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Instructivo Para Conducir Las Reuniones de Condominio

Instructivo Para Conducir Las Reuniones de Condominio

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Instructivo para realizar la convocatoria, conducción y levantar las actas de las asambleas ordinarias y extraordinarias de la asociación de vecinos

Para que todos los copropietarios conozcan las condiciones para realizar la convocatoria, facilitar su asistencia y participación, la conducción de las asambleas y levantamiento de las actas, se elabora el presente instructivo. Convocatoria – Asambleas ordinarias y extraordinarias 1. La convocatoria correspondiente a la Asamblea general ordinaria, se realizará una vez al año previa convocatoria. 2. El objetivo de las reuniones ordinarias es informar a los miembros sobre la gestión realizada por la Junta Directiva y el balance financiero de la asociación. Así como nombrar la nueva Junta Directiva. 3. La convocatoria de las asambleas extraordinarias se realizará en forma especial para tratar cuestiones de primordial importancia para la marcha de la asociación como ejemplo: modificación parcial o total de los estatutos o atención de algún punto urgente, que no puede ser resuelto por la Junta Directiva. 4. La convocatoria de las asambleas ordinarias y extraordinarias se hacerse privadamente por medio de volantes, fijando el anuncio de la convocatoria de manera visible en los lugares más públicos de la Urbanización. 5. La convocatoria debe especificar: lugar, fecha, hora, puntos a tratar. Poderes de acreditación 6. Los poderes que acrediten la representación de un propietario ausente por parte de un vecino o familiar, debe ser por escrito donde el copropietario se identifica plenamente y autoriza a otra persona, también plenamente identificada, a asumir su representación en la asamblea. Este escrito debe ir acompañado con la fotocopia de la cédula de identidad de ambas personas, a fin de verificar que la firma del poder, efectivamente corresponde con la del copropietario ausente y dejar constancia que la firma. Esta acción tiene por objeto facilitar la obtención del quórum requerido para instalar y sesionar en la asamblea y puede incluso, indicar la

opinión que desea expresar, caso en el cual el copropietario acreditado, cumple el rol de vigilante de que se cuantifique la opinión del vecino ausente. Preparativos previos 7. Distribuya los roles entre los miembros de la junta: Presidente, moderador, secretario/a de actas, presentación de informes y recepción de asistentes. 8. Acondiciones el área de la reunión con las sillas, refrigerio y recursos audiovisuales requeridos para la presentación de los puntos a tratar y todo el material que pueda necesitar para las presentaciones. Quórum 9. La Asamblea general ordinaria, se constituye con la presencia de la mayoría simple de los miembros inscritos en la asociación, para que sus decisiones sean validas. 10. Si la asamblea no se reúne con la primera convocatoria, se procederá a hacer una segunda convocatoria, en la cual se dejará constancia de que la asamblea se realizará con los miembros inscritos que asistan. 11. La segunda convocatoria se hará una hora después de la primera convocatoria. 12. En ambos casos se pasara lista a los asistentes quienes firmaran la hoja de asistencia con la finalidad de dejar constancia de la existencia del quórum reglamentario. 13. Se recuerda que la solución de los problemas, no puede reposar en los hombros de dos o tres representantes, es importante que las soluciones ameritan la participación de todos y cada uno de los habitantes de la Villa. Roles y responsabilidades Esta sección tiene como objetivo establecer o definir la actuación de las figuras como "el moderador" y "el secretario" 14. Si se designa un moderador, el cual puede ser un miembro de la Junta Directiva como un miembro del Conjunto Residencial, la elección del mismo es previo al inicio de las consideraciones sobre la agenda al igual que notificar las reglas que regirán de participación (tiempo, cantidad de intervenciones por persona, entre otras). 15. El moderador de la asamblea debe cumplir las formalidades que facilitan el desarrollo del acto: instalación, agradecimientos por participación, verificar el quórum de funcionamiento y/o acuerdos; cierre de puntos de discusión, conteo de votaciones, resumen de consideraciones, acuerdos alcanzados, término de la asamblea, compromisos adquiridos y clausura. 16. Para facilitar la redacción del acta de la asamblea, el moderador debe, cada vez que se cierra un punto de la agenda, puntualizar las

propuestas hechas y los acuerdos alcanzados. Esta acción también permite que los participantes puedan hacer seguimiento de cómo se va registrando el evento. 17. El Secretario de la reunión o asamblea debe cuidar que el acta que se levante del evento sea fiel reflejo de lo tratado y acordado. Reglas que regirán de participación 18. Para optimizar el desarrollo de las reuniones se procederá de la siguiente manera: Previo al inicio de las deliberaciones de los puntos de la convocatoria se deberá especificar el procedimiento de participación (duración, cantidad de intervenciones y declaratoria de "punto agotado"). Comenzar y terminar la reunión en el tiempo previsto. Establecer el tiempo de cada tema a tratar y de cada intervención. Para participar, solicite la palabra. Las personas deben hacer uso de la palabra para referirse al tema que se discute. Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre las personas. Para escuchar los planteamientos de nuestros vecinos o temas tratados sólo una persona debe habla a la vez, no es recomendable mantener conversaciones privadas durante la reunión. Los puntos tratados y en los cuales se llego a un acuerdo, no se discute nuevamente, es un punto cerrado, agotado.

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Debate y votación 19. Las intervenciones deberán ser claras, precisas y concretas; ajustadas a los puntos tratados. 20. Cuando se suscite alguna desviación del tema, el Presidente de la Junta Directiva o el moderador solicitará que se retome el tema. Si al término de dicha exposición nadie solicitó el uso de la palabra o bien se considere suficientemente analizado será sometido a votación o concluido el punto. 21. Pueden participar varias personas de la misma vivienda en las deliberaciones de la asamblea, pero en votaciones y/o elecciones, sólo puede votar y ser electo una sola persona por casa (el copropietario o la persona que lo represente). Para tener derecho a voz y voto, así como para elegir y ser elegido se requiere estar solvente. 22. Los acuerdos deberán ser adoptados por mayoría de votos de los presentes a excepción de la modificación de los Estatutos, que sólo podrá hacerse con la aprobación de las dos terceras partes de los miembros de la asociación. 23. La Junta de Condominio o algunos de sus miembros podrá ser reelecta sí así lo determina la Asamblea, según articulo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal. 24. El sistema de votación será abierta, es decir levantando la mano.

25. En caso de empate, tiene voto Vicepresidente que presida la sesión.

separador

el

Presidente

o

Desarrollo de la sesión y levantamiento del acta 26. El presidente leer la agenda para lo cual fue convocada la asamblea. 27. Si la asamblea está reunida para tratar un asunto que fue acordado en una reunión anterior o en carta de consulta, se lee el acta del acuerdo a fin de ubicar a las personas en el punto objeto de deliberación. 28. Si la asamblea esta reunida para tratar algunos de los puntos estipulados para la asamblea ordinaria o extraordinaria se deberá indicar que directivo o comisión expondrá el tema. 29. El acta debe especificar los datos formales de la asamblea (lugar, fecha, hora, número de convocatoria, puntos a tratar y quórum de la reunión). 30. En las reuniones ordinarias convocadas para rendir cuenta y/o nombrar la junta directiva, especifique los resultados obtenidos (votos a favor (----) en contra, y abstenciones (_____) 31. En el caso de las reuniones extraordinarias, especifique cada punto de la agenda y detalle las propuestas hechas por lo copropietarios y los acuerdos alcanzados, indicando quién es el responsable de ejecutarlos, plazos para ello y recursos asignados, en caso de requerirse. 32. Los acuerdos o los resultados obtenidos de la votación constarán en el libro de actas debidamente firmado por los miembros, pudiendo cualquier miembro dejar constancia de su voto en contra. 33. En los casos que algunos de los asistentes estén inconformes con algunas decisiones que se tomaron se deberá dejar constancia de su reserva, sin tener por ello que abandonar el proceso o negar su apoyo al resto de las decisiones. Igualmente tiene el compromiso de respetar el acuerdo mayoritario e incluso velar por que el se concrete en los términos aprobados. En el caso que considere que se esta violando algún requisito de ley puede apelar a la Junta de Condominio, expresando su desacuerdo con la decisión y la causal legal que le asiste en su reclamación. En caso que esta instancia acoja el reclamo, la Junta notificara a la comunidad y realizara la corrección necesaria. En casos extremos el propietario puede concurrir a un Juez de Paz, en el plazo de treinta (30) días desde que se realizo la asamblea donde se tomo el acuerdo o que fue notificado del resultado, si se llego a él por consulta escrita, para impugnar el acuerdo por la vía legal. El Juez de Paz, tiene como función solucionar los conflictos y controversias que se susciten en las comunidades vecinales, salvo que la Ley imponga una solución de derecho. El propósito fundamental del Juez de Paz será lograr la justicia del caso concreto y garantizar la convivencia pacífica de los miembros de la comunidad.

http://www.gobiernoenlinea.ve/docMgr/sharedfiles/LeyOrganicaJusticiaP az.pdf 34. En la asamblea sólo se puede llegar a acuerdos en los asuntos que están en la agenda y fueron informados a todos los copropietarios en la convocatoria formal a la asamblea. 35. En los puntos varios se incluyen aquellos asuntos que no están incluidos en la agenda. Esta sección tiene como finalidad que los copropietarios den a conocer sus inquietudes. En caso que se plantee algún punto de trascendencia, éste sólo será de información y su consideración y acuerdos se realizarán en próxima consulta. 36. Una vez concluida la sesión se procederá a leer y firmar el acta de la sesión, la cual la (el) secretaria(o) de la Junta de Condominio redacto en el momento. 37. El Secretario debe cuidar que los representantes de cada vivienda asistente a la asamblea, firmen el acta de la misma antes de retirarse. Difusión y Publicación 38. El informe/acta de la reunión o asamblea será publicado en el Blog de la asociación para que los miembros de la Junta Directiva o copropietarios que no concurrieron al evento conozcan los resultados o acuerdos a que se llegó en la asamblea.

Fuente: Acta constitutiva de la Asociación Civil Tierra del Sol II Ley de Justicia de Paz. Gaceta Oficial de la República de Venezuela, No. 4.817 Extraordinaria. Ley de Propiedad Horizontal. Gaceta Oficial de la República de Venezuela, No. 3.241 Extraordinaria La Revista Mi condominio. com

Anexos: Modelo de convocatoria Modelos de Actas: Ordinarias y extraordinarias Modelo de carta de Poder – autorización Control de Asistencia

Modelo de Acta
En (ciudad), a los (día) del mes (____) del año (___), a las (Hora) se constituyó en (lugar) de la Urbanización (nombre), ubicada en (Sector), Parroquia (____) del Municipio ( nombre), la Asamblea (Ordinaria o extraordinaria No.) de la Asociación de Vecinos (nombre de la asociación), la cual se efectuó previa convocatoria, tal como establece la Cláusula (número) del (Acta Constitutiva o Reglamento). El (La) presidente(a) de la Junta Directiva declara legalmente constituida la asamblea (especifique si es ordinaria o extraordinaria) a las (hora) con un quórum de (----), luego de ____ (número de llamado, en caso de requerirse), con el siguiente orden del día: (Especificar los puntos a tratar) Asamblea extraordinaria Como primer punto vamos a tratar o presentar (indique el tema).En este sentido (el Presidente o persona responsable) tomó la palabra y explicó (el contenido del punto). En relación al tema solicitó la palabra (especificar los datos de la(s) persona(s)) para (solicitar más información sobre el punto

expuesto o para ampliar o plantear cualquier inquietud o sugerir tal cosa), los que son contestados y aclarados por (especificar los datos de la(s) persona(s) y cargo), llegándose a los siguientes acuerdo: _________________________, siendo el responsable de ejecutarlos (especifique el responsable), el plazo para ello y los recursos asignados, en caso de requerirse. Como segundo punto se trató (indique el tema) el cual estuvo a cargo de (especifique los datos de la persona) Nota: De esta manera se procede con cada uno de los puntos de la convocatoria.

Asamblea ordinaria Con la finalidad de (indique el titulo del punto), el (Presidente o persona responsable) tomó la palabra para (hacer la presentación de los resultados de gestión de los periodos____________). En tal sentido solicitó la palabra

(especificar los datos de la(s) persona(s)) para (solicitar más información sobre el punto ______________ o sugerir tal cosa__________). Discutido suficientemente el punto se sometió a votación, obteniéndose los siguientes resultados (votos a favor (-----) en contra, y abstenciones (_____) Agotado el primer punto se procedió a solicitar a los asistentes a que

propusieran los candidatos para la nueva Junta Directiva, siendo nominados (registre los datos de los propuestos: nombre y el cargo para el cual se nomina). Finalizada la nominación se procedió a la votación, obteniéndose los siguientes resultados: Presidente: ____________________ con (cantidad de votos) Vice-Presidente: ________________ con (cantidad de votos) Secretario: _____________________ con (cantidad de votos) Tesorero: ______________________con (cantidad de votos) Vocal: ______________________ con (cantidad de votos)

Agostados todos los puntos de la agenda/convocatoria el (la) Secretario(a) se procedió a leer el acta, y ésta es aprobada por unanimidad de los asistentes. Y no quedando más asuntos por tratar se levanta la sesión y se autoriza su publicación y difusión. Firma de los asistentes:

Casa:

Datos personales (Nombres, apellidos y C.I)

Firma

Observaciones: • En caso de que algunos de los asistentes pida dejar constancia escrita en el acta de su inconformidad se procede de la siguiente manera: El (La) Sr(a). ____________ pide que conste en acta su disconformidad con (el acuerdo o el informe o punto). En caso de que algunos de los asistentes sugiera algo sobre los puntos incluidos en la agenda o convocatoria, se procede de la siguiente manera: El (La) Sr(a). ____________ pide o solicita que se estudie la posibilidad de (indicar lo que solicita), en este caso se debe verificar si forma parte de la agenda o se incluye como puntos varios o si amerita una reunión para tratar el punto. En caso de ameritar una nueva reunión se fija la fecha, hora y lugar.

CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS Fecha: Hora: Lugar: PUNTOS A TRATAR • • Informe de gestión periodo: 2008 – 2009 y 2009 - 2010 Elección nueva Junta Directiva (20010 – 2011)

Se agradece puntualidad

Atentamente, P/ Junta de Condominio

Presidente(a)

Vice-Presidente(a)

Secretario(a)

Nota: De acuerdo a la cláusula séptima del Acta constitutiva, Si la Asamblea no se reúne con la primera convocatoria, se procederá a hacer una segunda convocatoria, en la cual se dejará constancia de que la Asamblea se realizará con los miembros inscritos asistentes. Esta segunda convocatoria se hará para una hora después de la primera.

PODER DE AUTORIZACION

Yo, (Datos personales del propietario), titular de la cédula de identidad (xxx), propietario de la vivienda (No de la casa), autorizo a (Datos personales del vecino o familiar) titular de la cédula de identidad (xxx), a asumir mi representación en la asamblea a celebrarse en el día de hoy (Fecha) Autorización que se expide para cubrir las formalidades estipuladas para la obtención del quórum requerido para instalar y sesionar en la asamblea.

Maracaibo, ______ de __________ de 2010.

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