INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS,

DISPOSITIVOS MEDICOS Y REACTIVOS IN VITRO

FECHA ACT: Sept 2014 VERSIÓN: 004 COD: A-SF-I-006 PAG: 1 / 4

1. OBJETIVO
Verificar las condiciones de ingreso de los medicamentos, dispositivos médicos y reactivos In vitro
mediante el diligenciamiento del formato de recepción técnica garantizando que éstos sean aptos
para el uso de los pacientes de la Institución y para el caso de los reactivos que sean aptos para el
estudio de muestras procedentes del cuerpo humano.

2. ALCANCE
Aplica para la recepción de medicamentos, dispositivos médicos y reactivos In vitro de la Institución.

3. RESPONSABLE
Director técnico de la clínica, Director técnico del servicio farmacéutico, auxiliares del servicio
farmacéutico, bacteriólogos de la Unidad de Medicina Transfusional y del Laboratorio Clínico.

4. DESCRIPCIÓN
Para los medicamentos, dispositivos médicos y reactivos In vitro se realizan dos tipos de recepción:

Recepción Administrativa:
Consiste en verificar la factura o remisión, revisando la razón social, el NIT, la fecha, el plazo de pago
pactado (cuando aplique), número de la factura, verificar las cantidades recibidas, la descripción de
los productos, el valor unitario, el valor total, el IVA y los descuentos (cuando aplique).

Cuando se detecta alguna inconformidad, se registra en el formato de recepción técnica en el ítem de

observaciones y se debe informar directamente al proveedor vía telefónica de modo que éste corrija
inmediatamente la irregularidad. (Para el servicio farmacéutico ver procedimiento P-OCH016
Audifarma S.A.)

La factura de los reactivos de la Unidad de Medicina Transfusional debe ser autorizada por el
coordinador del área y enviadas a contabilidad.

Se diligencian los siguientes ítems en el formato de recepción:

 Nombre del proveedor: ingrese el nombre del proveedor a quien se le compra

medicamentos, dispositivos médicos y/o reactivos.
 Fecha de recepción: ingrese la fecha en la cual se realiza la recepción.
 Número de la factura: ingrese el número de la factura del proveedor al cual se le compra
los dispositivos médicos.
 Descripción del medicamento, dispositivo médico y/o reactivo: comprobar que la
descripción que se encuentra en la factura es la misma que se encuentra en la etiqueta
del dispositivo, registrar en el formato.
 Cantidad: ingresar la cantidad recibida de esta referencia de dispositivo médico y/o insumo.

Recepción Técnica:
Consiste en verificar cada uno de los productos donde se tengan en cuenta las características
técnicas de calidad del producto.

Gestión de calidad Página 1 de 4

 INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MEDICOS Y REACTIVOS IN VITRO

FECHA ACT: Sept 2014 VERSIÓN: 004 COD: A-SF-I-006 PAG: 2 / 4

Condiciones de transporte: verifique si el transporte de los medicamentos, dispositivos médicos y

reactivos se realiza en condiciones adecuadas de embalaje. Registre cumple o no cumple.

Condiciones de Embalaje: verifique si los contenedores llegan sellados, en buen estado, secos y/o
sin filtraciones, Registre C: Cumple, NC: no cumple.

Fecha de Vencimiento: observar la etiqueta, registrar y en caso de tener varios lotes, anotar todas
las fechas de vencimiento y separar con un Slash (/).

Registro INVIMA: verificar que la etiqueta contenga el registro INVIMA, registrar en el formato , en
caso de que no se encuentre en la etiqueta del producto, colocar NC (No cumple) y en
observaciones colocar no posee registro INVIMA; almacenar en área de cuarentena, no almacenar
en estantería, e informar al proveedor sobre la obligatoriedad de éste requerimiento.

Lote: observe en la etiqueta el número de lote e ingréselo en el formato de recepción.

Nivel de inspección: para el caso de reactivos In vitro la inspección se hará al 100% debido a que la
cantidad adquirida no es muy grande. En el servicio farmacéutico la inspección será del 100% para
medicamentos de control especial y el 10% para el resto de medicamentos (ver procedimiento P-
OCH016 Audifarma S.A.)

Aceptación: el criterio de aceptación se basa en los siguientes criterios:

 Si el producto incumple en una de las características críticas o mayores de evaluación de

calidad, no se acepta el producto, se ubica en cuarentena para realizar la devolución al
proveedor.
 Si el producto incumple alguna de las características menores de evaluación de calidad se
acepta el producto, se debe informar al proveedor.

Nivel de aceptabilidad:
 Defecto Critico: el producto se acepta con cero (0) defectos críticos. Cuando hay algún
defecto crítico el producto es calificado como no aceptable.
 Defecto Mayor: se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.
 Defecto Menor: se acepta con todos los defectos menores, informando al fabricante para su
corrección y realizando una nueva inspección del producto.

Observaciones: realizar las observaciones en cuanto a características de calidad de los productos

por parte de la persona que recepciona los dispositivos médicos.

Análisis Técnico: realizar un análisis de acta de recepción evaluando todo lo requerido en la

normatividad, lo realizará el Director técnico de la clínica, en su ausencia lo reemplaza el Director
técnico del servicio farmacéutico.

Recepción realizada por: Ingresar el nombre de la persona que realizó la recepción técnica.

Cargo: Ingrese el cargo desempeñado en la institución.

Gestión de calidad Página 2 de 4

 INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MEDICOS Y REACTIVOS IN VITRO

FECHA ACT: Sept 2014 VERSIÓN: 004 COD: A-SF-I-006 PAG: 3 / 4

Recepción de Medicamentos y reactivos in vitro que requieren cadena de frío: Para la recepción
de medicamentos y reactivos in vitro que requieren cadena de frío, estos deberán ser recepcionados
de manera prioritaria debido a sus condiciones de almacenamiento. Al recepcionarse deberá tomarse
la temperatura por 10 minutos, para ello deberá emplearse un termómetro digital o termohigrómetro.
Se lleva control específico de la temperatura con la cual son entregados por el proveedor y el no
cumplimiento de la misma amerita la devolución inmediata. Se debe registrar la temperatura de
recepción en el formato de recepción técnica.

Nota: Para los reactivos in vitro de la Unidad de Medicina Transfusional se realiza la recepción
administrativa por parte del Coordinador o bacteriólogos, y posteriormente se almacenan los reactivos
en un espacio de cuarentena al interior de la nevera y se le comunica al Director Técnico y/o Regente
de Farmacia para que éste realice la recepción técnica, ésta puede ser realizada por auxiliares de
farmacia capacitados para esta tarea con verificación del Director Técnico de la Institución o el
Director Técnico del Servicio Farmacéutico en caso de que el primero no se encuentre disponible.
Todas las NO conformidades o inconsistencias identificadas durante la recepción deberán registrarse
en el acta de recepción.

Para gases medicinales ver Manual de gases medicinales

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Actividad Descripción Responsable Registro

Se debe verificar:
Nombre del producto
Concentración y forma farmacéutica
Director técnico
(para los medicamentos)
SF / Regente SF /
1. Recepción Precios unitarios y totales
Bacteriólogos
administrativa Cantidad N/A
UMT /
Marca solicitada
Bacteriólogos del
Número de cajas indicada en la guía
laboratorio clínico
de la transportadora
Revisar los empaques (primario –
secundario)
Se verifica el cumplimiento de las Check list de
condiciones técnicas legal vigente de verificación
Auxiliar de
los productos. técnica en el
farmacia (para
Para los medicamentos y dispositivos CAFH código F01-
medicamentos y
médicos el 10% POCH001 (SF) /
dispositivos) /
Para los medicamentos de control Director técnico
2. Recepción especial el 100% (en su defecto Acta de recepción
técnica auxiliar capacitado técnica de
Para los reactivos in vitro el 100% reactivos cód. A-
para reactivos
Debe verificarse: UMT) / SF-F-052
- Envase primario Laboratorio clínico
- Rotulado bacteriólogos Laboratorio
- Envase secundario Clínico “proceso
- Inserto de almacén
Gestión de calidad Página 3 de 4
 INSTRUCTIVO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS,
DISPOSITIVOS MEDICOS Y REACTIVOS IN VITRO

FECHA ACT: Sept 2014 VERSIÓN: 004 COD: A-SF-I-006 PAG: 4 / 4

Actividad Descripción Responsable Registro

- Defectos de calidad en el material de código PD-012”
acondicionamiento y en la forma
farmacéutica.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS

 Procedimiento de almacenamiento de medicamentos, dispositivos médicos y reactivos In vitro
(código A-SF-P-003)
 Acta de recepción técnica de reactivos (código A-SF-F-052)
 Check list de verificación técnica en el CAFH código F01-POCH001 (Servicio Farmacéutico)
 Proceso de almacén código PD-012 (Laboratorio Clínico)

7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción Elaboró Revisó Aprobó
Dr. Gabriel Dr. Carlos Jaime
Creación del
001 Junio 2011 John Jairo López Palacio Bahamón
documento
Jefe de Calidad Gerente
Modificación del Natasha Molina
002 Enero 2012 Erika Espinosa Comité de Calidad
documento Jefe de Calidad
Modificación del Lina Galeano Natasha Molina
003 Marzo 2013 Comité de Calidad
documento Maribet Cataño Jefe de Calidad
Comité de Farmacia
Modificación del Lina Galeano Gestión de
004 Sept 2014 y Terapéutica en
documento Directora Técnica Calidad
Acta No. 44

Gestión de calidad Página 4 de 4