R. Alejandro Cordova M.

Fundamentos de la Gestión Administrativa 

Maestría en Investigación de Operaciones 
Segundo Ciclo, 2020 
FISICC
Universidad Galileo

Ensayo 1: Diferencia entre Administración y Gestión

Introducción

La Administración y la Gestión son elementos fundamentales para el éxito de una

organización. En los últimos tiempos he tenido la impresión de que dentro de la comunidad
de negocios existe el deseo de ensalzar la gestión y de despreciar la administración. He
percibido que los profesionales dentro del entorno empresarial desean ser un gestor de
cambio y mejora antes que ser un administrador de recursos de cara a objetivos marcados
dentro de la organización.

Antes de que el mundo de los negocios se viera influenciado por todas las metodologías de
mejora continua y liderazgo, los administradores estaban satisfechos con sus funciones de
controlar, mecanizar y burocratizar para alcanzar objetivos. En vez de complementar el
concepto de la administración y la figura del administrador con las nuevas metodologías,
surge el término de gestionar, utilizando la figura del gestor. A finales de los 80 empiezan a
surgir pensamientos como el de Warren Bennis, que en un su artículo “Managing the
Dream: Leadership in the 21st Century”, dice: “Para sobrevivir en el siglo XXI, vamos a
necesitar una nueva generación de líderes: líderes, no gerentes, y la distinción es
importante.”

En mi opinión es importante alejarnos del hábito de diferenciar a la gestión como

refrescante, liberadora y dinámica, y a la administración como aburrida, controladora y
transaccional. Es común escuchar que los gestores predicen y conquistan el futuro y que los
administradores se rinden al futuro y lo asimilan con las herramientas conocidas. Creo que
dentro de la complejidad de las organizaciones hemos sobrecargado y sobrevalorado las
funciones de la gestión creyendo que por medio de la libertad, cambio y mejora
encontraremos la cura a todo mal que se presente en el giro de la organización.

Para no caer en esta sobrecarga de funciones a la gestión, creo que debemos de ser muy
pragmáticos en la definición, similitudes y diferencias entre la Gestión y Administración.  

La administración, como mencionó el Lic. Melgar dentro de su cátedra virtual, se encarga

de planear, organizar, direccionar y controlar todos los procesos administrativos dentro las
organizaciones. De una manera más simple, la administración se encarga de cumplir a
través de otras personas las funciones elementales de un negocio. Además, si extrapolamos
el concepto natural que presenta el Lic. Melgar, la administración se encarga de gobernar la
parte anatómica y fisiológica de la organización.

La gestión es ocuparse de conducir y organizar situaciones problemáticas dentro de la

organización. Además, a lo largo de la evolución de la metodología de negocios, los
expertos han definido a la gestión como la habilidad de manejar el proceso de cambio
dentro de la organización. De manera que el gestionar implica: Diseñar la misión y visión,
alinear a las personas con la misión y visión a través de la comunicación y motivar a los
miembros de la organización a la acción a través del empoderamiento y satisfacción.

De manera que en el lenguaje de negocio se ha desarrollado el concepto de que gestionar es

hacer que las cosas sucedan, construir escenarios para el éxito, trazar estrategias y proveer
nuevas estrategias enfocadas en el desarrollo integral de las personas. Por el otro lado,
hemos relegado a la administración a gobernar, controlar y disciplinar todos los recursos
que pertenecen a la organización. En pocas palabras, la gestión parece ser la única vía al
éxito organizacional.   

En general los seres humanos siempre estamos cómodos con términos absolutos que
establecen relaciones duales, bien-mal, frío-caliente, simple-complejo etc. Pero en mi
opinión, es más productivo diferenciar totalmente las funciones de la gestión y de la
administración. Tal cual se hace con funciones como contabilidad, ventas y mercadeo. Creo
que tanto gestionar como administrar son funciones vitales para el desarrollo y éxito
integral de una organización.  

Desarrollo del tema

Creo que es difícil identificar fácilmente la administración de la gestión porque a la

distancia los resultados son difíciles de discernir y algunas ocasiones muy similares. El
conocimiento común ha sido que, para administrar, se necesita ser un excelente gestor para
hacer que las cosas sucedan. Por otro lado, también se ha creído que un gestor es aquel que
influye desde una posición de liderazgo para lograr que las cosas sucedan. Y en ambas
definiciones, encontramos personas a lo largo de la historia que no caben dentro del
concepto. Existen administradores que no gestionan el cambio dentro de la organización y
se limitan controlar y gobernar para que las operaciones funcionen correctamente. También
existen gestores que no tienen posición de liderazgo y gestionan desde el silencio y el
ejemplo.

Como mencione anteriormente, se hace confuso tratar de separar las funciones de la

administración y gestión dentro del negocio porque en nuestra mente son conceptos muy
similares con grandes intersecciones. Ambos conceptos comparten territorio porque en
ambas los Gerentes intentan lograr objetivos a través de otras personas. Cuando el Lic.
Melgar en su catedra mencionó que, ningún Gerente se comporta de la misma manera
porque cada Gerente tiene una personalidad y estilo, me invitó a pensar que un Gerente
puede tener dentro de su estilo hábitos que van de la mano de la administración y hábitos
que van de la mano de la gestión. Si seguimos está línea de pensamiento la única manera de
diferenciar la gestión de la administración es a través de la personalidad y estilo.

John Koter, en su artículo del Harvard Business Review, “What leaders really do”, es uno
de los primeros en hacer la diferencia entre lo que la administración y la gestión sin caer en
evitando pensar en el estilo del Gerente y la personalidad. Koter lo logra definiendo a la
administración como meramente transaccional y a la Gestión como inspiradora. En este
marco, el gestor es aquel que inspira y motiva y el administrador se enfoca en alcanzar alta
eficiencia y desempeño correcto. De manera que el administrador según Koter, no tiene que
inspirar para poder mantener el corazón de la organización latiendo.

En mi opinión, Kotter siempre deja al gestor y al administrador como a alguien que alcanza
objetivos a través de otros, por lo que todavía es complejo diferenciar la administración de
la gestión. Además, plantea un problema aún más interesante, el gestor para Kotter, termina
haciendo la Gerencia mejor que el administrador porque logra despertar ideas y
pensamientos de mejora y cambio. Aunque el gestor y administrador tienen el reto de
cumplir objetivos y manejar el balance entre la complejidad y el cambio, ambos continúan
operando a través de otras personas para lograr cumplir la meta. Con la diferencia que
según Kotter, la gestión se ocupa de sacar lo mejor de cada persona durante el proceso de
lograr el objetivo.

Considerando todo lo dicho anteriormente, sigo pensando que la gestión y administración

tiene fundamentalmente distintos propósitos: la administración debe de maximizar el
recurso humano en relación a un objetivo y la gestión promueve la mejora continua y el
cambio utilizando metodologías no elementales dentro del negocio. Ósea bajo este punto de
vista la gestión pasa a hacer un catalizador del proceso de mejora y crecimiento. Mientras la
administración tiene que ver con el manejo de las personas en el día a día. En otras
palabras, la gestión se ve direccionada hacia promover las mejores prácticas sin tener
íntima relación con la ejecución de las mismas.

Desde este punto de vista podemos utilizar el ejemplo de cómo Rigoberta Menchú y la
Madre Teresa lograron inspirar y lograr objetivos sin utilizar gente para hacerlo. Ambos
utilizaron su poder de comunicación sin instigar a otras personas tomar acción explicita y
sin ser funcionarios públicos con autoridad. Todo el movimiento fue inspirado por la
capacidad de gestión a través de las palabras e inspiración.

Cuando Directores como Jeff Bezzos, promueven una visión de negocio, ellos buscan
influenciar a las personas para poder llegar a lograr un gran e importante objetivo a largo
plazo. En otras palabras, personas como Bezzos, también comunican una visión y a través
de sus palabras inspiran a buscar el éxito organizacional. Pero en el caso de los directores,
como Bezzos, también están 100% implicados en la ejecución de la estrategia y
administración de recursos que concretan la visión definida. De manera que los directores
mezclan elementos de gestión y administración. Ultimadamente, son responsables de
ambos, de la administración y gestión. La tarea de los Directores es muy confusa porque
deben de mantener el enfoque y saber cuándo deben de utilizar la administración y cuándo
la gestión dentro de sus tareas.

Si me veo en la necesidad de clasificar el trabajo de la Madre Teresa y Jeff Bezzos, tengo

que decir que ambos utilizaron las palabras y la inspiración para promover una mejora o un
cambio de dirección al status quo. Por lo mismo, creo que la gestión se trata de promover
una nueva estrategia o método, no se trata de hacer a través de las personas. En otras
palabras, la gestión tiene la capacidad de provocar el cambio sin tener necesariamente que
instar a tomar acciones específicas.

Después de definir exactamente la gestión, creo que es importante también mencionar que
la administración es emocionante e inspiradora también. Todo lo que hacemos en la vida
tiene que ser administrado. Como dijo Lord Kelvin “Si no lo puedes medir, no lo puedes
mejorar”, en otras palabras, si no administramos un elemento perdemos el control sobre los
posibles resultados a futuro. Este concepto es fundamental porque la administración vela
por el bienestar de toda la organización en todo momento. De manera que el administrador
para poder alcanzar el bienestar de la organización también tiene que ser muy efectivo en
comunicar el mensaje ejecutivo a las personas dentro de la organización.
La administración puede definirse como el proceso de alcanzar que todos los recursos
dentro de una organización sean utilizados de la mejor manera. Esto implica minimizar
gastos y maximizar los ingresos. Para poder lograr ambos objetivos, el administrador debe
de decidir qué hacer, cómo hacer y cuándo hacer. Ósea, el administrador tiene el futuro de
la organización en su mente y manos. La administración incluye manejar los recursos
propios y ajenos, incluyendo personas, materiales y tiempo. En otras palabras, la
administración está encargada de planificar, guiar, disciplinar y más importante ejecutar las
acciones que los miembros de una organización deben llevar acabo para lograr el objetivo
inicial. Por lo mismo, un administrador eficiente y excelente, tiene la habilidad de organizar
todos los recursos, incluyendo a la gente, para crear valor a largo plazo. La administración
correcta y efectiva también puede llegar a inspirar.

En contraste, la gestión, está enfocada en la “gran foto”, trabaja en un marco más amplio y
abierto. La gestión puede abarcar proyectos, metodologías, valores, innovación, proceso y
políticas. En esencia plantea la pregunta: “¿Cómo hacemos las cosas de mejor manera?”. El
éxito del gestor depende de la habilidad de convencer a las demás personas de tomar la
nueva idea o metodología. El poder influenciar a las personas es lo mínimo que tenemos
que hacer para poder gestionar. Sin poder comunicarnos correctamente, no podremos
gestionar. La gestión necesita más de habilidades subjetivas que la administración. Por
ejemplo, una gestión correcta pueda ayudar a cambiar actitudes y hábitos. En lo cambios de
actitud o hábitos no necesariamente tomamos acción a través de las personas, un cambio de
actitud no conlleva ejecución, ni grandes cambios a la visión o el negocio central de una
organización.

Normalmente, las personas que gestionan el cambio dentro de una organización no son las
personas que ejecutan el cambio. Es muy común que el gestor que diseña la metodología de
cambio o mejora no sea la persona que administra la ejecución. La verdad no me parece
sorprendente porque las habilidades de diseño y comunicación de estrategia o metodología
requiere habilidades muy diferentes y complementarias a la administración del proceso de
implementación de la estrategia o metodología. Según mi experiencia, es muy fácil señalar
el camino supuesto a seguir cuando hay consenso, pero es muy difícil tener la disciplina de
tomar todas las decisiones y disciplinas necesarias para la ejecución y administración. En
mi opinión, siguiendo el principio del 80/20, normalmente el camino al éxito
organizacional es un 80% administración y un 20% gestión.

Según Lunenburg, en su artículo, “ Leadership versus Management: A Key Distinction—At

Least in Theory”, algunas de las comparaciones que podemos exponer entre la
administración y la gestión tiene que ver con: Proceso de pensamiento, Establecimiento de
Objetivos, Relaciones con los empleados, Operación y Gobernanza. 1) El administrador se
enfoca en las cosas internas, el gestor en los factores externos. 2) . El administrador se
enfoca en ejecutar el plan, el gestor en articular la visión. 3) El administrador se enfoca en
controlar y dirigir, el gestor en empoderar y desarrollar. 4) . El administrador se enfoca en
ejecutar cada operación correctamente, el gestor que la organización haga las cosas
“correctas” a futuro. 5) . El administrador usa la autoridad, el gestor usa su poder inspirar.
En estas comparaciones Lunenburg vuelve a caer en pintar a la gestión como refrescante y
a la administración como operativa.

Por lo mismo, creo que es importante regresar y hacer otras comparaciones. La

administración no solamente se trata de ejecutar. Aunque anteriormente mencioné que la
gestión es promover nueva dirección, la administración también puede promover cambios.
No estoy de acuerdo en plantear que la administración solamente ejecuta, creo que también
tiene la habilidad de inspirar a través de las directrices correctas no solo a través de hacer
las cosas correctamente. Ambas la gestión y administración tiene como objetivo maximizar
el retorno de inversión como propósito.

La administración además de tener la habilidad de generar cambios también tiene la

autoridad de influenciar a las organizaciones desde sus procesos. En cambio, la gestión,
solo puede utilizar la persuasión porque no tiene el poder de reestructurar o re ingeniar
procesos desde la ejecución. La gestión influencia desde un papel externo señalando el
posible camino al éxito y apelando al convencimiento del grupo.

Es normal que los seres humanos nos veamos más atraídos a la gestión que a la
administración porque gracias a la gestión de grandes líderes hemos visto cambios
fundamentales en la manera en que vivimos. Un ejemplo muy claro es como personas como
Rigoberta Menchu o la Madre Teresa han logrado inspirar a pueblos enteros sin entrar en
detalles de cómo ejecutar una estrategia. En esos casos la capacidad de gestión no tiene
nada que ver con la autoridad de administrar a las personas.

Cabe tan bien mencionar que colaboradores de primera línea dentro de la organización
pueden actuar como gestores de cambio, sin tener autoridad de administrar a nadie. La
capacidad de gestión se demuestra aún sin querer gestionar.

La administración funciona por medio de decidir qué hacer o facilitar los recursos o
políticas para hacer a través de las personas a su cargo. De manera que, aunque tenga la
autoridad de dictar que hacer, debe de ser muy sabio en la manera de manejar la autoridad.

El manejo del cambio es también importante tanto en la gestión, como en la administración.

La gestión está enfocada en el manejo del cambio y en el qué metodología se adapta mejor
al futuro. Por otro lado, la administración se enfoca en el manejo del cambio desde un
punto de vista operativo y tienen que manejar suficiente flexibilidad en sus disciplinas para
poder subsistir en el mundo que siempre cambia. El gestor asume el cambio desde el punto
de vista estratégico y el administrador desde el punto de vista ejecutivo.

Además del cambio, ambos la administración como la gestión deben de manejar estrategias.
El gestor influencia el diseño y ruta de estrategia y el administrador debe de analizar los
recursos existentes para poder tomar un plan de acción basado en la disponibilidad de
recursos y ambiente. La innovación funciona más o menos de la misma manera, los
gestores deben de entender la cultura organizacional para promover la línea de pensamiento
ideal para el futuro. Por otro lado, los administradores deben de estar abiertos al cambio en
los procesos para poder alcanzar la innovación operativa. Ambos deben de tener la
habilidad de inspirar el cambio y la innovación desde dos puntos de vista diferentes.

Como mencione anteriormente la ejecución no es el fuerte de la gestión. La ejecución es un

dominio de la administración porque solo aquellos que tienen recursos a cargo pueden
ejecutar un plan de acción. Por supuesto que el administrador debe utilizar herramientas de
gestión para poder alcanzar una excelente ejecución.

Por último, el manejo de las personas es muy diferente. Dentro de la gestión las personas
deben de ser inspiradas a seguir el cambio o mejora y puede ser hecho a la distancia. Pero
dentro de la administración, las personas deben de ser dirigidas en el día a día e idealmente
el administrador debe de estar presente en el día a día para poder asegurar el desempeño
correcto de la operación. En otras palabras, la función principal del administrador es
manejar a las personas como recursos finitos y renovables para el éxito de las personas
asegurando que cada persona este satisfecha con su labor, además de que esté involucrada y
comprometida con la organización.

Conclusión

Creo que al caer en la comparación simple entre gestión y administración generamos un

paradigma ente lo simple y lo complejo. Creo que la administración y la gestión son
funciones diferentes pero complementarias dentro de cualquier organización. Creo que, en
la comparación de funciones, es mejor llegar a concluir que los gerentes exitosos deben de
ser emocionalmente inteligente para saber en qué situación se encuentran y aplicar los
elementos correctos para resolver la situación que se presenta.

De manera que creo que para poder gestionar el cambio y guiar a una organización al futuro
es necesario comprender que se necesita un set de habilidades diferentes a la
administración. Y para poder ejecutar una estrategia ganadora se necesita de toda la
disciplina para guiar la operación diaria.

Recomendaciones

Mi recomendación es no caer en el romanticismo de creer que la gestión es emocionante y

refrescante y la administración aburrida y sin emoción. Además, debemos de ser muy
buenos para intercambiar sombreros en los momentos oportunos. Por último, creo
firmemente que tanto la administración como la gestión son aprendidas y mejorables para
cada gerente.