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El auditor en la fase de preparación de la auditoría hace una revisión documental


previa en la empresa en su fase inicial, que se considera necesaria para la
preparación del plan de auditoria.
El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las relaciones
existentes entre procesos del sistema de gestión Integrado para identificar la
estructura de los procesos que realiza la empresa y el modo de organización en lo
relacionado a las áreas que se van a integrar. En este caso se recibe un informe
de planeación estratégica el cual incluye la política, objetivos y directrices que se
desean alcanzar, pero este no contempla el análisis de la eficacia de las acciones
propuestas en el Sistema HSEQ.
Al revisar la política se encuentra que no contempla el compromiso con el
cumplimiento de requisitos legales ni con la identificación de peligros, evaluación,
valoración de los riesgos y determinación de controles.
Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales, reducir el consumo de agua y energía y satisfacer las
necesidades de sus clientes en los servicios prestados.
Para la gestión del sistema de HSEQ cuenta con un profesional en administración
de empresas con diplomado en sistema de gestión de calidad ISO 9001:2014
certificado como auditor interno por un ente certificador reconocido a nivel
nacional.
En el mapa de procesos presentado por el encargado del sistema HSEQ no se
evidencia que hayan incluido los procesos de apoyo relacionados con liderazgo y
compromiso gerencial.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.

Auditoria Documental en sitio


El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria con 8 días de antelación,
establece una comunicación previa con la empresa para aclarar dudas sobre el
proceso que allí se lleva a cabo y concretar la visita de campo que se va a realizar
de acuerdo con el listado de proyectos vigentes enviados por la empresa en donde
se definen las actividades que se realizan en cada uno, numero de contrato,
nombre de la contratante, número de personas expuestas y porcentaje de
ejecución del proyecto. Lo que le permitirá revisar el alcance solicitado para la
certificación en ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO 45001:2018.
Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria enviado la revisión
del sistema inicia con la fase documental del SG HSEQ y que durante el segundo
y tercer día de auditoria se realizara la vista de campo verificando las actividades
realizadas para verificar el cumplimiento de las normas del SIG solicitadas.
El auditor llega a las instalaciones de la empresa dando cumplimiento a las
recomendaciones previas realizadas por el encargado del sistema en la empresa,
antes de iniciar la reunión de apertura le informan el protocolo que la empresa
para actuar en caso de emergencias, se inicia con la reunión de apertura en la
cual informa entre otros aspectos Objetivos de la auditoria, tiempo de auditoria,
tipos de hallazgos, metodología de la evaluación, temas a tener en cuenta en la
auditoria de acuerdo con lo establecido en las normas a certificar, horarios y fecha
de entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan determinarse en el
proceso de evaluación.
Informa adicionalmente que el proceso de documentación será verificado durante
toda la evaluación de manera trasversal.
En la reunión de apertura solo participan el representante del sistema que es el
director de operaciones, el coordinador HSE y el auxiliar HSE, e informan que el
gerente general y representante legal se encuentra fuera del país y que las
personas encargadas de los procesos no es necesario que estén en la reunión de
apertura ya que el sistema HSEQ lo maneja en su totalidad el coordinador HSEQ
desde su computador y a través de la intranet de la empresa.
El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con el plan de auditoria
consulta con quien va a realizar la evaluación de los elementos de Liderazgo,
Planificación y Apoyo si el gerente y representante legal no se encuentra a lo que
le informan que lo hará el coordinador HSEQ quien tiene conocimiento de los
temas tratados ya que es el quien maneja el sistema HSEQ.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los


El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su cargo, las actas de
reuniones gerenciales realizadas cada cuatro meses en donde no se tienen en
cuenta los aspectos del SG HSEQ de forma sistémica ni seguimiento a los
compromisos adquiridos y el acta de revisión gerencial en donde solamente se
analizaron los índices de satisfacción de los clientes y que fue realizada un año
antes de la realización de la auditoría actual teniendo en cuenta los periodos de
corte. Se informa adicionalmente, que los resultados fueron comunicados a los
trabajadores en su momento y se dio respuesta a los PQR. El auditor solicita los
registros de divulgación de cinco trabajadores seleccionados previamente y
encuentra que el formato utilizado no tiene diligenciado todos los datos requeridos
y establecidos por la empresa y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo
con la información del coordinador HSEQ.
El auditor le solicita al coordinador HSEQ el análisis de su contexto de
organización conforme lo definen las normas internacionales, la identificación de
las partes interesadas y priorización de estas en donde define de acuerdo con el
análisis realizado cuales son las necesidades y acciones para seguir a lo cual el
coordinador informa que no lo ha realizado.
Para la revisión del cumplimiento de la política el coordinador HSEQ informa que
fue divulgada hace una semana, presenta
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los registros de los trabajadores del área administrativa e informa que los
conductores se encuentran realizando actividades con los clientes y que no les
hizo llegar la nueva política. Al volverla a revisar en la oficina no se encuentra
firmada.
Para la revisión del cumplimiento de los objetivos HSEQ, el coordinador HSEQ
muestra una matriz de cumplimiento de objetivos en donde él es el responsable
del cumplimiento de todos los objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis
meses para verificar su cumplimiento, estos solamente presentan resultados de
cumplimiento al 100%. El auditor informa que se verifican estos resultados durante
el proceso de evaluación teniendo en cuenta todos los aspectos del SG HSEQ.
Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ informa que no tiene
un presupuesto asignado ya que por decisión de la gerencia le asigna los recursos
de acuerdo con sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan
dinero para lo que se necesite con el fin de que no generen PQR´s.
Al realizar la revisión de la matriz de requisitos legales definida pro la
organización, se evidencia que se identifican requisitos de los clientes sin
considerar el mecanismo de
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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cumplimiento, ni la identificación de los requisitos de seguridad, salud Enel trabajo
y ambiental.
El auditor solicita el procedimiento para la investigación de incidentes (accidentes
y casi accidentes) de trabajo, ambientales y enfermedades laborales:
El Coordinador HSEQ presenta un documento denominado Paso a Paso para la
realización de investigación de Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1
de enero de 2018, especificando la metodología a utilizar para la investigación,
identificando que no se contemplan criterios para la investigación de incidentes
(accidentes y casi accidentes) ambientales ni enfermedades laborales e
igualmente no ha realizado la investigación del accidente grave que se le presento
dos meses antes de la auditoria y que fue reportado a la ARL hace dos semanas.
Esta información se encuentra en el certificado de accidentalidad emitido por la
ARL con fecha del último día del mes anterior.
Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el coordinador HSEQ
informa que solo tiene registros del año anterior que en el transcurso del presente
año no ha tenido tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos
debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta con suficiente
personal para implementar los controles.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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El auditor al revisar previamente la matriz de riesgos, evaluación de riesgos y
determinación de controles encuentra que no se tiene identificado el riesgo
prioritario de acuerdo con la actividad de la empresa , solicita al Coordinador
HSEQ evidencias de los registros de capacitación y competencias de los
conductores quien informa que hasta la fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por
actualizar la documentación, que igualmente realizan las actividades por la
importancia de los clientes, presentando los certificados de los otros cuatro
trabajadores, así como los perfiles de cargo, la asignación de funciones y
responsabilidades y el programa de capacitación de acuerdo con los
requerimientos de cada cargo que en la evaluación del mismo reporta un 100% de
cobertura y un 100% de eficacia.
Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando actividades de
conducción y que adicionalmente no cuentan con la formación requerida por ley el
auditor solicita el procedimiento para la realización de evaluaciones médicas y el
profesiograma, el coordinador informa que todavía no le han entregado el
profesiograma que le solicito a la ARL y que por lo
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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tanto los exámenes médicos se los realizó solicitando a la IPS exámenes con
especificaciones para conductores, se solicitan los certificado de aptitud
respectivos de los 10 trabajadores seleccionados y se encuentra que 3 tienen
recomendaciones médicas a las cuales no se les ha realizado seguimiento pero
que son los más antiguos en la empresa que siempre lo han hecho y que hasta
ahora no ha pasado nada.
El coordinador informa al auditor que se han establecido controles para
enfermedades endémicas y se han realizado campañas en donde se involucra a
las familias de los trabajadores relacionadas con vacunaciones de tétano, fiebre
amarilla, control de cáncer de próstata y cáncer de útero para los trabajadores de
la empresa y campañas de higiene oral para los hijos de estos. Muestra los
registros fotográficos de todas las actividades y la matriz de enfermedades
endémicas presentes en las regiones donde realizan actividades.
El diagnostico de condiciones de salud fue entregado por la IPS el viernes anterior
a la auditoria y se encuentran recomendaciones relacionadas con la continuidad
de Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) visual, auditivo y DME. El
coordinador expresa que ha establecido PVE para el control de enfermedades de
origen cardiovascular y afectaciones por DME que a la fecha ha evaluado con
indicadores de cumplimiento y expresa que tiene calificada una enfermedad
laboral por pérdida de capacidad auditiva en un trabajador de 36 años, lo cual el
auditor verifica
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en el certificado emitido por la ARL y la carta enviada a la empresa en donde le
informan la pérdida de capacidad auditiva del trabajador.
El auditor le solicita al coordinador HSE el procedimiento de administración para
contratistas y proveedores PR-HSE-015 versión 2 de Enero 30 de 2015 de
acuerdo con el procedimiento de control de documentos enviada al auditor
previamente a lo que el coordinador informa que ese procedimiento había
cambiado de versión hacía una semana pero que no actualizó la matriz de control
de documentos.
En el procedimiento se evidencian los criterios de selección, evaluación, monitoreo
y seguimiento para contratistas y proveedores de acuerdo con los servicios y
riesgos a los que se ven expuestos, para validar su implementación el auditor
selecciona a la EPS SANATE, al contratista eventual de soldadura SOLDAR SAS,
Transportes CARGAR y al dispositor de residuos ECO LTDA., el coordinador
informa que el departamento de compras es el encargado de estos servicios.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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El auditor solicita a los representantes de compras las evidencias de los registros,
evidenciando que al realizar la evaluación de desempeño no informan a los
contratistas- proveedores seleccionados los resultados de la evaluación y que su
seguimiento se realizará en el periodo siguiente que es dentro de seis meses a
pesar que ellos conocen el procedimiento en donde se establece que deben
establecer planes de acción de acuerdo con los resultados.
La empresa hace entrega de los residuos peligrosos que genera a la empresa
ECO LTDA., evidencia que tiene permiso de recolección, transporte y disposición
final de residuos por parte de la secretaria de ambiente de Bogotá. La empresa
hace la entrega de los residuos peor no tiene un registro de residuos generados y
dispuestos de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
El programa de gestión que maneja es para la reducción de agua y energía al
revisar la evaluación de los indicadores propuestos como reducir el 20% de agua y
energía per cápita, el análisis realizado está relacionado con número de
actividades realizadas en el periodo.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ que le permita
revisar el programa de inspecciones PR-HSE-020 versión 5 de 6 de abril de 2016,
en donde se define la realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos,
locativo, equipos de emergencia, aspectos ambientales, vehículos, pero el
coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar inspecciones este año y
que las inspecciones que tiene son del año 2019.
Al solicitar los registros de mantenimiento de vehículos, lavado, programa de oren
y aseo de los vehículos, el coordinador HSEQ informa que los vehículos son
revisados en talleres de barrio a donde cada conductor aliado lleva el vehículo y
no se tienen control sobre la disposición de los vertimientos, cambio de llantas y
aceites. Para los vehículos propios se tiene establecido el mantenimiento de los
mismos en el centro de diagnóstico de confianza y en donde los han atendido
durante años por lo que no han solicitado ninguna documentación al respecto.
Revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se solicita el
procedimiento de auditorías PR-HSE-021 versión 7 de 12 de abril de 2016 en
donde se evidencia el programa de auditorías, las competencias del auditor
interno. Al revisar la planeación de la auditoría interna se evidencia que no hubo
participación del COPASST, el auditor interno es el coordinador
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HSE y en el informe no se evidencian desviaciones al sistema SSTA.
Revisa el procedimiento de acciones correctivas y preventivas PR-HSE 022
versión 3 de 7 de agosto de 2013 en donde establece metodología de análisis
causal para dar tratamiento a las AC /AP el cual de acuerdo con lo informado por
el coordinador HSE no se ha implementado ya que él desde que llegó a la
empresa hace un año lleva una matriz de análisis en donde se hace seguimiento a
las desviaciones.
Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se evidencia han presentado
en el año 2014 0 at, 2015 3 at incapacitantes con 45 días de incapacidad, 2016 5
at con 345 días de incapacidad, 2017 1 at fatal, 3 at con 90 días de incapacidad,
2018 2 at con 30 días de incapacidad. Esta información es suministrada en el
certificado de accidentalidad de la ARL emitida 30 días antes de la fecha de
auditoria. En todos los años se evidencia que no tienen registros de casi
accidentes ni registros estadísticos de accidentalidad de contratistas.
Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los
documentos.
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Auditoría de Campo en ejecución de actividades
De acuerdo con el plan de auditoria el auditor teniendo en cuenta las
recomendaciones realizadas por el coordinador HSEQ para la realización de la
auditoria de campo, se desplazan hacia donde se encuentran los conductores más
cercanos ubicados en el cliente MAUROS PIZZA en donde se prestan servicios de
transporte de personal a las diferentes sucursales. Los conductores se encuentran
en el parqueadero asignado por la empresa ubicado a media cuadra de esta, le
informan al auditor los criterios para atender emergencias y los riesgos a los que
se expone durante su visita, así mismo los controles propuestos.
Los trabajadores de la empresa auditada se encuentran ya realizando sus labores
desde las 6 am, la cual es por llamado de acuerdo con las necesidades y turnos
de los trabajadores. El auditor solicita el procedimiento para traslado de pasajeros
PR-HSE- 017 versión 1 de 1 de diciembre de 2012 y el coordinador lo busca en el
equipo que lleva desde la oficina e informa que no se encuentra impreso ya que
los trabajadores lo conocen, al verificar la información con los trabajadores se
evidencia que no realizan inspecciones de los cinturones de seguridad, niveles de
llantas, nivel de aceite, ni realizan ATS de acuerdo con lo definido en el
procedimiento.
Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como aplican la política
integral informan que al no realizar las
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inspecciones de equipos no podrían dar cumplimiento a lo definido en la misma.
Desconocen los objetivos propuestos para la gestión del sistema HSEQ e
informan que los resultados de la evaluación de desempeño nunca les fue
informado.
Evidencia además que no tienen conocimiento del funcionamiento del COPASST
ni participaron en la elección del mismo a pesar de llevar cuatro años con la
organización.
El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las 11:30 am decide
desplazarse hacia la empresa para dar continuidad al proceso y sobre las 2pm.,
cuando llega evidencia que los trabajadores habían pedido permiso y solo se
encuentra con el operario de control vehicular a quien le pregunta sobre los
certificados de calibración de los equipos y este informa que no los tiene en sitio,
se los tuvo que entregar al gerente la semana pasada para su revisión y no se los
devolvió, le informa al auditor que hace entrega de los residuos y que para la
disposición todos los lleva al mismo sitio sin separar los que se encuentran
contaminados. Al realizar una inspección en el cuarto de almacenamiento de
residuos encuentra que en el área no hay una adecuada disposición de residuos
de acuerdo con lo definido en la legislación vigente.
El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de auditoria para iniciar la
realización del informe previo de hallazgos.