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Enero 2017
ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MEDICOS
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OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita garantizar el almacenamiento de los medicamentos
y dispositivos médicos, conservando las especificaciones técnicas con las que fueron
fabricados, durante su permanencia en la farmacia interna de FUNCINTE

ALCANCE
Este procedimiento aplica al proceso Almacenamiento y Conservación de Medicamentos y
dispositivos médicos de FUNCINTE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS

 Manual del sistema de suministro de medicamentos del Ministerio de Salud.
 Decreto 4725 de diciembre 26 de 2005.
 Decreto 2200 de junio 28 de 2005
 Resolución 1403 del 2007
 Resolución 1478 de 2006.
 Limpieza y Desinfección de Neveras

RESPONSABILIDADES
 Regente de farmacia: Es responsable de:
 Velar por el correcto almacenamiento de los insumos en los estantes correspondiente.
 Garantizar la conservación técnica de los medicamentos y una rotación adecuada del
inventario.

 Químico farmacéutico: Es responsable de:

 Verificar el correcto almacenamiento de los insumos hospitalario.
 Ejercer un estricto control de calidad durante el periodo de almacenamiento de los
medicamentos, en lo que respecta a verificación de las fechas de vencimiento de los
medicamentos, control de condiciones ambientales óptimas (mediciones de
temperatura y humedad) y ausencia de defectos o averías.
 Comprobar la información brindada por el auxiliar de farmacia con respecto a los
insumos vencidos teniendo en cuenta la fecha de expiración de los mismos.

 Auxiliar de Farmacia: Es responsable de:

 La ubicación adecuada de los medicamentos en los estantes.
 Verificar el cumplimiento de las condiciones higiénicas y ambientales en el área de
almacenamiento.
 Verificar y registrar las condiciones ambientales y de la nevera, informando
oportunamente al químico farmacéutico de las desviaciones que se presenten y de
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controlar las condiciones que puedan favorecer la alteración de las condiciones

ambientales.
 Informar al químico farmacéutico la existencia de medicamentos y/o dispositivos
médicos próximos a vencerse, para que a su vez éste informe al regente de farmacia y
se inicie la gestión del movimiento en otras farmacias o devolución al proveedor para
cambio.
 Reportar al químico farmacéutico los medicamentos y/o dispositivos médicos vencidos
y establecer las causas por las cuales los insumos perdieron su vigencia, para que
éste a su ves lo remita a Coordinación de Farmacia, para el proceso de debaja.
 Diligenciar el formato de Ruptura de Medicamentos y adjuntar la evidencia física,
cuando se presente el caso.
 Registrar los primeros cinco (5) días de cada mes los medicamentos y/o dispositivos
médicos próximos a vencerse en el formato de Insumo de Baja Rotación y Lento
Movimiento.

DEFINICIONES
 Almacenamiento de Medicamentos: Ordenamiento y conservación de las existencias
físicas de medicamentos en un área que responda a los criterios de demanda, volumen, y
clasificación farmacológica.
 Averías: Presencia de defectos en medicamentos tales como aberturas, deformaciones,
rotulado incompleto, envases no cerrados herméticamente, presencia de materiales
extraños, turbidez o presencia de gas en soluciones, etc.
 Dispositivos Médicos: cualquier instrumento, aparato o máquina que se utilice para
prevenir, diagnosticar o tratar una enfermedad, o que sirva para detectar, medir, restablecer
o modificar la estructura o el funcionamiento del organismo con un fin sanitario
determinado.
 Principio activo: Compuesto químico de origen natural o sintético, con una dosificación
determinada y un uso terapéutico comprobado.
 Dispositivo médico invasivo. El que penetra parcial o completamente en el interior del
cuerpo, bien por un orificio corporal o bien a través de la superficie corporal.
 Medicamentos de control: Medicamentos que por sus efectos adversos requieren un
control especial y estricta vigilancia durante su administración.
 Medicamentos fotosensibles: Son los medicamentos que se deterioran desde el punto de
vista Físico-Químico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial. Los
Medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacadas en blister de color rojo o
ámbar, frascos color ámbar, ampollas de color ámbar
 Medicamentos Termosensibles: son los medicamentos sensibles a la temperatura, que
requieren condiciones especiales de almacenamiento para conservar su potencia y
composición.
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 Lote: es una cantidad especifica de cualquier material que haya sido manufacturado bajo
las mismas condiciones de operación y durante un período determinado, que asegura
características y calidad uniforme dentro de ciertos límites especificados y es producido en
un ciclo de manufactura.

 Semaforizacion: Es un procedimiento de identificación basado en un código de colores

que alerta sobre el próximo vencimiento en término de meses para los medicamentos y
dispositivos médicos almacenados en un área específica.

GENERALIDADES
FUNCINTE. ha establecido un procedimiento para el almacenamiento de medicamentos que
llegan a la Farmacia con el fin de garantizar la preservación de la calidad de estos insumos.

ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos
desde que ingresan a farmacia, garantizando la calidad de los productos durante su
permanencia allí, en término de condiciones de eficacia, estabilidad y seguridad
especificadas por el fabricante, incluso hasta que el producto es entregado al usuario final.
Considera diferentes aspectos técnicos como la recepción técnica y administrativa, la
adecuación de áreas, la dotación requerida, el control de factores ambientales y aspectos
administrativos como la gestión de inventarios, lo cual puede resumirse en los principios
básicos, la logística, la gestión del inventario y finalmente las pautas de evaluación del
almacenamiento.
Una vez aceptada la recepción del pedido, se procede a su almacenamiento, es decir, se
mantienen los medicamentos y dispositivos médicos bajo condiciones que preserven las
características técnicas originales de fabricación.
La planificación del almacenamiento incluye la selección del sitio, el establecimiento de las
especificaciones arquitectónicas para el proceso y la definición del tipo de medicamentos a
almacenarse en cada área (hay que aclarar que el fabricante responde solo hasta la fecha de
vencimiento si se cumplen las condiciones estipuladas).
Dentro de las principales características del área de almacenamiento se encuentran:

1. Diseño y adecuación del área:

 Ventilación adecuada: El área debe contar con aire acondicionado, a fin de prolongar la
vida útil de los medicamentos y dispositivos médicos. La ventilación del área de
almacenamiento permite la libre circulación del aire, evitando corrientes fuertes del mismo.
 Iluminación: El diseño de luminarias permite la fácil identificación de los medicamentos y
dispositivos médicos, esto impide la exposición directa de los medicamentos a los rayos
solares.
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 Fácil mantenimiento: Los pisos, paredes, techos y cielos-rasos están hechos con material
resistente y uniforme, de esta forma se facilita la labor de mantenimiento, limpieza y aseo.

2. Ordenamiento de los medicamentos:

Las existencias se almacenan en estantes, permitiendo almacenar una mayor cantidad de
medicamentos. Así mismo, se facilita la circulación y existe un mayor acceso en lo que
respecta al aseo.
 La disposición de las existencias: Cada medicamento tiene su espacio asignado en las
estanterías según su clasificación, la cual debe ser por nombre genérico y según la clase
farmacológica o terapéutica de la misma de acuerdo al orden del listado de medicamento PBS
. Lo cual permite un mayor seguimiento y control en:
 El agotamiento de clases terapéuticas.
 Las alternativas terapéuticas existentes.
 Evitar consecuencias graves en los pacientes por confusión de medicamentos.

Nota:
Estos medicamentos deben mantenerse rotulados con su identificación pertinente (Grupo
terapéutico).
Al almacenar las cajas, la etiqueta o rótulo de identificación debe quedar visible, hacia
adelante.

3. Control de Factores Ambientales:

Las propiedades Físicas de los Medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza, color, etc. Y
las propiedades Químicas como: la estabilidad, la potencia y microbiológicas – presencia de
gérmenes – pueden en el almacenamiento verse afectadas por factores ambientales como
son la Luz, la Temperatura y la Humedad (Ver anexo 4 y 6, respectivamente). El área de
almacenamiento debe mantener las siguientes condiciones ambientales controladas:
 Características ambientales:
 El área de almacenamiento no debe estar expuesta a la luz directa del sol.
 Debe mantener una temperatura ambiente controlada, rango entre 15-30°C
 La humedad relativa del ambiente, no debe pasar a 70%.
 Mantenimiento de la cadena en frió: Para aquellos medicamentos que requieren
refrigeración (Ver anexo 5) se cuenta con neveras las cuales están protegidas contra
apagones mediante planta de emergencia y deben tener las siguientes condiciones:
a. Temperatura debe estar comprendida 2 - 8°C
b. Proteger de la congelación: La congelación de un producto (por debajo de 0°C) además
del peligro de quebrarse el envase se acompaña normalmente de la perdida de la potencia,
el rotulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado.
 Medidas de prevención de incendios y de seguridad: En el área de farmacia existe
disponibilidad de extintores contra incendios. Así mismo, se debe evitar la acumulación de
desperdicios.
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4. Condiciones Higiénicas
Se debe tener las siguientes precauciones que van a permitir mantener los productos bien
almacenados sin problema de tipo microbiológico:
 La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminación
(basureros, parqueaderos).
 Personal sano.
 Buenas prácticas de higiene personal.
 Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.
 Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.
 Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partículas
adheridas a las cajas.
 Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.
 Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos.
 No se permiten alimentos, reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre,
muestras de laboratorio, etc.
 No comer en el área de almacenamiento.
 Instalaciones eléctricas adecuadas.
 Que el aseo y la limpieza sean un propósito diario.

SUBÁREAS
Con el fin de evitar retrasos por desorganización y hacer más eficiente la dispensación y
ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos, se hace necesario definir
espacios para cada actividad en la farmacia, los cuales se describen a continuación:
- Área de Recepción:
Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la farmacia, para luego ser
sometidos al proceso de Recepción (técnica y administrativa) y poder ser utilizados.
- Área de cuarentena:
Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos que por alguna razón
no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados, problemas en la etiqueta,
etc.

- Área de almacenamiento:
Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta área
encontramos:
Zona de estanterías (Medicamentos listos para dispensar).
Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos).
Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran).
Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su
naturaleza lo requieran).
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- Área administrativa:
Espacio en el cual el Administrador, el químico farmacéutico y la auxiliar de digitación de
farmacia deben ubicar su escritorio y archivo.

SEÑALIZACION DE LAS SUBÁREAS

La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. de ancho con letras de 10 cm.
de altura. Se usan los siguientes colores para la señalización de las subáreas.

AREA COLOR
RECEPCION VERDE
REVISION ROJO
ALMACENAMIENTO AMARILLO
CUARENTENA NARANJA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VIOLETA
CADENA DE FRIO AZUL
ADMINISTRATIVA VINOTINTO
SUSTANCIAS INFLAMABLES NARANJA

MEDICAMENTOS QUE REQUIEREN CONDICIONES ESPECIALES DE

ALMACENAMIENTO

Medicamentos Fotosensibles

La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca y por ningún motivo debe perder
el empaque original de protección. En caso de que los medicamentos fotosensibles hayan
sido sacados de su envase, se cubrirán con materiales opacos a la luz (papel de aluminio,
cartón, etc.)
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Medicamentos Termosensibles
La temperatura es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar
deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un límite de
temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar
indicado en el empaque del producto.
Cuando en la etiqueta no se especifican condiciones de almacenamiento se sobre entiende
que el producto debe estar protegido de todos los factores ambientales que puedan afectar su
calidad, se recomienda almacenar a temperatura ambiente

Medicamentos De Control
Los medicamentos de control especial por el Ministerio de Salud, deben almacenarse en
áreas de acceso restringido (Vitrina con candado), bajo la supervisión del químico
Farmacéutico responsable.

Directrices
 Los medicamentos deben ser agrupados por número de lotes en los estantes, colocando
en la parte delantera los más cercanos a vencerse, en las revisiones periódicas deben
identificar productos con menos de cinco (5) meses a la fecha de vencimiento. El proceso
debe garantizar que los primeros en entrar sean los últimos en salir, es decir, los artículos
recientemente recepcionados deben quedar detrás de aquellos que ya estaban
almacenados, de tal manera que estos últimos siempre estén más próximos para el
despacho. Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo
siempre presente que lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando
el parámetro mas critico: la fecha de vencimiento.
 Con los medicamentos de próximo vencimiento y de baja rotación el Químico Farmacéutico
(Regente de Farmacia) debe diligenciar el formato de Insumos de Baja Rotación o Lento
Movimiento y debe:
- Inicialmente gestionar su salida con el cuerpo médico de la institución.
- Entregarlo al Regente de farmacia de Farmacia a fin de que éste gestione su traslado a
otra farmacia de los Programas Especiales de FUNCINTE en donde exista la posibilidad
de rotarlo o devolverlo a la bodega de FUNCINTE Los medicamentos deben ser retirados
de los estantes con tres meses de anticipación a su fecha de vencimiento.
 Los medicamentos y dispositivos médicos que presenten averías de mercancías,
ocasionadas por la manipulación, y almacenamiento de los medicamentos deben
reportarse en el formato Reporte de averías a Control Interno. Esta relación debe ser
valorada, para posteriormente descargarla del inventario, a fin de realizar la investigación
correspondiente y establecer las acciones a seguir.
 Al almacenar los medicamentos deberán tomar las precauciones para evitar caídas de
cajas, sobre todo en el caso de ampollas o frascos de vidrio.
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 Se debe realizar mediciones de la Temperatura Ambiental y Temperatura de la Nevera

diariamente con el fin de garantizar la preservación de los medicamentos en el área de
Farmacia

ANEXOS
 Anexo 1 Formato de Insumos de Baja Rotación o Lento Movimiento
 Anexo 2 Formato de Reporte de Averías
 Anexo 3 Registro Diario De Control De Temperatura
 Anexo 4 Listado de Medicamentos Fotosensibles
 Anexo 5 Listado de Medicamentos De Refrigeración
 Anexo 6 Listado de Medicamentos afectados por factores como la temperatura y la
humedad.
 Anexo 7 Clasificación De Los Dispositivos Médicos de acuerdo al Riesgo

DESCRIPCION
Ver Flujograma.

No FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO

1. Llevar a cabo proceso Elaboración y Recibo Regente de
de Pedido farmaciade
Realizar proceso
Farmacia
Auxiliar de
1
Farmacia
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FLUJO
No PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO
Ubicar 2. Ubicar los medicamentos en los estantes QuimicoFarmac
medicamentos dispuestos para tal fin. En el caso de eu ta
medicamentos que requieran refrigeración estos Auxiliar de
son ubicados en una nevera localizada en el Farmacia
área de farmacia la cual se encuentra conectada
a la planta de emergencia de la clínica. Los
medicamentos de control por su parte son
2 ubicados en una vitrina bajo llave y custodia del
químico farmacéutico.

Nota: La ubicación de los medicamentos en los

estantes obedece a un ordenamiento por acción
farmacológica, asegurándose de una rotación
adecuada de inventarios que garantice el
sistema de primeros en entrar, primeros en salir.
3. Realizar limpieza, ordenamiento, y Regente de Reporte de
mediciones de temperatura al área de farmaciade averias.
almacenamiento. Farmacia
En caso de encontrarse alguna avería en los Quimico Registro
medicamentos se debe diligenciar el formato Farmaceutico Diario De
Monitorear Reporte de Averías y proceder a retirar el Auxiliar de Control De
condiciones de medicamento del estante y/o nevera. Farmacia Tempertura.
almacenamiento
Se debe realizar mediciones de temperatura
diariamente y registrar los datos en el formato de
registro diario de control de temperatura.
1
Nota: El formato de Reporte de Averías debe
3
pasar a Control Interno una vez diligenciado, a
fin de que se realice una investigación, y se
determinen las acciones a seguir.
Las mediciones de temperatura diaria deben ser
realizadas por el área de Farmacia, Urgencias,
Unidad de Cuidados Intensivos y Cirugía.

4. Mensualmente se deben verificar las fechas Quimico

de vencimiento de los medicamentos, así como Farmaceutico Insumos de
4 verificar las mediciones de temperatura de baja rotación
estantes y neveras en el área de Farmacia, o lento
Urgencias, Unidad de Cuidados Intensivos y movimiento

1
Verificar
Condiciones de
almacenamiento
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No FLUJO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE FORMATO

Cirugía, en caso de encontrar artículos con fecha
de vencimiento en los próximos cinco (5) meses Registro
se debe diligenciar el formato de Insumos de Diario De
baja rotación o lento movimiento. Y se procede Control De
a: Tempertura.

a. Gestionar su salida con el cuerpo médico de

la institución.
b. Entregarlo reporte al Regente de farmacia a
fin de que éste gestione su traslado a farmacia
consulta externa Clínica General del Norte o
devolverlo a la bodega .

Nota:
Para las mediciones de Temperatura y Humedad
relativa se cuenta con un Termohigrómetro. Los
registros deben realizar en la mañana y Tarde
con el fin de garantizar el almacenamiento de
medicamentos bajo rangos seguros para las
variables de referencia. Se debe revisar el
formato diligenciado del Registro Diario de
control de temperatura mensualmente.
6. Archivar en la AZ correspondiente la copia de Regente de Insumos de
los formatos diligenciados: Formato de reporte farmaciade baja rotación
de averías y formato de registro diario de control Farmacia o lento
de temperatura. movimiento
El formato de Insumos de baja rotación o lento
movimiento se diligencia por medio magnético, Reporte de
6
Archivar para ser enviado por correo interno la Bodega- averias
documentos Coordinación de Farmacias.
Registro
Diario De
Control De
Tempertura.