Para realizar la convocatoria, conducción y registro de las actas de las asambleas

ordinarias y extraordinarias de la Asociación civil sin fines de lucro

URBANIZACION La BORREREÑA
Instructivo Nro.- 001-14-08- 2020.

Con la finalidad, que todos los copropietarios conozcan las condiciones para realizar la
convocatoria, facilitar su asistencia y participación, la conducción de las asambleas y registrar de
las actas, se elabora el presente instructivo. Nro.001-14-08-2020

CONVOCATORIA – ASAMBLEAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS

1. La convocatoria correspondiente a la Asamblea general ordinaria, se realizará una vez al año

previa convocatoria.

2. El objetivo de las reuniones ordinarias es informar a los miembros sobre la gestión realizada
por la Junta Directiva el ejercicio económico finalizados y el balance financiero de la asociación.
Así como nombrar la nueva Junta Directiva.

3. La convocatoria de las asambleas extraordinarias se realizará en forma especial para tratar

cuestiones de primordial importancia para la marcha de la asociación como ejemplo:
modificación parcial o total de los estatutos o atención de algún punto urgente, que no puede ser
resuelto por la Junta Directiva.

4. La convocatoria de las asambleas ordinarias y extraordinarias se hacerse privadamente por

medio de un periódico regional, vía inter net, fijando el anuncio de la convocatoria de manera
visible en la entrada de la Urbanización la BORREREÑA y otros.

5. La convocatoria debe especificar: lugar, fecha, hora, puntos a tratar

PODERES DE ACREDITACIÓN

6. Los poderes que acrediten la representación de un propietario ausente por parte de un vecino o
familiar, debe ser por escrito donde el copropietario se identifica plenamente y autoriza a otra
persona, también plenamente identificada, a asumir su representación en la asamblea. Este
escrito debe ir acompañado de la fotocopia del documento de propiedad, con la fotocopia de la
cédula de identidad de ambas personas, a fin de verificar que la firma del poder, efectivamente
corresponde con la del copropietario ausente y dejar constancia que la firma. Esta acción tiene
por objeto facilitar la obtención del quórum requerido para instalar y sesionar en la asamblea y
puede incluso, indicar la opinión que desea expresar, caso en el cual el copropietario acreditado,
cumple el rol de vigilante de que se cuantifique la opinión del copropietario ausente de igual
forma, el acreditado no tiene derecho al sufragio

PREPARATIVOS PREVIOS

7. Distribuya los roles entre los miembros de la junta: Presidente, moderador, secretario/a de
actas, presentación de informes y recepción de asistentes.
8. Acondiciones el área de la reunión con las sillas, refrigerio y recursos audiovisuales
requeridos para la presentación de los puntos a tratar y todo el material que pueda necesitar para
las presentaciones.

QUÓRUM

9. La Asamblea general ordinaria, se constituye con la presencia del cincuenta y uno por ciento
51% del total de la mayoría de los miembros activos de la asociación, para que sus decisiones
sean válidas.

10. Si la asamblea no se reúne con la primera convocatoria, se procederá a hacer una segunda
convocatoria, en la cual se dejará constancia de que la asamblea se realizará con los miembros
inscritos que asistan.

11. La segunda convocatoria se hará quince días después de la primera convocatoria.

12. En ambos casos se pasará lista a los asistentes quienes firmaran la hoja de asistencia con la
finalidad de dejar constancia de la existencia del quórum reglamentario.

13. Se recuerda que la solución de los problemas, no puede reposar en los hombros de dos o tres
representantes, es importante que las soluciones ameritan la participación de todos y cada uno de
los habitantes de la urbanización la BORREREÑA.

Roles y responsabilidades Esta sección tiene como objetivo establecer o definir la actuación
de las figuras como "el moderador" y "el secretario"

14. Si se designa un moderador, el cual puede ser un miembro de la Junta Directiva como un
miembro del CONJUNTO RESIDENCIAL LA BORREREÑA, la elección del mismo es
previo al inicio de las consideraciones sobre la agenda al igual que notificar las reglas que
regirán de participación (tiempo, cantidad de intervenciones por persona, entre otras).

15. El moderador de la asamblea debe cumplir las formalidades que facilitan el desarrollo del
acto: instalación, agradecimientos por participación, verificar el quórum de funcionamiento y/o
acuerdos; cierre de puntos de discusión, conteo de votaciones, resumen de consideraciones,
acuerdos alcanzados, término de la asamblea, compromisos adquiridos y clausura.

16. Para facilitar la redacción del acta de la asamblea, el moderador debe, cada vez que se cierra
un punto de la agenda, puntualizar las propuestas hechas y los acuerdos alcanzados. Esta acción
también permite que los participantes puedan hacer seguimiento de cómo se va registrando el
evento.

17. El Secretario de la reunión o asamblea debe cuidar que el acta que se levante del evento sea
fiel reflejo de lo tratado y acordado.

REGLAS QUE REGIRÁN DE PARTICIPACIÓN

18. Para optimizar el desarrollo de las reuniones se procederá de la siguiente manera:

  Previo al inicio de las deliberaciones de los puntos de la convocatoria se deberá
especificar el procedimiento de participación (duración, cantidad de intervenciones y
declaratoria de "punto agotado").
 - Comenzar y terminar la reunión en el tiempo previsto.
 - Establecer el tiempo de cada tema a tratar y de cada intervención.
 - Para participar, solicite la palabra.
 - Las personas deben hacer uso de la palabra para referirse al tema que se discute.
 - Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre las
personas.
 - Para escuchar los planteamientos de nuestros vecinos o temas tratados sólo una
persona debe habla a la vez, no es recomendable mantener conversaciones privadas
durante la reunión.
 - Los puntos tratados y en los cuales se llegó a un acuerdo, no se discute nuevamente,
es un punto cerrado, agotado.

DEBATE Y VOTACIÓN

19. Las intervenciones deberán ser claras, precisas y concretas; ajustadas a los puntos tratados.

20. Cuando se suscite alguna desviación del tema, el Presidente de la Junta Directiva o el
moderador solicitará que se retome el tema. Si al término de dicha exposición nadie solicitó el
uso de la palabra o bien se considere suficientemente analizado será sometido a votación o
concluido el punto.

21. Pueden participar varias personas de la misma vivienda en las deliberaciones de la asamblea,
pero en votaciones y/o elecciones, sólo puede votar y ser electo una sola persona por casa (el
copropietario o la persona que lo represente). Para tener derecho a voz y voto, así como para
elegir y ser elegido se requiere estar solvente.

22. Los acuerdos deberán ser adoptados por mayoría de votos de los presentes a excepción de la
modificación de los Estatutos, que sólo podrá hacerse con la aprobación de un tercio de las partes
de los miembros activos de la asociación.

23. La Junta de Condominio o algunos de sus miembros activo podrá ser reelecta sí así lo
determina la Asamblea, según artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal.

24. El sistema de votación será abierta, es decir levantando la mano.

25. En caso de igualdad, tiene voto separador el Presidente o Vicepresidente que presida la
sesión.

DESARROLLO DE LA SESIÓN Y LEVANTAMIENTO DEL ACTA

26. El presidente leer la agenda para lo cual fue convocada la asamblea.

27. Si la asamblea está reunida para tratar un asunto que fue acordado en una reunión anterior o
en carta de consulta, se lee el acta del acuerdo a fin de ubicar a las personas en el punto objeto de
deliberación.

28. Si la asamblea está reunida para tratar algunos de los puntos estipulados para la asamblea
ordinaria o extraordinaria se deberá indicar que directivo o comisión expondrá el tema.

29. El acta debe especificar los datos formales de la asamblea (lugar, fecha, hora, número de
convocatoria, puntos a tratar y quórum de la reunión).

30. En las reuniones ordinarias convocadas para rendir cuenta y/o nombrar la junta directiva,
especifique los resultados obtenidos (votos a favor (--- --) en contra, y abstenciones (_____)

31. En el caso de las reuniones extraordinarias, especifique cada punto de la agenda y detalle las
propuestas hechas por lo copropietarios y los acuerdos alcanzados, indicando quién es el
responsable de ejecutarlos, plazos para ello y recursos asignados, en caso de requerirse.

32. Los acuerdos o los resultados obtenidos de la votación constarán en el libro de actas
debidamente firmado por los miembros, pudiendo cualquier miembro dejar constancia de su voto
en contra.

33. En los casos que algunos de los asistentes estén inconformes con algunas decisiones que se
tomaron se deberá dejar constancia de su reserva, sin tener por ello que abandonar el proceso o
negar su apoyo al resto de las decisiones. Igualmente tiene el compromiso de respetar el acuerdo
mayoritario e incluso velar por que él se concrete en los términos aprobados. En el caso que
considere que se está violando algún requisito de ley puede apelar a la Junta de Condominio,
expresando su desacuerdo con la decisión y la causal legal que le asiste en su reclamación. En
caso que esta instancia acoja el reclamo, la Junta notificara a la comunidad y realizara la
corrección necesaria. En casos extremos el propietario puede concurrir a un Juez de Paz, en
el plazo de treinta (30) días desde que se realizó la asamblea donde se tomó el acuerdo o
que fue notificado del resultado, si se llegó a él por consulta escrita, para impugnar el
acuerdo por la vía legal. El Juez de Paz, tiene como función solucionar los conflictos y
controversias que se susciten en las comunidades vecinales, salvo que la Ley imponga una
solución de derecho. El propósito fundamental del Juez de Paz será lograr la justicia del caso
concreto y garantizar la convivencia pacífica de los miembros de la comunidad.

http://www.gobiernoenlinea.ve/docMgr/sharedfiles/LeyOrganicaJusticiaP az.pdf

34. En la asamblea sólo se puede llegar a acuerdos en los asuntos que están en la agenda y fueron
informados a todos los copropietarios en la convocatoria formal a la asamblea.

35. En los puntos varios se incluyen aquellos asuntos que no están incluidos en la agenda. Esta
sección tiene como finalidad que los copropietarios den a conocer sus inquietudes. En caso que
se plantee algún punto de trascendencia, éste sólo será de información y su consideración y
acuerdos se realizarán en próxima consulta.

36. Una vez concluida la sesión se procederá a leer y firmar el acta de la sesión, la cual la (el)
secretaria(o) de la Junta de Condominio redacto en el momento.
37. El Secretario debe cuidar que los representantes de cada vivienda asistente a la asamblea,
firmen el acta de la misma antes de retirarse.

DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN

38. El informe/acta de la reunión o asamblea será publicado en el correo CONJUNTO

RESIDENCIAL LA BORREREÑA para que los miembros activos, de la Junta Directiva o
copropietarios que no concurrieron al evento conozcan los resultados o acuerdos a que se llegó
en la asamblea.

La base legal de la Propiedad Horizontal es la Ley de Propiedad horizontal

 poder originario - Asamblea de Propietarios

 un órgano representativo - Junta de Condominio
 el Administrador,

Fuente:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.453

de la República Bolivariana de Venezuela. Caracas, viernes 24 de marzo de 2000. Código Civil
Venezolano. Gaceta De La República Bolivariana De Venezuela Nº 2.990 Extraordinaria del 26
de Julio de 1982. Código de Procedimiento Civil. Gaceta Oficial De La República Bolivariana
De Venezuela N° 4.209 Extraordinaria de fecha 18 de septiembre de 1990. Ley de Propiedad
Horizontal. Gaceta Oficial De La República Bolivariana De Venezuela N° 3.241 Extraordinaria
de fecha 18 de agosto de 1983. Ley Orgánica De Las De Comunas. Gaceta Oficial Extraordinaria
Número 6.011 de fecha 21 De diciembre De 2010.

Ley de Justicia de Paz. Gaceta Oficial de la República de Venezuela, No. 4.817 Extraordinaria.

ANEXOS:

 Modelo de convocatoria
 Modelos de Actas: Ordinarias y extraordinarias
 Modelo de carta de Poder – autorización
 Control de Asistencia
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

MODELO DE ACTA
En la Aldea San Rafael, Sector el topón a los veinte (20) días del mes de agosto del año dos
mil veinte (2020), se constituyó en la sede de las oficinas principal de la asociación civil sin fines
de lucro la BORREREÑA, ubicada en la Avenida principal de San Rafael, Sector el topón del
municipio Cárdenas, del estado Táchira una Asamblea General Ordinaria de Copropietario
Nº01, la cual se efectuó previa convocatoria, tal como establece la Cláusula 9 de sus Estatutos
Sociales, inscrita en el Registro Subalterno Del Municipio Cárdenas del Estado Táchira, bajo el
Nº 21 folio 48-53 protocolo 1en el Tomo 5 Número del año 1995.

El (La) presidente(a) de la Junta Directiva declara legalmente constituida la asamblea

(especifique si es ordinaria o extraordinaria) a las (hora) con un quórum de (----), luego de ____
(número de llamado, en caso de requerirse), con el siguiente orden del día: (Especificar los
puntos a tratar)
Asamblea extraordinaria
Como primer punto vamos a tratar o presentar (indique el tema). En este sentido (el
Presidente o persona responsable) tomó la palabra y explicó (el contenido del punto). En relación
al tema solicitó la palabra (especificar los datos de la(s) persona(s)) para (solicitar más
información sobre el punto expuesto o para ampliar o plantear cualquier inquietud o sugerir tal
cosa), los que son contestados y aclarados por (especificar los datos de la(s) persona(s) y cargo),
llegándose a los siguiente acuerdo: _________________________, siendo el responsable de
ejecutarlos (especifique el responsable), el plazo para ello y los recursos asignados, en caso de
requerirse. Como segundo punto se trató (indique el tema) el cual estuvo a cargo de (especifique
los datos de la persona)
Nota: De esta manera se procede con cada uno de los puntos de la convocatoria.
Asamblea ordinaria
Con la finalidad de (indique el título del punto), el (Presidente o persona responsable) tomó la
palabra para (hacer la presentación de los resultados de gestión de los periodos____________).
En tal sentido solicitó la palabra (especificar los datos de la(s) persona(s)) para (solicitar más
información sobre el punto ______________ o sugerir tal cosa__________). Discutido
suficientemente el punto se sometió a votación, obteniéndose los siguientes resultados (votos a
favor (-----) en contra, y abstenciones (_____) Agotado el primer punto se procedió a solicitar a
los asistentes a que propusieran los candidatos para la nueva Junta Directiva, siendo nominados
(registre los datos de los propuestos: nombre y el cargo para el cual se nomina). Finalizada la
nominación se procedió a la votación, obteniéndose los siguientes resultados:

 Presidente: ___________________ con (cantidad de votos)

 Vice-Presidente: _______________con (cantidad de votos)
 Secretario: ___________________ con (cantidad de votos)
 Tesorero: ____________________ con (cantidad de votos)
 Vocal: ______________________. con (cantidad de votos)
 Agostados todos los puntos de la agenda/convocatoria el (la) Secretario(a) se procedió a leer
el acta, y ésta es aprobada por unanimidad de los asistentes. Y no quedando más asuntos por
tratar se levanta la sesión y se autoriza su publicación y difusión.

Firma de los asistentes:

Nº (Nombres, apellidos Nº. de Cedula Nº de casa FIRMA

Observaciones:
• En caso de que alguno de lo copropietario solicite dejar constancia escrita en el acta de su
inconformidad se procede de la siguiente manera: El copropietario. ____________ solicita que
conste en acta su disconformidad con (el acuerdo o el informe o punto). • En caso de que algunos
de los copropietarios sugieran algo sobre los puntos incluidos en la agenda o convocatoria, se
procede de la siguiente manera: El copropietario. ____________ reclama o solicita que se
estudie la posibilidad de (indicar lo que solicita), en este caso se debe verificar si forma parte de
la agenda o se incluye como puntos varios o si amerita una reunión para tratar el punto. En caso
de ameritar una nueva reunión se fija la fecha, hora y lugar.

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
CONVOCATORIA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Fecha:
Hora:
Lugar:
PUNTOS A TRATAR
• Informe de gestión periodo: 2018 – 2020
• Elección nueva Junta Directiva (20020 – 2021)
Se agradece puntualidad Atentamente,
San Rafael 18 jul 2020
La administración
Nota: De acuerdo a la cláusula séptima del Acta constitutiva, Si la Asamblea no se reúne con
la primera convocatoria, se procederá a hacer una segunda convocatoria, en la cual se dejará
constancia de que la Asamblea se realizará con los miembros inscritos asistentes. Esta segunda
convocatoria se hará para quince días después de la primera.
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

PODER DE AUTORIZACION

Quien suscribe, …………………de nacionalidad venezolana, mayor de edad, civilmente

hábil, portador de la Cedula de Identidad Nº…………………. y de este domicilio, por el presente
instrumento, declaro: que soy propietario de la vivienda (No de la casa), autorizo al ciudadano
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx titular de la cédula de identidad (xxxxxxx), a asumir mi
representación en la asamblea de la Asociación civil sin fines de lucro urbanización La
BORREREÑA

A celebrarse en el día (Fecha) en la sede de las oficinas principal de la asociación civil sin
fines de lucro la BORREREÑA, ubicada en la Avenida principal de San Rafael, Sector el topón
del municipio Cárdenas estado Táchira.

Autorización que se expide para cubrir las formalidades estipuladas para la obtención del
quórum requerido para instalar y sesionar en la asamblea.

Poder de autorización que hago a usted, para su conocimiento y demás fines legales

Atte.

San Rafael, 30 de agosto del 2020.