el alcance solicitado para
la certificación en ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO
45001:2018.

Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria

enviado la revisión del sistema inicia con la fase documental
del SG HSEQ y que durante el segundo y tercer día de
auditoria se realizara la vista de campo verificando las
actividades realizadas para verificar el cumplimiento de las
normas del SIG solicitadas.

El auditor llega a las instalaciones de la empresa dando

cumplimiento a las recomendaciones previas realizadas por el
encargado del sistema en la empresa, antes de iniciar la reunión
de apertura le informan el protocolo que la empresa para actuar
en caso de emergencias, se inicia con la reunión de apertura en

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la cual informa entre otros aspectos Objetivos de la auditoria,
tiempo de auditoria, tipos de hallazgos, metodología de la
evaluación, temas a tener en cuenta en la auditoria de acuerdo
con lo establecido en las normas a certificar, horarios y fecha de
entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan
determinarse en el proceso de evaluación.

Informa adicionalmente que el proceso de documentación será

verificado durante toda la evaluación de manera trasversal.

En la reunión de apertura solo participan el representante del

sistema que es el director de operaciones, el coordinador HSE
y el auxiliar HSE, e informan que el gerente general y
representante legal se encuentra fuera del país y que las
personas encargadas de los procesos no es necesario que
estén en la reunión de apertura ya que el sistema HSEQ lo
maneja en su totalidad el coordinador HSEQ desde su
computador y a través de la intranet de la empresa.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con el

plan de auditoria consulta con quien va a realizar la evaluación
de los elementos de Liderazgo, Planificación y Apoyo si el
gerente y representante legal no se encuentra a lo que le
informan que lo hará el coordinador HSEQ quien tiene

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conocimiento de los temas tratados ya que es el quien maneja
el sistema HSEQ.

El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su

cargo, las actas de reuniones gerenciales realizadas cada
cuatro meses en donde no se tienen en cuenta los aspectos del
SG HSEQ de forma sistémica ni seguimiento a los compromisos
adquiridos y el acta de revisión gerencial en donde solamente
se analizaron los índices de satisfacción de los clientes y que
fue realizada un año antes de la realización de la auditoría actual
teniendo en cuenta los periodos de corte. Se informa
adicionalmente, que los resultados fueron comunicados a los
trabajadores en su momento y se dio respuesta a los PQR. El
auditor solicita los registros de divulgación de cinco trabajadores
seleccionados previamente y encuentra que el formato
utilizado no tiene diligenciado todos los datos requeridos y
establecidos por la empresa y adicionalmente es un formato
antiguo de acuerdo con la información del coordinador HSEQ.

El auditor le solicita al coordinador HSEQ el análisis de su

contexto de organización conforme lo definen las normas
internacionales, la identificación de las partes interesadas y
priorización de estas en donde define de acuerdo con el análisis
realizado cuales son las necesidades y acciones para seguir a
lo cual el coordinador informa que no lo ha realizado.

Para la revisión del cumplimiento de la política el coordinador

HSEQ informa que fue divulgada hace una semana, presenta

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los registros de los trabajadores del área administrativa e
informa que los conductores se encuentran realizando
actividades con los clientes y que no les hizo llegar la nueva
política. Al volverla a revisar en la oficina no se encuentra
firmada.

Para la revisión del cumplimiento de los objetivos HSEQ, el

coordinador HSEQ muestra una matriz de cumplimiento de
objetivos en donde él es el responsable del cumplimiento de
todos los objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis
meses para verificar su cumplimiento, estos solamente
presentan resultados de cumplimiento al 100%. El auditor
informa que se verifican estos resultados durante el proceso de
evaluación teniendo en cuenta todos los aspectos del SG
HSEQ.

Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ

informa que no tiene un presupuesto asignado ya que por
decisión de la gerencia le asigna los recursos de acuerdo con
sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan
dinero para lo que se necesite con el fin de que no generen
PQR´s.

Al realizar la revisión de la matriz de requisitos legales

definida pro la organización, se evidencia que se identifican
requisitos de los clientes sin considerar el mecanismo de

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.
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cumplimiento, ni la identificación de los requisitos de seguridad,
salud Enel trabajo y ambiental.

El auditor solicita el procedimiento para la investigación de

incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo,
ambientales y enfermedades laborales:

El Coordinador HSEQ presenta un documento denominado

Paso a Paso para la realización de investigación de
Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1 de enero
de 2018, especificando la metodología a utilizar para la
investigación, identificando que no se contemplan criterios para
la investigación de incidentes (accidentes y casi accidentes)
ambientales ni enfermedades laborales e igualmente no ha
realizado la investigación del accidente grave que se le presento
dos meses antes de la auditoria y que fue reportado a la ARL
hace dos semanas. Esta información se encuentra en el
certificado de accidentalidad emitido por la ARL con fecha del
último día del mes anterior.

Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el

coordinador HSEQ informa que solo tiene registros del año
anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido
tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos
debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta
con suficiente personal para implementar los controles.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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El auditor al revisar previamente la matriz de riesgos,
evaluación de riesgos y determinación de controles
encuentra que no se tiene identificado el riesgo prioritario de
acuerdo con la actividad de la empresa , solicita al Coordinador
HSEQ evidencias de los registros de capacitación y
competencias de los conductores quien informa que hasta la
fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por actualizar la
documentación, que igualmente realizan las actividades por la
importancia de los clientes, presentando los certificados de los
otros cuatro trabajadores, así como los perfiles de cargo, la
asignación de funciones y responsabilidades y el programa
de capacitación de acuerdo con los requerimientos de cada
cargo que en la evaluación del mismo reporta un 100% de
cobertura y un 100% de eficacia.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando

actividades de conducción y que adicionalmente no cuentan con
la formación requerida por ley el auditor solicita el
procedimiento para la realización de evaluaciones médicas y
el profesiograma, el coordinador informa que todavía no le han
entregado el profesiograma que le solicito a la ARL y que por lo

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tanto los exámenes médicos se los realizó solicitando a la IPS
exámenes con especificaciones para conductores, se solicitan
los certificado de aptitud respectivos de los 10 trabajadores
seleccionados y se encuentra que 3 tienen recomendaciones
médicas a las cuales no se les ha realizado seguimiento pero
que son los más antiguos en la empresa que siempre lo han
hecho y que hasta ahora no ha pasado nada.

El coordinador informa al auditor que se han establecido

controles para enfermedades endémicas y se han realizado
campañas en donde se involucra a las familias de los
trabajadores relacionadas con vacunaciones de tétano, fiebre
amarilla, control de cáncer de próstata y cáncer de útero para
los trabajadores de la empresa y campañas de higiene oral para
los hijos de estos. Muestra los registros fotográficos de todas las
actividades y la matriz de enfermedades endémicas presentes
en las regiones donde realizan actividades.

El diagnostico de condiciones de salud fue entregado por la

IPS el viernes anterior a la auditoria y se encuentran
recomendaciones relacionadas con la continuidad de
Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) visual,
auditivo y DME. El coordinador expresa que ha establecido
PVE para el control de enfermedades de origen
cardiovascular y afectaciones por DME que a la fecha ha
evaluado con indicadores de cumplimiento y expresa que tiene
calificada una enfermedad laboral por pérdida de capacidad
auditiva en un trabajador de 36 años, lo cual el auditor verifica

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en el certificado emitido por la ARL y la carta enviada a la
empresa en donde le informan la pérdida de capacidad auditiva
del trabajador.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

El auditor le solicita al coordinador HSE el procedimiento de

administración para contratistas y proveedores PR-HSE-
015 versión 2 de Enero 30 de 2015 de acuerdo con el
procedimiento de control de documentos enviada al auditor
previamente a lo que el coordinador informa que ese
procedimiento había cambiado de versión hacía una semana
pero que no actualizó la matriz de control de documentos.

En el procedimiento se evidencian los criterios de

selección, evaluación, monitoreo y seguimiento para
contratistas y proveedores de acuerdo con los servicios y
riesgos a los que se ven expuestos, para validar su
implementación el auditor selecciona a la EPS SANATE, al
contratista eventual de soldadura SOLDAR SAS, Transportes
CARGAR y al dispositor de residuos ECO LTDA., el coordinador
informa que el departamento de compras es el encargado de
estos servicios.

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El auditor solicita a los representantes de compras las
evidencias de los registros, evidenciando que al realizar la
evaluación de desempeño no informan a los contratistas-
proveedores seleccionados los resultados de la evaluación
y que su seguimiento se realizará en el periodo siguiente que es
dentro de seis meses a pesar que ellos conocen el
procedimiento en donde se establece que deben establecer
planes de acción de acuerdo con los resultados.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

La empresa hace entrega de los residuos peligrosos que

genera a la empresa ECO LTDA., evidencia que tiene permiso
de recolección, transporte y disposición final de residuos por
parte de la secretaria de ambiente de Bogotá. La empresa hace
la entrega de los residuos peor no tiene un registro de
residuos generados y dispuestos de acuerdo con lo
establecido en la legislación vigente.

El programa de gestión que maneja es para la reducción de

agua y energía al revisar la evaluación de los indicadores
propuestos como reducir el 20% de agua y energía per cápita,
el análisis realizado está relacionado con número de actividades
realizadas en el periodo.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ
que le permita revisar el programa de inspecciones PR-HSE-
020 versión 5 de 6 de abril de 2016, en donde se define la
realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos,
locativo, equipos de emergencia, aspectos ambientales,
vehículos, pero el coordinador informa que no ha tenido tiempo
de realizar inspecciones este año y que las inspecciones que
tiene son del año 2019.

Al solicitar los registros de mantenimiento de vehículos, lavado,

programa de oren y aseo de los vehículos, el coordinador HSEQ
informa que los vehículos son revisados en talleres de barrio a
donde cada conductor aliado lleva el vehículo y no se tienen
control sobre la disposición de los vertimientos, cambio de
llantas y aceites. Para los vehículos propios se tiene
establecido el mantenimiento de los mismos en el centro de
diagnóstico de confianza y en donde los han atendido durante
años por lo que no han solicitado ninguna documentación al
respecto.

Revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se

solicita el procedimiento de auditorías PR-HSE-021 versión
7 de 12 de abril de 2016 en donde se evidencia el programa de
auditorías, las competencias del auditor interno. Al revisar la
planeación de la auditoría interna se evidencia que no hubo
participación del COPASST, el auditor interno es el coordinador

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HSE y en el informe no se evidencian desviaciones al sistema
SSTA.

Revisa el procedimiento de acciones correctivas y

preventivas PR-HSE 022 versión 3 de 7 de agosto de 2013
en donde establece metodología de análisis causal para dar
tratamiento a las AC /AP el cual de acuerdo con lo informado
por el coordinador HSE no se ha implementado ya que él desde
que llegó a la empresa hace un año lleva una matriz de análisis
en donde se hace seguimiento a las desviaciones.

Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se

evidencia han presentado en el año 2014 0 at, 2015 3 at
incapacitantes con 45 días de incapacidad, 2016 5 at con 345
días de incapacidad, 2017 1 at fatal, 3 at con 90 días de
incapacidad, 2018 2 at con 30 días de incapacidad. Esta
información es suministrada en el certificado de accidentalidad
de la ARL emitida 30 días antes de la fecha de auditoria. En
todos los años se evidencia que no tienen registros de casi
accidentes ni registros estadísticos de accidentalidad de
contratistas.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la

revisión previa de los documentos.

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Auditoría de Campo
en ejecución de De acuerdo con el plan de auditoria el auditor teniendo en
actividades cuenta las recomendaciones realizadas por el coordinador
HSEQ para la realización de la auditoria de campo, se
desplazan hacia donde se encuentran los conductores más
cercanos ubicados en el cliente MAUROS PIZZA en donde se
prestan servicios de transporte de personal a las diferentes
sucursales. Los conductores se encuentran en el parqueadero
asignado por la empresa ubicado a media cuadra de esta, le
informan al auditor los criterios para atender emergencias y los
riesgos a los que se expone durante su visita, así mismo los
controles propuestos.

Los trabajadores de la empresa auditada se encuentran ya

realizando sus labores desde las 6 am, la cual es por llamado
de acuerdo con las necesidades y turnos de los trabajadores. El
auditor solicita el procedimiento para traslado de pasajeros
PR-HSE- 017 versión 1 de 1 de diciembre de 2012 y el
coordinador lo busca en el equipo que lleva desde la oficina e
informa que no se encuentra impreso ya que los trabajadores lo
conocen, al verificar la información con los trabajadores se
evidencia que no realizan inspecciones de los cinturones de
seguridad, niveles de llantas, nivel de aceite, ni realizan ATS de
acuerdo con lo definido en el procedimiento.

Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como

aplican la política integral informan que al no realizar las

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inspecciones de equipos no podrían dar cumplimiento a lo
definido en la misma. Desconocen los objetivos propuestos para
la gestión del sistema HSEQ e informan que los resultados de
la evaluación de desempeño nunca les fue informado.

Evidencia además que no tienen conocimiento del

funcionamiento del COPASST ni participaron en la elección
del mismo a pesar de llevar cuatro años con la organización.

El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las

11:30 am decide desplazarse hacia la empresa para dar
continuidad al proceso y sobre las 2pm., cuando llega evidencia
que los trabajadores habían pedido permiso y solo se encuentra
con el operario de control vehicular a quien le pregunta sobre
los certificados de calibración de los equipos y este informa que
no los tiene en sitio, se los tuvo que entregar al gerente la
semana pasada para su revisión y no se los devolvió, le informa
al auditor que hace entrega de los residuos y que para la
disposición todos los lleva al mismo sitio sin separar los que se
encuentran contaminados. Al realizar una inspección en el
cuarto de almacenamiento de residuos encuentra que en el área
no hay una adecuada disposición de residuos de acuerdo con
lo definido en la legislación vigente.

El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de

auditoria para iniciar la realización del informe previo de
hallazgos.

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