DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS

FARMACEUTICOS

CÓDIGO: PR-DPC-01

VERSIÓN: 03

FECHA ACT: JUNIO DE 2021

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Edna Paola Rios y Dariela
Liliana Maria Patiño Seguro Jairo Andres Toro Cortes
Acevedo
Líder de Servicios Directoras técnicas de
Gerente farmacéutico
Farmacéuticos servicios farmacéuticos

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FARMACEUTICOS
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1. OBJETIVOS

1.1. General

Garantizar la seguridad y oportunidad en la entrega de medicamentos e insumos farmacéuticos al

usuario externo; asegurando la correcta disposición, conservación brindando la suficiente información
y/o educación para el adecuado uso.

2. ALCANCE

El presente documento aplica para el proceso de gestión farmacoterapéutica, subproceso de

dispensación. Inicia Requerimiento por medio de una prescripción médica y finaliza con los
medicamentos e insumos farmacéuticos entregados con su debida gestión administrativa y operativa
realizada.

3. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Será encargado de la revisión y actualización del presente documento el Líder de Servicios

farmacéuticos.

4. DEFINICIONES

✓ Dispensación de insumos farmacéuticos: La dispensación es el acto a partir del cual el

personal farmacéutico hace entrega de los insumos farmacéuticos prescritos por el médico al
usuario, junto a la información necesaria para su uso racional.
✓ Información sobre uso adecuado: Información por parte del Químico Farmacéutico o
Tecnólogo en Regencia de Farmacia La información contendrá básicamente los siguientes
aspectos: condiciones de almacenamiento, manera de reconstituirlos, cómo medir la dosis,
cuidados que se deben tener en la administración, interacciones con alimentos y otros
medicamentos, advertencias sobre eventos adversos, Problemas Relacionados con
Medicamentos (PRM), Problemas Relacionados con la Utilización de Medicamentos (PRUM) y
la importancia de la adherencia a la terapia.

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Para pacientes ambulatorios la información debe contener:

o Características de trasporte especiales para medicamentos que requieran cadena de

frío, condiciones de almacenamiento y seguridad en sitio de destino por parte del
paciente.
o Frecuencia de la medicación que va a utilizar (esquemas horarios establecidos dentro
de la prescripción y explicados al paciente teniendo en cuenta aspectos como
alimentación, labores diarias y precauciones).
o La dosis exacta a ser utilizada por el paciente mediante las indicaciones específicas para
el cumplimiento de la terapia a nivel de medidas (uso de dispositivos para medida de
volúmenes en medicamentos líquidos, identificación de características del medicamento
y su contenido en la presentación farmacéutica).
o Utilización de dispositivos específicos para la administración del medicamento y su
utilización (inhaladores, óvulos etc.).

Cantidad de medicamento entregado y tiempo de cubrimiento de la farmacoterapia.

Información por dispensador que no sea Químico Farmacéutico ni Tecnólogo en Regencia de
Farmacia

La información contendrá básicamente los siguientes aspectos: condiciones de

almacenamiento; forma de reconstitución de medicamentos cuya administración sea la vía oral;
medición de la dosis; cuidados que se deben tener en la administración del medicamento; y, la
importancia de la adherencia a la terapia.

✓ Obligaciones del dispensador:

o Verificar que la prescripción esté elaborada por el personal de salud competente y
autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción,
establecidos en el decreto 2200.

o Verificar la rotulación y la firma responsable de las diferentes preparaciones.

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o Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la

leyenda "Venta Bajo Fórmula Médica".

o No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles

errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional.

o Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos.

o Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto

terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como:
condiciones de almacenamiento, cómo reconstituirlos, cómo medir la dosis, qué
cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros
medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la
importancia de la adherencia a la terapia.

o Brindar a los usuarios pautas sobre el uso adecuado de los medicamentos de venta sin
prescripción facultativa o de venta libre.

o Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del Sector
Salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas
necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente las
competencias laborales.

✓ Prohibiciones del dispensador:

o Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción.
o Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,
frecuencia, cantidad y la dosis prescrita.
o Dispensar medicamentos alterados o fraudulento.
o Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña.
o Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.
o Tener muestras médicas de medicamentos.
o Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos
establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los procesos de
reenvase o reempaque de medicamentos.
o Inducir al paciente o consumidor al uso de un medicamento que reemplace o sustituya
al prescrito o al solicitado.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. DISPENSACIÓN
N ACTIVIDAD RESPONSABLE SOPORTE DOCUMENTAL

Establecer condiciones de entrega al cliente: El Gerente Gerente farmacéutico Contratos y sus anexos.
farmacéutico establecerá a partir de los convenios y
Líder de pricing Maestra
contratos establecidos y con base en los modelos de
atención definidos en la institución para cada patología las
Analista de compras
condiciones de entrega para cada uno de los insumos

1. farmacéuticos pactados con cada cliente (Maestra); es

decir, se establecerá desde este momento si se realizara
dispensación y/o aplicación en las sedes de Medicarte o
entrega y/o aplicación domiciliaria. Estas maestras se
deben compartir a los servicios farmacéuticos de forma
mensual con la actualización.

Recibir y verificar documentación para la dispensación: Director técnico Orden o autorización de

aseguradora
Acorde a la política institucional de seguridad del paciente
Regente de Farmacia
a partir de la cual se definen acciones dirigidas a garantizar
Copia de fórmula médica
una gestión segura de medicamentos y la correcta
Auxiliares de servicios
identificación del usuario, al llegar el usuario se le solicita la
farmacéuticos Documento de identidad
formula médica, el documento de identidad; luego se
procede a verificar que coincidan los dos nombres, los dos
apellidos y el número del documento de identidad del
usuario con los escritos en la orden y en la fórmula médica.

2.
En la fórmula médica se verifican datos de identificación
nuevamente, la vigencia, el nombre genérico del
medicamento, la concentración, la forma farmacéutica, la
dosificación, vía de administración, cantidad solicitada y
firma del médico.

En la orden de autorización se verifica que el medicamento

si esté pactado con el cliente esto a través de la verificación
del mismo contra la Maestra de negociación, que la orden
esté dirigida a Medicarte, que la orden esté vigente, las

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cantidades autorizadas que serán las mismas a dispensar

sean acordes a la fórmula. El sistema realizará una
validación de mínimos y máximos sacando una alerta para
que el dispensador verifique la cantidad a entregar y se
apoye en el regente y/o químico farmacéutico en caso de
dudas con la dosis.

Para el caso de algunos clientes, esta orden de autorización

se puede imprimir directamente en el servicio web que
dispone cada EPS, en el servicio farmacéutico de la
institución; sin necesidad de que el usuario la lleve.

Para la dispensación de los medicamentos clasificados NO

PBS se requiere la validación del direccionamiento en el
sistema de información SAG para proceder con la atención.
En caso de no contar con dicho requisito se notifica al área
de MIPRES para recibir directriz de atención según
determinación del cliente.

En caso de que el usuario no pueda reclamar directamente

los medicamentos, puede enviar a un tercero con la cedula
o el formato de autorización a tercero para reclamarlo: FT-
DPC-06 autorización a tercero para reclamar
medicamentos.

Posterior a la verificación de estos datos, se procede a

solicitar al usuario la firma en el espacio definido para este
fin; por ningún motivo se recibirán órdenes sin firma,
numero de documento de identidad y número telefónico del
usuario o del tercero que está reclamando el medicamento.

Para algunos clientes se tiene como requisito la firma de la

fórmula o remisión.

Adicionalmente se establece como política institucional que

en caso de que por algún motivo el usuario no firme la orden
o algún otro documento legal que avale la factura y requiera

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dicha firma; Medicarte tramitara la firma del usuario

utilizando el medio que sea necesario (se llamara al
usuario, se le explicara la razón por la cual se requiere la
firma, se coordinara con el usuario el envío a su domicilio o
donde el prefiera del documento en el cual se requiera la
firma) pero por ningún motivo un funcionario de
Medicarte podrá firmar o consignar ningún tipo de dato
del usuario en el espacio exclusivo para la firma del
mismo. Cuando se presentan usuarios que manifiestan no
tener la capacidad para realizar la firma se tiene en cuenta
el visto bueno de su acompañante y en caso de presentarse
sin este se deja registro la huella dactilar.

El espacio de todo documento interno o externo

establecido para la firma del usuario no podrá ser
utilizado bajo ninguna circunstancia por personal de
medicarte.

Si el usuario no tiene orden, no se dispensa el producto; son

casos excepcionales que se pueden presentar
esporádicamente y solo la gerente regional puede brindar
el visto bueno a la prestación del servicio.

Después de realizar el doble chequeo de la validación

fórmula médica, autorización con el documento del paciente
y se identifica inconsistencias, consultar primero con el
cliente y si este aprueba y genera una nueva orden que
cumpla con los requisitos mínimos exigidos por Medicarte,
se continúa con el siguiente paso; en caso contrario, se
remite el usuario a su aseguradora explicándole la
inconsistencia presentada y orientándolo sobre el
procedimiento a seguir para su corrección. Siempre se debe
realizar todo lo posible por solucionarle la situación al
usuario.

SI CUMPLE con las condiciones de entrega, se continúa el

proceso

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Verificar si el usuario tiene entregas y/o aplicaciones Director técnico SAG

pendientes de la orden vigente: En caso de que el usuario
Regente de Farmacia
aún no haya finalizado las entregas o aplicaciones de la
orden anterior, se procede a realizar los respectivos
Auxiliares de servicios
3. movimientos en el sistema teniendo presente que si se trata
farmacéuticos
de la última entrega esta se debe facturar.

Si no tiene entregas y/o aplicaciones pendientes se

procede con el siguiente paso.

Verificar la disponibilidad del insumo farmacéutico: en director técnico SAG

caso de que no haya existencias:
INS-DPC-04 Gestión de
Regente de Farmacia pendientes de insumos
✓ Se verifica que la falta de existencias no sea por farmacéuticos
Auxiliares de servicios
agotado por parte del laboratorio con el área de
farmacéuticos personal
compras, de ser así, se debe recibir autorización por
farmacéutico
parte de los clientes para proceder con la entrega de la
carta de agotado al paciente e indicándole que debe
acudir donde su médico tratante para una revisión en la
formulación, en este caso NO DEBE GENERARSE UN
PENDIENTE.

4. ✓ Si la falta de existencias es por desabastecimiento del

servicio farmacéutico, se procede a GENERAR EL
PENDIENTE en el sistema de facturación (SAG) y de
acuerdo al INS-DPC-04 Gestión de pendientes de
insumos farmacéuticos, se explica al paciente lo
sucedido y se le ofrecen dos opciones:

o Asistir a la IPS para reclamar el medicamento, el

cual deberá estar disponible en menos de 48 horas,
teniendo presente que si el paciente acepta esta
opción debe firmar en la tirilla del pendiente
generado.

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o Dejar su dirección y datos personales para ser

contactado en menos de 48 horas y que el
medicamente sea llevado al lugar dónde él designe.

En caso de que haya existencias se procede con el

siguiente paso.

Alistar insumos farmacéuticos a dispensar: Se realiza Personal farmacéutico Orden o autorización de

aseguradora
nuevamente el control doble chequeo verificación fórmula
médica y la orden de autorización y se separa el insumo Copia de fórmula médica
farmacéutico correspondiente teniendo en cuenta revisión Documento de identidad
de nombre genérico, nombre comercial, concentración,
forma farmacéutica, fecha de vencimiento y cantidad
autorizada. (Cinco correctos)

5.
Se deben dispensar los insumos más próximos a vencer, lo
cual se facilita a partir del almacenamiento FEFO, indicado
en el PR-ALM-01 procedimiento almacenamiento de
insumos farmacéuticos.

Se debe prestar especial atención a aquellos

medicamentos identificados como LASA y de Alto Riesgo:
IN-ALM-01 Manejo de medicamentos LASA.
Facturar insumos según orden de autorización: Se
Personal farmacéutico
registra la factura de venta en el sistema de información Sistema de información SAG
SAG, según el Instructivo IN-FAC-01 Facturación en línea y
en back. IN-FAC-01 Facturación en linea
Esta factura contendrá los datos del usuario y de los y en back
insumos farmacéuticos dispensados al usuario y demás
información requerida.
6.

Quien realiza el proceso de facturación debe garantizar la

información veraz y actualizada durante el proceso, esto
último sobre todo en los datos personales del paciente. Si
el paciente presenta copagos o cuotas moderadoras, se le
hace el cobro según el valor generado en el recibo de caja

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y se realiza la custodia hasta la generación del arqueo de

caja y consignación.

Suministrar información necesaria para uso adecuado:

Personal farmacéutico Almera
El Personal farmacéutico, podrá brindar al usuario
información sobre un adecuado almacenamiento de los
medicamentos prescritos, sin embargo, sólo el Químico
FT-DPC-28 formato de
Farmacéutico puede brindar asesoría farmacológica.
información y educación al
paciente sobre el uso adecuado
Antes de realizar la entrega de los medicamentos realiza un
de medicamentos
segundo chequeo teniendo en cuenta dosis, nombre
comercial, nombre genérico, concentración y estado, esto
FT-DPC-05 Carta para traslado
en presencia del usuario.
de Medicamentos

Es de vital importancia, que cuando sea un usuario nuevo,

se derive al químico farmacéutico quien de acuerdo al
modelo de atención al cual pertenezca el paciente en
Medicarte lo direccionará adecuadamente, a la par que
realizará la dispensación informada de forma adecuada.
7.
Una vez se realiza la entrega informada al paciente, se
procede con el diligenciamiento del formato FT-DPC-28
formato de información y educación al paciente sobre el uso
adecuado de medicamentos

Farmacovigilancia activa: Ya que la mayoría de pacientes

de la IPS tiene tratamiento crónico, el dispensador, debe
indagar en cada entrega por dificultades o complicaciones
que el paciente asocie al uso del medicamento buscando
identificar posibles problemas relacionados con el
medicamento (PRM), en caso de detectar algún PRM debe
direccionar al paciente donde el químico farmacéutico y
reportar el evento en Almera acorde al procedimiento: PR-
SP-03 Gestión de eventos adversos.

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Carta para traslado de Medicamentos: En caso de que el

paciente solicite una carta para que por motivos de viaje el
medicamento sea pasado sin dificultades en el aeropuerto,
se debe utilizar el formato: FT-DPC-05 Carta para traslado
de Medicamentos
Dispensar de acuerdo al tipo de entrega:
Personal farmacéutico IN-DPC-03 Conservación de la
Para la dispensación existen 2 opciones: cadena de Frio durante el
transporte
✓ Entrega directa al usuario o acudiente:
Se realiza cuando el medicamento está pactado como
FT-DPC-15 Control de entrega
dispensación en la maestra. En este caso se entrega el
de medicamentos para
insumo farmacéutico al usuario con toda la información
aplicación en domicilio
indicada en el paso anterior y se remite con el químico
farmacéutico cuando se trata de un paciente nuevo.
IN-DPC-01 Impresión para
Stickers y manillas
Para empacar medicamentos que requieran cadena de frío,
se deben seguir las instrucciones indicadas en el MN-DTB-01 Sistema de
documento IN-DPC-03: Conservación de la cadena de frío distribución de medicamentos
durante el transporte, y se entrega al usuario el plegable en dosis unitaria
informativo de manejo de cadena de frío.
8.

Después de dispensar el medicamento el usuario debe

firmar el formato FT-DPC-15 Control de entrega de
medicamento.

✓ Envío al domicilio del usuario:

Esta modalidad aplica para los medicamentos que están

pactados en la maestra como aplicación, pero que en casos
especiales en que el usuario está por fuera del área de
cobertura de la IPS, o presenta una condición específica
(grado severo de la enfermedad, discapacidad, entre otras)
que dificulte su desplazamiento; se envía el medicamento
por medio de operador logístico o empresa de transporte
contratada. Esto siempre y cuando el paciente tenga

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educación en el uso adecuado del medicamento, este aval

debe darlo el químico farmacéutico quien debe tener en
cuenta si la EAPB aprobó esta modalidad, de lo contrario,
la primera aplicación debe ser en la IPS.

En este caso el personal del servicio farmacéutico debe

avisar a enfermería para que realicen la respectiva nota en
la historia Clínica dejando explícito en esta el nombre del
medicamento, la dosis, días para los que corresponde la
dosis enviada, lote y fecha de vencimiento.

Esta modalidad aplica también para los medicamentos que

pueden ser dispensados según lo convenido en la maestra,
existe el servicio a domicilio disponible en algunas sedes en
las cuales el usuario para su comodidad puede solicitar, con
un costo adicional, envío domiciliario de los medicamentos
orales, nutracéuticos o dispositivos médicos.

En estos casos seguir el instructivo: IN-DPC-02 Entrega a

domicilio de insumos farmacéuticos.

El personal de farmacia es el encargado del embalaje, para

cadena de frío tener en cuenta el Instructivo IN-DPC-03
Conservación de la cadena de Frio durante el transporte

Reporte de PRM: En caso de identificar PRM por

Director técnico de
Almera
dispensación se reportará en el programa de
servicio farmacéutico
9. Farmacovigilancia y se gestionará el incidente o evento
adverso.

6. RIESGOS

✓ Fallas en la seguridad de la entrega de insumos farmacéuticos a los usuarios

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✓ Inoportunidad en la entrega de insumos farmacéuticos a los usuarios

✓ Brindar insuficiente información y/o educación al usuario

7. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

✓ Auditoria interna semestral

✓ Auditoria aleatoria anual por parte del líder de servicios farmacéuticos
✓ COFYTE

8. FLUJOGRAMA

Planear Hacer Verificar Actuar

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Establecer
condiciones de
entrega al cliente

FT-DPC-06 Direccionar donde el

Verificar ¿Paciente químico farmacéutico
documentación para nuevo?

dispensación

Dar instrucciones
¿Cumple con No Realizar gestión No claras al paciente y
¿Se corrigió el
los
requisitos? interna para problema? direccionamiento
solucionar la adecuado para
situación Si solucionar el
Si inconveniente.

¿Tiene orden
con movimientos
pendientes?

Si

Verificar
documentación para
dispensación

¿Tiene orden
Si ¿Fin de la Si Informar al usuario y
con movimientos
Realizar movimiento orden?
pendientes? en el sistema enviar a facturación

No
No
Firmar orden por el
usuario
Si
SAG
¿Hay existencia
No ¿Es un agotado No
del insumo? por laboratorio? Generar pendiente

Si

Firmar orden por el Entregar carta de

usuario agotado al usuario y
direccionar
adecuadamente
Seguir IN-DPC-05 FT-COM-01
Trazabilidad Seguir instrucciones
del procedimiento de
adquisiciones
Realizar seguimiento
Seguir IN-DPC-05
Garantizar entrega a hallazgos de
Trazabilidad
en menos de 48 h auditoria y a
indicadores.
IN-DPC-03
Alistar medicamento y realizar
doble chequeo garantizando
condiciones técnicas

Realizar verificación
especial en caso de
medicamento LASA
FT-DPC-02
FT-DPC-05
IN-DPC-02
Dar información FT-DPC-07
pertinente, entregar
folletos y firmar
formatos según tipo Realiza facturación
de dispensación Fin

Usuario No recibir el insumo

¿Devolución por
usuario o IPS o? e indicar uso del Identificar posible
punto Azul devolución por PRM
IPS
Llenar formato de
devoluciones FT-DPC-21
Remitir al químico
farmacéutico
No FT-ALM-01
¿Se garantiza la Disposición final
estabilidad?

Ingresar al inventario

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