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 Integración en administración concepto

Primeramente, ¿Qué es integrar? Es la función administrativa que se ocupa de dotar


de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva
selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. 
¿Que entendemos por integración? Es el seleccionar al personal competente para los
puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos,
técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro
elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es
importante hacer hincapié en: la selección del personal, adiestramiento y desarrollo
del personal, así como la automotivación para el logro de metas cada vez más altas.
Principios:
El hombre adecuado para el puesto adecuado: Los hombres deben poseer las
características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Los recursos
humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los
recursos humanos.
Provisión de elementos necesarios: La dirección debe estar consciente de los
elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, debe
dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos administrativos
necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.
La importancia de la introducción adecuada: El momento en que el elemento humano
ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al
ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de
la misma.

 La dirección en el proceso administrativo

Primeramente, ¿Que es la dirección en el proceso administrativo? es la fase más dinámica de


todo el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de un
equipo de trabajo y su gerente. Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que
el gerente tenga capacidad de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder, además,
debe tomar decisiones lógicas, aunque también existirán algunas basadas en la
intuición; por lo que su experiencia es fundamental.

¿En qué consiste la dirección del proceso administrativo?


Es la tercera fase del proceso administrativo y una de las principales funciones
administrativas de una empresa. Va después de la organización y precede a la fase de
control; en algunos casos es llamada la fase de ejecución simplemente. Se puede decir
que esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el encargado
de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación del mismo e
instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus funciones son aún
más amplias. A lo largo del tiempo, los tipos de liderazgo empresarial han ido
evolucionando desde formas rígidas basadas en una dirección más estricta, hasta
liderazgos en los que la empatía y el conocimiento humano han adquirido mayor
relevancia.
Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a tener
distintas finalidades, en función de la estrategia de la propia empresa y las
herramientas de gestión empresarial de las que disponga. Entre las distintas funciones
importantes están las siguiente;
 Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de planificación y
organización.
 Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y velando por la
efectividad de su uso.
 Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento ya que
existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
 Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento oportuno y
velar que se haga por los canales apropiados.
 Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
 Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro de la
organización.
 Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
 Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los valores de
la organización.
 Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos los
miembros que serán afectados por alguna decisión.
 Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario en todo
momento.
Con el paso de los años, las teorías de organización se han focalizado cada día más en
centrar gran parte de su énfasis en la fase de dirección administrativa, una fase
dinámica que depende mucho del avance de otras disciplinas humanísticas como la
psicología, la sociología y la neurociencia.
Por ello, aunque antes todo lo relativo al liderazgo y la organización de la empresa se
trataba como un aspecto inerte y objetivo, en la actualidad ha aumentado mucho más
la conciencia de comprender este proceso desde la perspectiva de las personas y por
tanto, de todos aquellos elementos que intervienen en su comportamiento.
 Funciones de la Administración. Control.
Primeramente, ¿Qué es las funciones de administración en control? Es el proceso que
usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se
corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para evaluar la
eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la organización y la
dirección.
Definición Sintética. Es la recolección sistemática de datos. Control sobre resultados.
Todo control implica, necesariamente la comparación de lo obtenido con lo esperado,
pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo, prefijado, o sea,
cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o
se apartaron de lo que esperaron. Tal procedimiento constituye el control sobre los
resultados. El control puede considerarse como la detención o corrección de las
variaciones. Es de importancia tener presente que el propósito del control es positivo,
es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas.
El proceso de control consiste en
 Establecer estándares y métodos para medir el rendimiento.
 Medir el rendimiento.
 Determinar si el rendimiento se corresponde con los estándares trazados y en caso
necesario.
 Tomar medidas correctivas.
Pasos para el funcionamiento del control
 Determinar el objetivo del control.
 Precisar los objetivos del control.
 Definir las normas.
 Conocer la realidad.
 Comparación de lo real contra el plan.
 Análisis de desviaciones.
 Adopción de medidas.
Precisar los tipos de control
 Control previo.
 Control directivo o de dirección.
 Control a corriente.
 Controla posterior.
Controles previos a la acción (precontroles). Garantizan que antes de emprender una
acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros
que se necesitarán.
 Controles directivos o de dirección: Llamados también de avance
o cibernéticos, tienen por objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna
norma o meta y permitir que se realicen acciones correctivas antes de terminar
las acciones. Los controles directivos dan resultado sólo si el administrador
tiene información precisa y oportuna de los cambios del entorno o en el avance
hacia la meta deseada.
 Control a corriente: Este tipo de control se realiza a lo largo de todo el proceso
de producción y/o servicio. Lo pueden realizar los directivos o administradores
o los mismos obreros.
 Controles posteriores a la acción: Miden los resultados de una acción que ha
concluido. Así establecen las causas de cualquier desviación que se aleja del
plan o el estándar y los resultados que se aplican a actividades futuras
similares.
La definición de Mocker divide el control en 4 etapas
1. ESTABLECER PARÁMETROS Y MÉTODOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO:
En una situación ideal, las metas y objetivos establecidos en el proceso de
planeación estarán definidos en términos claros y mensurables, que incluyen
plazos específicos. Esto resulta importante por varios motivos. En primer lugar, las
metas definidas vagamente, por ejemplo “mejorar las habilidades de los
empleados del departamento X” resultan palabras huecas hasta que los
administradores empiezan a especificar QUÉ quieren decir cuando plantean
“mejorar” y lo que pretenden HACER para alcanzar tal meta y CUANDO se
proponen alcanzarla. En segundo lugar, las metas definidas con exactitud (por
ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados del Departamento X realizando
seminarios y talleres sobre habilidades de manipulación durante los meses de
poca actividad comercial: marzo y abril “), se pueden evaluar con más facilidad en
cuanto a cumplimiento y utilidad que los enunciados “huecos”. Por último, los
objetivos establecidos con exactitud y mensurables, se pueden comunicar con
facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se pueden usar para
cuantificar el rendimiento. Esta capacidad para comunicar metas y objetivos con la
mayor exactitud es muy importante para el control, pues por lo general, son varias
y diversas las personas que intervienen en el proceso de planeación y control.

2. MEDIR EL DESEMPEÑO: Todos los aspectos del control se manifiestan en un


proceso constante y repetitivo, dependiendo su frecuencia del tipo de actividad que
se mida. Así los niveles de seguridad de las partículas sólidas del aire pueden
vigilarse continuamente en un laboratorio del Centro de Ingeniería Genética y
Biotecnología, mientras que el avance de los objetivos de expansión a largo plazo
de la organización hacia nuevos mercados, posiblemente sean revisados por la
dirección general uno o dos veces en el año. Sin embargo, debe precisarse que los
buenos administradores evitan que pase mucho tiempo entre una medición del
rendimiento y otra.

3. DETERMINAR SI EL RENDIMIENTO CONCUERDA CON EL ESTANDAR: En


muchos aspectos, este es el paso más fácil en el proceso de control. Se supone
que las complejidades ya fueron resueltas en los primeros pasos. Ahora se trata de
comparar los resultados medidos con las metas o criterios determinados con
anterioridad. Si el desempeño corresponde con los estándares establecidos, los
administradores supondrán que todo está bajo control y no tienen por qué
intervenir en las operaciones.

4. TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS: Este paso es necesario si el desempeño no


cumple con los niveles establecidos (estándares) y el análisis indica que se
requiere de la intervención. Las medidas correctivas pueden implicar un cambio en
una o varias de las actividades que se desarrollan en la organización, o bien un
cambio en las normas originalmente establecidas.

Técnicas de Control
 control selectivo: Se basa en el principio de que toda la causa que motivan
un fenómeno, solo un pequeño número de ella es determinante y de actuarse
sobre la misma puede lograrse un efecto significativo sobre el fenómeno
completo.
 control por excepción: Centra su atención en las desviaciones de manera
que no se pierda tiempo en examinarlo todo, sino que vaya directamente y con
mayor rapidez a lo que demande una acción rectificadora.
 control por área de responsabilidad: Esta técnica descansa en el principio
del mando que establece la necesidad de una correspondencia entre la
autoridad que se otorga, la media que se pone a disposición para ejecutar tal
autoridad y la responsabilidad que se exige a cambio por tal ejercicio.
 control interno (mecanismos que se introducen en los controles para evitar
fraudes u omisiones).

Requisitos de un sistema de control


 responder objetivos.
 debe ser económico.
 debe ser flexible.
 debe ser preventivo.

El diseño de los sistemas de control


En apariencia, diseñar un sistema de control es un proceso sencillo, pero en la
práctica los administradores enfrentan una serie de desafíos cuando se diseñan
sistemas de control que deben ofrecer retroalimentación sobre lo “que está
pasando” de manera oportuna y barata y que además resulte aceptable para los
trabajadores. La mayor parte de los problemas que se presentan tienen su origen
en las decisiones sobre qué debe controlarse, y con qué frecuencia debe hacerse.

Cuando se trata de controlar demasiados elementos en las operaciones, de


manera excesiva y estricta, los trabajadores se pueden molestar y desmoralizar,
los administradores se pueden frustrar, y se perderá tiempo, dinero y energía. Es
más, los administradores se pueden centrar en cuestiones fáciles de medir, pero
que realmente tengan menos importancia. Por ejemplo, controlar el número de
clientes que entran a un restaurante, en lugar del nivel de satisfacción de los
mismos, que a la larga, es más importante.

Es por esto que para diseñar un sistema de control siempre hay que tener en
cuenta las áreas de resultados claves y los puntos estratégicos de control en la
organización.

Áreas de resultados claves: Son aquellas que deben funcionar de manera eficaz
en una organización para que esta tenga éxito. Sin ellas, la organización no es la
que debe ser. Son las que garantizan que se cumpla la misión. Son llamadas
también áreas funcionales del rendimiento.

Puntos estratégicos de control: Son puntos críticos en el sistema de los cuales hay
que tener necesariamente información para comprobar el estado del proceso, por
lo tanto, son los puntos que hay que dar seguimiento”.
Elementos de un sistema de control
 Objetivo del control.
 Objeto del control.
 Técnicas de control.
 Tipos de control.
 Tipos de riesgos.
 Puntos de control, discriminatorios o estratégicos.

Características de los sistemas eficaces de control


Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características
comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales,
pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

 Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los


datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda
acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo
haya. Valuar la precisión de la información que se recibe es una de las
funcione más importantes que deben cumplir los dirigentes.
 Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y
evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr
mejoras.
 Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control
deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando
menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayores probabilidades
habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante
la información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocará
errores innecesarios y conjunción o frustración entre los subordinados.
 Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de
centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen
mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así
mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la
máxima eficacia.
 Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá
ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor
manera de reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control
consiste en hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la
actividad vigilada llegue a la meta deseada.
 Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible
con las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser
capaces de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide
alcanzar y los premios que obtendrán con ellos. Más aún, todos los estándares
del desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los
individuos ha de ser reconocida también. Aquellos que tienen la obligación de
comunicar las desviaciones a alguien que juzgan como un trabajador de nivel
mas bajo quizá dejen de tomar en serio el sistema de control.
 Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información
relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en
toda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada
paso en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación.
En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.
 Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente
tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En
casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las
organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios
adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.
 Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían
iniciarse después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales
son las medidas correctivas que convienen aplicar. La información se
concentrará en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las
medidas que correspondan.
 Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de
la organización acepten a un sistema de control los controles deberán
relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de
reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que están directamente
interesados en el control.

El control en el proceso administrativo

El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las


organizaciones poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan
podido generar en las distintas fases de trabajo. En este artículo, analizamos con más
detalle los aspectos en los que se basa el control del proceso administrativo, y cómo es
posible mejorarlo.

Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas de una empresa, a pesar de


que una empresa realice la definición de sus objetivos medibles y cuantificables, no sería
posible realizar pequeñas mejoras que guíen y condicionen el éxito de la organización.

¿En qué consiste el control del proceso


administrativo?
Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las
cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone.
Recordemos que el control corresponde a la última de las etapas de las que
dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la
organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas


adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si por
el contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más
sobre los resultados a obtener.

Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en


relación a los siguientes puntos:

o Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en


ocasiones, puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad
errónea, por parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de
control sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación
estratégica.
o Objetivo administrativo. Como explicábamos en el punto anterior, el
control consiste también en la última fase del proceso administrativo.
o Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente
coercitivo sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este
modo, permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.

Fases del control


Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la
administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en
las que es posible englobar las etapas de trabajo.

o Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos


parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos
reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los
que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre
los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que sirven para identificar
los atributos más importantes que se involucran en los procesos de
administración del negocio.
o Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los
criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los
procesos que se están realizando para poder obtener información de los sistemas
internos de trabajo.
o Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado
la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío
entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados
obtenidos.

Tipos de control
Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso
administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.

o Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar


y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de
este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran
planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.
o Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de
operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la
etapa de control previo.
o Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia
de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar
desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.

Como vemos el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya


que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y
encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de
control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos
empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si no
controlamos y evaluamos los resultados.

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