NOMBRE:

PROGRAMA DE FORMACION: Técnico en Asistencia Administrativa

N° DE FICHA: 1842371

3.3.1.1 Conocer los tipos, estructura, elementos, logística de un evento,

protocoló y los medios de divulgación teniendo en cuenta las políticas de la
organización.
1. ¿Qué es un evento empresarial y cuál es el objetivo de éstos?
2. ¿Cómo se clasifican los eventos empresariales?
3. ¿Cuáles son las etapas o los pasos para organizar un evento?
4. ¿Cómo se planifican las actividades?
5. ¿Cuáles son los comités que intervienen en la organización de un evento?
6. ¿En qué consiste el protocolo de un evento?
7. ¿Cómo se divulga un evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las
normas?
8. ¿Cómo se mide el nivel de satisfacción e impacto de un evento
empresarial?
9. Con base en lo investigado, elaboren un flujograma con las etapas para la
realización de un evento.
DESARROLLO
1. Un evento empresarial es una reunión de personas que conlleva un motivo
en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a
que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de
trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir
nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y
comercialización. Este a la empresa para presentar o potenciar un
determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar
a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo
que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la
competencia del mercado actual.
2. Según los objetivos que persiguen, los eventos se clasifican en:
Académicos, Empresariales, Sociales, Culturales y Deportivos.
Académicos:
 Congresos
 Conferencias:
 Cursos, seminarios, simposio:
 Foro
 Debate
 Panel
 Institucionales y Empresariales:
 Asambleas
 Convenciones
Por su fin comercial los eventos se clasifican en:
 Rueda de negocios
 Ferias y Exposiciones.
Por ultimo encontramos lo más comunes:
 Sociales
 Culturales o Artísticos
 Deportivos

3. Pasos para organizar un evento:

Planeación
En el pre-evento está toda la definición, planificación y organización. Hay
que tener en cuenta cada detalle, definir varios aspectos y prestar mucha
atención a todo. De esta fase depende en gran parte de que el evento sea
un éxito y cumpla su función.
El día o los días en los que se desarrolla, el foco está en la coordinación y
observación. Y esto da bastante trabajo porque siempre hay imprevistos de
última hora y hay que gestionarlos de la mejor manera posible.
Desarrollo
Según el tipo de evento se determina la fecha de montaje que puede ser,
uno o dos días antes, o el mismo día.
Montaje: disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde
se llevará a cabo el evento.
Ejecución: fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en
el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y
demás.
Cierre y análisis
Desmontaje del evento: retiro de los materiales y elementos utilizados en
la reunión.
Evaluación de resultados: Se realiza un informe final (evaluación
financiera, análisis del alcance de objetivos). Seguimiento del evento y
envió de cartas de agradecimiento.

4. Planificación de los eventos:

 La definición de los objetivos generales y específicos
 La temática del evento
 Fecha más conveniente para la ejecución
 La estructura de organización y distribución de funciones
  Forma de financiamiento, presupuesto y flujo de dinero
 La contratación de lugares y servicios
 Recreaciones y acompañantes
 Estrategias de comercialización y difusión
 Alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original.
Posibles contingencias y soluciones
 La capacitación de los organizadores y personal de apoyo
 Control, evaluación y lista de seguimiento

5. Comités para la planeación de un evento:

 Coordinador general: Responsable general del desarrollo del evento.

 Comisiones de trabajo: Personas que contribuyen a cumplir los pasos del
evento sistematizadamente.
 Comité de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes
al apoyo que operativisa y hace posible le ejecución del evento.
 Comisión Técnico- Académica: Elabora las normas para la presentación
de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de estas, revisar el
temario de trabajo, determinar metodología de trabajo y coordinar la
reproducción y distribución de las ponencias.
 Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: Atienden las
actividades que abarcan la promoción y difusión del evento, se encarga de
las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento,
todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes en el
evento.
 Comisión de festejos y recreación: Planifica y coordina, lo relativo a la
celebración de los cocteles y fiestas, los tour y excursiones para los
participantes en el evento, la presentación de grupos artísticos y culturales
de este.

6. El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones

legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los
pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos,
la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia
todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo
tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren
el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se
realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar.
Las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más
componentes que el mero protocolo. La palabra protocolo tiene varias
acepciones; en la materia que nos ocupa se puede definir como la regla
ceremonial establecida por decreto o por costumbre que regula muchos
aspectos de la vida pública de las naciones y, en consecuencia, influye en
 toda la sociedad, que de alguna manera se ve reflejada en las personas
que la representan.
7. • Radiofónica
• Prensa y revistas
• Publicidad exterior o vía pública
• Punto impacto (PDV): Se realiza por medio de displays, carteles, posters,
etc. que se sitúan en el lugar estratégico a la vista de todas las personas.
Es un refuerzo al resto de la propaganda.
• Tarjetas
Cada presentación debe tener el nombre del evento, una frase alusiva o de
invitación, lugar y fecha, tipo de evento y si es necesario tipo de vestuario a
usar para la celebración.
8. Para medir la satisfacción e impacto de un evento empresarial se pueden
realizar:
 Seguimiento de la actividad en redes sociales
 Realizar encuestas posteriores al evento
 Incorporar un aplicación del evento
9.
INICIO

Recibir solicitud del

evento

Recibir la solicitud con el

área solicitante

El evento es
aprobado?

NO A

Informar a la dependencia
solicitante

1
 A

Realizar la solicitud al
operador

Enviar solicitud al
supervisor

Solicitar los diseños de

piezas o materiales

Enviar los diseños y

características de elaboración

Revisar el material
elaborado

El material es
aprobado?

SI NO 2

Realizar visita al lugar del evento

Convocar invitados

B
 B

Confirmar asistencia de los

invitados

Convocar medios de
comunicaciones y confirmar
asistencia

Realizar documentos
para el evento

Realizar y cubrir el evento

Se requiero
comunicado?

SI NO 1

PROCEDIMIENTO
PUBLICACION Y
ACTUALIZACION PAGINA
WEB

PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE
BOLETINES DE PRENSA

PROCEDIMIENTO
MANEJO DE REDES
SOCIALES

1 FIN