Análisis de caso

El siguiente caso permite preparar a los participantes en el ejercicio de la aplicación del

conocimiento de acuerdo con los lineamientos establecidos en las Norma ISO 19011 2018
y en contexto con las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO45001:2018.

Es importante que tenga en cuenta los temas vistos en el desarrollo del módulo de
auditorias bajo los requerimientos de ISO 19011:2018. Es un insumo para el desarrollo de
los talleres 2, 3 y 4.

Posteriormente, en las notas de campo para el análisis de este caso identifique si el auditor
cumple con todos los pasos establecidos en la norma ISO 19011 2018 para el desarrollo de
la auditoria, de acuerdo con su análisis establezca si hay no conformidad, conformidad o
aspectos por mejorar, deberá anotar en el cuadro notas de auditor sus observaciones y
posteriormente realizar el informe que entregará a la dirección, documentos que encuentra
anexo en el desarrollo del taller 4.

Contexto

Las empresas, al igual que las personas, están ubicadas en una región geográfica en la cual
es necesario cumplir con una legislación vigente, contar con prácticas para el cumplimiento
de contratos pactados con los clientes, con los trabajadores, proveedores y contratistas,
entre otros.

Por esta razón, lo primero que debe comprender es ese contexto, es decir el marco legal,
aplicable a una empresa y que le permite definir los criterios para la implementación del
sistema de gestión de HSEQ.

Solidariamente, la contratante (Gobernación del Meta), debe asegurar que se prestan los
servicios contratados conforme a la ley o también puede resultar en este caso el cliente
sancionado por las entidades reguladoras del estado en caso de no cumplir y que se
presente alguna queja, o demanda.

La empresa AGROAMAZONICA SAS., presta servicios de rocería en los diferentes sectores

económicos, desde hace 5 años. Son dueños de las instalaciones en donde manejan las
áreas operativas y administrativas, ya que cuentan con una bodega de almacenamiento de
equipos. La empresa se ubica en la ciudad de Yopal y los empleados que contrata para la
prestación de este servicio son personas de la región, y administrativamente manejan 5
personas en oficina con los siguientes cargos: gerente y/o representante legal, secretaria,
encargada de servicios generales de las instalaciones quien además se desempeña como
ayudante en la bodega de almacenamiento, responsable del SG HSEQ que realiza sus
actividades por prestación de servicios, coordinador logístico/operaciones quien
adicionalmente se encarga de la bodega de almacenamiento. Para el servicio que van a
realizar en la ciudad de Villavicencio, la gerencia de la empresa decide tomar en arriendo
una bodega ubicada en el centro de la ciudad desde donde manejarán las operaciones a
realizar asignadas en el contrato.

Documentación del Sistema de Gestión SST

El auditor en la fase de preparación de la auditoría, es decir 15 días antes de la misma

reciben la documentación que se considera necesaria para la preparación del plan de
auditoria dentro de los cuales se encuentran la política de HSEQ y RSE, los objetivos del
Sistema de gestión integral, características de los proyectos, análisis de riesgos y
oportunidades, matriz de requisitos legales aplicables y de otra índole, caracterización de la
población trabajadora.

Al revisar la política de HSEQ y RSE se encuentra que no contempla el compromiso con el

cumplimiento de requisitos legales y de otra índole, con la identificación de peligros,
evaluación, valoración de los riesgos y determinación de controles, prevención de la
contaminación. Sin embargo, declara que sus actividades las realizan con total
transparencia frente a las decisiones y actividades que impactan en la sociedad y el
medioambiente.

Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de trabajo y enfermedades

laborales, reducir el consumo de agua y energía, garantizar la calidad en la prestación de los
servicios realizando los trabajos acordes con lo solicitado por cada uno de sus clientes y
asegurar la contratación local de mano de obra calificada y no calificada para la realización
de las actividades asignadas.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión previa de los documentos.

Auditoría Documental en sitio

El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria, establece una comunicación
previa con la empresa para aclarar dudas sobre el proceso que allí se lleva a cabo y concretar
la visita de campo que se va a realizar de acuerdo con lo descrito en el listado de proyectos
vigentes enviados por la empresa en donde se definen las actividades que se realizan en
cada uno, numero de contrato, nombre de la contratante, número de personas expuestas
y porcentaje de ejecución del proyecto.

Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria enviado la revisión del
sistema inicia con la fase documental del SG HSEQ y RSE, y que durante el día se realizara
la vista de campo para verificar el nivel de implementación del SG HSEQ y RSE,
adicionalmente les envía las hojas de vida de los miembros del equipo auditor conformado
por el auditor líder con formación en administración de empresas especialista en sistemas
integrados de gestión y conocimientos de RSE, con cinco años de experiencia en auditorias
del sistema de gestión integral y RSE, auditor acompañante ingeniero ambiental especialista
en SST con licencia, encargado de la verificación de cumplimiento de los sistemas de
seguridad y salud en el trabajo y ambiental, con un año de experiencia en la realización de
auditorias al sistema de gestión y experto técnico ingeniero agrónomo con 10 años de
experiencia en manejo de actividades asociadas a rocería.

El responsable del sistema HSEQ y RSE revisa previamente el plan de auditoría el cual
aprueba al verificar que los objetivos están acordes con la solicitud realizada a la empresa
que presta los servicios de auditoría interna, al considerar que en su empresa no se cuenta
con recursos competentes para realizar este proceso y, la competencia de los miembros del
equipo auditor; informa a las partes involucradas en el proceso de auditoría el desarrollo de
la misma, haciendo el envío del plan acorde con el programa de auditoria establecido y
comunicado.

El auditor y su equipo llega a las instalaciones de la empresa dando cumplimiento a las

recomendaciones previas realizadas por el encargado del sistema en la empresa, antes de
iniciar la reunión de apertura le informan el protocolo que la empresa para actuar en caso
de emergencias, se inicia con la reunión de apertura en la cual informa los Objetivos,
Alcance, tiempo de auditoria, tipos de hallazgos, metodología de la evaluación, temas a
tener en cuenta en la evaluación de acuerdo con lo establecido la legislación vigente,
horarios y fecha de entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan determinarse
en el proceso de evaluación, presenta al equipo auditor y las funciones que tendrán estos
en el proceso de auditoría.

Informa adicionalmente que el proceso de control de documentos y registros será

verificado durante toda la evaluación.

En la reunión de apertura solo participan el representante del sistema que es el director de

operaciones, el coordinador HSEQ y RSE, y el auxiliar HSEQ, e informan que el gerente
general y representante legal se encuentra fuera del país y que las personas encargadas de
los procesos no es necesario que estén en la reunión de apertura ya que el sistema HSEQ
lo maneja en su totalidad el coordinador HSEQ desde su computador y a través de la
intranet de la empresa.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con el plan de auditoria consulta

con quien va a realizar la evaluación de los elementos de Liderazgo y Compromiso Gerencial
(revisión por la alta gerencia del SG SST, objetivos y metas, asignación de recursos) si el
gerente y representante legal no se encuentra a lo que le informan que lo hará el
coordinador HSEQ y RSE, quien tiene conocimiento de los temas tratados ya que es el quien
maneja el sistema HSEQ y RSE. En esta fase se encuentra acompañado del equipo auditor.

El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su cargo, el acta de revisión

gerencial en donde solamente se analizaron los índices de accidentalidad y que fue
realizada un año antes de la realización de la evaluación actual teniendo en cuenta los
periodos de corte. Se informa adicionalmente, que los resultados fueron comunicados a los
trabajadores directos y contratistas y Vigía ocupacional en su momento. El auditor líder
solicita los registros de divulgación de cinco trabajadores seleccionados previamente y
encuentra que el formato utilizado no tiene diligenciado todos los datos requeridos y
establecidos por la empresa y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo con la
información del coordinador HSEQ y RSE. En este momento los auditores deciden iniciar la
revisión de los aspectos del sistema de gestión asignados por el líder de acuerdo con la
información enviada por la empresa y plan de auditoria.

Para la revisión del cumplimiento de la política el coordinador HSEQ y RSE informa que fue
divulgada hace una semana, presenta los registros de los trabajadores del área
administrativa e informa que los trabajadores que realizan las actividades para las que
fueron contratados tuvieron inducción antes de salir a campo; la nueva política,
adicionalmente no se encuentra firmada.

Para la revisión del cumplimiento de los objetivos, el coordinador HSE muestra una matriz
de cumplimiento de objetivos en donde él es el responsable del cumplimiento de todos los
objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis meses para verificar su cumplimiento,
estos solamente presentan resultados de cumplimiento al 100%. El auditor informa que se
verifican estos resultados durante el proceso de evaluación teniendo en cuenta todos los
aspectos del SG HSEQ y RSE.

Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ y RSE informa que no tiene un
presupuesto asignado ya que por decisión de la gerencia le asigna los recursos de acuerdo
con sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan dinero para lo que se
necesite con el fin de que no se presenten incidentes (Accidentes y casi accidentes) de
trabajo y ambientales, que en la asignación de recursos se consideró un auxiliar HSEQ para
que lo soportara en campo por ser un requisito del contrato con la Gobernación.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

El auditor encargado de revisar el sistema de gestión SST solicita el procedimiento para la

investigación de incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo, ambientales y
enfermedades laborales:

El Coordinador HSEQ y RSE presenta un documento denominado Paso a Paso para la

realización de investigación de Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1 de enero de
2017, especificando la metodología a utilizar para la investigación, identificando que no se
contemplan criterios para la investigación de enfermedades laborales ni de accidentes
ambientales e igualmente no ha realizado la investigación del accidente grave que se le
presento dos meses antes de la auditoria y que fue reportado a la ARL hace dos semanas
pero no a la oficina del Ministerio. Esta información se encuentra en el certificado de
accidentalidad emitido por la ARL con fecha del último día del mes anterior.
Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el coordinador HSEQ y RSE informa
que solo tiene registros del año anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido
tiempo de hacer los registros debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta
con suficiente personal para implementar los controles.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

El auditor del Sistema de gestión SST en conjunto con el experto técnico al revisar
previamente la matriz de riesgos, evaluación de riesgos y determinación de controles
encuentra que se realizan actividades de alto riesgo relacionadas con manejo de
herramientas manuales, trabajos en alturas con poda de árboles y exposición a
microorganismos que pueden ocasionar enfermedades, y a residuos que pueden ser
tóxicos; solicita al Coordinador HSEQ y RSE, evidencias de los registros de capacitación y
competencias de los trabajadores que realizan estas actividades quien informa que hasta la
fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por realizar el curso de trabajo en alturas, que
igualmente realizan las actividades por la importancia del proyecto, presentando los
certificados de los otros cuatro trabajadores que se encuentran realizando actividades en
el tramo Granada – Villavicencio, así como los perfiles de cargo, la asignación de funciones
y responsabilidades y el programa de capacitación de acuerdo con los requerimientos de
cada cargo que en la evaluación del mismo reporta un 100% de cobertura y un 100% de
eficacia.

Al solicitar la matriz de identificación de aspectos e impactos ambientales evidencia que

no se consideran aspectos relacionados con las condiciones anormales y las situaciones de
emergencia razonablemente previsibles.

Sin embargo, identifican los riesgos y oportunidades en función de los servicios ofrecidos y
que pueden generar los efectos no deseados frente a sus clientes.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando actividades de alto riesgo y que
adicionalmente no cuentan con la formación requerida por ley el auditor de SST y
Ambiental, solicita el procedimiento para la realización del proceso de selección, en donde
deben asegurar las competencias requeridas para la ejecución de trabajos en alturas, se
solicitan los certificado de aptitud respectivos de 10 trabajadores seleccionados y se
encuentra que 3 no son aptos para realizar las actividades pero que son los más antiguos
en la empresa que siempre lo han hecho y que hasta ahora no ha pasado nada.

El coordinador informa al auditor que se han establecido controles para el contagio y

trasmisión de Zica, Dengue, Chicunguña y se han realizado campañas en donde se involucra
a las familias de los trabajadores relacionadas con vacunaciones de tétano, fiebre amarilla,
control del COVID 19, control de cáncer de próstata y cáncer de útero para los trabajadores
de la empresa y campañas de higiene oral para los hijos de estos, en los diferentes
proyectos
realizados. Muestra los registros fotográficos de todas las actividades y la matriz de
enfermedades endémicas presentes en las regiones donde realizan actividades.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

El auditor de SST y Ambiental le solicita al coordinador HSEQ y RSE el procedimiento de

administración para contratistas y proveedores PR-HSE-015 versión 2 de enero 30 de 2017
de acuerdo con el procedimiento de control de documentos enviada al auditor previamente
a lo que el coordinador informa que ese procedimiento había cambiado de versión hacía
una semana pero que no actualizó la matriz de control de documentos. En este
procedimiento se incluye la contratación de mano de obra calificada y no calificada sin
distinción de género, asignación del trabajo, capacitación, oportunidades de ascenso,
compensaciones y finalización del empleo.

En el procedimiento se evidencian los criterios de selección, evaluación, monitoreo y

seguimiento para contratistas y proveedores de acuerdo con los servicios y riesgos a los
que se ven expuestos, para validar su implementación el auditor selecciona a la EPS
SANATE, al contratista eventual de poda de árboles ARBOSAN SAS, Transportes CARGAR
para el desplazamiento de los trabajadores a los frentes de trabajo y al dispositor de
residuos ECO LTDA., el coordinador informa que el departamento de compras es el
encargado de estos servicios.

El auditor solicita a los representantes de compras (secretaria) las evidencias de los

registros, evidenciando que al realizar la evaluación de desempeño no informan a los
contratistas- proveedores seleccionados los resultados de la evaluación y que su
seguimiento se realizará en el periodo siguiente que es dentro de seis meses a pesar que
ellos conocen el procedimiento en donde se establece que los proveedores y contratistas
deben definir planes de acción de acuerdo con los resultados.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

La empresa hace entrega de los residuos peligrosos que genera a la empresa ECO LTDA.,
evidencia que tiene permiso de recolección, transporte y disposición final de residuos por
parte de Corporinoquia. La empresa hace la entrega de los residuos pero no tiene un
registro de residuos generados y dispuestos de acuerdo con lo establecido en la legislación
vigente.

El programa de gestión que maneja es para la reducción de agua y energía al revisar la

evaluación de los indicadores propuestos como reducir el 20% de agua y energía per cápita,
el análisis realizado está relacionado con número de actividades realizadas en el periodo.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ y RSE que le permita revisar el
programa de inspecciones PR-HSE-020 versión 5 de 6 de abril de 2017, en donde se define
la realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos, locativo, equipos de emergencia,
aspectos ambientales, pero el coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar
inspecciones este año y que las inspecciones del año 2019 y lo que va del año 2020 que se
realizaron en campo no han sido tratados los hallazgos encontrados.

El auditor líder revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se solicita el

procedimiento de auditorías PR-HSE-021 versión 7 de 12 de abril de 2016 en donde se
evidencia el programa de auditorías, la competencias del auditor interno. Al revisar la
planeación de la auditoria interna se evidencia que no hubo participación del COPASST, el
auditor interno es el coordinador HSEQ y RSE, y en el informe no se evidencian desviaciones
al sistema HSEQ y RSE.

Revisa el procedimiento de acciones correctivas y preventivas PR-HSE 022 versión 3 de 7

de agosto de 2013 en donde establece metodología de análisis causal para dar tratamiento
a las AC /AP el cual de acuerdo con lo informado por el coordinador HSEQ y RSE no se ha
implementado ya que él desde que llegó a la empresa hace un año lleva una matriz de
análisis en donde se hace seguimiento a las desviaciones.

Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se evidencia que no tienenregistros de

casi accidentes ni registros estadísticos de accidentalidad de contratistas.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de los documentos.

Auditoría de campo en Proyecto y Bodega

De acuerdo con el plan de auditoria el equipo auditor teniendo en cuenta las

recomendaciones realizadas por el coordinador HSEQ y RSE para la realización de la
auditoria de campo lleva consigo todos los EPP requeridos por la organización (botas de
seguridad, gafas de seguridad, protectores auditivos, casco, camisa manga larga y jean), se
desplazan hacia el proyecto en campo sobre las 7 am., hasta Granada en donde se prestan
servicios de poda de árboles y rocería sobre la vía dentro del contrato con la gobernación
del Meta. En el punto de revisión escogido por el auditor, el coordinador HSE le informa al
auditor que debe mantenerse dentro de las áreas demarcadas con cinta amarilla por ser
una zona segura e informa que en esta vía y específicamente en este punto los vehículos
van a muy alta velocidad, adicionalmente indica cual es el punto de encuentro en caso de
presentarse una emergencia.
El auditor solicita el procedimiento de trabajos en altura PR-HSE- 017 versión 1 de 1 de
diciembre de 2016 y el coordinador lo busca en el equipo que lleva desde la oficina e
informa que no se encuentra impreso ya que los trabajadores lo conocen, al verificar la
información con los trabajadores se evidencia que no realizan inspecciones de arnés, líneas
de vida, ni realizan ATS de acuerdo con lo definido en el procedimiento, no tienen el permiso
de trabajo requerido para ejecutar la actividad el cual debe ser supervisado por el jefe de la
cuadrilla. Los trabajadores hacen uso de sus EPP para la ejecución de sus tareas.

Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como aplican la política HSEQ y
RSE, informan que al no realizar las inspecciones de equipos no podrían dar cumplimiento
a lo definido en la misma. Desconocen los objetivos propuestos para la gestión del sistema
HSEQ y RSE e informan que los resultados de la evaluación de desempeño nunca les fue
informado.

El auditor evidencia que en el proceso los trabajadores hacen uso de ACPM para poner en
uso la guadañadora y solicita la hoja de seguridad del producto, verifica el entrenamiento
que los trabajadores han recibido en el manejo del ACPM y los riesgos a que se someten,
los epp utilizados para su uso y su estado de almacenamiento teniendo en cuenta que es
una actividad rutinaria.

El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las 11:30 am decide desplazarse
a la bodega de la empresa para dar continuidad al proceso para verificar la implementación
del SG- SST, cuando llega evidencia que los trabajadores habían pedido permiso y solo se
encuentra con el almacenista a quien le pregunta sobre los certificados de calibración de
los equipos y este informa que no los tiene en sitio, se los tuvo que entregar al gerente la
semana pasada para su revisión y no se los devolvió, le informa al auditor que hace entrega
y reposición de EPP y que para la disposición todos los lleva al mismo sitio sin separar los
que se encuentran contaminados. Al realizar una inspección en bodega encuentra que en
el área de ingreso no cuenta con el kit para el control del riesgo biológico de acuerdo con lo
definido en la legislación vigente y protocolos de bioseguridad que no han sido divulgados.

El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de auditoria para iniciar la

realización del informe de auditoría porque debe entregar el reporte final del proceso sobre
las 6pm y así prepara el informe de auditoría que entregará en aproximadamente 8 días
hábiles.

Usted debe colocar sus observaciones fruto de la revisión de la implementación del SG

HSEQ y RSE en el proyecto y bodega.