1. Definir en qué consiste el proceso de Recepción de medicamentos.

RECEPCION E INSPECCION
- El regente o la persona que este delegue del servicio farmacéutico recibirán los
medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.
- Comparación de lo que contiene el documento, lo solicitado y lo recibido.

Es la etapa donde se hace un comparativo entre lo solicitado, facturado y lo recibido,

mediante una inspección física de las cantidades y condiciones técnico sanitarias vigentes
en que es entregado los medicamentos y dispositivos médicos a la farmacia.

2. ¿Qué partes componen el proceso de Recepción de medicamentos?.

Recepción de medicamentos y dispositivos médicos.

La recepción se adelantará básicamente conforme al siguiente procedimiento:

a) Estudio de la documentación que contiene el negocio

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las
condiciones del negocio.

b) Recepción y estudio de la documentación de entrega

Se estudiará la documentación que presenta el encargado de hacer la
entrega.
c) Comparación de los contenidos de las documentaciones

Se comparará el contenido de la documentación que contiene el negocio

con el contenido de la documentación de entrega, para establecer la
correspondencia entre los productos entregados y los productos
especificados en el negocio, respecto de fecha de entrega, cantidades,
condiciones técnicas, etc.

d) Inspección de los productos recibidos

Se procederá a realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos

médicos para verificar la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de
vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de
almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de
empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas
en la negociación.
Se comunicará a las autoridades sanitarias competentes, de acuerdo con la
legislación vigente, cuando no cumplan con las especificaciones técnicas de
calidad en la diligencia de recibo.

e) Muestreo
Se definirá el plan de muestreo a utilizar y calculará el tamaño de la
muestra. La muestra se extraerá del total del lote y se procederá de
conformidad con lo estipulado en la Resolución del Instituto Nacional de
Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA 2004008172 de 2004 y
demás normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan. Este
requisito es de aplicación opcional por parte de los establecimientos
farmacéuticos minoristas.

f) Acta de Recepción

Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el

procedimiento de recepción, especialmente la fecha y hora de entrega,
cantidad de unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de
vencimiento, condiciones de trasporte, manipulación, embalaje, material de
empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en
la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta será firmada por la persona que recibe y la que entrega y
será archivada en el sitio previamente designado y en orden sucesivo.

g) Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en los servicios
farmacéuticos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacéuticos.

h) Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos

El servicio farmacéutico o establecimiento farmacéutico registrará en los
medios existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad,
fecha, valor unitario, valor total, etc., de los medicamentos y dispositivos
médicos recibidos.

3. Definir qué es la Recepción técnica y Administrativa

Recepción técnica: Es una inspección visual donde se determina y se registra en el acta

de recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos Del medicamento y dispositivos
médicos.
Recepción administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos médicos
solicitados correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente confirmar
las condiciones durante el tiempo de transporte, embalaje, envase, producto, cantidad y
precio.

4. ¿Que se verifica cuando se hace el proceso de Recepción Administrativa?

Recepción administrativa o Estudio de la documentación

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las siguientes
condiciones: La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres
informaciones:
-Qué producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura):
Para que el responsable del inventario pueda verificar estas variables es necesario que
oportunamente haya recibido el contrato de suministro o la orden de compra de los
productos que van a ingresar al almacén o servicio farmacéutico. Se debe asegurar que los
productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la compra.

Recepción y estudio de la documentación que entrega el proveedor.

El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor
seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato
de suministro o la orden de compra.
Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto
cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
- Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto solicitado vs. el
despachado.
- Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
- Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura) acordados.
- Fecha y hora de entrega.
- Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

5. ¿Que se verifica cuando se hace el proceso de Recepción Técnica?

Recepción técnica - inspección de los productos recibidos

Finalmente con base en el cuestionario lista de chequeo que me entregara mi instructora

contesto las preguntas de los procesos tanto de recepción Administrativa como técnica
como evidencia de la actividad realizada.

Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a realizar
una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar:
- las condiciones técnicas
- Cantidad de unidades,
- Número de lote
- Fechas de vencimiento
- Registro sanitario
- Laboratorio fabricante
- Condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje,
material de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas
establecidas en la negociación.
- Para tal efecto se escogerá una muestra al azar del total del lote recibido. Es
importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del medicamento
y/o dispositivo médico, sobre la información de las especificaciones del producto,
tiempo de vida útil, condiciones de almacenamiento y la información que la
institución considere necesaria. Esta información es brindada por el proveedor al
momento de cotizar los productos. Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras
médicas en el servicio farmacéutico o almacén.

Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se comunicará al

proveedor y al jefe de compras o quien haga sus veces.
 - En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.
- Fecha de vencimiento: No debe recibir el producto que tenga menos de dos terceras
partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.
- Número de lote: El número de lote es importante porque en caso de presentarse un
problema de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no se debe aceptar más de
dos lotes en un mismo pedido de un producto.
- Certificaciones solicitadas: Si el contrato de suministro o la orden de compra así lo
estipula, debe entregarse con el pedido ciertos documentos que acrediten aspectos
de calidad, como el registro sanitario INVIMA y el protocolo de calidad.
Se revisan además otras características para los medicamentos:
- Embalaje: Sellados en buen estado y secos.
- Envase: Hermeticidad en cierre, sin perforaciones, contenido completo.
- Tapas: Presencia de banda de seguridad.
- Etiqueta: Impresión firme y clara.
- Blister: Sellados, llenos, con información básica.

- Otros aspectos a tener en cuenta:

- -Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se pueden
percibir por los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte del
responsable del almacén.
- Inspección visual: Examina características de uniformidad en el color, acabado, etc.
- Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por
encima de un límite fijado.
- Defecto: Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente
establecidas. Se clasifica en:
Defecto crítico: El que puede llegar a impedir la utilización del producto.
Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
Defecto menor: No reduce materialmente el uso del producto. Con el objetivo de poder
tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de recepción, se definen unos niveles
aceptables de calidad (NAC): el 1% para defectos críticos, 6.5% para defectos mayores y
15% para defectos menores. La clasificación de los defectos encontrados durante la
inspección se cruza con el NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el
lote de recepción. Ello se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al
establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en la tabla se rechaza

- Análisis organoléptico para inspección de productos

Tabletas: Se observará que no tengan manchas, que no estén descoloridas, que no estén
quebradas ni pegajosas, que no tengan polvo adherido a la superficie; igual tamaño, color y
apariencia.
Cápsulas: No deben estar abiertas o vacías, no deben tener polvo adherido, no deben
estar deformadas, sin trazas de humedad, igual color y apariencia.
Soluciones: Que no se observen materiales extraños, ni turbidez ni presencia de gas.
Contenido completo: que estén en frascos cerrados herméticamente, incluyendo banda de
seguridad.
Emulsiones: Que sean homogéneas, sin gas ni materiales extraños. Contenido completo,
que estén en frascos cerrados herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Suspensiones: Que al agitarlas se re-dispersen adecuadamente. Contenido completo, que
estén en frascos cerrados herméticamente, incluyendo banda de seguridad.
Liquidos inyectables: Que no tengan partículas en suspensión. Que no tengan turbidez.
Que el contenido esté completo.
Polvos para reconstruir No deben estar apelmazados. Los polvos para inyección deben
desprenderse fácilmente del frasco y deben tener color uniforme. Que disuelvan fácilmente.
Polvos o granulados para reconstituir a solución oral;
Que se dispersen fácilmente. Color granulado uniforme
. Cremas y ungüentos: Que los tubos no estén colapsados ni con perforaciones o rupturas.
Que el cierre esté hermético.
DEFECTO CRITICO
El producto se acepta con cero (0) defectos críticos. Cuando hay algún defecto crítico el
producto
es calificado como no aceptable.
DEFECTO MAYOR
Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto.
DEFECTO MENOR
Se acepta con todos los defectos menores, informando al fabricante para su corrección y
realizando
una nueva inspección del producto.
Equipo para la administración de soluciones parenterales: Advertir si los sellos no están
intactos o si los protectores no están en su sitio. Nota de advertencia: “NO USAR CON
SANGRE O CON COMPONENTES SANGUINEOS”.
Equipo para transfusión de sangre: Advertir si los sellos no están intactos o si los
protectores no están en su sitio.
Guantes quirúrgicos Si están empolvados, se debe colocar aviso de que el polvo de la
superficie debe ser removido asépticamente antes de iniciar los procesos de operación. Si
son estériles, verificar que el paquete no esté abierto o dañado.
Acta de recepción: Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que
arroje el procedimiento de recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su
denominación genérica y comercial, cantidad de unidades, número de lote, registro
sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de transporte, manipulación, embalaje,
material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en la
negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra tomada. El acta será
firmada por la persona que realiza la recepción técnica para su archivo en el almacén y
copia del acta para el servicio farmacéutico.

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos: Una vez autorizada la

recepción del producto, se produce su incorporación al sistema contable del almacén. El
almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin,
preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor,
etc., de los medicamentos y dispositivos médicos recibidos.
Control del proceso de recepción y de almacenamiento Porcentaje de cumplimiento de
entregas por parte del proveedor:
Número de entregas efectuadas en términos pactados x 100 Número total de entregas
pactadas. Porcentaje de cumplimiento de las buenas practicas de almacenamiento: Número
de medicamentos vencidos, deteriorados y averiados x 100 Total de medicamentos
almacenados.

Formato control de temperatura, humedad y red de frio.

 - Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se
realice la respectiva Recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en
un sitio independiente de los demás medicamentos

Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de acondicionamiento,

en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.