REALIZAR INDAGACIONES SOBRE FRAUDE

Hicimos indagaciones al siguiente personal de la administración:

Nombre Cargo Ubicación

Pedro Perz Gerente General Cali

General

¿Cuál es la evaluación por parte de la administración del riesgo de que los estados
financieros puedan contener errores materiales debido a fraude? ¿Cuál es la naturaleza,
alcance y frecuencia de dichas evaluaciones?

Mensualmente la gerencia presenta los estados financieros para aprobación de la junta directiva, dando
explicaciones a las principales transacciones y saldos de cuenta. Anualmente también se presenta a su
consideración el presupuesto. Estas actividades de monitoreo a nivel de alta gerencia permite realizar
una adecuada evaluación del riesgo. Ver respuesta de la administración en PT XXX

¿Se tiene conocimiento de cualquier fraude real, sospecha de fraude o supuesto fraude que
afecte a la entidad?

Se realizó indagaciones con, Gerente General y nos indicó que No tiene conocimiento de algún fraude
real, sospecha o alegato que afecte a la entidad. Ver respuesta de la administración en PT XXX

Proceso de la administración

¿Cuál es el proceso de la administración para identificar y responder al riesgo de fraude en

la entidad?

Se realizó indagaciones con Pedro Perz, Gerente General, <<Fecha>>

- El proceso de la entidad para la evaluación del riesgo de fraude es un proceso continuo y ocurre a través del
involucramiento por medio del monitoreo de las actividades del día. Esto incluye pero no se limita a la
revisión mensual del presupuesto, revisión del informe de costos con la explicación de las variaciones entre el
estándar y el real, revisión del flujo de caja y revisión de las principales variaciones financieras. La Gerencia
General realiza reuniones mensuales con las Gerencias donde discute las situaciones presentadas en cada
área.
¿Cuál es el proceso de la administración para responder a cualquier riesgo específico de
fraude que la administración haya identificado o que haya sido llevado a su atención?

- El proceso de la entidad para la evaluación del riesgo de fraude es un proceso continuo y ocurre a través del
involucramiento por medio del monitoreo de las actividades del día. Esto incluye pero no se limita a la
revisión mensual del presupuesto, revisión del informe de costos con la explicación de las variaciones entre el
estándar y el real, revisión del flujo de caja y revisión de las principales variaciones financieras. La Gerencia
General realiza reuniones mensuales con las Gerencias donde discute las situaciones presentadas en cada
área.

Para los saldos de cuenta o revelaciones para los cuales es probable que exista un riesgo de
fraude, ¿cuál es el proceso de la administración para identificar y responder a estos
riesgos?

- El proceso de la entidad para la evaluación del riesgo de fraude es un proceso continuo y ocurre a través del
involucramiento por medio del monitoreo de las actividades del día. Esto incluye pero no se limita a la
revisión mensual del presupuesto, revisión del informe de costos con la explicación de las variaciones entre el
estándar y el real, revisión del flujo de caja y revisión de las principales variaciones financieras. La Gerencia
General realiza reuniones mensuales con las Gerencias donde discute las situaciones presentadas en cada
área.

Comunicación con los encargados del gobierno

¿Qué comunicación, si hay, ha tenido la administración con los encargados del gobierno
acerca de sus procesos para identificar y responder a los riesgos de fraude en la entidad?

Se realizó indagaciones con Pedro Perez, Gerente General, <<Fecha>>

Mensualmente la Junta Directiva recibe un informe que incluye la comparación de las ventas, el costo de
ventas y el margen bruto del mes y el acumulado del año frente al mes y al acumulado del año anterior, el
impacto de la tasa de cambio en los resultados financieros, el estado de resultados comparativo con el año
anterior y el presupuesto, la variación del balance general frente al mes y año anterior y unos anexos
(obligaciones financieras y flujo de caja).
Comunicación con los empleados

¿Qué comunicación, si hay, ha tenido la administración con los empleados acerca de sus
puntos de vista sobre las prácticas de negocios y el comportamiento ético?

Se realizó indagaciones con Pedro Perez, Gerente General, <<Fecha>>

- Los nuevos empleados reciben una copia del reglamento interno de trabajo, constantemente el área de
comunicaciones está divulgando a través de carteleras, intranet, folletos, talleres interactivos los valores
corporativos y los comportamientos éticos establecidos por la Compañía.

Actividades en las organizaciones de servicios, si hay

Si la entidad usa organizaciones de servicios para mantener elementos importantes de sus

registros contables – indagar a la administración de la entidad usuaria sobre si la
organización de servicios ha reportado a la entidad usuaria, o si la entidad usuaria tiene
conocimiento de cualquier fraude, incumplimiento de leyes y regulaciones o errores no
corregidos que afecten los estados financieros de la entidad usuaria

La compañía no cuentas con organizaciones de servicios.

INDAGACIONES A LA ADMINISTRACIÓN – PREGUNTAS ADICIONALES

Las siguientes son preguntas “adicionales”, que el equipo del compromiso también puede que
desee hacer, con base en los hechos y circunstancias. Podemos eliminar estas preguntas
adicionales según sea apropiado.

¿Tiene la entidad políticas fiduciarias (es decir, Directores y Funcionarios – D&O y

Errores y Omisiones – E&O)? Si es así, ¿requieren las políticas que la entidad notifique a
las aseguradoras de ciertos asuntos (por ejemplo, riesgos, incertidumbres, eventos)? Si es
así, describir cualquier asunto reportado a la aseguradora por el período bajo auditoría.

N/A

Para los riesgos identificados, ¿qué controles ha establecido la administración para cubrir
estos riesgos?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

Para los riesgos identificados, ¿se han establecido programas o controles para mitigar
riesgos específicos de fraude o que de otro modo ayuden a prevenir, impedir y detectar
fraude? Si es así, ¿cómo monitorea la administración esos programas y controles?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

Si la entidad tiene múltiples ubicaciones – ¿hay ubicaciones de operación o segmentos de

negocios en particular para los cuales puede ser más probable un riesgo de fraude?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Está cumpliendo actualmente la entidad con todas las leyes y regulaciones aplicables?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Alguna vez ha sentido que se le estaba pidiendo, ordenando o presionando para hacer algo
ilegal o no ético relacionado con su puesto (o puesto anterior) en la entidad? ¿Alguna cosa
con la que se sintiera incómodo?
Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Alguna vez ha expresado alguien que le reporta preocupaciones que a él/ella u otros se les
haya pedido o presionado para hacer algo ilegal o no ético? Explicar.

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Alguna vez se le ha pedido participar en alguna actividad para registrar erróneamente el

monto en los estados financieros? Si es así, describir la actividad que se le pidió realizar e
identificar a la persona que le pidió realizar esa actividad.

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Cuáles procesos o segmentos de negocios piensa que son más susceptibles al riesgo de
malversación de activos de la entidad? ¿Por qué? Describir qué acciones ha tomado la
administración para mitigar estos errores.

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Qué factores generan presión significativa sobre la administración respecto a la

información financiera?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

¿Se ha identificado algún conflicto de interés (funcionarios, directores o gerentes de la

entidad) en el último año? Si es así, ¿cómo se trataron?

Ver respuesta de la administración en PT XXXX de fecha <<. >>

INDAGACIONES A LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

Hicimos indagaciones al siguiente personal de auditoría interna:

Calificaciones y
Nombre Puesto Ubicación
Experiencia

¿Tiene conocimiento de cualquier fraude real o sospecha de fraude que afecte a la entidad?

¿Tiene conocimiento de supuestos fraudes (por ejemplo, debido a la comunicación de los

empleados, ex-empleados, analistas, vendedores al descubierto, u otros inversionistas)? Si
es así, describir cada caso, incluyendo:

a. El puesto de la persona dentro la entidad o relación con la misma.

b. Identificación de otros involucrados o que pueden haber estado involucrados en el asunto

y su relación con la entidad o cualquiera de sus empleados.

c. El esquema alegado que ha sido usado para registrar erróneamente los montos y/o las
revelaciones en los estados financieros.

d. Si los controles internos detectaron oportunamente el error alegado, especialmente los

programas y controles anti fraude, establecidos por la administración.

e. Si el error alegado no se detectó de manera oportuna, indicar si fue debido a que los
programas y controles:

i. No estaban establecidos

ii. Se diseñaron inapropiadamente

iii. Se diseñaron apropiadamente pero no estaban operando efectivamente.

f. Cómo se enteró la administración (u otros, como el Comité de Auditoría) del esquema

alegado que ha sido usado para registrar erróneamente los estados financieros.

g. El efecto alegado sobre los montos y/o revelaciones en los estados financieros.
 h. Describir las acciones que la administración y/o el Comité de Auditoría tomó en
respuesta a cada caso descrito (por ejemplo, investigación, reestructuración de los estados
financieros). Si la administración no tomó ninguna acción, favor de explicar las razones
de esa decisión.

i. Describir cualquier acción disciplinaria que la administración y/o el Comité de Auditoría

tomó respecto a la(s) persona(s) involucrada(s) en los asuntos descritos. Si no se tomó
acción disciplinaria, favor de indicarlo y explicar por qué no se consideró necesaria
acción alguna.

j. Indicar cómo planea la administración prevenir, impedir y detectar los riesgos que se
relacionan con dichos esquemas en el futuro.

¿Ha realizado cualquier procedimiento para identificar o detectar fraude durante el año?
¿Ha respondido la administración satisfactoriamente a cualquier hallazgo resultante de
estos procedimientos?

¿Cuál es su punto de vista acerca del riesgo de fraude en la entidad?

INDAGACIONES A OTROS DENTRO DE LA ENTIDAD

Hicimos indagaciones al siguiente personal de la entidad:

Calificaciones y
Nombre Puesto Ubicación
Experiencia

Ingeniero Sistemas
Manolo Galván Coordinador Cali Dirección.
de la Universidad del
Financiero
Valle.
Coordinador de
Financiero - labora
en la compañía hace
25 años y en la parte
financiera desde
hace 10 años.

¿Tiene conocimiento de cualquier fraude real o sospecha de fraude que afecte a la entidad?

Se realizó indagaciones con Manolo Glaván, Coordinador Financiero, 27 de julio de 20XX

- No tienen conocimiento sobre fraude(s) perpetuado(s) durante el año. Ver respuesta de la administración
en PT XXX (Manual)

¿Ha comunicado la administración a los empleados sus puntos de vista sobre las prácticas
de negocios y el comportamiento ético? Si es así, ¿cómo?

Por conocimiento de los procedimientos y comportamientos de la administración, el Coordinador Financiero,

manifiesta que es muy importante para la gerencia garantizar que ellos han comunicado efectivamente sus
puntos de vistas en las prácticas de negocio y ética, constantemente se realizan comunicados a través de las
carteleras y la intranet.

- Los nuevos empleados reciben una copia del reglamento interno de trabajo, constantemente el área de
comunicaciones está divulgando a través de carteleras, intranet, folletos, talleres interactivos los valores
corporativos y los comportamientos éticos establecidos por la Compañía.

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

¿Cuáles son sus puntos de vista acerca de los riesgos de fraude en la entidad?

- El riesgo de fraude es bajo. El riesgo de fraude se encuentra relacionado con los procesos claves de ventas e
inventarios.

- Para los riesgos específicos de fraudes que requieren especial atención y que han sido identificados por la
Gerencia, se han implementado controles, los cuales son monitoreados por auditoria interna, por el Contador,
los resultados son presentados a la Gerencia General.

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

¿Alguna vez ha sentido que se le estaba pidiendo, ordenando o presionando para hacer algo
ilegal o no ético relacionado con su puesto (o puesto anterior) en la entidad? ¿Alguna cosa
con la que se sintiera incómodo?

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

¿Alguna vez ha expresado alguien que le reporta preocupaciones que a él/ella u otros se les
haya pedido o presionado para hacer algo ilegal o no ético? Explicar.

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

¿Alguna vez se le ha pedido participar en alguna actividad para registrar erróneamente el

monto en los estados financieros? Si es así, describir la actividad que se le pidió realizar e
identificar la persona que le pidió realizar esa actividad.

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

INDAGACIONES A LOS ENCARGADOS DEL GOBIERNO

Hicimos indagaciones a las siguientes personas encargadas del gobierno:

Nombre Puesto Calificaciones y Experiencia

Ver respuesta de la
administración en PT XXX
(Manual)

¿Tiene conocimiento de cualquier fraude real, sospecha de fraude o supuesto fraude que
afecte a la entidad?

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)

Describir su comprensión acerca de los riesgos de fraude en la entidad, incluyendo

cualquier riesgo de fraude específico que la entidad haya identificado o saldos de cuenta o
clases de transacciones para las cuales puede ser probable que exista un riesgo de fraude.
Describir la función, si hay, a la que se ejerce supervisión de (1) los procesos de la
administración para identificar y responder a los riesgos de fraude en la entidad y (2) los
controles internos que la administración ha establecido para cubrir estos riesgos.

Ver respuesta de la administración en PT XXX (Manual)